Pengendalian Eko Fitrianto e fitriantoymail com fitrianto 2001

Pengendalian Eko Fitrianto e. fitrianto@ymail. com @fitrianto 2001

Peta pembelajaran “Pengendalian” (1) Tujuan : Memonitor & Koreksi (5) 10 Karakteristik pengawasan (2) Langkah-langkah Tetapkan standar (fisik, moneter, waktu) Pengen dalian Ukur Kinerja Evaluasi kinerja Tindakan korektif, evaluasi (4) Perlunya pengendalian (3) Tipe pengawasan Memonitor perubahan Rencana sesuai hasil? Feedforward control Menambah daya saing Concurent control Mempermudah delegasi/kerja tim Feedback control

Peta pembelajaran “Metode Pengendalian” Observasi Inspeksi langsung (1) Kualitatif Pelaporan lisan/tertulis Evaluasi pelaksanaan Diskusi antara mgr. n bwhn. Pengendalian Anggaran (Budget) (2) Kuantitatif Audit : Internal, ekstrn, mgt Analisa BEP Analisa Rasio : ROA, ROE, BPL, CAR, Bagan dan teknik penjadwln

PENGENDALIAN • Pengendalian Proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan • Tujuan pengendalian – Pengendalian membantu manajer memonitor keefektifan aktivitas perencanaan, pengeorganisasian, dan kepemimpinan mereka. – Bagian terpenting dari proses pengendalian adalah mengambil tindakan korektif yang diperlukan

Langkah-langkah pengendalian

Langkah-langkah dalam proses pengendalian 1. 2. 3. 4. Tetapkan standar Ukur prestasi kerja Evaluasi kinerja Tindakan korektif/evaluasi standar

Penentuan standar 1. Standar-standar fisik – Meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk 2. Standar moneter – Yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya. 3. Standar-standar waktu. – Meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan

Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan • • Berapa kali pelaksanaan harus diukur ? (jam, hari, minggu, bulan, tahun) siapkan jadwal Dalam bentuk apa pengukuran dilakukan (lap tertulis, inspeksi visual, melalui telepon) Siapa yang akan terlibat? , manajer/staff departemen/karyawan/dll. Pengukuran sebaiknya mudah dilaksanakan, tidak mahal, dapat diterangkan kepada karyawan

Pengambilan Tindakan Koreksi 1. Mengubah standar mula-mula (mungkin terlalu tinggi atau terlalu rendah) 2. Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri) 3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.

Langkah-langkah dalam pengendalian Contoh 1. Min. Prod. 100 unit/employee 2. Metode ukur Unit 3. Evaluasi – Cukup 100 unit sesuai – Tidak cukup 100 unit koreksi 4. Apa yang salah? – Koreksi standarnya, apakah harus diturunkan?

Tipe-tipe pengawasan

Tipe pengawasan • Feedforward control – Kesempatan untuk memperbaiki aktivitas sebelum dilaksanakan. • Concurent control – Mengawasi dan mengendalikan aktivitas pada saat dilaksanakan. • Feedback control – Memberi masukan terhadap aktivitas yang telah dilakukan.

Perlunya pengendalian 1. Memonitor perubahan 2. Apakah rencana sesuai hasil/kesalahan-kesalahan? 3. Menambah nilai/daya saing 4. Mempermudah delegasi dan kerja tim

Karakteristik-karakteristik Pengawasan Efektif 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Akurat Tepat waktu Objektif dan menyeluruh Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik Realistik secara ekonomis Realistik secara organisasional Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi Fleksibel Bersifat sebagai petunjuk dan operasional Diterima para anggota organisasi

Karakteristi-karakteristik Pengawasan Efektif 1. Akurat – – Secara tepat mengukur apa yang hendak diukur, (ukuran, besaran, pencapaian, dsb) Misal : untuk mengukur produktivitas karyawan, yang harus diukur adalah output yang dihasilkan, bukan jumlah hadir. 2. Tepat waktu – – Setiap aktivitas memiliki batas waktu, maka akan diukur pada waktu yang tertentu. Misal : batas waktu, kecepatan produksi, kinerja pegawai, kalibrasi alat, kepuasan pelanggan, dll. 3. Objektif dan Menyeluruh – Fokus pada objek pengawasan dan menyeluruh pada aktivitas terkait

Karakteristi-karakteristik Pengawasan Efektif 4. Terpusat pada titik pengawasan strategis – – Fokus pada titik pengawasan strategis. Misal : pada aktivitas produksi, titik pengawasan strategis pada menjaga mutu. 5. Realistik secara ekonomis – Biaya; setiap aktivitas akan menimbulkan biaya. 6. Realistik secara organisasi – Sumber daya yang digunakan

Metoda Pengendalian

Metode pengendalian • Kualitatif – – – Pengamatan (Control by observation) Inspeksi teratur dan langsung Pelaporan Lisan dan Tertulis Evaluasi pelaksanaan Diskusi antara manajer dan bawahan • Kuantitatif – – – Anggaran (budget): PPBS, ZBB, HRA Audit: Internal, Eksternal, Mgt Audit Analisa BEP Analisa rasio Bagan dan teknik penjadwalan

Observasi • Tanpa sepengetahuan objek • Memantau item-item indikator yang menjadi pencapaian kinerja – Misal : Produksi, Perilaku karyawan, • Bisa dengan menugaskan orang lain yang tidak diketahui/dikenal oleh subjek yang diobservasi • Bisa dilakukan dengan : wawancara informal (mengobrol), merekam aktivitas produksi, dll.

CONTOH ANGGARAN Anggaran adalah Laporan formal sumber daya-sumber daya keuangan yang disisihkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu selama periode waktu yang ditetapkan Anggaran Pembelian 2008 1. Mobil dinas (1 Buah) 2. Komputer 10 Unit (@ 4 Jt) 3. Alat Tulis Kantor 4. Mesin baru Rp Rp 100. 000 40. 000 20. 000 50. 000 • Total Anggaran 2008 Rp 200. 000

Metode pengendalian kuantitatif (Analisis BEP)

Contoh Rasio Keuangan Sumber : Laporan Keuangan Bank Lippo

Sekian dan Terimakasih

Latihan • Jelaskan bagaimana pengawasan dapat dijadikan alat untuk memonitor perubahan! • Bagaimana akurat dan tepat waktu menjadi karakteristik pengawasan yang efektif!