PENGENALAN 1 GFMAS DAN GFMAS Disediakan Oleh BAHAGIAN

PENGENALAN 1 GFMAS DAN GFMAS Disediakan Oleh: BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT, JANM

KANDUNGAN PENGENALAN Ø Modul Aplikasi dalam 1 GFMAS IMPAK PERUBAHAN Ø Sistem Maklumat Perakaunan Kerajaan Ø e-SPKB vs 1 GFMAS Ø e-Terimaan vs 1 GFMAS Ø GFMAS vs 1 GFMAS Ø Medan Data Induk GFMAS dan 1 GFMAS PROSES TO BE Ø Waran Peruntukan Ø Bayaran Ø Gaji Ø Pukal Ø Terimaan Ø Jurnal PENUTUP

PENGENALAN

IMPAK PERUBAHAN Sistem Maklumat Perakaunan e. SPKB vs 1 GFMAS e. Terimaan vs 1 GFMAS Medan Data Induk GFMAS & 1 GFMAS

SISTEM MAKLUMAT PERAKAUNAN KERAJAAN (GFMAS) AO PTJ e-PEROLEHAN Manual Voucher HO JANM KEMENT. PPKP AGENSI PUKAL E-SERVICES SPP II HRMIS e-SPKB e. TERIMAAN BANK POWER Integration AGENSI LAIN GFMAS MOF AGENSI KEMENT LAIN

SISTEM MAKLUMAT PERAKAUNAN KERAJAAN (1 GFMAS) PTJ PEJABAT PERAKAUNAN Manual Voucher KEMENTERIAN PPKP BW 1 GFMAS MOF AGENSI HCM DOKUMEN MANUAL AGENSI ü ü ü POWER VIBES SPLN e. PEROLEHAN LAIN-LAIN INTEGRASI BANK

e. SPKB vs 1 GFMAS SAP ECC 6. 0 Modul Sedia Ada Waran Peruntukan Pesanan Baucar Bayaran Baucar Journal Penyata Pemungut e. Perolehan Perubahan Gaji Penutupan Akhir Tahun Laporan

e. Terimaan vs 1 GFMAS SAP ECC 6. 0 Modul Sedia Ada Penerimaan Bayaran Penyata Pemungut Laporan Antara Muka (manual) Buletin Penyelenggaraan

GFMAS vs 1 GFMAS SAP 4. 7 GU M IS GS M IS G M ALo. S GFMAS SAP ECC 6. 0

PERBEZAAN MEDAN GFMAS & 1 GFMAS PERIHAL KOD PEJABAT PERAKAUNAN KEMENTERIAN PEGAWAI PENGAWAL JABATAN KUMPULAN PTJ AKSAR A DIGIT CONTOH 4 1002 (JANM Ibu Pejabat (BPOPA) 3 112 (Jabatan Perkhidmatan Awam) 1 GFMAS AKSAR A DIGIT CONTOH 4 1101 (Jabatan Perdana Menteri) 3 101 (Jabatan Perdana Menteri) N/A 2 B 4 (Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (KPPA) 3 112 (Jabatan Perkhidmatan Awam) N/A 2 22 (Kumpulan PTJ Jabatan Perkhidmatan Awam) N/A 6 N/A 010302 (JPA Malaysia - Bhg Pencen (Ganjaran) 6 010302 (JPA Malaysia - Bhg 10 Pencen (Ganjaran) CATATAN Bilangan digit dikekalkan tetapi terdapat perubahan susunan kod Perlu mengikut kod DDSA Kod baru telah diluluskan di peringkat JK Perakaunan Akruan JANM dan tertakluk kepada kelulusan JK DDSA Digantikan dengan kod Kumpulan PTJ dan PTJ digabungkan dalam 1 Medan iaitu 8 digit (22010302)

PERBEZAAN MEDAN GFMAS & 1 GFMAS PERIHAL KOD VOT DANA PROGRAM/ AKTIVITI KOD AKAUN / AMANAH AKSAR A DIGIT 3 N/A CONTOH BXX - Bekalan TXX – Tanggungan N/A 1 GFMAS AKSARA DIGIT CONTOH 3 BXX – Bekalan TXX – Tanggungan PXX – Pembangunan SXX - PFI 4 G 000 – Dana Am LXXX – Amanah Awam EXXX – Amanah Kerajaan 6 040301 (Pasca Perkhidmatan) 5 (kod akaun) 6 (kod Amana h) 11101 8 B 0111101 CATATAN Cth : B 07 T 14 Kod Dana terpakai untuk transaksi amanah dan hasil. Kod ini diwujudkan untuk membolehkan penyata kewangan di peringkat Dana dilaporkan Kod vot dan program/aktiviti disimpan dalam 1 medan iaitu B 07040301 Kod GL Akaun adalah 8 digit 11

PROSES TO BE WARAN BAYARAN GAJI PUKAL TERIMAAN JURNAL

PROSES TO BE WARAN BAYARAN GAJI PUKAL TERIMAAN JURNAL

PROSES WARAN AM MULA Terima Buku Bajet dari Treasury Muat naik Buku Bajet Mengikut Template GFMAS Semakan Template Buku Bajet Muat Naik Template Buku Bajet Tamat Lulus Ya Tepat ? Tidak Semak Ketepatan Data Kunci Masuk GFMAS Manual

PROSES WARAN AM MANUAL MULA Tidak Ya Sah Manual Tepat ? Terima Waran Am dari Perbendaharaan Lulus Manual “Posting” Semak Ketepatan Data Kunci Masuk TAMAT OK Pengesahan “Charge line Daftar waran No Wujud ? Tidak OK Batal Waran Kuiri Ke Perbendaharaa n Kemaskini waran Ya GFMAS

PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL MANUAL MULA Tidak Ya Sah Manual Tepat ? Terima Waran Peruntukan dari PTJ Lulus Manual “Posting” Semak Ketepatan Data Kunci Masuk TAMAT OK Pengesahan “Charge line Daftar waran No Wujud ? Tidak OK Batal Waran Kuiri Ke PTJ Kemaskini waran Ya GFMAS Manual

PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL ELEKTRONIK ESPKB WEBMETHOD GFMAS Waran peruntukan elektronik akan masuk ke dalam sistem GFMAS dengan status 8 (Telah diterima oleh GFMAS/Telah diluluskan) n Walaupun semakan auto akan dilakukan oleh GFMAS keatas ketepatan data (semakan yang sama seperti waran manual) dan status 6 (Ditolak oleh GFMAS) akan dihantar ke e. SPKB. n

PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL • Semakan yang dilakukan oleh GFMAS ke atas waran peruntukan adalah; – Semakan data induk – menyemak samaada data induk yang digunakan di dalam waran wujud dan sah (validity period) – Semakan buku bajet - menyemak samaada chargeline waran yang digunakan terdapat di dalam buku bajet ( diluluskan oleh parlimen) – Kawalan profile – menyemak samaada chargeline waran mengikut profile yang telah ditetapkan.

JENIS WARAN AM DAN PERUNTUKAN KECIL (GFMAS) WARAN AM WARAN PERUNTUKAN FA : Waran Asal FO: Waran Kosong FB: Waran Khas F 1: Peruntukan Asal FC: Waran Pindah Peruntukan F 2: Peruntukan Tambahan FD: Waran Luar Jangka F 3: Peruntukan Pindahan FE: Waran Penyekatan F 4: Peruntukan di Tarik FF: Waran Tambahan F 5: Peruntukan Kecil FG: Waran Tarik Balik F 6: Peruntukan Batal FH: Waran Batal F 7: Peruntukan Kecil Ditarik FJ: Waran Penyekatan Batal FK: Waran Tambahan Luar Jangka FL: Waran Luar Jangka Ditarik

BPOPA Perbendaharaan PROSES WARAN PERUNTUKAN (1 GFMAS) Mula Buku Bajet Myresult (Online) Pengesahan Buku Bajet Kelulusan Buku Bajet Tamat PTJ Kementerian Mula Sedia Waran Am Perakuan II Waran Am Tamat Mula Sedia Waran Peruntukan Perakuan I Waran Peruntukan Perakaun II Waran Peruntukan Akuan Terima Waran Peruntukan Ya Perlu Agih Tidak Tamat Sedia Waran Peruntukan Perakuan I Waran Peruntukan Perakaun II Waran Peruntukan Ya Perlu Agih Akuan Terima Waran Peruntukan

JENIS WARAN PERUNTUKAN (1 GFMAS) Waran Am Waran Peruntukan FA : Buku Bajet F 0 : Waran Peruntukan - Kosong FB : Waran Am – Asal F 1 : Waran Peruntukan - Asal FC : Waran Am – Khas F 2 : Waran Peruntukan - Tambah (Asal) FD : Waran Am - Tambah F 3 : Waran Peruntukan - Tarik (Asal) FE : Waran Am - Pindah Peruntukan/ Virement F 4 : Waran Peruntukan - Kecil FF : Waran Am – Tarik F 5 : Waran Peruntukan - Kecil Tarik FG : Waran Am – Sekat F 6 : Waran Peruntukan - Pindah Peruntukan / Virement FH : Waran Am - Luar Jangka F 7 : Waran Peruntukan - Waran Batal FI : Waran Am - Tambah Luar Jangka FJ : Waran Am - Tarik Luar Jangka FK : Waran Am – Batal

PROSES TO BE WARAN BAYARAN TERIMAAN JURNAL GAJI PUKAL

PROSES TO BE PESANAN TEMPATAN MELALUI e-PEROLEHAN

PESANAN TEMPATAN e-P (Proses Perolehan) SEDIA ADA PTJ TO-BE 2017 AO PEMINTA LULUS PESANAN TEMPATAN PENERIMAAN BARANGAN / PERKHIDMATAN PADANAN BAYARAN MM LULUS PESANAN TEMPATAN TIADA PEMBEKAL AO PTJ SEMAK / LULUS PESANAN TEMPATAN * Semak bajet PEMBEKAL PENERIMAAN BARANGAN / PERKHIDMATAN * Ketepatan chargeline, kod & perihal * Dr Belanja /Aset Cr GRIR PADANAN BAYARAN MM Jika belian aset lebih RM 2 K AA

PESANAN TEMPATAN e-P (Proses Pembayaran) SEDIA ADA PTJ TO-BE 2017 AO SEMAK LULUS * Dr Belanja Cr Bank MM AO ARAHAN PEMBAYARAN BAUCAR BAYARAN PERAKU 1 & 2 BAUCAR BAYARAN PTJ PAYMENT RUN DESKTOP BANKING (DTB) PERAKU 1 (ARAHAN PEMBAYARAN) AP * Dr Ak Belum Bayar Cr Bank PERAKU 2 (ARAHAN PEMBAYARAN) PAYMENT RUN * Dr GRIR Cr Ak Belum Bayar INTERNET BANKING (DTB) AP

PROSES TO BE PESANAN TEMPATAN BUKAN MELALUI e-PEROLEHAN (Modul MM)

PESANAN TEMPATAN BUKAN e-P (Proses Perolehan) SEDIA ADA PTJ TO-BE 2017 AO PTJ AO MM NOTA MINTA SEDIA & LULUS PESANAN TEMPATAN TIADA * Semak bajet PEMBEKAL MM SEMAK / LULUS PESANAN TEMPATAN * Ketepatan chargeline, kod & perihal PEMBEKAL PENERIMAAN BARANGAN / PERKHIDMATAN BAUCAR BAYARAN PENERIMAAN BARANGAN / PERKHIDMATAN ARAHAN PEMBAYARAN * Dr Belanja /Aset Cr GRIR Jika belian aset lebih RM 2 K AA

PESANAN TEMPATAN BUKAN e-P (Proses Pembayaran) SEDIA ADA PTJ TO-BE 2017 AO SEMAK LULUS * Dr Belanja Cr Bank MM AO SEDIA ARAHAN PEMBAYARAN SEDIA B. BAYARAN PERAKU 1 & 2 BAUCAR PTJ PAYMENT RUN DESKTOP BANKING (DTB) PERAKU 1 (ARAHAN PEMBAYARAN) PERAKU 2 (ARAHAN PEMBAYARAN) * Dr GRIR Cr Ak Belum Bayar AP PAYMENT RUN AP AP INTERNET BANKING (DTB) * Dr Ak Belum Bayar Cr Bank

PROSES TO BE WARAN UDARA

WARAN UDARA SEDIA ADA PTJ TO-BE 2017 AO SEDIA PTJ MM AO SEDIA MM LULUS PERAKU 1 TIADA PERAKU 2 AGENSI * Semak bajet AGENSI SEMAK / LULUS * Ketepatan chargeline, kod & perihal

PROSES TO BE INVOIS TANPA PESANAN TEMPATAN

INVOIS TANPA PESANAN TEMPATAN SEDIA ADA PTJ TO-BE 2017 AO DAFTAR BAYARAN PTJ AO MM SEDIA ARAHAN PEMBAYARAN SEMAK / LULUS ARAHAN PEMBAYARAN * Semak bajet SEDIA BAUCAR BAYARAN PERAKU 1 & 2 BAUCAR BAYARAN SEMAK * Dr Belanja Cr Bank LULUS PAYMENT RUN PERAKU 1 (ARAHAN PEMBAYARAN) PERAKU 2 (ARAHAN PEMBAYARAN) * Dr Belanja Cr Ak Belum Bayar AP * Ketepatan chargeline, kod & perihal PAYMENT RUN AP AP INTERNET BANKING (DTB) * Dr Ak Belum Bayar Cr Bank DESKTOP BANKING (DTB)

PROSES TO BE WARAN BAYARAN GAJI PUKAL TERIMAAN JURNAL

PROSES GAJI HCM -PA Borang Perubahan Gaji (SG 20) Disediakan Secara Manual

PROSES TO BE WARAN BAYARAN GAJI PUKAL TERIMAAN JURNAL

PROSES PUKAL AP Wujud/Pindaan/Batal Manual PENDAFTARAN/PINDA/BATAL

PROSES PUKAL Wujud, Batal & Pinda Akaun Pukal ‘To Be’ 1 GFMAS Kew. 310 e/311 e Agensi/ 3 Penerima Bayaran Legend: Kew 310 e – Permohonan Wujud/Batal Akaun Pukal Kew 311 e – Permohonan Pindaan Akaun Pukal AP 503 – Fail Pengwujudan/ Pembatalan Akaun Pukal 1 AP 503/kew 310 e PTJ Kew. 310 e/311 e Pejabat Perakaunan Notifikasi/Inkuiri 37 2

PROSES PUKAL PEJABAT PERAKAUNAN IBU PEJABAT PERAKAUNAN PEMBAYARAN BIL PUKAL

PROSES PUKAL AP ü Simulasi ü Kelulusan Pukal ü Proses Bayaran Pukal

PROSES PUKAL PROSES BAYARAN PUKAL ‘TO BE’ EFT/Cek Agensi/ Penerima Bayaran 3 1 1 GFMAS AP 505, AP 506, AP 507 2 HO AO Simulasi Kelulusan Pukal Proses Bayaran Pukal Jana Laporan Pukal AP 505, AP 506, AP 507 AP 504 Upload data e. Laporan PTJ 4 Legend: AP 504 – Fail Bil Pukal AP 505 – Fail Bayaran pukal AP 506 – Fail Penolakan akaun pukal AP 507 – Fail Pembatalan bil pukal 40

PROSES TO BE WARAN BAYARAN GAJI PUKAL TERIMAAN JURNAL

PROSES TO BE - TERIMAAN CASH DESK RECEIPTING RESIT BIL PENYATA PEMUNGUT RESIT DR Bank CR Hasil Peraku 1 & Peraku 2 TERIMAAN DR Ak Belum Terima CR Hasil DR Tunai Di Tangan CR Ak Belum Terima DR Bank PENYATA PEMUNGUT CR Tunai Di Tangan

PROSES TO BE - TERIMAAN CASH DESK RECEIPTING AR RESIT PERBENDAHARAAN TERIMAAN

PROSES TO BE - TERIMAAN PROSES TERIMAAN ‘TO BE’ - DISTRIBUTED PROCESSING 1 Pejabat Perakaunan (AO) [AGO (25) BA KEMENTERIAN (11+14)] PTJ KAUNTER/ONLINE § § 2 BIL RESIT PP BANK-IN § RESIT PEBENDAHARAAN § KEMASKINI BUKU TUNAI § KEMASKINI LEJAR BANK 3 LAPORAN: § CTL § ABT § LUH 4 HO § § DOKUMEN MANUAL-KIOSK (PP MANUAL) § § Penyesuaian bank Pelarasan cek tak laku Maklum kepada PTJ Auditan hasil/AR (BPAD-jika luar Lembah Klang) Pelaporan/analisis Khidmat nasihat TERIMA DANA 2 a 5 INTEGRASI SISTEM JABATAN PINDAHAN DANA KE HO 44

PROSES TO BE WARAN BAYARAN GAJI PUKAL TERIMAAN JURNAL

PROSES JURNAL MANUAL Baucar (GFMAS) Jurnal - Manual MULA Tidak Ya Tepat ? Sah Manual Lulus Manual “Posting” Terima Baucar Jurnal & dokumen sokongan dari PTJ Semak Ketepatan Data Kunci Masuk Ada Peruntukan ? Ya Tidak OK Pelepasan Peruntukan ? Ya TAMAT Pengesahan “Charge line Daftar Baucar Jurnal No Wujud ? Tidak OK Batal Baucar Jurnal Kuiri Ke PTJ Kemaskini baucar jurnal Ya GFMAS Manual

PROSES JURNAL ELEKTRONIK (GFMAS) ESPKB WEBMETHOD GFMAS Baucar Jurnal elektronik akan masuk ke dalam sistem GFMAS dengan status 8 (Telah diterima oleh GFMAS/Telah diluluskan) n Walaupun semakan auto akan dilakukan oleh GFMAS keatas ketepatan data (semakan yang sama seperti baucar jurnal manual) dan status 6 (Ditolak oleh GFMAS) akan dihantar ke e. SPKB. n

PROSES JURNAL (GFMAS) • Semakan yang dilakukan oleh GFMAS ke atas baucar jurnal adalah; – Semakan data induk – menyemak samaada data induk yang digunakan di dalam jurnal wujud dan sah (validity period) – Semakan baki peruntukan - menyemak samaada baki peruntukan sesuatu maksud perbelanjaan mencukupi. – Semakan ketepatan amaun keseluruhan jurnal – menyemak samaada baki debit dan kredit adalah sama.

JENIS URUSNIAGA JURNAL (GFMAS) Jenis Urusniaga Perihal Jenis Urusniaga S 1 Baucar Jurnal Biasa S 2 Baucar Jurnal Inter PTJ S 3 Baucar Jurnal Agensi Luar S 4 Baucar Jurnal Pejabat Perakaunan S 5 Baucar Jurnal Pelarasan Dana (Fund) S 6 Baucar Jurnal Antara Pegawai Pengawal S 7 Baucar Jurnal Antara Pejabat Perakaunan S 8 Baucar Jurnal Akruan S 9 Baucar Jurnal Batal SA Baucar Jurnal Pelarasan Akhir Tahun SB Baucar Jurnal Pelarasan Bank SC Baucar Jurnal Clearing SD Baucar Jurnal Luar Jangka SE Baucar Jurnal Tunai Ubahsuai Taklimat Borang Kewangan 1 GFMAS/Manual MPKA Bil 3/2014 30 September 2014 34

PROSES JURNAL (1 GFMAS) Taklimat Borang Kewangan 1 GFMAS/Manual MPKA Bil 3/2014 30 September 2014 34

TERIMA KASIH Together…let’s make this happen!