PENGENALAN PERAKAUNAN DEPOSIT Disediakan Oleh SEKSYEN PERAKAUNAN PENGURUSAN

PENGENALAN PERAKAUNAN DEPOSIT Disediakan Oleh: SEKSYEN PERAKAUNAN PENGURUSAN, BAHAGIAN PENGURUSAN PERAKAUNAN, PKPN PAHANG 1

KANDUNGAN 1. Pengenalan i. ii. Takrifan Deposit Jenis-jenis Deposit 2. Penubuhan Akaun Deposit 3. Pengendalian Akaun Deposit 4. Sijil Pengesahan Baki & Penyata Penyesuaian 5. Ringkasan 2

PENGENALAN Deposit adalah wang yang diterima khusus oleh Kerajaan bagi maksud tertentu mengikut undang-undang atau mengikut perjanjian dan perlu dibayar balik apabila maksud telah dicapai. Contoh: Deposit Tanah Deposit Tender 3

KUMPULAN WANG DISATUKAN AKAUN HASIL DISATUKAN Kumpulan Wang Amanah Kerajaan AKAUN AMANAH DISATUKAN AKAUN PINJAMAN DISATUKAN Kumpulan Wang Amanah Awam Deposit Am Deposit Pelarasan 4

PENGENALAN Deposit terbahagi kepada 2 jenis, iaitu: i. Deposit Am Deposit yang diterima bagi maksud tertentu ianya diwujudkan Contoh: Gunasama § Deposit Tanah § Deposit Wang Jaminan Pelaksanaan Bukan Gunasama § Akaun Deposit Jaminan Veterinar Wang § Akaun Deposit Royalti Kayu Kayan ii. Deposit Pelarasan Deposit yang diterima bagi tempoh tertentu sebelum pelarasan ke 5 sesuatu kod.

BUKU REKOD DEPOSIT YANG PERLU DISELENGGARA q Buku Resit (kew. 38) q Penyata Pemungut q Buku Rekod Pendeposit q Buku Lejer Deposit q Baucar bayaran q Sijil Pengesahan Baki q Penyata Penyesuaian q Senarai Baki Pendeposit 6

PENUBUHAN AKAUN DEPOSIT Kemukakan surat permohonan kepada Akauntan Negeri untuk kelulusan serta mendapatkan kod Akaun Deposit. Surat permohonan hendaklah menyatakan dengan jelas perkara-perkara berikut: 1. 2. 3. 4. Tujuan Akaun Deposit Kegunaan Deposit Tempoh Penggunaan Akaun Deposit (jika ada) Pegawai yang bertanggungjawab ke atas pengendalian Akaun Deposit 7

PENUBUHAN AKAUN DEPOSIT PTJ kemukakan permohonan kepada Akauntan Negeri untuk menubuhkan Akaun Deposit Akauntan Negeri mempertimbangkan permohonan terima Maklumkan PTJ ditolak Y a CARTA ALIR KERJA PENUBUHAN AKAUN DEPOSIT Akauntan Negeri meluluskan permohonan dan memberi kod deposit untuk digunakan. Akaun Deposit mula beroperasi 8

PENGENDALIAN AKAUN DEPOSIT AP 156 Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab atas penyenggaraan betul akaun deposit di bawah jagaannya. q Akaun Deposit hendaklah dibuka mengikut jenis deposit yang diterima. <Lejar> q Jika sekiranya banyak bilangan deposit yang sama jenisnya diterima rekod kecil hendaklah disenggara bagi tiap-tiap deposit. <Lejar Subsidiari> 9

PENYENGGARAAN DEPOSIT AP 157 a) Apabila sesuatu deposit diterima Resit Rasmi hendaklah diberi kepada pendeposit. Pendeposit hendaklah dinasihatkan supaya menyimpan Resit Rasmi itu kerana ia dikehendaki menyerahkannya apabila deposit diambil balik. b) Bagi terimaan deposit yang dibuat secara potongan daripada baucar bayaran, Resit Rasmi tidak perlu dikeluarkan kepada pendeposit. 10

PEMULANGAN DEPOSIT AP 158 a) Apabila seseorang hendak mengambil balik sesuatu deposit Pegawai Pengawal mestilah berpuas hati bahawa: i. ii. Orang itu berhak menerima wang itu; Amaun itu sebenarnya ada dalam deposit setelah merujuk lejer deposit. 11

PEMULANGAN DEPOSIT AP 158 b) Tuntutan perlu disokong dengan Resit Rasmi asal, sekiranya tiada, Surat Akuan Sumpah perlu disertakan. - Bagi tuntutan ke atas deposit yang dibayar melalui Baucar Bayaran seperti bayaran deposit Wang Jaminan Pelaksanaan, tuntutan bayaran balik hendaklah disokong dengan laporan atau rekod yang disahkan. 12

PEMULANGAN DEPOSIT AP 158 c) Deposit tidak boleh dipulangkan balik di sesuatu pejabat lain dari pejabat deposit itu diterima melainkan : i. ii. Kebenaran daripada pejabat yang menerima diperolehi Pemberitahuan mengenai pembayaran dan pelarasan pembayaran dihantar ke pejabat yang menerima deposit itu. 13

BAKI DEPOSIT TAHUNAN AP 159 • Setiap pemegang Deposit hendaklah menyelenggara senarai rekod kecil/baki individu (Lejar Subsidiari) dan ianya hendaklah disamakan dengan Akaun Utama (Lejar) pada setiap bulan. • Senarai baki pendeposit hendaklah disediakan pada setiap suku tahun. 14

REKOD PERAKAUNAN & LAPORAN § Jabatan/PTJ yang mengendalikan akaun deposit berkenaan perlu mengakaunkan semua urus niaga terimaan dan bayaran di dalam Buku Dartar Deposit. AP 95 – Penyelenggaraan buku rekod / 1 PP 10. 4/2013 § Rekod Jabatan/PTJ dengan rekod Akauntan Negeri perlulah dibuat penyesuaian bagi memastikan ketepatan atau mengenalpasti perbezaan supaya pelarasan sewajarnya dapat dilakukan sekiranya perlu. AP 143(b) – Pengesahan & Penyesuaian Akaun 15

TERIMAAN v Transaksi Kredit v Menambahkan baki Akaun Deposit v Urus niaga yang berlaku : Debit Bank xxxx Kredit Akaun Deposit BAYARAN v Transaksi Debit v Mengurangkan baki Akaun Deposit v Urus niaga yang berlaku : Debit Akaun Deposit xxxx Kredit Bank xxxx 16

REKOD AKAUN DEPOSIT • 1) Daftar Deposit • 2) Lejar Deposit • 3) Lejar Subsidiari • 4) Senarai Baki Pendeposit 17

v Merekod segala maklumat berkaitan pendeposit. Contohnya : Nama, Nombor I/C dan Alamat v Tujuan : • • • Memudahkan pemulangan deposit Mengelakkan pembayaran 2 kali Memastikan pembayaran kepada yang berhak 18

DAFTAR DEPOSIT BIL No & NAMA Tarikh PENDEPOSIT ALAMAT Cek TERIMAAN No & Tarikh Penyata Resit Pemungut Amaun (RM) BAYARAN/PELARASAN No. & Tarikh No. & Baucar Tarikh Amaun Bayaran Jurnal (RM) Catatan 19

Contoh : Terimaan 15/4/2017 - Menerima deposit cagaran kantin (79504) sebanyak RM 5, 000. 00 daripada Cahaya Katering yang beralamat di No. 6 Jalan Putra Square, 25000 Kuantan. Nombor Cek 12345 bertarikh 1/4/2017. DAFTAR DEPOSIT TERIMAAN NAMA No & Tarikh Cek Resit BIL PENDEPOSIT ALAMAT No. 6, Jln Putra Square, Cahaya 12345/ 47895/ 25000 15/4/2017 1. Katering Kuantan 1/4/2017 BAYARAN/PELARASAN No & Tarikh Penyata Pemungut Amaun (RM) CKM 0024/ 15/4/2017 5, 000. 00 No. & Tarikh Baucar Bayaran No. & Tarikh Jurnal Amaun (RM) Catatan 20

Contoh : Bayaran Membuat bayaran balik kepada Cahaya Katering sebanyak RM 5, 000. 00 kerana telah tamat kontrak pada 31/8/2017 dengan nombor baucar bayaran V 0000233. DAFTAR DEPOSIT TERIMAAN NAMA No & Tarikh BIL PENDEPOSIT ALAMAT Tarikh Cek Resit No. 6, Jln Putra Square, Cahaya 12345/ 47895/ 25000 1. Katering Kuantan 1/4/2017 15/4/2017 No & Tarikh Penyata Pemungut BAYARAN/PELARASAN Amaun (RM) No. & Tarikh Baucar Bayaran CKM 0024/ 5, 000. 0 V 0000233/ 31/8/2017 15/4/2017 0 No. & Tarikh Jurnal - Amaun (RM) Catatan 5, 000. 00 Selesai 21

LEJAR DEPOSIT 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Merekodkan semua transaksi terimaan (kt) dan bayaran (dt) deposit. Dibuka setiap bulan dan akan ditutup setiap akhir bulan. Baki akhir bulan akan dibawa ke bulan hadapan sebagai baki awal. Menunjukkan kedudukan / baki akaun deposit pada bila – bila masa. Mengawal supaya tidak terlebih belanja (Berbaki Debit). Baki akhir bulan Lejar akan dibandingkan dengan Laporan Urusniaga Akaun Amanah (L 400) pada setiap bulan untuk membuat penyata penyesuaian. Perlu catat nombor penyata pemungut dan nombor baucar bayaran untuk tujuan perbandingan. Ada dua (2) jenis Lejar iaitu Lejar Utama dan Lejar Subsidiari. 22

LEJAR DEPOSIT Contoh : Terimaan Merekodkan terimaan deposit daripada Cahaya Katering di dalam Lejar pada tarikh yang sama. Andaikan tiada transaksi pada awal bulan. Tiada transaksi lain selain transaksi di atas. LEJAR DEPOSIT TARIKH BUTIRAN 15/4/2017 Cahaya Katering/ CKM 0024 DEBIT (RM) KREDIT (RM) BAKI (RM) 5, 000. 00 30/4/2017 Baki Akhir 5, 000. 00 1/5/2017 Baki Awal 5, 000. 00 23

LEJAR DEPOSIT Contoh : Bayaran Merekodkan transaksi bayaran balik bagi Cahaya Katering di dalam Lejar pada 25/5/2017 (V 0000288). LEJAR DEPOSIT KOD DEPOSIT TARIKH 1/5/2017 BUTIRAN Baki Awal 15/5/2017 Cahaya Katering/ V 0000288 30/5/2017 Baki Akhir DEBIT (RM) 5, 000. 00 KREDIT (RM) BAKI (RM) 5, 000. 00 24

LEJAR DEPOSIT LEJAR SUBSIDIARI v Perlu diwujudkan sekiranya transaksi bagi pendeposit bagi sesuatu kod deposit adalah banyak. v Contohnya : Deposit Wang Jaminan Pelaksanaan (79507) ü Bayaran Interim bagi satu kontraktor adalah lebih daripada sekali. v Menunjukkan baki pendeposit mengikut nama pendeposit. v Perlu di gabungkan untuk mendapatkan baki Lejar Utama. v Baki di Lejar Utama akan digunakan untuk membuat perbandingan dengan Laporan Urusniaga Akaun Amanah (L 400). 25

LEJAR DEPOSIT LEJAR SUBSIDIARI NAMA SYARIKAT : NO. KONTRAK : TARIKH BUTIRAN BAYARAN NOMBOR RUJUKAN DEBIT KREDIT BAKI 26

SIJIL PENGESAHAN BAKI v Jabatan/ PTJ hendaklah mengemukakan Sijil Pengesahan Baki Akaun pada setiap bulan Jabatan Audit Negara dan disalinkan kepada Akauntan Negeri. v Sekiranya ada perbezaan baki di antara rekod Jabatan/PTJ dengan laporan Penyesuaian perlu disediakan. L 400, Penyata v Sijil Pengesahan Baki bagi bulan Disember (Tambahan Akhir) adalah Sijil Pengesahan Baki Tahunan. 27

28

PENYATA PENYESUAIAN § Satu proses menyemak ketepatan data yang direkodkan di dalam Laporan Urusniaga Akaun Amanah (L 400) berbanding dengan data yang telah direkodkan di dalam Buku Akaun Amanah (PTJ). 29

30

SENARAI BAKI PENDEPOSIT (SBP) q Senarai Baki Pendeposit perlu dikemukakan kepada Akauntan Negeri setiap 3 bulan sekali dan pada 31 Disember setiap tahun untuk dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara. q Senarai tersebut mestilah sama dengan baki akaun deposit pada tarikh berkenaan. q Sekiranya terdapat PERBEZAAN, Penyata Penyesuaian hendaklah disediakan. 31

SENARAI BAKI PENDEPOSIT KOD JABATAN : KOD PUSAT TANGGUNGJAWAB : KOD AKAUN DEPOSIT : BIL NAMA PENDEPOSIT TARIKH KUTIPAN/TEMPOH PEGANGAN NOMBOR PENYATA PEMUNGUT NOMBOR RESIT AMAUN 1. Norhayati Binti Ibnu 12/5/2016 D 1233 A 1234 50. 00 2. Rahimah Binti Abd Manap 8/10/2017 E 2544 B 4587 120. 00 3. Anis Suzlin Binti Awang 15/11/2017 E 1555 C 5482 700. 00 JUMLAH 870. 00 32

DEPOSIT YANG TIDAK DITUNTUT AP 162 Ø Sesuatu deposit yang tidak dituntut selepas tempoh 12 bulan dari tarikh deposit berkenaan boleh dikembalikan hendaklah dimaklumkan dalam Warta Kerajaan. Ø Sekiranya tiada tuntutan dalam masa tiga (3) bulan selepas pewartaan maka ia hendaklah dikredit ke hasil. Ø Catatan bergu: Dt Akaun Deposit Kt Hasil wang tak Dituntut. 33

TUNTUTAN BALIK DEPOSIT YANG TELAH DILARASKAN KE AKAUN HASIL Ø Jabatan/PTJ hendaklah mengemukakan Permohonan Pulang Balik Hasil kepada Akauntan Negeri dan kepilkan salinan jurnal beserta salinan warta kerajaan/filmsi/ P. Pemungut. AP 87 (a) & (b) 34

RINGKASAN DOKUMEN YANG KEKERAPAN PERLU DISEDIAKAN SIJIL PENGESAHAN BAKI - SETIAP BULAN - SELEWATNYA 31 MAC TAHUN BERIKUTNYA UNTUK SENARAI BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER SETIAP TAHUN. PENYATA PENYESUAIAN JIKA TERDAPAT PERBEZAAN SENARAI PENDEPOSIT - 3 BULAN SEKALI (MAC, JUN, SEPTEMBER DAN DISEMBER) CATATAN - DIHANTAR KE AKAUNTAN NEGERI SETIAP BULAN - SPB TAHUNAN HENDAKLAH DIHANTAR KEPADA JAB. AUDIT NEGARA DAN AKAUNTAN NEGERI - DISEDIAKAN SEKIRANYA TERDAPAT PERBEZAAN DIANTARA REKOD PTJ DAN L 400 - DIHANTAR KE AKAUNTAN NEGERI 35

36

SOALAN LATIH AMAL 37

SOALAN 3 Situasi 1 : Agihan peruntukan daripada Jabatan Agama Islam Pahang kepada JKR Negeri Pahang untuk Kerja Membina dan Menyiapkan Masjid Baru Benta, Lipis berjumlah RM 100, 000. Situasi 2 : JKR Negeri Pahang memperuntukkan RM 500, 000. 00 kepada JKR Mekanikal Kuantan bagi Projek untuk membaiki Pejabat SUK. 3/4/2017 Terimaan deposit jaminan pelaksanaan untuk Syarikat Juara S/B bagi pembayaran Kerja Membina dan Menyiapkan Masjid Baru Benta, Lipis - Interim No. 9 berjumlah RM 1, 500. 00 (V 0000100). 6/4/2017 Terimaan deposit jaminan pelaksanaan untuk Syarikat Mewah S/B bagi pembayaran Kerja Membaiki Pejabat SUK berjumlah RM 500. 00 (V 0000333). 10/4/2017 Terimaan deposit jaminan pelaksanaan untuk Syarikat Champion S/B bagi pembayaran Kerja Membaiki Pejabat SUK berjumlah RM 1, 000. 00 (V 0000351). 38

30/4/2017 Terimaan deposit jaminan pelaksanaan untuk Syarikat Juara S/B bagi pembayaran Kerja Membina dan Menyiapkan Masjid Baru Benta, Lipis - Interim No. 10 berjumlah RM 3, 500. 00(V 0000360). 5/12/2017 Terimaan deposit jaminan pelaksanaan untuk Syarikat Ahmad S/B bagi pembayaran Kerja Membina dan Menyiapkan Masjid Baru Benta, Lipis berjumlah RM 5, 000. 00(V 0000367). 12/12/2017 Bayaran pemulangan 100% WJP berjumlah RM 500. 00 kepada Syarikat Mewah S/B bagi projek Membaiki Pejabat SUK (V 0000350). Bayaran pemulangan WJP kepada Syarikat Juara S/B bagi Kerja Membina dan Menyiapkan Masjid Baru Benta, Lipis berjumlah RM 2, 500. 00 (V 0000380). Berdasarkan situasi dan Laporan Urusniaga Akaun Amanah (L 400) yang disediakan, sila kemukakan Sijil Pengesahan Baki dan Senarai Pendeposit bagi JKR Negeri Pahang 39

40

41

42

43

JAWAPAN 44

45