PENGORGANISASIAN Pengertian Struktur dan Desain Organisasi Langkahlangkah Dasar

PENGORGANISASIAN

§ § § § § Pengertian Struktur dan Desain Organisasi Langkah-langkah Dasar dalam Membuat Keputusan Pengorganisasian Unsur-unsur Organisasi Penerapan Desain Organisasi Koordinasi dan Dalegasi Wewenang Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) Mengelola Perubahan Organisasi dan Inovasi Pentingnya Perubahan Proses dan Tipe-tipe Perubahan yang Direncanakan

Pengertian Struktur dan Desain Organisasi Struktur organisasi adalah : § Mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola atau menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. § Kerangka kerja formal organisasi dengan mana tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan dikordinasikan.

Desain organisasi adalah : 1. Cara yang dipakai untuk membagi, mengorganisasikan, dan mengkoordinasikan aktivitas organisasi. 2. Pengembangan atau pengubahan struktur suatu organisasi.

Langkah-langkah Dasar dalam Membuat Keputusan Pengorganisasian Langkah-langkah Dasar adalah sebagai berikut : § Membagi seluruh pekerjaan menjadi benyak tugas (pembagian kerja) § Menggabungkan tugas secara logis dan efisien (departementalisasi) § Menetapkan siapa yang memberi laporan kepada siapa dalam organisasi (hierarki) § Menetapkan mekanisme yang menyatukan aktivitas departemental menjadi suatu kesatuan dan memonitor keefektifan integrasi tersebut (koordinasi)

Unsur-unsur Organisasi § Spesialisasi kerja adalah : Spesialisasi dimana tugas-tugas dalam suatu organisasi dibagi menjadi pekerjaan-pekerjaan terpisah. § Departementalisasi adalah : Landasan yang digunakan untuk mengelompokkan tugas dan pekerjaan dalam rangka mencapai sasaran organisasi. § Rantai komando adalah : Sebuah garis wewenang yang tidak terputus yang membentang dari tingkat atas organisasi jenis sampai tingkat paling bawah dan menjelaskan siapa melapor kepada siapa. § Rentang kendali adalah : Jumlah bawahan yang dapat disupervisi oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

Sentralisasi adalah : § Melukiskan sejauh mana pengambilan keputusan itu terkonsentrasi di tingkat-tingkat atas organisasi. Desentralisasi adalah : § Semakin karyawan tingkat rendah memberi masukan atau betul-betul diberi kebebasan untuk mengambil keputusan. Formalisasi adalah : § Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan didalam organisasi itu dibakukan dan sejauh mana tingkah laku karyawan dibimbing oleh peraturan dan prosedur.

Penerapan Desain Organisasi Penerapan desain organisasi dapat berbentuk antara lain : 1. Struktur sederhana, Departementalisasi rendah, rentang kendali yang luas, wewenang terpusat dan formalisasi sedikit. 2. Birokrasi, Penggunaan wewenang yang sah. 3. Struktur berbasis tim, Tim yang menjalankan pekerjaan organisasi. 4. Struktur proyek dan matriks.

5. Unit internal yang mandiri, Terdiri dari unit-unit bisnis mandiri yang terdesentralisasi. 6. Organisasi tanpa batas, Desainnya tidak ditentukan oleh batas-batas horizontal, vertikal atau struktur yang ditentukan sebelumnya. 7. Organisasi yang belajar, Mengembangkan kapasitasnya secara terusmenerus.

Koordinasi dan Dalegasi Wewenang § Koordinasi adalah Usaha integrasi aktivitas bagian-bagian terpisah dari sebutan organisasi untuk mencapai sasaran organisasi. § Proses menyatukan aktivitas dari departemen yang terpisah untuk mencapai sasaran organisasi secara efektif.

Pendekatan-pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif adalah : § Pendekatan I, yaitu teknik-teknik manajemen dasar § § § aturan dan prosedur hierarki manajemen penerapan tujuan dan rencana Pendekatan II, yaitu meningkatkan koordinasi potensial § investasi dalam sistem informasi vertikal § penetapan hubungan-hbungan ke samping Pendekatan III, yaitu mengurangi kebutuhan akan koordinasi § penciptaan sumberdaya-sumberdaya tambahan § penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri

Delegasi Wewenang § Wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintahkan orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. § Wewenang merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari posisi atasan ke bawahan dalam organisasi.

Sumber-sumber wewenang Teori formal (pandangan klasik) adalah : § Wewenang ada karena seorang diberi atau dilimpahi atau diwarisi hal tersebut. Teori penerimaan adalah : § Wewenang seorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan.

Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) § Fungsi manajemen yang berhubungan dengan perekrutan, penempatan, pelatihan dan pengembangan anggota organisasi. § Proses MSDM adalah : Kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mengisi posisi karyawan organisasi dan mempertahankan kinerja karyawan yang tinggi.

Proses MSDM meliputi : § Perencanaan sumber daya manusia § Rekrutmen § Seleksi § Orientasi (sosialisasi) § Pelatihan dan pengembangan § Penilaian prestasi kerja § Promosi, transfer, demosi dan PHK § Kompensasi

Mengelola Perubahan Organisasi dan Inovasi § Perubahan adalah suatu proses yang menyangkut sebuah perubahan dalam karyawan, struktur dan teknologi. § Perubahan yang direncanakan adalah usaha sistematik untuk mendesain ulang suatu organisasi dengan cara yang akan membantunya melakukan adapatasi pada perubahan yang terjadi dilingkungan eksternal atau mencapai sasaran baru. § Agen perubahan adalah orang yang bertindak sebagai katalisator dan mengelola perubahan yang terjadi atau orang yang memimpin proses perubahan.

Faktor-faktor yang dapat menciptakan kebutuhan akan perubahan adalah : 1. Kebutuhan Eksternal meliputi : § pasar § undang-undang dan peraturan pemerintah § teknologi § pasar tenaga kerja § perubahan ekonomi

2. Kekuatan Internal meliputi : § strategi § angkatan kerja § peralatan § sikap-sikap karyawan

Tiga alasan penolakan terhadap perubahan adalah § Ketidakpastian § Kekhawatiran akan kerugian pribadi § Perubahan tidak menguntungkan perusahaan

Teknik untuk mengurangi penolakan : § Pendidikan dan komunikasi § Partisipasi § Fasilitas dan dukungan § Negosiasi § Manipulasi dan kooptasi § Paksaan

Teknik untuk mengelola perubahan adalah : 1. Mengubah struktur : spesialisasi kerja, rantai komando, rentang kendali. 2. Mengubah teknologi : proses pekerjaan, metode-metode dan perlengkapan 3. Mengubah orang, sikap, harapan pandangan dan prilaku: berbentuk pengembangan organisasi (OD=organizational development)

Teknik-teknik O. D adalah : § a. Pelatihan kepekaan § b. Proses konsultasi § c. Pembentukan tim § d. Pengembangan antar kelompok § e. Survey umpan balik

§ Inovasi adalah proses mengambil gagasan yang kreatif dan mengubahnya menjadi produk, jasa atau metode operasi yang bermanfaat. § Kreatifitas adalah kemampuan untuk menggabungkan ide-ide dengan cara yang unik.

Tiga variabel yang merangsang inovasi adalah § Struktur § § § struktur organik sumber daya melimpah komunikasi antar unit yang intensif § Variabel Budaya § toleransi pada hal yang tidak praktis § kendali eksternal yang rendah § toleransi terhadap resiko § toleransi terhadap konflik § memusatkan perhatian pada tujuan akhir § memusatkan pikiran pada sistem terbuka § Variabel Sumber Daya § komitmen yang tinggi pada pelatihan dan pengembangan § keselamatan kerja yang tinggi § orang-orang yang kreatif

Pentingnya Perubahan 1. Teknologi pemrosesan informasi canggih. 2. Bertambahnya globalisasi organisasi. 3. Semakin sempitnya waktu untuk membuat keputusan yang diambil oleh manajer, sehingga manajer harus memperbaiki kemampuannya untuk mengelola perubahan. 4. Untuk meningkatkan kemampuan karyawan di seluruh organisasi untuk mengantisipasi dan belajar dari perubahan yang sedang terjadi.

Proses dan Tipe – tipe Perubahan yang Direncanakan Proses perubahan meliputi : § Pencairan individu, kelompok-kelompok & organisasi menerima perubahan harus terjadi. § Pengubahan mengembangkan pola tingkah laku yang baru. § Pemantapan mempertegas tingkah laku yang baru tadi.

Tipe-tipe Perubahan yang direncanakan § Pendekatan pada perubahan struktural; § desain organisasi § desentralisasi § modifikasi arus kerja § Pendekatan pada perubahan teknologi; § desain ulang operasi pekerjaan § Pendekatan pada perubahan manusia; § perubahan dalam ketrampilan, sikap, harapan dan persepsi.