PENGERTIAN DAN JENISJENIS ARSIP Oleh Sihabudin S Pd

PENGERTIAN DAN JENIS-JENIS ARSIP Oleh: Sihabudin, S. Pd.

DAFTAR ISI A. Pengertian Arsip dan Kearsipan 1. Pengertian Arsip 2. Pengertian Kearsipan B. Jenis-Jenis Arsip 1. Menurut Subyek atau Isinya 2. Menurut Bentuk dan wujud fisiknya 3. Menurut nilai gunanya 4. Menurut sifat dan kepentingan 5. Menurut fungsinya 6. Menurut tempat/tingkat pengolahnnya 7. Menurut keasliannya 8. Menurut kekuatan hukumnya

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan 1. Pengertian Arsip Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.

Kata Arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat, Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

Dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber. a. Menurut Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah; Segenap warkat dari suatu organisasi kenengaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).

b. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah : 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dlaam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

c. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa: Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

d. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie : Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adlah himpunana lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Kesimpulan: arsip adalah Kumpulan data / warkat / surat / naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan Penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

2. Pengertian Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.

a. Menurut kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie 1) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditnetukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding)

2) Sistem penyimpanan warkat (filing sytem) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

b. Menurut Ensiklopedi administrasi 1) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyususnan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. 2) Sistem penyimpanan warkat (filing Sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

Kesimpulan: kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

B. JENIS-JENIS ARSIP 1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu : a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup Pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi b. Arsip Keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan surat perintah bayar

c. Arsip Pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan daftar harga. d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

2. Arsip Menurut Bentuk Dan Wujud Fisiknya Didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi: a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel. b. Pita rekaman c. Mikrofilm d. Disket e. Compact dist f. Flast dist

3. Arsip menurut nilai gunanya Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu : a. Arsip bernilai informasi, contoh: Pengumuman, pemberitahuan dan undangan b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan – ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan. d. Arsip bernilai sejarah, Contohnya: Laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa e. Arsip bernilai ilmiah, Contoh: Hasil penelitian

f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualam, dan laporan keuangan g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran

4. Arsip Menurut sifat kepentingannya Penggolongan Arsip menurut kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu : a. Arsip tak bergunak, contohnya surat undangan dan memeo b. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang

c. Arsip penting, Contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji d. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, serifikat tanah/bangunan dan ijasah

5. Arsip menurut fungsinya Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu : a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari b. Arsip Statis, Yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari.

6. Arsip menurut tempat/tingkat pengolahannya Dibedakan menjadi : 1. Arsip pusat, Yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisai yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional Pusat di Jakarta 2. Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip Nasional di daerah ibu kota propinsi

7. Arsip Menurut keasliannya Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat dibedakan menjadi a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama. b. Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli. c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan kokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli

h. Arsip menurut kekuatan hukum Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam : 1. Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tandfa tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

2. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapt berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.