Pengelolaan Proyek Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Proyek

Pengelolaan Proyek Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Proyek

Outline �Sumber Daya Proyek �Tim Proyek dan Organisasi ◦ Stakeholder ◦ Organisasi Proyek

Sumber Daya Proyek �Pada sebuah proyek diperlukan adanya sumber daya manusia, peralatan kerja, dan fasilitas yang dikenal dengan istilah resource

Sumber Daya Proyek �Pada proyek SI ada 3 kategori utama dari sumber daya: ◦ Manusia ◦ Komponen perangkat lunak ◦ Lingkungan pengembangan �Beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang tiap sumber daya: ◦ ◦ Deskripsi sumber daya Pernyataan ketersediaan Waktu ketika sumber daya diperlukan Durasi waktu ketika sumber daya dipakai

Sumber Daya Proyek �Sumber Daya Manusia ◦ Jumlah �Jumlah orang yang diperlukan untuk sebuah proyek ◦ Keahlian �Tim dapat berkonsultasi dengan spesialis ketika dibutuhkan ◦ Lokasi �Tim mungkin terpisah secara geografis di beberapa lokasi yang berbeda

Sumber Daya Proyek �Sumber Daya Perangkat Lunak ◦ Component-based software engineering menekankan kemampuan pakai ulang, yaitu penciptaan dan penggunaan kembali blok bangunan perangkat lunak ◦ Blok bangunan semacam itu, sering disebut komponen

Sumber Daya Proyek �Sumber Daya Perangkat Lunak ◦ Menurut E. M. Bennatan dalam Software Project Management, ada 4 kategori yang perlu dipertimbangkan: �Off-the-shelf components �Full-experience components �Partial-experience components �New components

Sumber Daya Proyek �Sumber Daya Lingkungan ◦ Lingkungan yang mendukung proyek perangkat lunak, yang disebut juga Software Engineering environment (SEE), menggabungkan perangkat lunak dan perangkat keras �Perangkat keras menyediakan platform yang mendukung tools yang diperlukan untuk menghasilkan produk-produk kerja yang merupakan hasil praktik rekayasa perangkat lunak yang baik �Ketika suatu sistem berbasis komputer direkayasa, tim perangkat lunak mungkin membutuhkan akses ke elemen perangkat yang dikembangkan oleh tim rekayasa yang lain

Sumber Daya Proyek

Tim Proyek dan Organisasi � Peran perencanaan dalam suatu proyek sangatlah penting, segala sesuatu harus dimulai dari rencana dan disepakati bersama antara para stakeholder yang terlibat dalam proyek

Tim Proyek dan Organisasi – Stakeholder � Manajer Senior ◦ yang mendefinisikan isu-isu bisnis yang sering memiliki pengaruh signifikan pada proyek � Manajer Proyek ◦ yang harus merencanakan, memotivasi mengatur, dan mengontrol para praktisi yang melakukan proyek � Praktisi ◦ yang memberikan ketrampilan teknis yang diperlukan tim (analis sistem, desainer sistem, programmer) � Pelanggan ◦ yang menentukan kebutuhan perangkat lunak yang akan direkayasa dan pemangku kepentingan lain yang memiliki kepentingan terhadap hasil proyek � Pengguna Akhir ◦ yang berinteraksi dengan sistem setelah sistem tersebut dikeluarkan untuk digunakan

Tim Proyek dan Organisasi – Stakeholder �Manajer Proyek (Pimpinan Proyek) ◦ Adalah seseorang yang ditunjuk atau ditetapkan untuk bertanggung jawab terhadap kegiatan harian pengelolaan proyek untuk kepentingan proyek ◦ Keahlian seorang manajer proyek: �Keahlian personal, kepemimpinan, komunikasi, negosiasi, mendengarkan, membangun tim �Keahlian teknis, manajemen konfigurasi, manajemen data, manajemen informasi, strategi, keamanan jaringan dan lain-lain �Keahlian manajemen �Keahlian menangani situasi, fleksibel, keras dan tegas bila diperlukan, kreatif

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek �Organisasi proyek adalah organisasi yang disusun berdasarkan adanya sebuah proyek, bila proyek tersebut sudah selesai maka organisasi pun dibubarkan �Bentuk-bentuk organisasi yang terkenal: ◦ Organisasi proyek fungsional ◦ Organisasi proyek murni ◦ Organisasi proyek matriks

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek �Organisasi Proyek Fungsional ◦ Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal ◦ Manajer tingkat atas yang berada dalam fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek �Jika suatu proyek merupakan proyek pengembangan yang melibatkan penerapan teknologi baru, maka dikelola dibawah divisi produksi �Jika berupa peluncuran produk baru ke pasar maka proyek layak dikelola dibawah divisi pemasaran

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek �Organisasi Proyek Fungsional ◦ Bila proyek melibatkan beberapa unit fungsional maka manajemen perlu menciptakan koordinasi antar unit yang bisa mengintegrasikan aliran kerja tanpa merubah struktur yang ada yaitu dengan menambahkan jabatan pimpinan proyek/koordinator proyek ◦ Koordinator proyek �mengkoordinasikan pekerjaan yang berhubungan dengan proyek �tidak mempunyai otoritas secara vertikal �tetapi menangani keputusan-keputusan tentang anggaran, jadwal dan performansi proyek

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek �Organisasi Proyek Fungsional Kelebihan Kelemahan Fleksibilitas tinggi dalam Klien tidak menjadi penggunaan staf/karyawan perhatian utama Staf dapat ditugaskan di banyak proyek Cenderung berorientasi pada aktivitas yang sesuai fungsinya (tidak problemoriented) Dapat dikelompokkan dalam satu grup untuk berbagi pengetahuan/pengalaman dalam pemecahan teknis Tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek �Organisasi Proyek Murni ◦ Struktur organisasi proyek ini merupakan bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manjer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek ◦ Proyek menjadi organisasi tersendiri dengan staf teknis tersendiri, administrasi proyek terpisah dari ikatan organisasi induk, mempunyai laporan tersendiri untuk kemajuan atau kegagalan secara periodik tentang proyek

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek �Organisasi Proyek Murni Kelebihan Manajer proyek memiliki wewenang penuh Kelemahan Mungkin terjadi duplikasi sumber daya Anggota tim proyek Kemungkinan terjadi bertanggung jawab secara penumpukan sumber daya langsung pada manajer yang berlebihan proyek Pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat Biaya cenderung tinggi Adanya dukungan menyeluruh terhadap Ada masalah keberlangsungan SDM

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek �Organisasi Proyek Matriks ◦ Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, manfaatkan ahli berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi fungsional perusahaan ◦ Organisasi matrik adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional dalam organisasi induk

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek �Organisasi Proyek Matriks ◦ Alokasi sumberdaya bisa dilakukan dengan melihat proyek mana yang lebih diprioritaskan dan bagaimana sumberdaya yang dibutuhkan tersedia ◦ Ada kemungkinan antara manajer proyek saling berebut sumberdaya tertentu yang sangat diperlukan

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek �Organisasi Proyek Matriks Kelebihan Kelemahan Mudah mendapat staf potensial yang dibutuhkan dari tiap unit Ada kemungkinan proyek terbengkalai karena perintah dari dua manajer Tidak terjadi duplikasi sumber daya Dapat menimbulkan persaingan antar manajer proyek Tidak timbul masalah keberlangsungan SDM bila proyek telah selesai Melanggar prinsip utama dari manajemen yakni unity of command Konsisten dengan kebijakan Pada proyek yang dikelola dan prosedur dari satu unit fungsional, divisi perusahaan induk yang bersangkutan yang memegang keputusan

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek �Hobbs dan Menard (Hobbs, 1993) mengindentifikasi 7 faktor yang berpengaruh dalam pemilihan struktur organisasi manajemen proyek yaitu: ◦ ◦ Ukuran proyek Kebijakan strategis Kebutuhan terhadap inovasi Kebutuhan terhadap intergrasi (departemen yang terlibat) ◦ Kompleksitas lingkungan ◦ Batasan waktu dan anggaran ◦ Stabilitas permintaan sumber daya

Tim Proyek dan Organisasi – Organisasi Proyek �Fungsional ◦ Skala kecil, melibatkan beberapa bidang fungsional, sedikit resiko, kepastian tinggi, faktor biaya dan waktu bukan hal kritis �Proyek Murni ◦ Skala menengah dan besar dengan kompleksitas tinggi, jumlah proyek sedikit, memerlukan tenaga ahli dengan perhatian penuh, beresiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupakan hal kritis �Matriks ◦ Sejumlah proyek dikerjakan bersamaan, sumber daya fungsional digunakan secara part-time, beresiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupakan hal kritis