PENGELOLAAN RAPAT Novi Trisnawati KENAPA HARUS RAPAT Distribusi

PENGELOLAAN RAPAT Novi Trisnawati

KENAPA HARUS RAPAT…. . . Distribusi dan pertukaran informasi dengan cepat Memerlukan DM dan tidak ada waktu untuk mengerjakan fungsi organisasinya Informasi semua orang sama Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming dari persoalan Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi Mencari komitmen bersama

Menurut Kamus Bahasa Indonesia edisi ke-2 terbitan balai pustaka Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu sidang majelis

KESIMPULAN Rapat adalah pertemuan yang dilakukan orang yang membicarakan suatu masalah atau kepentingan untuk memberikan penjelasan atau memecahkan suatu persoalan mengadakan perundingan demi memperoleh kesepakatan bersama.

Tujuan Rapat : • • • Untuk memecahkan suatu masalah. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. Sebagai alat koordinasi Bisnis dan Manajemen

Jenis-jenis Rapat § § § Rapat Berdasarkan Tujuan : Rapat Berdasarkan sifat Rapat Berdasarkan jangka waktu Rapat Berdasarkan Frekuensi Rapat Berdasarkan Nama Bisnis dan Manajemen

Berdasarkan Tujuan §Rapat Penjelasan §Rapat Pemecahan Masalah §Rapat Perundingan Berdasarkan Sifat §Rapat Formal §Rapat Informal §Rapat Terbuka §Rapat Tertutup

Berdasarkan Jangka Waktu §Rapat Mingguan §Rapat Bulanan §Rapat Semester §Rapat Tahunan Berdasarkan Frekuensi §Rapat Rutin §Rapat Insidental

Berdasarkan Nama § Rapat Kerja § Rapat Dinas § Musyawarah Kerja

Syarat-Syarat Rapat § Persiapan Rapat § Pelaksanaan Rapat

Persiapan Rapat §Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat §Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun §Penentuan Tempat §Akomodasi §Konsumsi §Media/Peralatan

Pelaksanaan Rapat §Suasana Rapat berlangsung terbuka §Peserta Rapat berpartisipasi aktif §Adanya kendali dari ketua rapat §Hindarkan debat kusir §Bahasa harus komunikatif §Hindarkan monopoli ketika berbicara §Adanya keputusan dan kesimpulan rapat §Adanya Notulen §Acara Rapat §Media Rapat §Waktu

Unsur-unsur rapat Tujuan Rapat Masalah yang akan dibicarakan Pemimpin Rapat Peserta Rapat Media Rapat Notulis

1. Tujuan Rapat q Untuk memecahkan suatu masalah. q Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. q Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern. Bisnis dan Manajemen

2. Masalah yang akan dirapatkan Permasalah meliputi permasalahan ringan, sedang dan berat yang memerlukan penanganan dengan sesegera mungkin dan ada pula yang dapat ditangguhkan terlebih dahulu, tetapi adapula salah satu cara dengan mengadakan rapat. 3. Pemimpin Rapat a. Tipe otoriter b. Tipe demokratis c. Tipe laissez-faire Bisnis dan Manajemen

4. Peserta Rapat a. Sifat atau karakter peserta rapat 1) Tipe pemersatu 2) Tipe perantara 3) Tipe pendengar 4) Tipe pemberi semangat 5) TIpe inisiatif 6) Tipe pemberi informasi 7) Tipe penyerangan b. Fungsi peserta rapat 1) Sebagai penyumbang pendapat 2) Sebagai penyimpul 3) Sebagai penyumbang data 4) Sebagai penerima hasil keputusan 5) Sebagai pembantu pemimpin Bisnis dan Manajemen

5. Media Rapat a. Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board b. Lampu penerangan c. Flip chart d. Sound system e. Alat tulis f. OHP, komputer dll, . 6. Notulis adalah seseorang yang menulis Notula, Sedangkan Notula adalah Catatan Singkat Mengenai Jalannya rapat serta hal yang dibicarakan diputuskan dalam rapat Bisnis dan Manajemen

Teknik Penyelenggaraan Rapat 1. 2. 3. 4. Persiapan rapat Pelaksanaan Rapat Pelaporan Sarana Komunikasi/bahasa

1. Persiapan rapat § § Persiapan administrasi Persiapan ruangan Persiapan akomodasi konsumsi Kesehatan dan keamanan Bisnis dan Manajemen

2. Pelaksanaan rapat § § § Pembukaan rapat Pembagian tugas Rapat kelompok Rapat pleno Perumusan Reproduksi Bisnis dan Manajemen

3. Pelaporan § Pelapor § Penerima laporan § Bahan yang dilaporkan 4. Sarana komunikasi (bahasa) § Paragraf yang runtut § Kalimat yang efektif Bisnis dan Manajemen

Keperluan Rapat §Bahan §Alat Tulis dan Perlengkapan §Akomodasi Bisnis dan Manajemen

Bahan §Notula yang merupakan hasil dari rapat sebelumnya §Makalah yang akan dibahas dalam rapat §Peraturan-peraturan yang diperlukan §Bahan-bahan acuan seperti buku/majalah, media cetak/elektronik. BISNIS DAN MANAJEMEN

Alat Tulis dan Perlengkapan §Pensil, Bolpoin, Penghapus §Map beserta isinya yaitu, kertas HVS, Jadwal rapat, dokumen –dokumen sehubungan dengan masalah yang akan dibahas untuk dibaca para peserta rapat §Komputer/Laptop §Sound System §Overhead Proyektor (OHP) §Video §Tape Recorder §White Board §Camera BISNIS DAN MANAJEMEN

Akomodasi dan Konsumsi §Hotel/Penginapan §Transportasi §Makanan dan Minuman

MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN Macam-macam Tata Ruang Rapat Perencanaan Cahaya Perencanaan Warna Perencanaan Udara Penataan Suara

Teknik Menyusun Undangan Rapat q Surat Undangan resmi q Surat Undangan tidak resmi q Surat Undangan setengah resmi

Surat Undangan Resmi Surat Undangan yang dibuat oleh suatu organisasi, Instansi, lembaga, Yayasan agar orang-orang atau Organisasi yang diundang dapat menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak yang mengundang. Contoh : Undangan Rapat dinas

Surat Undangan tidak resmi Surat Undangan yang dibuat oleh perorangan mewakili dirinya sendiri agar pihak yang diundang dapat hadir dalam acara yang diselenggarakan oleh yang mengundang. Contoh : Undangan Pernikahan, Khitanan, dan Syukuran.

Surat Undangan Setengah Resmi Surat Undangan yang dikeluarkan oleh suatu Organisasi untuk acara yang bersifat tidak resmi. Contoh : Halal bihalal dan Ulang tahun Perusahaan

Yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda rapat : ØMengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan ØMengetahui tema dan tujuan rapat ØMengetahui keadaan calon peserta rapat ØMengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat ØMengetahui peralatan yang akan digunakan ØMengetahui keadaan calon pemimpin rapat ØMengetahui keadaan ruang rapat ØMengetahui makanan berat/ringan dan minuman ØMengetahui tata tertib rapat

Yang harus diperhatikan dalam menyusun acara rapat : Ø Acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan Ø Urutan acara rapat terdiri dari : §Pembukaan §Pengarahan dari pemimpin rapat §Pelaksanaan rapat §Pembawa acara membacakan hasil rapat §Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan §Mengetahui tema dan tujuan rapat

§Mengetahui keadaan calon peserta rapat §Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat §Mengetahui peralatan yang akan digunakan §Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat §Mengetahui keadaan ruang rapat §Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman §Mengetahui tata tertib rapat

Contoh Agenda Rapat Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan pada tanggal 12 Juni 2004, Pukul 10. 00 di ruang Presidential Hotel Indonesia. Agenda : 1. Laporan dari rapat sebelumnya 2. Perkenalan produk baru 3. Tanggapan terhadap produk baru 4. Pemasaran produk/promosi 5. Pembagian wilayah pemasaran 6. Persiapan promosi 7. Tanggal untuk rapat selanjutnya