PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN ORGANISASI TUJUAN PEMBELAJARAN 1 Mengetahui

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN ORGANISASI TUJUAN PEMBELAJARAN 1. Mengetahui konsep dasar fungsi pengawasan dan pengendalian. 2. Mengetahui langkah-langkah dalam fungsi pengawasan dan pengendalian. 3. Mengetahui fungsi pengawasan dan pengendalian dalam praktek 4. Mengetahui beberapa pendekatan untuk mempertahankan konsistensi dalam menjalankan fungsi pengawasan

Pengertian Pengawasan • Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn, 2002) • Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan. the process of ensuring that actual activities conform the planned activities. (Stoner, Freeman, &Gilbert, 1995) 3/11/2021 Pengantar Manajemen

Beberapa Istilah Asing mengenai Pengawasan • Controlling • Evaluating • Appraising • Correcting 3/11/2021 Pengantar Manajemen

Tujuan dari Fungsi Pengawasan • • adaptasi lingkungan meminimalkan kegagalan meminimumkan biaya mengantisipasi kompleksitas dari organisasi 3/11/2021 Pengantar Manajemen

• Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan eksternal. • Dengan demikian fungsi pengawasan tidak saja dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan juga merubah rencana perusahaan disebabkan terjadinya berbagai perubahan di lingkungan yang dihadapi perusahaan. 3/11/2021 Pengantar Manajemen

• 4. Antisipasi Kompleksitas Organisasi, • maksudnya adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. • Kompleksitas tersebut mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai prosedur yang terkait dengan manajemen organisasi 3/11/2021 Pengantar Manajemen

Proses Pengawasan Umpan Balik Penentuan Standard dan Metode Penilaian Kinerja Apakah Kinerja yang dicapai sesuai dengan Standar ? Ya Tujuan Tercapai 3/11/2021 Pengantar Manajemen Pengambilan Tindakan Koreksi dan Melakukan evaluasi ulang atas Standar yang telah Tidak ditetapkan

Beberapa Gejala yang memerlukan Pengawasan • Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya • Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan) • Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya) • Berkurangnya kas perusahaan • Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur • Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik • Biaya yang melebihi anggaran • Adanya penghamburan dan inefisiensi 3/11/2021 Pengantar Manajemen

Pengawasan berdasarkan Proses Kegiatan Awal Feedforward Controls Memastikan bahwa petunjuk yang jelas dan faktor input yang ditetapkan telah tersedia 3/11/2021 Proses Concurrent Controls Memastikan bahwa segala proses dan perangkat penunjang berjalan sebagaimana mestinya Pengantar Manajemen Akhir Postaction Controls Memastikan bahwa output yang dihasilkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan

Beberapa faktor yang terkait dengan Pengawasan dalam Bidang SDM • Penerapan Employee Discipline System • Adanya Career Path • Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan 3/11/2021 Pengantar Manajemen

Pengawasan di Bagian Informasi • Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi • Penerapan Sistem Informasi Manajemen 3/11/2021 Pengantar Manajemen

Pengawasan di Bagian Keuangan • Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis) • Manajemen Kas (Cash Management) • Pengelolaan Biaya (Cost Control) 3/11/2021 Pengantar Manajemen

Pengawasan di Bagian Pemasaran • Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial • Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang terkait dengan Konsumen • Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaran yang dilakukan 3/11/2021 Pengantar Manajemen

Pengawasan di Bagian Produksi/Operasi • Evaluasi atas Plan Location • Evaluasi atas Plan Lay-out • Evaluasi atas Production Process and Schedule • Evaluasi atas Product Distribution 3/11/2021 Pengantar Manajemen

Mempertahankan (Memelihara) Fungsi Pengawasan • Sistem pengawasan tradisional (traditional control system) • sistem pengawasan yang berdasarkan komitmen (commitment-based control system). 3/11/2021 Pengantar Manajemen

• Sistem pengawasan tradisional melibatkan kegiatan monitoring yang bersifat eksternal. • Kinerja pegawai akan diawasi oleh atasan para pegawai. • Kinerja keuangan akan diawasi oleh orang-orang yang berada di luar bagian keuangan yang bertugas untuk melakukan pengawasan dan penilaian terhadap kinerja keuangan. • Terdapat tiga pendekatan dalam system pengawasan tradisional, yaitu pengawasan diagnostik (diagnostic control), pengawasan berdasarkan batasan-batasan (boundary control), dan pengawasan interaktif (interactive control) 3/11/2021 Pengantar Manajemen

• a. Pengawasan Diagnostik, adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer dimana setelah standar ditetapkan, manajer melakukan pengawasan dan penilaian apakah standar telah dicapai ataukah belum. • Sekiranya belum tercapai maka manajer kemudian berkewenangan untuk melakukan diagnosa atau faktor yang menyebabkan standar belum tercapai untuk kemudian mengambil keputusan yang terkait dengan upaya untuk pencapaian standar sesuai dengan yang semestinya. 3/11/2021 Pengantar Manajemen

• b. Pengawasan Berdasarkan Batasan, yaitu pengawasan yang dilakukan melalui penetapan aturan atau prosedur yang dengan aturan dan prosedur tersebut keseluruhan anggota dan pihak yang terkait dalam perusahaan akan menyesuaikan diri dengan aturan dan prosedur tersebut dalam menjalankan seluruh aktivitas terkait dengan perusahaan. Pengantar Manajemen 3/11/2021

• c. Pengawasan Interaktif, adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer yang secara interaktif dan terus menerus melakukan komunikasi dengan pegawai secara personal mengenai berbagai hal yang terkait dengan pekerjaan yang dilakukan. • Dengan komunikasi personal dan dilakukan secara interaktif ini, manajer dapat mengetahui apakah jalannya perusahaan telah mencapai standar yang diinginkan atau belum. 3/11/2021 Pengantar Manajemen

• Sistem Pengawasa yang Berdasarkan Komitmen • Berbeda dengan pendekatan Tradisional, dalam system pengawasan, pendekatan yang berdasarkan komitmen lebih menekankan fungsi pengawasan dari sisi internal dari pada eksternal. • Pengawasan lebih ditekankan pada faktor internal dari seiap individu pekerja. • Introspeksi diri dalam hal ini lebih dominan dalam menjalankan fungsi pengawasan 3/11/2021 Pengantar Manajemen daripada pengawasan eksternal.

• berbagai pendekatan bisa dilakukan dalam membangun system pengawasan yang berdasarkan komitmen ini, • diantaranya dengan menerapkan suatu system keyakinan tertentu dalam budaya kerja perusahaan atau melalui berbagai upaya yang “memaksa” pegawai untuk membiasakan diri dengan tanggung jawab dan introspeksi diri, diantaranya mungkin dengan memberikan kepercayaan dan kewenangan dalam berbagai jenis aktivitas yang diberikan kepada para pegawai. 3/11/2021 Pengantar Manajemen

• Dengan demikian diharapkan para pegawai akan terbiasa untuk berinisiatif, inovatif, tanggung jawab, sekaligus juga melakukan koreksi terhadap diri sendiri atau introspeksi diri sekiranya ada berbagai penyimpangan yang mungkin dilakukannya 3/11/2021 Pengantar Manajemen