Pengelolaan Arsip IPB dengan 4 NSPK Temu Teknis

Pengelolaan Arsip IPB dengan 4 NSPK (Temu Teknis Penyusunan Instrumen NSPK Dalam Rangka Persiapan Implementasi SIKD) Bogor, 4 -6 Agustus 2015 Hotel Mirah B. Mustafa mus@ipb. ac. id Kepala Unit Arsip Institut Pertanian Bogor

Drs. B. Mustafa, M. Lib. NIP 195605031982031006 Pustakawan Madya IPB Bogor Kepala Unit Arsip IPB Pengajar S 2 MTP IPB Mobile: 08161821657, 085721416212 PIN BB: 2 A 87 C 1 DC, WA 081291484156 mus@ipb. ac. id dan mustafa. mustari@gmail. com (FB)

Tetapi sebelumnya, saya mau tanya. . . Apakah semua yang hadir disini MAU BAHAGIA? ? TIDAK MAU!!! MAU?

Unit Arsip IPB didirikan tanggal 10 Februari 2014 Sebelumnya sejak tahun 2008 pengelolaan arsip IPB berada dibawah Perpustakan IPB sebagai sebuah bidang, yaitu Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip IPB.

Saat ini ada 135 unit kerja pencipta arsip di lingkungan IPB Bogor. Rata-rata per hari tercipta dan diterima arsip sebanyak setengah meter lari! Satu bulan tercipta dan diterima arsip kurang lebih sebanyak 15 meter lari!

Hanya ada 2 arsiparis ahli dan 25 arsiparis tingkat terampil

Motto: ARSIP (Ayo Rawat Semua Informasi Penting) Slogan: Jembatan IPB Masa Lalu, Masa Kini dan Masa Depan

Dr. Andi Kasman dan Rektor IPB

Staf Unit Arsip IPB

NSPK: Norma • Standar • Prosedur • Kriteria •

Norma adalah aturan atau ketentuan yang dipakai sebagai tatanan untuk penyelenggaraan kegiatan di suatu instansi. Contoh Norma dalam bidang kearsipan: ü UU No. 43/2009 tentang Kearsipan; ü PP No. 28/2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43/ 2009 tentang Kearsipan; ü Perka ANRI No. 24/2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Perguruan Tinggi.

Standar adalah acuan yang dipakai sebagai patokan dalam penyelenggaraan kegiatan tertentu di suatu instansi. Contoh Standar dalam bidang kearsipan: ü Jadwal Retensi Arsip; ü Kode Klasifikasi Surat; ü Standar Boks Arsip yang digunakan.

Prosedur adalah metode atau tata cara untuk penyelenggaraan kegiatan di suatu instansi. Contoh Prosedur dalam bidang kearsipan: ü Cara penentuan JRA suatu arsip tertentu; ü Cara pemusnahan arsip; ü Cara mengoperasikan SIKD/SIKS/SIKN.

Kriteria adalah ukuran yang dipergunakan menjadi dasar dalam penyelenggaraan kegiatan tertentu di suatu instansi. Contoh Kriteria dalam bidang kearsipan: ü Syarat/kriteria untuk dapat diangkat menjadi fungsional arsiparis tingkat ahli; ü Syarat/kriteria jenjang jabatan fungsional arsiparis yang dapat melaksanakan suatu kegiatan tertentu dalam bidang kearsipan.

NSPK Kearsipan Minimal Terdiri Atas: Tata Naskah Dinas; Klasifikasi Arsip; Jadwal Retensi Arsip; Hak Akses dan Keamanan Arsip.

NSPK Unit Arsip IPB Tata Naskah Dinas/Tata Persuratan IPB Klasifikasi Arsip IPB Jadwal Retensi Arsip IPB Hak Akses dan Keamanan Arsip IPB

Tata Naskah Dinas (Tata Persuratan) Mengatur “format dan prosedur penciptaan serta produk arsip” ü Bagaimana format surat dan dokumen lain; ü Bentuk kop dan logo surat; ü Siapa boleh mengirim surat kemana; ü Siapa penandatangan surat; ü Bagaimana sistem penomoran; ü dll Ke depan juga akan diatur jenis dan spesifikasi kertas yang digunakan

Pola Klasifikasi Mengatur pengelompokan dan pengkodean surat ü Surat dikelompokkan berdasarkan kategorinya; ü Dilakukan pengkodean surat/arsip;

Penentuan Jadwal Retensi Arsip Mengatur umur (tahun) atau sampai kapan suatu surat disimpan dan prosedur penyusutan arsip ü ü JRA Dimusnahkan; Disimpan permanen; Ditinjau kembali.

Hak Akses dan Keamanan Data/Arsip Mengatur hak akses terhadap arsip tertentu dan bagaimana mengatur keamanan data/arsip ü Siapa yang boleh mengakses arsip apa; ü Siapa bertanggungjawab terhadap arsip apa; ü Bagaimana keamanan data/arsip.

Selain 4 NSPK tersebut, masih diperlukan beberapa POB/SOP untuk memperlancar kegiatan kearsipan di IPB

POB/SOP Lainnya (Prosedur Operasi Baku/Standar Operasi Prosedur) Akuisisi Arsip Layanan Arsip Alih Media Arsip Penyediaan Arsip Dinamis Pengolahan Arsip Statis Pembinaan Profesi Tenaga Kearsipan IPBLayanan Arsip

Akuisisi Arsip Mengatur cara memperoleh arsip ü Bagaimana prosedur mendapatkan dan mengumpulkan arsip dari seluruh unit kerja di lingkungan IPB (pasif dan proaktif); ü Jenis arsip apa yang diakuisisi.

Layanan Arsip Mengatur cara melayankan arsip ü Bagaimana memberi layanan arsip kepada pengguna arsip; ü Promosi/advokasi kearsipan.

Alih Media Arsip Mengatur proses alih media arsip ü Bagaimana alih media arsip konvensional ke format digital dilakukan; ü Arsip apa saja yang dialihmediakan.

Penyediaan Arsip Dinamis Mengatur proses menyediakan arsip dinamis ü Pengolahan arsip dinamis; ü Penataan arsip dinamis; ü Pelayanan arsip dinamis.

Pengolahan Arsip Statis Mengatur pengolahan arsip statis ü Mengolah arsip statis; ü Menata arsip statis.

Pembinaan Profesi Tenaga Kearsipan IPB Mengatur pembinaan SDM kearsipan ü Fungsional arsiparis; ü Tenaga kearsipan lainnya; ü Bimtek, diklat, seminar, dan kegiatan lain bidang kearsipan.

Masih Perlu Dibuat POB/SOP Lainnya Pengelolaan dan layanan arsip peta dan kartografi; Pengelolaan dan layanan arsip foto/video; . . . .

Proses Penyusunan NSPK 1. Ide; 2. Pengajuan proposal; 3. Studi literatur; 4. Penyusunan draft; 5. Konsinyasi atau rapat-rapat internal; 6. Sosialisasi; 7. Finalisasi; 8. Pengajuan menjadi Peraturan Rektor; 9. Perbanyakan;

Terima kasih Selamat Berkarya

Rencana Kearsipan IPB ke Depan • Punya gedung sendiri (Administrasi dan Depo Arsip); • Punya SDM Arsiparis Fungsional dalam jumlah mencukupi dan berkualitas untuk semua jenjang; • Punya sistem kearsipan yang handal; • Punya organisasi yang modern; • Punya khasanah arsip yang lengkap dan otentik; • Mendapat pendanaan yang cukup untuk melakukan kegiatan; • Mampu memberi layanan kerasipan terbaik