Pengukuran Kinerja Sistem lanjutan 1 Ukuran Kinerja Sistem

Pengukuran Kinerja Sistem lanjutan 1

Ukuran Kinerja Sistem menurut Merle P Martin, 1991 Ukuran Kinerja Sistem : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Relevancy (Relevansi) Accuracy (Keakuratan) Timeliness (Ketepatan Waktu) Economy (Ekonomi) Efficiency (Efisiensi) Reliability (Kehandalan) Usability (Kemudahaan Penggunaan)

Ukuran Kinerja Sistem menurut Merle P Martin, 1991 (lanjt) 1. Relevansi (Relevancy) Output SI harus dapat digunakan untuk operasional, taktik atau strategi manajemen. Relevan berarti sistem tersebut bermanfaat bagi penggunanya relevan

Ukuran Kinerja Sistem menurut Merle P Martin, 1991 (lanjt) 2. Keakuratan (Accuracy) Keakuratan sistem informasi terdiri atas aspek-aspek : l Kelengkapan (completeness), l Kebenaran (correctness) l Keamanan (security).

Ukuran Kinerja Sistem menurut Merle P Martin, 1991 (lanjt) Keakuratan (Accuracy) (lanjt) l Completeness Data tidak hanya harus diinput secara lengkap. Keakuratan SI dapat mencapai 95% tetapi apabila hanya mampu memenuhi kebutuhan informasi sebesar 80%, ini berarti sistem dapat disebut tidak akurat. Sistem disebut akurat apabila mampu memenuhi kebutuhan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Ukuran Kinerja Sistem menurut Merle P Martin, 1991 (lanjt) Keakuratan (Accuracy) (lanjt) l Correctness Kebenaran akan data/informasi merupakan cara lain untuk menilai akurasi sistem. Semua data harus diinput dengan benar sehingga diharapkan akan menghasilkan output yang benar sesuai kebutuhan user.

Ukuran Kinerja Sistem menurut Merle P Martin, 1991 (lanjt) Keakuratan (Accuracy) (lanjt) l Security Informasi yang mengalir ke luar sistem harus terjamin keamanan isinya, terlebih kalau informasi tersebut sangat penting dan bersifat rahasia. Atas transaksi pengiriman data ini, diperlukan otorisasi dari seksi keamanan data (security audits). Pengaturan hak akses bagi user sangat penting untuk diterapkan, misalnya penggunaan ID dan password dalam sharing data/informasi.

Ukuran Kinerja Sistem menurut Merle P Martin, 1991 (lanjt) 3. Ketepatan Waktu (Timeliness) Sistem informasi harus dapat melakukan proses secara cepat dan tepat waktu. Proses input data dapat dilakukan dengan tepat waktu tanpa ada penumpukan data untuk diinput. Proses pembuatan laporan dapat dilayani dengan tepat waktu sehingga dapat mendukung pengambilan keputusan. Proses update data dapat setiap saat dilakukan tanpa harus menunggu proses yang lain.

Ukuran Kinerja Sistem menurut Merle P Martin, 1991 (lanjt) 4. Ekonomi (Economy) Sistem informasi menggunakan sumber daya dan biaya operasional yang minimum. 5. Efisiensi (Efficiency) Nilai tambah/nilai manfaat (produktivitas) penggunaan sistem informasi dibandingkan dengan penggunaan sumber daya manusia dan modal investasi (per satuan unit ekonomi).

Ukuran Kinerja Sistem menurut Merle P Martin, 1991 (lanjt) 6. Reliabilitas (Reliability) Menunjukkan keajegan/kestabilan dari penggunaan sistem informasi. Reliabilitas dapat diukur dari berbagai indikator, misalnya : l l l kinerja sumber daya manusia waktu yang dibutuhkan untuk membetulkan kesalahan program biaya operasional tumpukan pekerjaan entri data kesalahan pelaporan

Ukuran Kinerja Sistem menurut Merle P Martin, 1991 (lanjt) 7. Kemudahaan Penggunaan (Usability) Sistem informasi didesain dengan memberikan kemudahan bagi user. l user tidak sering komplain, l waktu pelatihan bagi user tidak terlalu lama, l rata-rata kesalahan sistem rendah, dsb.

Ukuran Kinerja Sistem menurut Trade, 1995 Ukuran Kinerja Sistem : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Effectiveness (Efektivitas) Efficiency (Efisiensi) Quality (Kualitas) Timeliness (Ketepatan Waktu) Productivity (Produktivitas) Safety (Keamanan)

Ukuran Kinerja Sistem menurut Trade; 1995 (lanjt) : 1. Efektivitas (Effectiveness); indikator yang menunjukkan kesesuaian antara output sistem dengan kebutuhan user (are we doing the right things? ).

Ukuran Kinerja Sistem menurut Trade; 1995 (lanjt) : 2. Efisiensi (Efficiency); indikator yang menunjukkan penggunaan sumber daya yang minimum (are we doing things right ? ).

Ukuran Kinerja Sistem menurut Trade; 1995 (lanjt) : 3. Kualitas (Quality); indikator yang menunjukkan bahwa output sistem merupakan titik temu antara kebutuhan user dengan harapan user.

Ukuran Kinerja Sistem menurut Trade; 1995 (lanjt) : 4. Ketepatan Waktu (Timeliness); indikator yang menunjukkan bahwa semua unit proses dapat diselesaikan dengan benar dan tepat waktu sesuai dengan kebutuhan user.

Ukuran Kinerja Sistem menurut Trade; 1995 (lanjt) : 5. Produktivitas (Productivity); nilai tambah dari setiap proses dibandingkan dengan penggunaan modal dan tenaga kerja.

Ukuran Kinerja Sistem menurut Trade; 1995 (lanjt) : 6. Keamanan (Safety); indikator yang menunjukkan kesehatan sistem dan lingkungan sistem yang aman dari berbagai aspek.

19

Tahap Pengukuran Kinerja Sistem (Trade , 1995) 1. Identifikasi Proses 2. Identifikasi Aktivitas Kritis 3. Menetapkan Sasaran/Standar Kinerja 4. Menetapkan Ukuran Kinerja 5. Identifikasi Penanggungjawab Unit 6. Koleksi Data 7. Analisis/Pelaporan Kinerja Aktual 8. Pembandingan Kinerja Aktual Terhadap Sasaran/Standar 9. Usulan Perbaikan

Tahap Pengukuran Kinerja Sistem (Trade , 1995)

Tahap 1 : Identifikasi Proses l Tujuan : untuk memahami proses-proses dalam sistem yang akan diukur sebagai dasar untuk melakukan kontrol l Salah satu alat bantu (tools) Flow diagram / flow chart l Proses perlu diperinci dalam level sub-proses. l Dari beberapa proses yang ada, perlu dipilih atau ditentukan proses mana saja yang akan diukur.

Tahap 2 : Identifikasi Aktivitas Kritis l Aktivitas kritis merupakan suatu aktivitas / kegiatan yang memberikan dampak signifikan terhadap efisiensi, efektivitas, kualitas, ketepatan waktu, produktivitas atau keamanan suatu sistem. l Aktivitas kritis menentukan prioritas manajemen, sasaran internal dan eksternal organisasi. l Memilih aktivitas kritis untuk diukur merupakan hal sangat penting dalam upaya melakukan kontrol.

Tahap 3 : Menetapkan Sasaran atau Standar Kinerja l Sasaran memberikan petunjuk bagi level manajemen & menghimpun berbagai respon pada kebutuhan user l Sasaran kinerja ditetapkan pada output dari semua proses atau pada aktivitas kritis yang menghasilkan output. l Jika suatu sasaran/standar kinerja baru pertama kali ditetapkan dan tidak ada sasaran/standar sebelumnya, maka kegiatan awal adalah menetapkan sasaran atau standar tersebut.

Tahap 4 : Menetapkan Ukuran Kinerja l Tahap ini melibatkan beberapa aktivitas yang dibutuhkan dalam pengukuran kinerja sistem. l Setiap pengukuran kinerja memuat unit pengukuran yang terdefinisi, dokumentasi data, dan frekwensi dimana pengukuran dilakukan.

Tahap 5 : Identifikasi Penanggungjawab Unit l Tim penilai kinerja menentukan siapa yang bertanggung jawab pada masing-masing aktivitas. l Penanggung jawab, minimal harus : l mengetahui apa tujuan yang akan dicapai pada aktivitas yang dibidanginya, l mengetahui kinerja aktual, l mempunyai otoritas untuk melakukan perubahan seperlunya apabila kinerja aktual tidak sesuai dengan sasaran dan standar.

Tahap 6 : Koleksi Data l Data merupakan himpunan/kumpulan fakta yang direpresentasikan secara kuantitatif atau bentuk deskripsi. l Data harus cukup spesifik sehingga dapat memberikan informasi yang relevan

Tahap 6 : Koleksi Data (lanjt) 2 (dua) cara memperoleh data : l Pengukuran ; Data yang diperoleh dengan menggunakan alat ukur dan satuan pengukuran tertentu. Misalnya : jumlah salah ketik dalam suatu laporan, kecepatan prosessing, biaya investasi, jumlah transaksi yang sudah diselesaikan dalam satu hari, dsb. Hasil pengukuran ini direpresentasikan secara kuantitatif.

Tahap 6 : Koleksi Data (lanjt) 2 (dua) cara memperoleh data (lanjt): l Penghitungan/Pencacahan ; Suatu data mungkin bernilai diskrit , dan dalam hal ini tidak diperlukan suatu pengukuran, tetapi cukup dengan penghitungan/pencacahan. Data ini termasuk bentuk-bentuk jawaban pertanyaan “Ya/Tidak”, Diterima/Ditolak”, dsb.

Tahap 6 : Koleksi Data (lanjt) Form Pengumpulan Data l Cheksheet ; Form yang berbentuk lembar isian didesain khusus sehingga hasilnya dapat diinterpretasikan secara langsung. l Data Sheet ; Form yang berbentuk tabel.

Tahap 6 : Koleksi Data (lanjt) Metode Pengumpulan Data l Wawancara/interview ; Dilakukan dengan tatap muka dan tanya jawab langsung dengan sumber data. l Survei ; Pengumpulan data melalui permintaan keterangan/jawaban/informasi dari sumber data menggunakan media berupa angket/kuesioner.

Tahap 6 : Koleksi Data (lanjt) Metode Pengumpulan Data (lanjt) l Eksperimen ; Pengumpulan data melalui percobaan atau pengukuran. l Observasi Melakukan pengamatan dan pencatatan atas apa yang diamati. Proses terjadi satu arah, dimana sumber data bersikap pasif bahkan tidak tahu kalau diamati.

Tahap 7 : Analisis/Pelaporan Kinerja Aktual Sebelum pengambilan kesimpulan dilakukan, kita perlu melakukan verifikasi berdasarkan data yang sudah dikumpulkan untuk mengetahui : apakah data yang dikumpulkan sudah dapat digunakan untuk menjelaskan/menjawab permasalahan ? atau apakah terdapat bias / kesalahan dalam proses pengumpulan data ?

Tahap 8 : Membandingkan Kinerja Aktual dengan Sasaran/Standar l Tujuan : untuk mengetahui apakah kinerja aktual berdasarkan data/informasi yang diperoleh sesuai dengan sasaran/standar yang ditetapkan atau terdapat penyimpangan (varians). l Komparasi dapat dilakukan oleh penanggung jawab dalam tahapan ini atau dalam suatu tim. l Hasil komparasi menjadi bahan dasar pengambilan keputusan. l Beberapa kemungkinan dapat terjadi berdasarkan hasil komparasi.

Tahap 8 : Membandingkan Kinerja Aktual dengan Sasaran/Standar l Jika terdapat penyimpangan yang tidak signifikan / tidak berarti maka dapat dianggap tidak terdapat suatu permasalahan yang serius dalam kinerja sekarang. l Jika penyimpangannya cukup signifikan maka perlu diputuskan untuk membuat suatu usulan-usulan perbaikan.

Tahap 9 : Rencana Perbaikan l Merupakan tahap pengambilan keputusan. l Kita dapat mengubah prosedur/proses demi perbaikan sistem atau mengubah sasaran/standar. l Jika ternyata penyimpangannya terlalu besar maka perlu dipikirkan kembali apakah sasaran tetap akan dipertahankan atau tidak, mungkin saja sasaran tidak realistis. l Namun jika penyimpangan tidak terlalu besar, maka mungkin yang diperlukan adalah perbaikan proses tanpa harus mengubah sasaran/standar.

37

Contoh Penyusunan Profil Pengukuran Kinerja Sistem l Sebuah perusahaan, PT “ABC” menggunakan sistem informasi untuk menangani transaksi penjualan. l Faktor kunci dari sistem informasi di perusahaan ini meliputi Entri Data, Proses Perbaikan Sistem, Pelaporan dan Lingkungan Sistem. l Setiap faktor kunci di break down menjadi komponen/sub faktor sebagai berikut :

Contoh Penyusunan Profil Pengukuran Kinerja Sistem (lanjt)

Contoh Penyusunan Profil Pengukuran Kinerja Sistem (lanjt)

Contoh Penyusunan Profil Pengukuran Kinerja Sistem (lanjt)

Contoh Profil Indikator Kinerja Nama Indikator : Tingkat Kesalahan Entri Data Ukuran : Jumlah kesalahan transaksi / jumlah transaksi terinput Satuan Pengukuran : Transaksi Metode Pengukuran : Catatan Transaksi Sasaran Kinerja : Maksimal 10 % Toleransi Kinerja : 6% Mekanisme Pelaporan : Laporan kinerja manajemen bulanan

Contoh Profil Indikator Kinerja(lanjt) Format Catatan Transaksi l Tanggal : …………………… l ID Operator : …………………… l ID Workstation : …………………… l ID Transaksi : …………………… l Waktu Mulai : …………………… l Waktu Selesai : …………………… l Kode Hasil Entri : Error ; S : Success ; A : Abort l Kode Kesalahan : ……………………

Contoh Kuesioner