Pengantar Pengurusan BAB 7 Struktur Organisasi dan Rekabentuk

STRUKTUR ORGANISASI n Definasi struktur organisasi: n n Kerangka formal sesebuah organisasi di mana kerja dibahagikan, dikumpulkan, dan dikoordinasikan. Perubahan pengorganisasian (organization restructuring) yang dilakukan oleh pengurusan dikenali sebagai tindakan mengubah rekabentuk struktur organisasi.

Tujuan Pengorganisasian n n n Membahagikan kerja dalam bentuk kerja khusus dan jabatan. Mengagihkan kerja dan tanggungjawab kepada individu. Mengkoordikasi kepelbagaian kerja dalam organisasi. Pengklusteran kerja dalam bentuk unit. Mengwujudkan hubungkait antara pekerja dalam organisasi. Mengwujudkan rantaian perintah yang formal. Mengagih dan menetapkan sumber organisasi.

Proses Rekabentuk Struktur n n n Pengkhususan kerja Penjabatanan Arahan Rantaian perintah Jangkauan kawalan Pembuatan keputusan

Pengkhususan Kerja n n Definasi – kerja dalam organisasi dibahagikan mengikut kumpulan kerja yang berlainan. Seterusnya melibatkan pembahagian buruh/ tenaga kerja. Kajian dilakukan oleh Adam Smith – 12 orang anak. Hasil kajian diamalkan oleh kilang Ford.

Penjabatanan n n Pengumpulan kerja mengikut “bidang” masing. Jenis penjabatanan: n n n Fungsian – Jabatan Pemasaran, Sumber Manusia Produk – pasaraya; hasil keluaran tertentu. Geografi – Wilayah Utara, Asia, Timur Tengah Proses – jabatan kerajaan; penerimaan borang, pemeriksaan butiran, pengeluaran dokumen, serahan, pentadbiran. Pelanggan – individu, runcit, korporat.

Rantaian Perintah n n n Definasi – talian tanpa putus autoriti yang mengunjur dari aras atas organisasi ke bawah. Menyatakan kedudukan individu dalam organisasi – carta organisasi. Konsep rantaian perintah: n n n Autoriti – hak yang dimiliki dari kedudukan; memberi arahan dipatuhi. Tanggungjawab – tuntutan yang perlu dilakukan ekoran dari autoriti. Paduan perintah – individu bertanggungjawab dan berurusan secara terus kepada satu ketua.

Jangkauan Kawalan n n Definasi – jumlah orang bawahan yang dikawal oleh seorang ketua. Pengembangan jangkauan kawalan: n n n Mengurangkan kos pentadbiran Mengurangkan kos overhed Mempercepatkan proses pembuatan keputusan Meningkatkan fleksibiliti Mendekatkan pengurusan dengan pelanggan Memberi kuasa kepada pekerja

Pembuatan Keputusan n Boleh dibahagikan kepada: n n Pemusatan (centralize) Perlu merujuk kepada pegawai atasan untuk mendapatkan keputusan. Pemencaran (decentralize) Pekerja bawahan diberikan kuasa (empowerment) untuk menyelesaikan masalah tertentu.

Pemformalan n Definasi: n n n Merujuk kepada tahap kerja dalam organisasi yang standard dan tahap. Sikap pekerja dikawal oleh peraturan dan prosedur. Tahap Kerja: n Tahap pemformalan kerja yang tinggi n Pekerja tidak mempunyai keupayaan untuk mengubah aktiviti kerja (penaip surat). n Tahap pemformalan kerja yang rendah n Pekerja boleh menentukan pencapaian matalamat kerja (pemberita akhbar).

REKABENTUK ORGANISASI n n Rekabentuk organisasi tidak sama. Bergantung kepada: n n n Strategi Saiz Teknologi Persekitaran Jenis rekabentuk organisasi: n n Organisasi mekanistik Organisasi organik

Organisasi Mekanistik n Bercirikan: n n n pengkhususan yang tinggi penjabatanan yang ekstensif jangkauan kawalan yang sempit formalisasi tinggi ke atas kerja jaringan maklumat yang terhad penglibatan pekerja bawahan yang sedikit dalam pembuatan keputusan.

Organisasi Organik n Fleksibel dengan sedikit: n n Pengkhususan kerja Pemformalan kerja Penyeliaan Ciri-ciri: n n n Kumpulan silang fungsian Kumpulan silang heirarki Aliran maklumat bebas Pemencaran Pemformalan rendah

Strategi dan Struktur n n n Membantu pengurus mencapai objektif yang telah ditetapkan. Strategi menentukan struktur organisasi. Perubahan strategi menyebabkan struktur organisasi turut berubah.

Saiz dan Struktur n n n Jumlah pekerja menentukan struktur organisasi. Ramai pekerja – organisasi akan mempunyai struktur yang lebih khusus, perjabatanan, pemusatan, peraturan. Sedikit pekerja – struktur lebih fleksibel.

Teknologi dan Struktur n n Kajian Woodward mendapati struktur organisasi berdasarkan teknologi. Teknologi digunakan bagi mengubah input kepada output.

Persekitaran dan Struktur n n n Ketidaktentuan persekitaran menentukan struktur organisasi. Tinggi tahap ketidaktentuan – rekabentuk organik. Rendah tahap (stabil) ketidaktentuan – rekabentuk mekanistik.

Aplikasi Rekabentuk Struktur n n n n Struktur mudah Birokrasi Berasaskan kumpulan Projek dan matriks Unit dalaman berautonomi Organisasi tanpa sempadan Organisasi belajar