PENGANTAR UPDATING DATA EMIS MADRASAH TP 20192020 Persiapan

PENGANTAR UPDATING DATA EMIS MADRASAH TP 2019/2020 Persiapan Updating Data EMIS Madrasah Tahun Pelajaran 2019/2020 Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Kabupaten Mojokerto, 25 September 2019

PARADIGMA BARU SISTEM PENDATAAN § Integrasi : menghubungkan seluruh sistem pendataan yang ada (existing system) yang saling terkait. § Komprehensif : mencakup seluruh entitas data (satuan pendidikan, peserta didik, PTK dan substansi pendidikan). § Data harus bersifat: ü Individual (detail by name by address), baik untuk satuan pendidikan, peserta didik maupun PTK; ü Relasional (data sejenis di database berbeda harus dapat saling dikaitkan dengan menggunakan identitas unik yang sama); dan ü Longitudinal (pendataan berkelanjutan sehingga dapat ditelusuri).

KONDISI SAAT INI PENGELOLAAN DATA PENDIS 1 Banyaknya aplikasi pendataan di lingkup Pendis yang tidak terintegrasi 2 3 4 5 Kejenuhan operator karena harus menangani banyak aplikasi pendataan Kondisi infrastruktur pendataan masih kurang memadai Pengelolaan data menjadi tidak efektif dan efisien Publikasi data yang dihasilkan sangat beragam dan tidak konsisten

KONDISI IDEAL PENGELOLAAN DATA PENDIS Ø Pengelolaan data Pendis terintegrasi dalam satu sistem informasi terpadu. APLIKASI IJOP SIMPATIKA Sumber Data (Operator) EMIS ARD BOS/PIP Publikasi Data SIM LAIN Ø Sumber data (operator satuan pendidikan) cukup melakukan satu kali input data pokok melalui sistem pendataan EMIS. Ø EMIS menjadi pusat data pokok Pendis yang menjadi acuan bagi sistem-sistem pengelolaan data Pendis yang lain. Ø Publikasi data satu pintu melalui EMIS.

SOLUSI Penataan Regulasi Sistem Pendataa n Pengembangan Software & Hardwar e Integra si Data

REGULASI PENDATAAN PENDIDIKAN ISLAM (YANG SEDANG/AKAN DISIAPKAN) No. Jenis Regulasi Target 1 Peraturan Dirjen Pendis tentang Pengelolaan Data dan Sistem Informasi Pendidikan Islam 2019 2 Rencana Strategis Teknologi Informasi (TI) Pendidikan Islam 2020 3 Rencana Pemulihan Bencana (Disaster Recovery Plan) Data Pendidikan Islam 2020 4 Petunjuk Teknis Pengelolaan Sistem Pendataan Pendidikan Islam 2020

PROGRES INTEGRASI DATA PENDIS

INTEGRASI DATA PENDIDIKAN ISLAM (YANG SUDAH DILAKUKAN) No. Jenis Integrasi Lingkup Integrasi Stakeholder 1 Integrasi data dalam rangka pendaftaran calon peserta PBSB (Program Beasiswa Santri Berprestasi) Internal Direktorat PD-Pontren 2 Integrasi data EMIS-Aplikasi Ijin Operasional (IJOP) Madrasah Internal Direktorat KSKK Madrasah 3 Integrasi data EMIS-BOPTN Internal Direktorat PTKI 4 Integrasi Pendataan Calon Peserta Ujian Nasional (CAPESUN) Madrasah & Pondok Pesantren Eksternal Puspendik - Kemdikbud 5 Integrasi data EMIS-SISPENA BAN S/M dalam pelaksanaan akreditasi Madrasah Eksternal BAN S/M - Kemdikbud 6 Integrasi data dalam penerbitan NPSN Madrasah & Pontren Eksternal PDSPK - Kemdikbud 7 Integrasi data dalam penerbitan NISN siswa Madrasah & santri Pontren Eksternal PDSPK - Kemdikbud 8 Integrasi data EMIS-UTBK SBMPTN Eksternal LTMPT - Kemrisktekdikti 9 Integrasi data dalam rangka penyusunan Statistik Indonesia Eksternal BPS

INTEGRASI DATA PENDIDIKAN ISLAM (YANG SEDANG DILAKUKAN) No. Jenis Integrasi Lingkup Integrasi Stakeholder 1 Integrasi data EMIS-ERKAM (Elektronik Rencana Kegiatan dan Anggaran Madrasah) Internal Direktorat KSKK Madrasah 2 Integrasi data EMIS-Program BOS & PIP Madrasah Internal Direktorat KSKK Madrasah 3 Integrasi data EMIS-ARD (Aplikasi Raport Digital) Internal Direktorat KSKK Madrasah 4 Integrasi data EMIS-Aplikasi Ijin Operasional (IJOP) Pondok Pesantren Internal Direktorat PD-Pontren 5 Integrasi data EMIS-PDPP (Pangkalan Data Pondok Pesantren) Internal Direktorat PD-Pontren 6 Integrasi data EMIS-SISPENA BAN PAUD-PNF dalam pelaksanaan akreditasi RA & Pondok Pesantren Eksternal BAN PAUD PNF - Kemdikbud 7 Integrasi data EMIS-Aplikasi JAGA Eksternal KPK

INTEGRASI DATA PENDIDIKAN ISLAM (YANG AKAN DILAKUKAN) - INTERNAL No. Jenis Integrasi Lingkup Integrasi Stakeholder 1 Integrasi data EMIS-SIAGA Internal Direktorat PAI 2 Integrasi data EMIS-SIMPATIKA Internal Direktorat GTK Madrasah 3 Integrasi data EMIS-PDSPM (Pangkalan Data Sarana Prasarana Madrasah) Internal Direktorat KSKK Madrasah 4 Integrasi data EMIS-SIMSARPRAS (Sistem Informasi Manajemen Sarana Prasarana) Pondok Pesantren Internal Direktorat PD-Pontren 5 Integrasi data EMIS-Program BOS & PIP Pondok Pesantren Internal Direktorat PD-Pontren 6 Integrasi data EMIS-SIMSARPRAS Perguruan Tinggi Keagamaan Islam (PTKI) Internal Direktorat PTKI 7 Integrasi data EMIS-Aplikasi Pendirian PTKI Internal Direktorat PTKI 8 Integrasi data EMIS-Aplikasi Perizinan Program Studi PTKI Internal Direktorat PTKI

INTEGRASI DATA PENDIDIKAN ISLAM (YANG AKAN DILAKUKAN) - EKSTERNAL No. Jenis Integrasi Lingkup Integrasi Stakeholder 1 Sinkronisasi data EMIS-BDT (Basis Data Terpadu) untuk penetapan sasaran penerima PIP Eksternal Pusdatin - Kemensos 2 Sinkronisasi data EMIS-Database Dukcapil untuk proses validasi Nomor Induk Kependudukan (NIK) Eksternal Dukcapil - Kemdagri 3 Integrasi Data Pendidikan Nasional Eksternal PDSPK - Kemdikbud 4 Integrasi data EMIS-Bidikmisi Perguruan Tinggi Negeri Eksternal Kemristekdikti 5 Integrasi data EMIS-PDPT (Pangkalan Data Perguruan Tinggi) Eksternal Kemristekdikti

PERSIAPAN UPDATING DATA EMIS MADRASAH SEMESTER GANJIL TP 2019/2020 Perapihan kode wilayah dan referensi data lembaga madrasah. Penyempurnaan aplikasi pendataan EMIS Madrasah. Penyediaan dashboard monitoring updating data EMIS Madrasah. Penyediaan dashboard reporting data untuk semua stakeholder data EMIS Madrasah, baik sumber data (satuan pendidikan) maupun pengguna data (Kankemenag Kab. /Kota, Kanwil Provinsi, Unit Kerja di Pusat, Kementerian/ Lembaga Lain, atau Perseorangan). • Penyiapan surat pengantar updating data EMIS Madrasah Semester Ganjil TP 2019/2020. • Periode updating data EMIS Madrasah Semester Ganjil TP 2019/2020 : 26 Agustus 2019 s/d 30 Desember 2019. • •

TARGET UPDATING DATA EMIS MADRASAH SEMESTER GANJIL TP 2019/2020 • Data EMIS semakin berkualitas dan berdayaguna. • Data EMIS dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk mendukung berbagai program pendidikan Islam di Direktorat KSKK Madrasah : a. Target cut off data BOS/PIP : 30 September 2019 b. Sinkronisasi SIMSARPRAS : September - November 2019 c. Sinkronisasi ARD : September - November 2019 d. Sinkronisasi Verval-PD : September - November 2019 e. Periode pendataan CAPESUN : November - Desember 2019 f. Sinkronisasi UTBK & Bidikmisi : November - Desember 2019 g. Sinkronisasi SISPENA : menyesuaikan jadwal BAN S/M & BAN PAUD/PNF

PROGRAM PHLN BANK DUNIA : PENGUATAN SISTEM PENDATAAN

RENCANA KERJA DAN ANGGARAN TAHUN 2020 Penyusunan Regulasi Sistem Pendataan I II III Pengembangan Software & Dukungan Pengembangan Hardware & Hosting ANGGARAN TAHUN 2020 : RP. 18. 330. 600. 000, -

I. PENYUSUNAN REGULASI SISTEM PENDATAAN

PENYUSUNAN REGULASI SISTEM PENDATAAN (1) 1. Penyusunan Rencana Strategis Teknologi Informasi Pendidikan Islam Pedoman yang akan menyelaraskan arah pengembangan teknologi informasi dan sistem informasi dengan rencana strategis organisasi serta pengelolaan area-area dalam tata kelola teknologi informasi di lingkup Ditjen Pendidikan Islam. 2. Penyusunan Disaster Recovery Plan Data Pendidikan Islam Pedoman yang akan dijadikan sebagai rujukan untuk mengantisipasi adanya resiko kerusakan atas data baik yang disebabkan oleh bencana alam, kerusakan teknis, maupun yang disebabkan oleh manusia.

PENYUSUNAN REGULASI SISTEM PENDATAAN (2) 3. Penyusunan Panduan Teknis Pengelolaan Sistem Pendataan Dokumen turunan dari peraturan pengelolaan sistem pendataan dan akan menjadi referensi teknis bagi tim pengelolaan aplikasi pendataan dalam manajemen sehari-hari (day-to-day management). 3. Sosialisasi Regulasi Sistem Pendataan Pendidikan Islam 4. Review Regulasi Pengelolaan Data dan Sistem Informasi Pendis Regulasi ini akan menjadi pedoman untuk membangun sistem database tunggal (single database) dan pengelolaan sistem pendataan.

II. PENGEMBANGAN SOFTWARE DAN DUKUNGAN

PENGEMBANGAN SOFTWARE DAN DUKUNGAN (1) 1. Pengembangan Aplikasi Pendataan Pendidikan Islam Prinsip utama pengembangan aplikasi ini adalah memastikan bahwa untuk satu jenis data harus dikelola dan menjadi tanggung jawab satu pihak sehingga output atas data tersebut hanya ada satu. 2. Pengembangan Dashboard Business Intelligence Pengembangan dashboard Business Intelligence bertujuan untuk memudahkan para pengambil kebijakan dalam membaca dan memanfaatkan data dan informasi yang tersedia di berbagai aplikasi untuk dijadikan sebagai acuan dalam pengambilan kebijakan.

PENGEMBANGAN SOFTWARE DAN DUKUNGAN (2) 3. Optimalisasi Software Database Untuk meningkatkan performance software Postgre. SQL dalam mendukung proses pendataan EMIS, dipandang perlu untuk melakukan optimalisasi software Database Prostgre. SQL ini, melalui proses tuning dan konfigurasi ulang yang dilakukan oleh tenaga profesional. 3. Pemeliharaan Lisensi Software Pemeliharaan lisensi yang legal untuk beberapa perangkat yang digunakan untuk mendukung terlaksananya pengelolaan data dan sistem informasi, berupa lisensi perangkat Fortinet Forigate dan perangkat server yang dimiliki oleh Ditjen Pendidikan Islam.

III. PENGEMBANGAN HARDWARE DAN HOSTING

PENGEMBANGAN HARDWARE DAN HOSTING 1. Pengadaan Hardware Pendukung Pengelolaan Data dan Jaringan Pengadaan perangkat keras (hardware) dan jaringan ini untuk memastikan bahwa kapasitas perangkat server dan jaringan memadai untuk mendukung pengelolaan input data dan produksi data. 2. Pengadaan Layanan Bandwidth Data Pendidikan Islam Kegiatan ini bertujuan untuk menyediakan fasilitas jaringan (bandwidth) yang memadai untuk mendukung proses pendataan pendidikan Islam.

EVALUASI EMIS 2018 -2019 • Membangun/memperkuat master data referensi EMIS üData Lembaga : data profil lembaga (termasuk data sarpras, data kurikulum, data kegiatan ekskul, data keuangan, dll); üData Siswa : Siswa by name dan data detail siswa; üData PTK dan Pengawas : PTK by name dan data detail PTK dan Pengawas; üPendataan lembaga, rombel, siswa dan guru madrasah akan dihubungkan dengan jadwal kegiatan belajar mengajar untuk mengetahui beban jam mengajar guru • Sumber data yang berasal dari data EMIS 2017 -2018 semester genap

EVALUASI EMIS 2018 -2019 Pengelolaan Tenaga Pendataan ü Kesalahan Registrasi Jenis Akun ü Nomor Statistik diisi dengan NIK ü Perbedaan NSM pada Identitas dengan master data referensi ü Hilangnya Akun ü Pasword tidak tereset

EVALUASI EMIS 2018 -2019 Kelembagaan ü Lembaga lama yang belum terdaftar di EMIS ü Lembaga baru belum memiliki NPSN ü Perubahan Nomenklatur : ü Merubah NSM pada Master Data Referensi ü Merubah Identitas NSM pada Akun Madrasah ü Kelengkapan data Kelembagaan yang tidak Lengkap

EVALUASI EMIS 2018 -2019 Kesiswaan ü Siswa yang belum memiliki atau bermasalah dengan NISN ü Data Siswa Aktif belum lengkap (byname) ü Siswa Ganda ü Siswa Hilang ü Entri Siswa baru memakan waktu lama ü Mutasi Siswa ü Detail Siswa Belum Lengkap

EVALUASI EMIS 2018 -2019 GTK/PTK ü PTK Aktif dalam lembaga belum lengkap ü PTK Ganda ü Detail PTK belum terisi ü Kepala Madrasah

EVALUASI EMIS 2018 -2019 SISPENA S/M SISPENA PNF ü Sync Kelembagaan ü Sync Sarpras ü Sync PTK ü Tugas Tambahan ü Sync Siswa

EVALUASI EMIS 2018 -2019 Calon Peserta Ujian Nasional : • Salah satu syarat peserta didik dapat mengikuti UN adalah memiliki Nomor Induk Siswa Nasional (NISN). • Kendalam proses pengajuan NISN ke PDSPK Kemdikbud, yaitu: a. Lembaga Madrasah belum memiliki NPSN atau NPSN tidak valid; b. Data siswa tidak lengkap atau tidak valid (tanggal lahir kosong atau tidak valid; nama ibu tidak diisi; duplikasi data santri); c. Pada saat pengisian data EMIS, Siswa yang belum memiliki NISN, tetap dipaksa diisikan kolom NISN-nya dengan angka sembarang, sehingga menyulitkan pada saat melakukan seleksi data pengajuan NISN.

EVALUASI EMIS 2018 -2019 d. Belum adanya mekanisme baku dalam proses penerbitan NISN bagi peserta didik Kemenag (Pendis) yang ditetapkan oleh PDSPK Kemdikbud; • Sebagai dasar mengikuti Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SBMPTN) • Sebagai dasar Pengajuan Beasiswa Bidikmisi • Sebagai salah satu referensi data dalam proses pedaftaran masuk Perguruan Tinggi Negeri melalui sistem Ujian Tulis Berbasis Komputer (UTBK) tahun 2019 oleh Lembaga Tes Masuk Perguruan Tinggi (LTMPT).

EVALUASI EMIS 2018 -2019 Pengawas Madrasah • Capaian Belum maksimal • Banyak data yang belum terisi • Proses Pendataan yang memakan banyak tahapan

EVALUASI EMIS 2018 -2019 Kendala Solusi § Bermunculannya aplikasi-aplikasi pendataan lain di Ditjen Pendis yang tidak terintegrasi dengan EMIS § Keterbatasan sarana pendataan di tingkat lembaga pendidikan § Minimnya perhatian terhadap kesejahteraan operator data § Kejenuhan yang dirasakan para operator data di tingkat lembaga dalam melakukan updating data § Sosialisasi content EMIS di kalangan Ditjen internal Pendis dan stakeholder lainnya § Integrasi data, baik di lingkup internal Ditjen Pendis maupun eksternal (dengan kementerian lain/lembaga luar) 33