PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI LAHIRNYA PROYEK 2 BAHASAN

PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI

LAHIRNYA PROYEK 2

BAHASAN § Sistem Informasi dalam organisasi § Proyek sebagai sarana strategi organisasi § Lahirnya proyek internal § Proyek eksternal 3

SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI 4

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN (M. Porter) P R O S E S P E N D U K U N G U T A M A INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN MANAJEMEN SDM PENGEMBANGAN TEKNOLOGI KEUNGGULAN BERSAING PEMBELIAN SUMBER DAYA LOGISTIK MASUK OPERASI KELUAR (INBOUND LOGISTICS) PEMASAR- LAYANAN AN DAN PELANGPENJUAL- GAN OUT-BOUND AN LOGISTICS 5

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN dan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA P R O S E S P E N D U K U N G U T A M A KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUAN SIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF MANAJEMEN SDM SIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER PEMBELIAN SUMBER DAYA SIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK LOGISTIK OPERASI MASUK (INBOUND LOGISTICS) LOGISTIK KELUAR OUTBOUND LOGISTICS PEMASARAN DAN PENJUALAN SIS: AUTOCOMPUTER MATED J. I. T. AIDED WAREFLEXIBLE HOUSING MANUFACTURING SYSTEM SIS: ON-LINE P. O. S. AND ORDER PROCESSING SIS: INTERACTIVE TARGETED MARKETING LAYANAN PELANGGAN SIS: CRM 6 KEUNGGULAN BERSAING

PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI ORGANISASI VISI – MISI - KEBIJAKAN TUJUAN STRATEGI ORGANISASI STRATEGI FUNGSI LAIN STRATEGI TI-SI PORTOFOLIO TI-SI PROGRAM TI-SI PROYEK TI-SI Strategi TI-SI mendukung strategi organisasi Portfolio: Sekumpulan rencana proyek pendukung strategi, baik yg sudah berlangsung maupun yg belum dibiayai Program: Sekumpulan proyek yg pengelolaannya dikoordinasi agar menguntungkan

LAHIRNYA PROYEK INTERNAL Pemicu 1: Proyek sudah ada dalam rencana pengembangan TI-SI, dan sudah sampai pada saat pelaksanaannya Pemicu 2: Pada salah satu unit kerja ada kebutuhan dukungan TI-SI yang sifatnya mendesak

Proyek yang sudah direncanakan Urutan kegiatan: § Menyusun tinjauan kelayakan, dari aspek: § Biaya § Operasional § Waktu § Legal § Persetujuan pelaksanaan § Penunjukan Manajer Proyek

Proyek yang dipicu kebutuhan mendesak Urutan kegiatan: 1. Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan kepada manajer TI/SI 2. Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk melakukan diskusi dengan manajer unit 3. Manajer unit (dibantu analis sistem) menyusun proposal yang a. l. menunjukkan kelayakan: - Biaya - Operasional - Waktu - Legal 4. Persetujuan pelaksanaan 5. Penunjukan Manajer Proyek (biasanya analis sistem di atas)

KEDUDUKAN PROYEK INTERNAL DALAM ORGANISASI

ORGANISASI FUNGSIONAL Proyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional DIREKTUR PELAKSANA (CHIEF EXECUTIVE) MANAJER FUNGSIONAL KOORDINASI PROYEK MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF STAF

ORGANISASI PROYEK Proyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER PROYEK KOORDINASI PROYEK MANAJER PROYEK STAF STAF STAF

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF STAF KOORDINASI PROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF MANAJER PROY STAF KOORDINASI PROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER PROYEK STAF MAN. PROYEK KOORDINASI PROYEK B KOORDINASI PROYEK A

PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK Karakteristik proyek Otoritas % Personil organisasi yg full time di proyek Tipe organisasi Fungsional Tak ada s. d rendah Matriks lemah Terbatas Matriks seimbang Matriks kuat Proyek Rendah s. d Sedang s. d Tinggi s. d sedang penuh tinggi - 0 – 25 % 15% – 60% 50 % – 95 % 85 % -100 % Peran manajer proyek Tdk penuh Waktu Penuh waktu Sebutan manajer proyek Koord. / Pimpinan proyek Manajer proyek/ program Staf administrasi Tdk penuh waktu Penuh waktu 17 Penuh waktu

PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL § Usulan formal pembangunan S. I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi § Proposal mendefinisikan: o Apa yang akan dilakukan o Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhi o Bagaimana hasil proyek akan mendukung strategi § Memuat business case awal § Format sebaiknya baku, menggunakan template

Contoh Template Proposal Internal 1. Nama Proyek: 2. Tanggal pengajuan: 3. Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak: 4. Persetujuan: (yang menyetujui dan tgl persetujuan) 5. Masalah bisnis atau kebutuhan (yang perlu solusi) 6. Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan strategi dan sasaran organisasi 7. Solusi yang diusulkan: (alternatif solusi, dan penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan jadi proyek) 8. Hasil yang diharapkan: (dampak /outcome proyek)

Contoh Muatan BUSINESS CASE 1. Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian, Unit pengusul, Manajer proyek) 2. Nomor revisi dokumen: 3. Manfaat dan Biaya: 4. Biaya / Sumberdaya: (biaya pembangunan dan operasi per tahun dg asumsi perhitungannya) Ø Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L; Pelatihan; ATK; Jasa konsultansi; dll,

Contoh Muatan BUSINESS CASE (lanj) 5. Sumber Pendanaan 6. Resiko Ø Faktor resiko Ø Strategi mitigasi 7. Alasan organisasi untuk melaksanakan proyek (justification) 8. Catatan Tambahan Ø Memuat daftar lampiran sesuai keperluannya

PROYEK PEMERINTAH Proyek TI/SI pemerintah diatur dengan: Keppres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahan-perubahannya.

PROYEK PEMERINTAH (lanj) Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80 tahun 2003 1. Keppres No. 61 tahun 2004 2. Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan ke-2) 3. PP No. 70 tahun 2005 (Perubahan ke-3) 4. PP No. 8 tahun 2006 (Perubahan ke-4) 5. PP No. 79 tahun 2006 (Perubahan ke-5) 6. PP No. 85 tahun 2006 (Perubahan ke-6) 7. PP No. 95 tahun 2006 (Perubahan ke-7)

PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK PEKERJAAN TI/SI Menyiapkan dokumen pelelangan dasar penilaian: KAK, RKS, HPS Pengumuman penawaran pekerjaan di media Mendaftarkan sebagai peserta, Menyerahkan Dokumen Prakualifikasi Seleksi Prakualifikasi, menghasilkan Daftar Pendek Konsultan yang berhak mengikuti seleksi proposal Menerima dokumen pelelangan (KAK) dan undangan penjelasan (aanwijzing) Menyelenggarakan aanwijzing Penilaian Proposal admin dan teknis; Pembukaan proposal biaya; penentuan pemenang Menyusun dan menyerahkan • Proposal administrasi • Proposal Teknis • Proposal Biaya PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA 24 (KONTRAK)

DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN § KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of Reference) § RKS: Rencana Kerja dan Syarat § HPS: Harga Perkiraan Sendiri

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) TERMS OF REFERENCE (TOR) KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal 1. Latar Belakang 2. Maksud dan Tujuan 3. Sasaran 4. Nama dan organisasi pejabat pembuat komitmen 5. Sumber pendanaan 6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas penunjang, serta alih, pengetahuan 7. Jangka waktu pelaksanaan 8. Tenaga ahli 9. Keluaran 10. Laporan

RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS) 1. Umum 2. Addendum Dokumen Seleksi 3. Penyusunan, Penyampaian, dan Pembukaan Dokumen Penawaran 4. Kriteria dan Tata Cara Penilaian Dokumen Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi , Evaluasi Teknis, )

HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) § Disiapkan instansi pemerintah pemberi pekerjaan § Merupakan dasar penilaian layak tidaknya biaya yang diusulkan konsultan § Menggunakan patokan biaya (misalnya yang diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks daerah.

MUATAN USULAN TEKNIS A. B. C. D. E. F. PENDAHULUAN PENGALAMAN PERUSAHAAN PEMAHAMAN KAK TANGGAPAN TERHADAP KAK APRESIASI INOVASI PENDEKATAN DAN METODOLOGI G. RENCANA KERJA H. JADUAL PELAKSANAAN PEKERJAAN I. TENAGA AHLI DAN TANGGUNG JAWABNYA J. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI K. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN L. LAPORAN M. STAF PENDUKUNG N. FASILITAS PENDUKUNG O. PENUTUP LAMPIRAN : 1. DOKUMEN PENDUKUNG 2. DAFTAR RIWAYAT HIDUP & KELENGKAPANNYA 3. LAIN-LAIN

TUGAS 1 (kelompok) § Dengan menggunakan template yang disediakan, buatlah proposal pengembangan perangkat lunak aplikasi. Misalnya, aplikasi berikut untuk TOKO PRIMA. NO TUGAS 1 Situs web 2 Sistem penjualan 3 Sistem pemesanan lewat sms 4 Sistem pembelian 5 Sistem pembelian otomatis dengan pemasok utama

SAMPAI JUMPA