PENGESAHANPENYESUAIAN AKAUN AMANAH SEKSYEN PERAKAUNAN AMANAH BAHAGIAN PERKHIDMATAN

PENGESAHAN/PENYESUAIAN AKAUN AMANAH SEKSYEN PERAKAUNAN AMANAH BAHAGIAN PERKHIDMATAN OPERASI PUSAT DAN AGENSI 1

TOPIK • • • Penyata Pengesahan/Penyesuaian Tujuan pengesahan/penyesuaian Dokumen yang terlibat Kenapa berbeza Bagaimana menyediakan Penyata Penyesuaian • Tindakan susulan ke atas Perbezaan 2

PENYESUAIAN AMANAH • Satu proses menyemak ketepatan data yang direkodkan di dalam Laporan Terperinci Amanah (flimsi) berbanding dengan data yang telah direkodkan di dalam Buku Akaun Amanah/ Lejar Deposit. • Selaras dengan AP 143(b) Menyatakan bahawa: Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah menyesuaikan urusniaga laporan terperinci dari pejabat perakaunan dengan rekod perakaunannya dan menyediakan penyata penyesuaian akaun untuk dikemukakan kepada pejabat perakaunan. 3

Tujuan Pengesahan /Penyesuaian Setiap Bulan JANM keluarkan Laporan Bulanan untuk semakan/penyesuaian yang bertujuan: • memastikan urusniaga antara rekod JANM & Jab selaras. • menentukan adanya pengawasan / pemeriksaan berterusan • memastikan terimaan /bayaran diakaunkan dengan sempurna 4

Tujuan Pengesahan /Penyesuaian Samb; • Memastikan pelarasan dibuat dengan segera • memastikan Ak Amanah tidak terlebih dikeluarkan. • Memastikan baki Ak Amanah sentiasa melebihi amaun yang dilaburkan 5

PENYATA PENYESUAIAN • Penyata yang menunjukkan punca perbezaan di antara Laporan Terperinci Amanah dengan Buku Akaun Amanah. • Disediakan secara berasingan bagi setiap kod akaun amanah. 6

Dokumen yang digunakan? i) Penyediaan Peringkat PTJ: Ø Laporan C 350 – Laporan Terperinci Amanah(PTJ) (Rekod yang menyenaraikan semua bayaran dan pungutan yang dibuat di dalam tempoh tertentu) dan Ø Buku Akaun Amanah/ Lejer Deposit 7

Dokumen yang digunakan? ii) Penyediaan Peringkat Ibu Pejabat Ø Laporan A 441 – Laporan Ringkasan Amanah(Ibu Pejabat) (Rekod yang menyenaraikan ringkasan urus niaga akaun amanah di dalam tempoh tertentu berdasarkan lokasi Pejabat Perakaunan) dan Ø Penyata Penyesuaian dari semua PTJ di bawah kawalan

CONTOH (ptj) LAPORAN C 350 9

CONTOH(JABATAN) LAPORAN A 441 10

Dokumen yang terlibat? • BUKU AKAUN AMANAH 11

Kenapa berbeza? • Catatan di Buku PTJ tidak terdapat di flimsi @ catatan di flimsi tidak terdapat di Buku PTJ – Masa catatan yang berbeza – Silap catat/ catatan tertinggal di Buku PTJ – JANM tersalah input – Pelarasan oleh JANM/ PTJ lain 13

14

15

PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN • MENYESUAIKAN PERBEZAAN MELALUI PENYAMAAN BAKI - Baki laporan Pejabat Perakaunan dijadikan sebagai ASAS - Sesuaikan baki buku PTJ agar sama dengan baki laporan Pejabat Perakaunan - Senaraikan semua urus niaga yang tidak diambil kira di dalam Buku PTJ/ laporan Pejabat Perakaunan menggunakan lampiran berkaitan

PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN Baki Buku PTJ (Dt) / Kt * (RUANGAN 7 - Buku Akaun Amanah ) @ Baki di Lejar Deposit XXXXX Tambah: Semua rekod kredit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ (Senarai A) XXX Semua rekod debit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi (Senarai B) XXXX Tolak: Semua rekod debit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ (Senarai C) (XXX) Semua rekod kredit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi (Senarai D) (XXX) Baki mengikut flimsi @ C 350/A 441 *(Dt) / Kt (XXXX) XXXXX

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN – Senarai A - Penyata Kredit di Akaun Pejabat Pembayar yang Tidak Diambil kira Oleh PTJ Jabatan yang Menyelenggara Akaun Amanah (Semua rekod kredit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ) Contoh: -Terimaan melalui TT - Pelarasan yang dilakukan oleh JANM/ PTJ lain - Faedah pelaburan yang belum direkod - Kesilapan input oleh JANM 18

PENYATA KREDIT DIAKAUN PEJABAT PEMBAYAR SENARAI A YANG TIDAK DIAMBILKIRA OLEH PTJ JABATAN YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH TARIKH BIL Kod Jabatan : Kod PTJ : Kod Akaun Amanah : NO RUJUKAN JUMLAH Disediakan oleh : Tandatangan : Nama : Jawatan : Disahkan oleh : Tandatangan : Nama : Jawatan : BUTIRAN AMAUN

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN – Senarai B – Penyata Debit Di Buku PTJ yang Menyelenggara Akaun Amanah yang Tidak Diambil kira di dalam Akaun Pejabat Pembayar (Semua rekod debit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi) Contoh: - Baucar bayaran/jurnal telah dihantar tetapi belum diproses - Baucar bayaran/jurnal telah direkod di Buku tetapi belum dihantar - Kesilapan input oleh JANM 20

PENYATA DEBIT DIBUKU PTJ YANG SENARAI B MENYELENGGARA AKAUN AMANAH YANG TIDAK DIAMBILKIRA DIDALAM AKAUN PEJABAT PEMBAYAR TARIKH BIL Kod Jabatan : Kod PTJ : Kod Akaun Amanah : NO RUJUKAN JUMLAH Disediakan oleh : Tandatangan : Nama : Jawatan : Disahkan oleh : Tandatangan : Nama : Jawatan : BUTIRAN AMAUN

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN – Senarai C – Penyata Debit Di Akaun Pejabat Pembayar yang Tidak Di Ambil kira OLEH PTJ yang Menyelenggara Akaun Amanah (Semua rekod debit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ) Contoh: - Kesilapan input oleh JANM - Pelarasan yang dilakukan oleh JANM/ PTJ lain 22

PENYATA DEBIT DI AKAUN PEJABAT PEMBAYAR SENARAI C YANG TIDAK DIAMBILKIRA OLEH PTJ YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH TARIKH BIL Kod Jabatan : Kod PTJ : Kod Akaun Amanah : NO RUJUKAN JUMLAH Disediakan oleh : Tandatangan : Nama : Jawatan : Disahkan oleh : Tandatangan : Nama : Jawatan : BUTIRAN AMAUN

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN – Senarai D – Penyata Kredit Di Buku PTJ yang Menyelenggara Akaun Amanah yang Tidak Di Ambil kira Di Dalam Akaun Pejabat Pembayar (Semua rekod kredit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi) Contoh: - Penyata Pemungut belum diproses - Pelarasan rekod oleh PTJ belum diproses - Kesilapan input oleh JANM 24

SENARAI D PENYATA KREDIT DIBUKU PTJ YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH YANG TIDAK DIAMBILKIRA DI DALAM AKAUN PEJABAT PEMBAYAR TARIKH BIL Kod Jabatan : Kod PTJ : Kod Akaun Amanah : NO RUJUKAN JUMLAH Disediakan oleh : Tandatangan : Nama : Jawatan : Disahkan oleh : Tandatangan : Nama : Jawatan : BUTIRAN AMAUN

Bagaimana Menyediakan PENYATA PENYESUAIAN? • PADANKAN - Tandakan urus niaga debit/kredit di Buku PTJ yang SAMA dengan catatan debit/ kredit di flimsi. 26

Bagaimana menyediakan PENYATA PENYESUAIAN? - Kenalpasti item yang solo : Rekod wujud di Buku PTJ: Debit – Catatkan di SENARAI B dengan lengkap Kredit – Catatkan di SENARAI D dengan lengkap § Rekod wujud di C 350/A 441: Kredit - Catatkan di SENARAI A dengan lengkap Debit – Catatkan di SENARAI C dengan lengkap § 27

Bagaimana menyediakan PENYATA PENYESUAIAN? • REKODKAN § Rekodkan maklumat di Penyata Penyesuaian mengikut ruangan yang berkaitan § Kira dan pastikan: Baki Buku PTJ + (SENARAI A & SENARAI B) – (SENARAI C & SENARAI D) = Baki C 350/A 441. 28

PENYESUAIAN PERINGKAT JABATAN • JABATAN TERIMA LAPORAN A 441 • PASTIKAN SEMUA PTJ DI BAWAH KAWALAN JABATAN HANTAR PP PERINGKAT PTJ • SEDIAKAN PP YANG DISATUKAN 29

PENYEDIAAN PP YANG DISATUKAN • SEDIAKAN JADUAL SEPERTI DI BAWAH: PTJ 1 PTJ 2 PTJ 3 JUMLAH KESELURUHAN BAKI BUKU 150 3000 (300) 2850 SENARAI A 20 400 0 420 SENARAI B 30 0 0 30 SENARAI C 0 (50) SENARAI D 0 0 (300) C 350 200 3350 (600) 2950 30

Tindakan Susulan ke atas Perbezaan AP 143(b) • …. Sebarang perbezaan di antara laporan terperinci dengan rekod perakaunan yang diselenggara oleh Pegawai Pengawal atau wakil hendaklah disiasat. Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah mengambil tindakan terhadap perbezaan tersebut dan membuat pelarasan sewajarnya. 32

Tindakan Susulan ke atas Perbezaan Tindakan berikut hendaklah diambil bagi setiap kategori perbezaan: i) Senarai A Ø Semak semula bagi memastikan urusniaga itu sebenarnya direkodkan di dalam BAA. Sekiranya urusniaga berkenaan adalah sah tetapi PTJ/PK belum merekodkannya dalam BAA, sila rekodkannya dalam BAA dengan segera. Sekiranya urusniaga berkenaan tersalah, terlebih atau terkurang dimasuk kira oleh Pejabat Perakaunan, laporkan dengan segera kepada Pejabat Perakaunan untuk pelarasan lanjutan. Sekiranya urusniaga berkenaan tersalah, terlebih atau terkurang dimasukkan dalam Akaun Amanah berkenaan oleh PTJ/PK, baucar Jurnal hendaklah disediakan untuk pelarasan. Ø Ø Ø Urusniaga Kredit yang ada di C 350 tetapi tiada di Buku Akaun Amanah(BAA) Tindakan PTJ/PK 33

Tindakan Susulan ke atas Perbezaan ii) Senarai B Urusniaga Debit yang ada di BAA tetapi tiada di Laporan C 350. Tindakan PTJ/PK Ø Memastikan bahawa semua urusniaga sebenarnya telah dihantar ke Pejabat Perakaunan. Ø Hendaklah menyemak semula dalam laporan C 350 bulan berikutnya bagi memastikan urusniaga tersebut telah diambilkira oleh Pejabat Pembayar. Ø hendaklah terus menyusul jika urusniaga itu masih belum dilaporkan oleh Pejabat Perakaunan dalam Laporan C 350. 34

Tindakan Susulan ke atas Perbezaan iii) Senarai C Urusniaga Debit yang ada di Laporan C 350 tiada pada BAA. Tindakan PTJ/PK tetapi • Semak semula bagi memastikan urusniaga ini sebenarnya telah direkodkan dalam BAA. • Sekiranya urusniaga tersebut adalah sah, tetapi PTJ/PK belum merekodkannya dalam BAA hendaklah segera rekodkan ke BAA. • Sekiranya urusniaga tersebut terlebih atau terkurang diambilkira oleh Pejabat Perakaunan laporkan dengan segera kepada Pejabat Perakaunan untuk pelarasan lanjutan. • Sekiranya urusniaga tersebut tersalah, terlebih atau terkurang oleh PTJ/PK, baucar jurnal hendaklah disediakan untuk tujuan pelarasan. 35

Tindakan Susulan ke atas Perbezaan iv) Senarai D Urusniaga Kredit yang ada di BAA tetapi tiada di Laporan C 350. Tindakan PTJ/PK Ø Memastikan bahawa pungutan tersebut telah dibankkan atau Baucar Jurnal telah disediakan dihantar ke Pejabat Perakaunan. Ø Menyemak semula dalam laporan C 350 bulan berikutnya bagi memastikan urusniaga tersebut telah diambilkira oleh Pejabat Perakaunan. Ø Sekiranya urusniaga tersebut masih belum diambilkira oleh Pejabat Perakaunan, urusniaga tesebut hendaklah dinyatakan pada bulan berikutnya. Ø Sekiranya masih belum dinyatakan pada bulan berikutnya, hendaklah disiasat ke pejabat perakaunan dan pastikan tidak dikreditkan ke hasil. Penemuan hendaklah segera dibuat jurnal pelarasan 36

37

38

39

• Sekian, terima kasih 40