PENGELOLAAN RESIKO Pengelolaan Resiko sebagai salah satu pekerjaan
PENGELOLAAN RESIKO
Pengelolaan Resiko sebagai salah satu pekerjaan utama dari manajer proyek. Termasuk mengantisipasi resiko yang memberi dampak pada jadwal proyek atau kualitas dari software yang dibangun dan mengambil tindakan untuk menghindari resiko tadi. (Hall 1998).
l Hasil dari resiko harus didokumentasikan dalam rencana proyek bersamaan dengan analisis dari konsekuensi resiko yang terjadi. Pengelolaan resiko yang efektif akan mudah apabila mengenai masalah dan menjamin bahwa hal tersebut tidak akan mengarah kepada biaya yang tidak dapat diterim dan slippage dari jadwal
Mudahnya, yaitu anda berpikir mengenai resiko sebagai sesuatu yang anda tidak kehendaki untuk terjadi. Resiko akan mengancam proyek pada kategori yang berkaitan, yaitu: l Resiko proyek, yaitu resaiko yang berdampak pada jadwal dan sumberdaya proyek. Misalnya mungkin hilangnya atau keluarnya designer yang berpengalaman.
l Resiko produk, adalah resiko yang memberi dampak pada kualitas atau kinerja dari software yang dibangun. Contohnya mungkin kesalahan dari komponen yang dibeli untuk menunjukkan kinerja yang diharapkan l Resiko bisnis, adalah resiko yang berdampak pada organisasi yang mengembangkan atau mengadakan software. Misalnya pesaing mengenalkan suatu produk baru adalah resiko bisnis
Resiko Jenis Resiko Penjelasan Penggantian staf Proyek Staf yang berpengalaman meninggalkan proyek sebelum proyeknya selesai Perubahan Pengelolaan Proyek Akan terjadi perubahan pengelolaan organisasi dengan berbagai prioritas Ketidaktersediaan Hardware Proyek Hardware yang penting untuk proyek dikirim tidak sesuai jadwal Kebutuhan perubahan Proyek dan Produk Akan terjadi sejumlah besar perubahan ke kebutuhan daripada ke antisipasi Tertundanya spesifikasi Proyek dan Produk Spesifikasi dari interfaces yang penting tidak tersedia sesuai jadawal
Resiko Meremehkan Besarnya Jenis Resiko Penjelasan Proyek dan Produk Besarnya sistem diremehkan/dipandang rendah Alat CASE (Computer –Aided Software Engineering) di bawah kinerja Produk Alat CASE yang mendukung proyek tidak bekerja seperti yang diantisipasi Perubahan Teknologi Bisnis Teknologi yang mendasarinya ditempat sistem tersebut dibangun digantikan oleh teknologi baru Persaingan produk Bisnis Produk yang bersaing dipasarkan sebelum sistem selesai
Proses Pengelolaan Resiko yang mungkin membuat dampak pada proyek tergantung pada proyek itu sendiri dan lingkungan organisasi dimana software sedang dibangun. Meskipun demikian banyak resiko tersebut bersifat universal – beberapa adalah resiko yang biasa Pengelolaan resiko sebenarnya penting untuk proyek software karena melekat di dalamnya ada ketidakpastian yang dihadapi oleh proyek. Hal ini merupakan pengertian yang lepas dari kebutuhan, kesulitan dalam mengistimasikan waktu dan sumberdaya yang diperlukan untuk pengembangan software, tergantung pada keterampilan individu dan kebutuhan perubahan, karena perubahan dari kebutuhan pelanggan. Anda harus mengantisipasi resiko, mamahami dampak dari resiko ini pada proyek, produk dan bisnis. Dan ambil langkah untuk menghindari resiko. Anda harus menggambarkan rencana contingency sehingga apabila resiko terjadi, anda dapat megambil tinbdakan secepatnya.
Proses pengelolaan resiko termasuk beberapa tahap: Identifikasi resiko. Proyek, produk, bisnis yang memungkinkan diidentifikasi resikonya l Analisis resiko. Dikaji kemungkinan dan konsekuensi dari resiko l Perencanaan resiko. Rencana yang menyatakan resiko baik untuk menghindarinya maupun untuk meminimisasi dampaknya pada proyek yang akan digambarkan l Monitoring resiko. Resiko secara terus menerus dikaji dan direncanakan untuk meringankan resiko dan dirubah melalui tersedianya informasi mengenai resikonya l
Identifikasi Resiko Analisis Resiko Daftar dari Resiko Potensial Daftar dari prioritas Resiko Perencanaan Resiko Monitoring Resiko Menghindari Resiko dan Rencana Pengkajian Resiko Contingency Proses Pengelolaan Resiko
l Proses pengelolaan resiko, seperti semua perencanaan proyek, merupakan process ragu-ragu yng kontinyu pada keseluruhan proyek. Begitu rencana permulaan tersusun digambarakan, situasi harus dimonitor. Lebih banyak informasi mengenai resiko tersedia, resiko seharusnya dianalisis kembali dan prioritas baru dibentuk. Menghindari resiko dan rencana contingency mungkin dimodifikasi begitu informasi resiko baru timbul.
l Outcomes dari proses pengelolaan resiko seharusnya didokumentasikan dalam rencana pengelolaan resiko. Termasuk diskusi resiko yang dihadapi oleh proyek, analisis dari resiko ini dan rencana yang diperlukan untuk mengelola resiko tersebut. Apabila sesuai, seharusnya dimasukkan dalam rencana sebagai hasil dari proses pengelolaan seperti rencana contingency yang diaktifkan apabila resiko terjadi
Risk Identification Resiko proyek, produk dan bisnis yang mungkin terjadi diidentifikasi. tahap pertama dari pengelolaan resiko. Diarahkan perhatian pada penemuan resiko yang mungkin terjadi ke proyek. Dalam prinsip, hal tersebut tidak seharusnya dikaji atau diprioritaskan pada tahap ini, meskipun dalam praktek, resiko dengan konsekuensi kecil atau probabilitas resikonya sangat rendah tidak biasanya diperhatikan. Identifikasi resiko harus dilaksanakan sebagai suatu proses team dengan menggunakan pendekatan brainstorming atau mudahnya didasarkan pada pengalaman.
Identifikasi resiko dilakukan sebagai proses team dengan menggunakan pendekatan brainstorming atau mungkin sekedar didasarkan pada pengalaman. Untuk mendukung prosesnya, suatu checklist dari berbagai resiko dapat digunakan. Terdapat enam jenis resiko yang dapat timbul: Resiko teknologi, resiko yang berasal dari teknologi software atau hardware yang digunakan untuk membangun sistem l Resiko manusia, resiko yang berhubungan dengan manusia dalam team pembangunan l Resiko organisasi, resiko yang berasal dari lingkungan organisasi dimana software sedang dibangun l
Resiko alat, resiko yang berasal dari alat CASE dan dukungan software yang digunakan untuk membangun sistem l Resiko kebutuhan, resiko yang berasal dari perubahan ke kebutuhan pelanggan dan proses dari mengelola kebutuhan perubahan l Resiko estimasi/perkiraan, resiko yang berasal dari estimasi pengelolaan ciri-ciri sistem dan sumberdaya yang diperlukan guna membangun sistem l Apabila anda menyelesaikan proses identifikasi resiko, anda seharusnya mempunyai daftar resiko yang panjang yang dapat terjadi dan dapat mempengaruhi produk, proses dan bisnis
Analisis Resiko Selama proses analisis resiko, maka harus diperhatikan setiap resiko yang teridentifikasi dan membuat keputusan tentang probabilitas dan keseriusannya. Tidak ada cara mudah untuk melakukan hal tersebut – maka harus tergantung pada keputusan dan pengalamannya sendiri, itulah sebabnya manajer proyek yang berpengalaman umumnya adalah manusia yang terbaik untuk menolong dengan mengelola resiko. Resiko ini mengestimasikan bahwa tidak seharusnya pengkajian numerik yang tepat, tetapi seharusnya didasarkan pada sekitar jumlah kumpulannya (a number of bands): l Probabilitas resiko mungkin dikaji sebagai yang sangat rendah (<10%), rendah (10 -25%), menengah (2550%), tinggi (50 -75%) atau sangat tinggi (>75%) l Dampak dari resiko mungkin dikaji sebagai bencana yang besar, serius, bisa ditolerir atau penting
Kemudian ditabulasi hasil dari proses analisis dengan menggunakan tabel yang disusun berdasar keseriusan dari resiko. Ternyata, pengkajian dari probabilitas dan keseriusan berubah-rubah disini. Dalam praktek, untuk membuat pengkajian diperlukan informasi rinci mengenai proyek, proses, pengembangan team dan organisasinya.
Ke duanya probabilitas dan pengkajian dari dampak resiko bisa berubah dengan begitu banyak informasi mengenai resiko tersedia dan begitu rencana pengelolaan resiko diimplementasikan. Oleh karena itu, seharusnya tabel tadi diperbaharui (update) selama tiap keragu-raguan dari proses resiko. l Begitu resiko dianalisis dan diberi peringkat (rank), maka seharusnya dikaji, dan hal tersebut sangat penting. Keputusannya harus tergantung pada kombinasi dari probabilitas dari resiko yang timbul dan dampak dari resiko tad. Pada umumnya, resiko yang berupa bencana selalu harus diperhatikan seperti pada semua resiko yang serius yang mempunyai lebih dari probabilitas menengah terjadi. l
l Boehm (boehm, 1988) merekomendasikan untuk mengidentifikasi dan memonitor “ 10 top” resiko. Tetapi angkanya berubah-rubah. Angka yang benar dari resiko untuk memonitor harus tergantung pada proyeknya. Mungkin 5 atau mungkin juga 15. Meskipun demikian angka resiko yang dipilih untuk memonitor masih dapat dikelola (manageable). Sejumlah angka yang besar sekali dari resiko sebenarnya memerlukan terlalu banyak informasi yang dikumpulkan. Dari resiko yang teridentifikasi tersebut di atas, sebaiknya diperhatikan 8 resikosemuanya yangmembahayakan atau mempunyai konsekuensi yang serius
Resiko dan Jenis Resiko Kemungkinan terjadi Resiko Teknologi Database yang digunakan dalam sistem tidak dapat diproses sebanyak transaksi per detik seperti yang diharapkan Orang/Manusia Tidak mungkin menerima staf baru (recruit) dengan keterampilan yang diperlukan. Staf kunci sakit dan tidak tersedia waktu kritis. Pelatihan yang diperlukan untuk staf tidak tersedia Organisational Organisasi distrukturisasi sehingga manajer yang berbeda bertanggung jawab terhadap proyek Masalah keuangan organisasi menekan reduksi anggaran proyek
Jenis Resiko Kemungkinan terjadi Resiko Alat Kode yang dibuat oleh alat CASE tidak efisien Alat CASE tidak dapat diintegrasi Kebutuhan Perubahan pada kebutuhan yang memerlukan kerja desain besar kembali diusulkan Konsumen gagal untuk memahami dampak dari perubahan yang dibutuhkan Perkiraan/Estimasi Waktu yang diperlukan untuk membangun software dipandang rendah Kecepatan/Tingkat kerusakan yang diperbaiki dipandang rendah Besarnya software dipandang rendah
Perencanaan Resiko l Proses perencanaan resiko memperhatikan setiap resiko kunci yang telah diidentifikasi dan mengidentifikasi strategi untuk mengelola resiko. Kembali lagi tidak ada proses mudah yang dapat diikuti untuk membangun rencana pengelolaan resiko. Tergantung pada penilaan dan pengalaman dari manajer proyek. Gambar di bawah ini men unjukkan strategi yang memungkinkan untuk yang dapat diidentifikasi untuk resiko kunci.
Analisis Resiko Probabilitas Dampak Rendah Bencana Tinggi Bencana Staff kunci sakit pada waktu kritis di proyek Menengah Serius Komponen software yang seharusnya digunakan kembali berisi kerusakan yang memberi keterbatasan pada fungsionalitas mereka Menengah Serius Perubahan ke kebutuhan yang memerlukan kerja desain besar kembali diusulkan Menengah Serius Masalah keuangan organisasi menekan reduksi dalam anggaran proyek Tidak mungkin menerima staf baru dengan keterampilan yang diperlukan proyek
Resiko Probabilitas Dampak Organisasi distrukturisasi sehingga manajer yang berbeda bertanggung jawab terhadap proyek Tinggi Serius Database yang digunakan dalam sistem tidak dapat diproses sebanyak transaksi per detik seperti yang diharapkan Menengah Serius Waktu yang diperlukan untuk membangun software dipandang rendah Tinggi Serius Alat CASE tidak dapat diintegrasi Tinggi Serius Menengah Dapat ditolerir Konsumen gagal untuk memahami dampak dari perubahan yang dibutuhkan
Resiko Probabilitas Dampak Pelatihan yang diperlukan untuk staf tidak tersedia Menengah Dapat diterima Kecepatan/Tingkat kerusakan yang diperbaiki dipandang rendah Menengah Dapat ditolerir Besarnya software dipandang rendah Tinggi Dapat ditolerir Kode yang dibuat oleh alat CASE tidak efisien Menengah Tidak penting
Strategi Resiko Strategi tersebut dapat dijabarkan ke dalam 3 kategori, yaitu: 1. Strategi Menghindari : mengikuti strategi ini berarti bahwa probabilitasnya untuk timbulnya resiko akan berkurang. Contoh: strategi menghindari resiko adaah strategi yang berhubungan dengan komponen rusak 2. Strategi Meminimisasi. Mengikuti strategi ini berarti bahwa dampak dari resiko akan berkurang. Contoh: strategi minimisasi adalah staff yang sakit 3. Rencana Contingency. Mengikuti strategi ini berarti anda bersiap untuk yang terburuk dan tersedia strategi untuk menghadapinya. Contoh: strategi contingency adalah strategi untuk masalah keuangan organisasi.
Ada analog dari strategi yang digunakan dalam sistem kritis untuk menjamin kehandalan, sekuriti dan keamanan. Yang penting sebaiknya menggunakan strategi yang dapat menghindari resiko. Apabila hal tersebut tidak mungkin, maka gunakan salah satu yang mengurangi kemungkinan resikonya akan memberi dampak serius. Akhirnya, terdapat strategi yang tersedia guna mengurangi dampak keseluruhan dari resiko pada proyek dan produk.
Strategi Pengelolaan resiko Faktor Resiko Jenis Resiko Strategi Masalah keuangan organisasi Menyiapkan dokumen briefing untuk manajer senior yang menunjukkan bagaimana proyek membuat kontribusi yang sangat penting pada tujuan bisnis Masalah penerimaan tenaga baru (recruitment) Kewaspadaan konsumen terhadap kesulitan yang potensial dan kemungkinan penundaan, investigasi membeli (buying-in) komponen Sakitnya staff Mengenali team sehingga lebih banyak terjadi tumpang tindih kerja dan pekerja sehingga memahami pekerjan mereka antara satu dengan lainnya
Jenis Resiko Strategi Komponen rusak Gantikan komponen yang potensial rusak dengan membeli sebelumnya (bought-in) dari komponen yang terkenal keandalannya Kebutuhan perubahan Memperoleh informasi yang dapat ditelusuri Untuk mengakses dampak kebutuhan perubahan, memaksimumkan informasi yang disembunyikan dalam desain Restrukturisasi organisasi Siapkan dokumen briefing untuk manajer senior yang menunjukkan bagaimana proyek tadi mebuat kontribusi yang paling penting ke tujuan bisnis
Jenis Resiko Strategi Kinerja Database Dilakukan investigasi kemungkinan pembelian database yang kinerjanya tinggi Waktu pengembangan yang diremehkan atau dipandang rendah (underestimate) Dilakukan investigasi komponen yang dibeli, dilakukan investigasi penggerak (generator) program
Monitoring Resiko l Monitoring Resiko termasuk secara rutin mengkaji setiap resiko yang teridentifikasi untuk menentukan apakah resiko akan menjadi lebih atau kurang kemungkinannya atau tidak dan apakah dampak dari resiko telah berubah. Hal tersebut tidak dapat diobservasi secara langsung, maka anda harus melihat faktor lainnya yang akan memberikan petunjuk tentang probabilitas resiko dan dampaknya. Faktor tersebut tergantung padea janis resikonya. l Monitoring Resiko seharusnya merupakan proses, dan pada setiap kemajuan peninjauan pengelolaan, harus dperhatikan dan mendiskusikan setiap resiko kunci secara terpisah.
Faktor Resiko Jenis Resiko Indikator Potesial Teknologi Pengiriman terlambat dari hardware atau dukungan software, yang banyak dilaporkan adalah masalah teknologi Manusia Moral staff yang rendah, hubungan yang tidak baik di antara anggota team, ketersediaan pekerjaan Organisational Gossip dalam organisasi, kurangnya tindakan oleh Alat Anggota team tidak bersedia untuk menggunakan alat, mengadu (complaint) mengenai alat CASE, diperlukan workstations dengan tenaga yang lebih besar Kebutuhan Banyak kebutuhan merubah permintaan, pengaduan konsumen Perkiraan Gagal untuk mencapai jadwal, gagal untuk menjelaskan kerusakan yang dilaporkan para manajer senior
Terima Kasih
- Slides: 33
