PENGERTIAN DOKUMEN 1 Kamus Bahasa Indonesia Diartikan sebagai

PENGERTIAN DOKUMEN 1. Kamus Bahasa Indonesia Diartikan sebagai “sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan” 2. Kamus Bahasa Inggris Webster Diartikan sebagaia “sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan”

3. Ensiklopedi Administrasi Warkat asli yang digunakan sebagai alat pem buktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan 4. Ensiklopedi umum Surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan rekaman tertulis atau terrcetak yang dapat memberikan keterangan

5. Kamus Kepegawaian 5. a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak b. Segala benda yang mempunyai keterangan- ketterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan Kesimpulan: Pengertian dokumen sangat luas, mencakup segala macam benda yang dapat memberikan ketrangan, tidak terbatas pada yang tertulis dan tercetak, tetapi juga termasuk benda yang mempunyai nilai sejarah seperti candi, arca, alat perkakas, mata uang kuno dan sebagainya

DOKUMENTASI PENGERTIAN DOKUMENTASI Rangkaian proses pekerjaan/kegiatan yang bertugas untuk mencari, mengumpulkan, menyusus, menyelidiki, dan mengolah, serta memelihara dan menyiapkan menjadi dokumen yang lebih bermanfaat

Perbedaan dokumen dan dokumentasi Dokumentasi 1. Diifokuskan pada benda/ informasinya 2. Tidak merupakan unit kerja 3. Bersifat pasif 4. Isi dokumen terbatas pada informasi 5. Digunakan sebagai alat bukti 6. Menunjang penelitian 1. Di fokuluskan pada pengelolaannya/kegiatannya 2. Merupakan unit kerja 3. Bersifat aktif 4. Isi dokumentasi berupa dokumen, buku, dan alat 5. Digunakan sebagai alat bukti 6. Menunjang penelitian

JENIS-JENIS DOKUMEN • Dilihat dari segi si pemakai a. Dokumen Pribadi, yang menyangkut kepentingan perorangan; KTP, SIM, Ijazah dan sebagainya b. Dokumen Niaga; Cek, Packing list, Kwitansi dsb. c. Dokumen Sejarah; Fosil, Tugu, Naskah Proklamasi d. Dokumen Pemerintah, Berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan; Keppres dan Undang-Undang.

2. Dilihat dari segi Fungsinya A. Dokumen Dinamis, yang digunakan secara langsung da- lam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor a. Dinamis aktif; Dipakai secara terus-menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor b. Dokumen semi aktif; Penggunaannya sudah menurun c. Dokumen In aktif, Sudah jarang digunakan B. Dokumen Statis; Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor

3. Dilihat dari segi Bentuk Fisiknya a. Dokumen Korporal; berupa benda sejarah, seperti arca, patung, pakaian tradisional, uang logam kuno, candi dsb. Biasa menjadi koleksi musium b. Dokumen literal; dokumen yang dicetak, ditulis di rekam dan digambar; buku, surat kabar, majalah film, micro film, pita kaset. Biasa jadi koleksi per- pustakaan c. Dokumen rivat; berupa arsip, surat, laporan dsb. ; Biasa dikelola dalam kegiatan kearsipan

RUANG LINGKUP DOKUMENTASI 1. Dokumentasi Literer Meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini meru kan kegiatan mengumpul buku, majalah, koran, bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung mudah mencari bahan yang diperlukan 2. Dokumentasi Korporil Meliputi bidang permusiuman. Dokumentasi ini meliputi kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan kuno, arca dan benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu

3. Dokumentasi Privat meliputi bidaing kearsipan, berupa kegiatan mengumpulkan warkat arsip dan atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bla diper-lukan mudah ditemukan.

Salah satu kegiatan dalam proses dokumentasi adalah pengumpulan. Berikut di bawah ini merupakan salah satu formulir sebagai alat bantu pencatatan penerimaan dokumen dalam bentuk buku:

NO UNIT TGL JUDUL PENGARANG KOTA PENEBIT TAHUN PENERBIT JUMLAH CARA PEROLEHAN KETERAN GAN

DOKUMEN KANTOR (Surat) Dokumen yang dikelola dalam kantor lebih banyak termasuk dalam jenis surat, seperti memo, lembar pesan telepon, e-mail, laporan dan sebagainya. Oleh karena itu dalam kegiatan proses dokumen, sangat penting mengetahui tentang dasar-dasar surat-menyurat.

Pengertian surat Menurut beberapa ahli: a. Drs. Thomas Wijasa Bratawidjaja, MBH yang menyetakan bahwa surat adalah alat untuk menguraikan isi hati atau maksud terhadap orang lain secara tertulis. b. WJS. Purwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menyatakan bahwa surat adalah kertas yang bertulis atau alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Kesimpulan: Surat adalah satu alat penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain, baik atas nama pribadi atau mewakili suatu organisasi.

Fungsi Surat a. Bukti historis Surat dapat dipergunakan untuk mengetahui kondisi suatu organisasi atau lembaga pada masa lalu b. Bukti tertulis Surat dapat dipergunakan jika dalam suatu organisasi terjadi suatu permasalahan atau perselisihan antar pejabat yang saling berhubungan

c. Bukti Pengingat Surat dapat dipergunakan untuk mengetahui kejadian-kejadian yang terjadi pada waktu terdahulu d. Duta Organisasi Surat dapat mencerminkan kondisi atau keadaan organisasi yang bersangkutan e. Pedoman Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman untuk melaksanakan tugas tertentu. Misalnya surat perintah.

jenis-jenis surat Berdasarkan sifat isinya • Surat Dinas • Surat Niaga • Surat Sosial • Telegram • Surat pengantar • Surat Pribadi Berdasarkan wujudnya • Kartu Pos • Warkat Pos • Surat Bersampul • Memorandum dan nota Berdasarkan keamanan isinya • Surat sangat rahasia • Surat biasa

Berdasarkan urgensi penyelesaiannya • Surat sangat segera • Surat biasa Berdasarkan jumlah penerimanya • Surat biasa • Surat edaran • Surat pengunguman Berdasarkan tujuannya • Surat permintaan penawaran • Surat pesanan • Surat pemeberitahuan • Surat pengantar • Surat perjanjian • Surat keputusan

Perlengkapan surat 1. KERTAS SURAT Jenis kertas surat Ukuran Kegunaan Kertas Folio 33 cm x 21, 5 cm Untuk menulis surat yang isinya panjang Kertas Kuarto 28 cm x 21, 5 cm Untuk menulis surat yang isinya pendek Kertas octavo 20, 5 cm x 12, 7 cm Untuk menulis memo dan nota, ukuran kertasnya setengah dari kertas folio atau kuarto Kertas sikmo 20, 5 cm x 16, 5 cm Untuk menulis surat dan merupakan kertas ukuran inggris A 4 29, 7 cm x 21 cm Untuk menulis surat dinas A 5 14, 8 cm x 21 cm Untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional A 6 10, 5 cm x 14, 8 cm Untuk menulis surat pengantar A 7 7, 4 cm x 10, 5 cm Untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional

Sedangkan jenis kertas yang biasa dipakai dalam kegiatan surat menyurat adalah sebagai berikut. • Kertas Union Skin, kertas yang putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa dipergunakan untuk surat menyurat ke luar negeri. • Kertas HVS, biasa dipakai untuk surat asli. • Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tindasan. • Kertas Stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak

2. Amplop atau Sampul Surat Jenis-jenis amplop atau sampl surat yang biasa digunakan untuk kegiatan surat menyurat adalah sebagai berikut. · Commercial · Open end · Catalogue · Visiting card · Coin · Button and string · Drug · Window · Eyelet and clasp · Bifold · Official · Invoice tag · Card · Postage cavour · Church · Double fold · Pence · X-ray · Air mail · Work docket · Receipt and page

BENTUK LIPATAN SURAT

BAGIAN-BAGIAN SURAT Kepala surat No Surat Tanggal surat Hal atau perihal. Lampiran. Alamat yang dituju Salam pembuka. Alinea Isi surat. Alinea Penutup. Salam penutup. Nama organisasi atau perusahaan. Penanggung jawab Tembusan Inisial

Bentuk-bentuk Surat

Bentuk surat indented style Bentuk surat hanging paragraph style

Evaluasi

DASAR SURAT MENYURAT

BAHASA SURAT DINAS DAN NIAGA Seorang penulis surat harus menggunakan susunan kalimat dengan pilihan kata dan ejaan serta tanda baca yang sesuai dengan kaidah bahasa indonesia yang baik dan benar. Nada surat harus simpatik, sopan, menarik, luwes tapi lugas dan tidak memakai kata yang kurang tepat, bermakna ganda

CIRI- CIRI BAHASA SURAT Sebuah surat khususnya business letter harus memiliki sifat-sifat berikut: 1. Jelas (clear) - Kepada siapa surat ditujukan - Dari siapa surat itu berasal - Isi yang dimaksudkan - Kata-kata atau kalimatnya, tulisan atau ketikannya 2. Singkat (consice) - tidak bertele-tele - tidak menggunakan kalimat panjang atau berlebihan, pendek dan tegas

3. Lengkap (complete) - Mengandung semua informasi yang dibutuhkan 4. Bernada sopan (courteous) - Bijak dalam mengemukakan kehendak dan tidak meremehkan orang lain. 5. Benar (correct) - Benar dan baik dalam pemilihan bahasanya serta berisi informasi yang benar 6. Bersih (clear) - Menggunakan kertas yang baik dan bersih 7. Hati-hati (careful) - Diketik hati-hati agar rapih, bersih dan tidak salah

• Penggunaan Bahasa dalam Surat-Menyurat. 1. Ejaan. Penulisan huruf. • Huruf kapital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan berikut. Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang. Misalnya: Cut Nyak Dien, Prof. Steve Emmanuel, dan lain-lain. Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Misalnya: bahasa Jepang, suku Jawa, dan lain-lain. • Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang. Misalnya: surat-menyurat, dan lain-lain. • Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka penulisannya digabung. Contohnya: melipatgandakan, dan lain-lain. • Kata gabung yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpiasah, karen awalan dan akhiranya hanya terdapat pada salah satu kata gabungan. Misalnya: bertanggung jawab, dan lain-lain.

• Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri sendiri, dan digabung bila sudah dianggap satu kata. Misalnya: tanda tangan, daripada, dan lain-lain • Kata depan di, ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat atau arah, maka penulisannya dipisah. Misalnya : dari kota, ke Bululawang, dan lain-lain. • Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun. Misalnya: saya pun, dan lain-lain. • Kata bilangan dapat ditulis dengan tiga cara. Misalnya: Pihak ll, Pihak ke-2, Pihak kedua. Partikel per penulisannya dipisah dari kata yang mengikutinya. Arti dari partikel per, yaitu tiap, mulai, dan demi. Misalnya: per April 2011, per hektar, satu- persatu, dan lain-lain

2. Tanda Baca • Tanda titik. Pada akhir kata singkatan dipergunakan tanda titik. Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contohnya : nomor disingkat No. • Dua kata yang disingkat, maka menggunakan dua tanda titik. Contohnya : Sarjana Ekonomi disingkat S. E. Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik. Contohnya : dan kawan-kawan disingkat dkk. • Tanda koma dapat digunakan untuk : Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata namun, tetapi, bahkan, dan lain. Memerinci hal yang lebih dari dua.

• Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya. Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, dan yaitu. • Tanda garis miring. Penggunaan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan spasi. Contoh: organisasi/perhimpunan. Tanda garis miring dapat digunakan: • § Sebagai kata pengganti kata atau dan tiap. • § Pada penomoran surat, nomor alamat

3. Penulisan unsur serapan dari bahasa asing harus diperhatikan ketentuannya. Misalnya: Management : Manajemen. Psychology : Psikologi.

ANEKA SURAT DINAS DAN SURAT NIAGA 1. SURAT DINAS/ SURAT RESMI surat dinas adalah surat yang isinya mengebai administrasi pemerintah yang dibuat oleh lembaga pemerintah. Surat dinas disebut juga surat resmi karna dikeluarkan oleh instansi pemerintah, sehingga dalam penulisan suratnya ada kolerasi antara peraturan pemerintah yang teelah ditetapkan dengan peraturan yang telah di putuskan oleh masing-masing departemen.

YANG TERMASUK SURAT DINAS A. SURAT PEMBERITAHUAN Bersifat mengirim surat kabar atau berita. Memberitahukan sesuatu, misalnya perubahan nomor telepon, pindah alamat, pembukaan kantor cabang baru, perubahan harga, dan lain-lain yang bersifat mengabarkan. Sedangkan surat pemberitahuan yang tidak semata-mata mengirimkan kabar tetai juga mengandung maksud khusus yang tercantum pada nama surat, yaitu menawarkan, memesan, memohon, melamar, dan sebagainya. Sifat isi dari surat pemberitahuan yang dapat disampaikan dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu sebagai berikut. Ø Pemberitahuan yang isinya merupakan inisiatif dari pengirim surat. Ø Pemberitahuan yang isinya merupakan jawaban atau balasan atas surat yang telah diterima sebelumnya. • •

Struktur isi surat pemberitahuan adalah sebagai berikut. • Bagian pembuka, yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang berisi masalah pokok surat. • Baian isi, yaitu bagian yang berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitakan. • Bagian penutup, yaitu bagian yang pada umumnya berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan, dan bila perlu dalam bagian ini pengirim dapat meminta tanggapan atau respon dari penerima surat.

B. Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat pada waktu tertentu. Undangan menurut kepentingannya ada 3 macam, yaitu sebagai berikut. 1) Undangan resmi, dipakai untuk kepentingan resmi. Contohnya undangan rapat suatu organisasi, undangan upacara kenegaraan, dan lain-lain. Undangan resmi dikeluarkan oleh badan atu oganisasi resmi, sehingga pengundang harus menyebut pihaknya dengan kata “kami”. Di dalam undangan resmi, kata “kami” dapat diganti denga menyebutkan jabatan (mewakili organisasi).

Ciri-ciri undangan resmi: • Memakai kepala surat (kop surat) • Memakai model atau bentuk surat yang tandard. • Menggunakan ragam bahasa resmi. • Menggunakan kertas yang dihususkan untuk surat menyurat.

2) Undangan setengah resmi, biasanya dibuat untuk perkumpulan keluarga, perkumpulan arisan, dan lain-lain. Conohnya: undangan rapat keluarga, undangan syukuran, dan lain-lain. Undangan setengah resmi untuk mewakilkan kelompok sehingga pengundang harus menyebutkan pihaknya dengan kata “kami” atau kata ganti jamak lain. Ciri-ciri undangan setengah resmi : a) Tidak memakai kepala surat, b) Bentuk suratnya boleh tidak standar, c) Boleh menggunakan bahasa campuran (tidak harus bahasa resmi), d) Menggunakan kertas yang lazim dipakai untuk surat-menyurat.

3) Undangan tidak resmi/undangan pribadi adalah undangan yang dibuat oleh perseorangan untuk keperluan dirinya sendiri. Contohnya undangan ulang tahun, undangan syukuran, DLL Undangan pribadi untuk mewakili satu orang saja, pengundang harus menyebutkan dirinya dengan kata saya. Dalam bagian penutup seringkali pengundang mengucapkan terima kasih atas kehadiran orang yang diundang. hal ini tidak perlu dilakukan pada undangan pribadi karena pada taraf ini pengundang baru mengharapkan kehadiran seseorang, sedangkan orang yang diundang tersebut belum tentu hadir, sehingga ucapan terima kasih termasuk pemborosan kalimat. jadi, kalimat penutup undangan yang benar adalah sebagai berikut. • Kami sangat mengharapkan kehairan Bapak/Ibu/Saudara. • Kehadiran Anda merupakan kebahagiaan bagi kami. • Kami menunggu kedatangan Anda. • Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih.

C. SURAT KUASA Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang kepada seseorang atau pejabat yang dapat dipercaya untuk bertindak mewakili orang yang memberi kuasa karena orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri. Keperluan surat kuasa didalam suatu organisasi dapat dibedakan sebagai berikut. 1) Untuk keperluan suatu intern organisasi Surat kuasa yang dipakai di lingkungan organisasi, data pribadi kedua belah pihak tidak perlu di cantumkan secara rinci. 2) Untuk keperluan ekstern organisasi Surat kuasa yang dipakai di luar organasasi, harus mencantumkan secara jelas dan rinci data pribadi pihak yang memberi kuasa dan pihak yang diberi kuasa, serta bentuk kekuasaan yang diberi kan lengkap dengan batas-batasnya.

Syarat-syarat membuat surat kuasa adalah sebagai berikut. 1) Surat kuasa yang bersifat perseorangan/pribadi, mencantumkan rincian data pribadi (nama, no. kartu identitas pekerjaan, alamat) dan tidak perlu mencantumkan nomor surat kuasa. 2) Surat kuasa untuk mengambil gaji/honorium yang bernilai kurang dari lima ratus ribu rupiah tidak perlu diberi materai. 3) Surat kuasa yang bersifat kedinasan harus mencantumkan no. surat kuasa, rincian datapribadi yang lengkap, serta diberi materai. 4) Orang yang memberi kuasa dan yang menerima kuasaharus sudah dewasa, sehat rohani dan jasmani 5) Surat kuasa dianggap sah apabila kedua beleh pihak, yaitu pemberi dan penerima kuasa telah menandatangani surat kuasa tersebut.

D. SURAT KETERANGAN Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal. Menurut kepentingannya, surat keterangan dapat dibedakan menjadi empat macam yaitu, surat keterangan biasa, surat referensi, surat rekomendasi, dan surat pernyataan. Untuk selengkapnya, simak penjelasan berikut. 1) Surat keterangan biasa adalah surat yang diberikan kepada seseorang yang isinya menerangkan tentang kegiatan sebagai warga masyarakat di tengah kesibukan sehari-hari. Misalnya sebagai karyawan atau sebagai anggota suatu organisasi. Isi pokok surat keterangan biasa adalah sebagai berikut. • Data pribadi atau jabatan yang menerangkan. • Data pribadi pihak yang diterangkan • Isi keterangan (menerangkan apa). • Tujuan keterngan dibuat (untuk keperluan apa keterangan itu dikeluarkan). • Penutup, umumnya berisi himbauan atau harapan agar pihak ketiga maklum.

2) Surat referensi adalah surat keterangan dari pihak ketiga, yang berisi penilaian mengenai kepribadian, kelayakan, keahlian, dan kualifikasi pihak I yang bersifat rahasia, untuk kepentingan pihak II. Surat referensi dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu sebagai berikut. • Surat referensi dagang, yaitu surat keterangan yang digunakan oleh pedagang yang ingin membeli barang secara kredit dalam jumlah besar. • Surat referensi bank, yaitu surat keterangan yang digunakan oleh nasabah untuk mengajukan pinjaman/kredit multiguna pada bank. • Surat referensi pribadi. Yaitu surat yang digunakan oleh seseorang untuk melamar pekerjaan dengan menunjukkan surat dari salah satu pejabat yang memberi keterangan positif mengenai identitas pelamar.

3) Surat rekomendasi adalah surat keterangan dari pimpinan perusahaan yang diberikan kepada pihak I berisi data-data kepribadian yang positif, yang sudah diketahui terlebih dahulu daripada pihak II. Perbedaan surat referensi dan surat rekomendasi terletak pada ketidak rahasiaan surat. Surat referensi diperoleh dengan menunjuk seseorang dan bersifat rahasia yang tidak diketahui oleh pihak pertama. Sedangkan surat rekomendasi diperolehdengan meminta langsung ke pimpinan perusahaan, tidak bersifat rahasia karena isi surat sudah diketahui langsung ke pimpinan perusahaan, tidak bersifat rahasia karena isi surat sudah diketahui oleh pihak I. Persamaan surat referensi dengan surat rekomendasi, yaitu pihak III tidak terikat dan tidak bertanggung jawab dengan permasalahan yang timbul dikemudian hari.

4) Surat pernyataan adalah surat yang berisi pernyataan mengenai keadaan seseorang atau instansi yang ditulis dengan sebenarnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

E. SURAT MEMO DAN NOTA DINAS Memo dan nota merupakan surat khusus yang dipergunakan secara intern dalam suatu unit organisasi , yang dilaksanakan oleh pejabat kantor. Surat memo merupakan singkatan dari memorandum yang berasal dari kata memory (bahasa Inggris) yang berarti ingatan menyangkutkan sesuatu informasi bersifat mengingat, yang isinya berupa berita singkat mengenai perintah, pernyataan, pemberitahuan, dan permintaan. Memo digunakan untuk memberikan petunjuk – petunjuk meminta/memberikan informasi yang bersifat mengingatkan. Nota berasal dari bahasa inggris yaitu note yang berarti catatan.

Nota dinas merupakan berita singkat yang isinya berupa peringatan, penunjukkan atau keterangan secara resmi (dinas), bertujuan agar isi yang tercantum didalamnya mendapatkan perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan sebaik – baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab. Nota digunakan dengan maksud meminta informasi, memberikan informasi, dan memberikan petunjuk – petunjuk. Cara peredaran memo dan nota : 1) Peredaran nota dilakuakan oleh atasan kepada bawahan atau bawahan kepada atasan (vertikal) atau antara pejabat – pejabat dalam suatu kantor; 2) Peredaran memo dilakukan atasan kepada bawahan atau antara pejabat – pejabat yang setingkat. Bentuk kop surat pada memo dengan nota berbeda. Kop surat pada memo tidak perlu mencantumkan identitas secara lengkap seperti alamat kantor, nomor telepon, dan bidang usaha, melainkan nama perusahaan atau unti organisasi saja. Sedangkan kop surat nota mencantumkan identitas secara lengkap.

F. SURAT EDARAN • Surat edaran (sirkuler) adalahsurat yang dibuatuntukmemberitahukansesuatu, yang ditujukankepadabeberapa orang/kantoratukepadabanyakpihak. Suratedaranberdasarkantujuansasarannyadapatdibedakanmenjadidua macam, yaitusebagaiberikut : • Surat edaran untuk orang banyak yang jumlahnyaterbatasataubisadihitung. Misalnyasuratedaran di lingkungankantor, dari pemimpin kepada karyawannya atau pelanggan/nasabah. Bentuknya seperti surat biasa di mana begian - bagianya maupun isi surat ditulis dengan lengkap. • Surat edaran untuk orang banyak tidak terbatas jumlahnya atau kepada masyarakat umum. Misalnya surat edaran bersifat promosi atau penawaran barang atau jasa. Bentuk surat edaran tidak perlu mencantumkan alamat seseorang, hanya menuliskan judulnya atau perihal.

G. SURAT PENGANTAR Surat pengantar adalah surat untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerima mengetahui sesuatu yang diterimanya. Surat pengantar dapat berfungsi sebagai berikut : • Pengantar orang, missal dapatmemperkenalkanseseorangmelaluisurat yang dibawa oleh orang itusendiriuntukmenghadap orang yang dituju. • Pengantar berkas atau dokumen, misalnya berkas usulan kenaikan pangkat karyawan dari satu unit untukdiproseske unit lainnya agar diproseslebihlanjut. • Pengantar barang, misalnya mengantarkan barang paket kiriman dari penjual kepada pembeli. Surat pengantar dibuat minimal rangkap dua. Satu kopi yang sudah ditanda tangan pihak penerima, akan dikembalikan kepada pengirim sebagai tanda bukti penerimaan barang. Syarat –syarat untuk membuat surat pengantar adalah sebagai berilkut :

• • Harus mencantumkan nama dan alamat pengirim dan penerima sesuatu. Perlu mencantumkan no. surat pengantar Mencantumkan tempat dan tanggal pengantar Kolom dalam blanko terdiri dari : • Nomor surat; • Uraian; • Banyaknya; • Keterangan; Perlu mencantumkan nama yang berhak mengantarkan barang atau sesuatu. Perlu memberikan tempat tanda tangan dan nama terang yang menerima barang. Perlu dicap atau distempel dari instansi yang mengantar barang tersebut.

H. SURAT PERINTAH Surat perintah adalah surat uang dikeluarkan oleh suatu instansi/pihak yang lebih tinggi yang ditujukan kepada instansi/pihak yang lebih rendah (Bawahan) agar bawahan itu berbuat sesuatau tidak berbuat sesuatu sebagimana dijelaskan dalam surat perintah. Bagian – bagian surat perintah adalah sebagi berikut : • Bagian kepala surat terdiri dari : nama dan alamat unit organisasi petunjuk surat perintah dan nomor surat perintah. • Bagian sisi surat perintah terdiri dari : nama, jabatan, dannomor induk pegawai dari orang yang mendapat perintah, unit organisasi, isi perintah, serta jangka waktu yang diperlukan dan keterangan lain. • Bagian kaki surat perintah terdiri dari ; nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun surat perintah itu dibuat, jabatan pemberi perintah, nama terang dan nomor induk pegawai pemberi (bila surat resmi), stempel unti organisasi dan tembusan.

I. SURAT INSTRUKSI Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah dan petunjuk – petunjuk yang bersumber pada peraturan dan kebijaksanaan pemimpin. Surat instruksi biasanya digunakan di lingkungan pemerintahan dan lingkungan swasta. Umumnya, surat instruksi ditujukan kepada banyak pihak, berbeda dengan surat perintah yang umumnya ditujukan kepada pihak tertentu saja. J. SURAT TUGAS Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak lebih tinggi/pejabat untuk menugaskan kepada bawahan agar melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas sifatnya singkat, tapi jelas. Surat tuags hampir sama dengan surat perintah atau instruksikarena sama – sama dibuat berjudul, tetapi teknis pembuatan dan bunyi suratnya berbeda. Surat perintak atau instruksi mempunyai pertimbangan tertentu (konsideransi), yaitu hal – hal yang menjadi dasar untuk mengeluarkan perintah atau instruksi, sedangkan surat penugasan tidak mempunyai konsiderans, isi surat tugas dapat langsung mengenai penugasan yang melandasi pemberian tugas.

2. SURAT NIAGA Surat niaga digunakan seseorang atau organisasi untuk menyampaikan berita informasi yang berhubungan dengan perniagaan. Dunia niaga atau bisnis adalah dunia yang penuh kesibukan di mana waktu adalah sebuah uang dan dalam bertindak akan selalu berdasarkan efisien dan efektivitas. Seringkali sebuah berita yang dituangkan dalam surat niaga akan lebih efektif dan tepat sasaran karena memuat data – data penting yang akurat, jika dibandingkan berita tersebut disampaikan melalui telepon atau lisan. Seperti : jual beli produk atau informasi data – data yang berhubungan denga perdagangan atu bisnis pada umumnya.

Surat niaga yang sering digunakan ada sepuluh jenis, yaitu sebagai berikut. a. Surat perkenalan Surat yang isinya perkenalan hasil produksi suatu perusahaan denga keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada calon pembeli. Syarat – syarat membuat surat perkenalan adalah sebagai berikut. : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat, jelas, singkat, tetapi padat. Memperkenalkan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, bidang usahanya, dan manfaat atas barang yang diperkenalkan. Mencantumkan kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya. Memberikan gambran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipakai. Mencantumkan pekerjaan/proyek yang pernah ditangani. Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa barang yang diproduksi itu berkualitas tinggi dan telah banyak yang memakainya. Khusus untuk instansi pemerintah perlu dilampirkan Tanda Daftar Rekenan (TDR), Surat Izin Usaha perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

b. Surat permintaan penawaran Surat permintaan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli ayng dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli, dan catalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan. Surat permintaan penwaran merupakan tahap awal dari proses terjadimya transaksi bisnis, karena ketika calon pembeli meminta keterangan mengenai barang dan jasa yang akan dibeli, maka akan ada respon dari penjual untuk menerangkan hal – hal apa yang diketahui oleh calon pembeli. Surat permintaan penawaran dibuat dalam bahasa yang sederhana tetapi isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti, apa yang diinginkan oleh calon pembeli.

Langkah – langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Menetapkan lebih dulu jenis barang apakah yang diperlukan. Menentukan kapan barang tersebut diperlukan. Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang. Menanyakan pemberian potongan harga. Meminta informasi bagaimana cara pengiriman barang. Menentukan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan itu. 7. Menanyakan kemudahan yang diperolah pembeli sperti service gratis, garansi, dan layanan purna jual (after sales service). 8. Menanyakan layanan jasa yang dapat diberikan oleh penjual. 9. Meminta daftar harga, leaflet, brosur, catalog, sample, atau monster barang yang akan dibutuhkan.

c. Surat penawaran adalah surat daripenjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa. Surat penawaran ada dua macam. Yaitu sebagai berikut. 1. Penawaran atas inisiatif penjual yang mempunyai kedudukan lemah, karena surat tersebut belum tentu diharapkan oleh calon pembeli. 2. Penawaran sebagai balasan dari surat permintaan penawaran, yang isinya terikat dan terbatas hanya pada menerangkan hal-hal yang ditanya oleh calon pembeli. Cara menyusun surat penawaran yang bail dan efektif. 1. Mepergunakan gaya bahasa yang menarik, agar menimbulkan minat calon pembeli. 2. Merinci barang yang ditawarkan dengan keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar – gambar, untuk menghindari keraguan calon pembeli. 3. Merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi dan keharusan untuk memilikinya. 4. Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman, dan penyerahan barang. 5. Memberikan potonga harga yang menarik dengan syarat pembayaran yang mudah dan ringan. 6. Mencantumkan sifat penawarannya (penawaran bebas, penawaran terikat, penawaran berjangka v Penawaran bebas adalah apabila sewaktu –waktu terjadi perubahan harga barang yang ditawarkan, maka tidak perlu memberitahuakan terlebih dahulu. v Penawaran terikat adalah penawaran tetap, yaitu apabila terjadi perubahan di kemudian jahri, maka harus diberitahukan terlebih dahulu. v penawaran berjangka adalah penawaran hanya berlakupada waktu tertentu.

C. Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa tertentu dari pembeli kepada penjual. Biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat penawaran atau daftar harga. Surat pesanan adalah surat pembeli, sehingga kedudukannya kuat. Tetapi sebelum melakukan pembelian, pembeli harus mempertimbangkan hal – hal berikut. 1. Apakah harga yang ditawarkan sesuai atau tidak, sehingga nantinya dapat digunakan perusahaan atau tidak. 2. Syarat – syarat yang ada dalam surat penawaran, apakah dapat diterima atau tidak. 3. Keadaan keungan, apakah persediaan uang mencukupi atau tidak, apakah barang yang dipesan sesuai dengan kebutuhan. Semua hal yang dipertimbangkan tersebut, bertujuan agar jangan sampai mengakibatkan perusahaan menderita kerugian. Bila segala sesuatu sudah jelas dan keuangan sudah mencukupi, barulah membuat surat pesanan.

d. Surat konfirmasi pesanan Setelah menerima surat pesanan atau via telepon/faks dari calon pembeli, penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut. Caranya ialah dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan. Surat konfirmasi pesanan merupakan data yang diisi oleh penjual berdasarkan surat pesanan atau via telepon dari pemesan, tentang pesanan yang terdiri dari nama barang, jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya, seperti tempat penyerahan, waktu penyerahan, cara pembayaran. Kemudian surat tersebut dikirimkan kepada pemesan untuk memperoleh kepastian tentang pesanan, serta ketentuan jual beli yang diinginkan penjual seperti yang dicantumkan di dalam surat konfirmasi itu. jika pesanan itu benar dan persyaratan tambahan dari penjual juga dapat disetujui oleh pemesan, maka pemesan harus membubuhkan tanda tangannya pada surat konfirmasi itu sebagai tanda persetujuan pembelian. Kemudian lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan, yang fungsinya sama dengan surat pesanan. Sehingga penjual tidak ragu lagi untuk membuat faktur dan mengirimkan barangnya kepada pemesan.

f. Surat penolakan pesanan Apabila terjadi pemesanan barang/jasa tidak dapat dipenuhi oleh penjual karena ada suatu masalah, maka pihak penjual segera mengirimkan surat penolakan pesanan, jangan sampai pemesan menunggu terlalu lama. Isi surat penolakan pesanan harus diungkapkan dengan bijaksana dan menyatakan penghargaan atas pesanan tersebut, yaitu dengan cara mengucapkan terima kasih kepada pembeli serta memberikan alasan yang logis mengenai penolakan pesanan, dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjaga. Alasan penjual menolak pesanan sebagai berikut. • Persediaan barang yang dipesan tidak mencukupi atau barangnya sudah habis. • Tidak adanya kecocokan antara penjual dengan pembeli mengenai cara pembayaran atau penyerahan barang. • Terjadinya kenaikan harga barang.