Pengantar Administrasi Persuratan Proposal dan LPJ Oleh Zulfikar

Pengantar Administrasi, Persuratan, Proposal dan LPJ Oleh : Zulfikar Ibnu Mas’ud (Sekum KAMMI Daerah Sulsel) Disampaikan pada : Training Dasar Organisasi KAMMI Komsat UMI Azhar Center – Kamis, 17 Mei 2007

Administrasi. . . Mengapa? • Sesungguhnya Allah mencintai orang-orang yang berperang di jalan-Nya dalam barisan yang rapi. . . (61: 4) • Kebatilan yang terorganisir dapat mengalahkan kebaikan yang tidak terorganisir. . . (Ali radiyallahu anhu) • Salah satu parameter penilaian profesionalisme sebuah organisasi TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Daftar Isi • Pengantar Administrasi • Persuratan • Proposal • Laporan Pertanggungjawaban TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Administrasi • Administrasi atau biasa kita sebut juga dengan ketatausahaan dengan lingkup yang lebih kecil adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh setiap organisasi. TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Struktur Administrasi KAMMI Pusat Ketua Umum KAMMI Pusat Sekretaris Jenderal Biro Kesekretariatan & Kerumahtanggaan Biro Pengembangan Organisasi (PO) Bendahara Umum, Ketua Teritorial & Ketua Bidang TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Tugas Struktur Administrasi KAMMI Kesekretariatan & Kerumahtanggaan – – – – Mengadakan, mencatat dan mengarsip surat-menyurat. Menyimpan dan memelihara arsip-arsip penting. Mengelola sekretariat, baik dari segi pengadaan perencanaan, pemakaian dan pemeliharaan. Mendokumentasikan aset-aset vital KAMMI guna pembentukan pusat dokumentasi KAMMI. Membuat agenda kerja ketua umum dan sekjend KAMMI Dalam menjalankan tugasnya dapat mengangkat staf. Mengadakan dan mengelola perpustakaan KAMMI Bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal. TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Tugas Struktur Administrasi KAMMI Pengembangan Organisasi (PO) • • • Mengadakan, mencatat dan mengarsip data dan dokumen yang berkaitan dengan organisasi. Menjalankan fungsi supporting organization dalam bentuk: – Mendukung, mengawasi dan mengevaluasi berjalannya struktur organisasi. – Melakukan evaluasi rutin terhadap kegiatan yang telah dilakukan dan akan berjalan di tiap biro dan departemen. – Memberikan rekomendasi kepada Ketua Umum dan atau Sekretaris Jenderal sebagai pengambilan kebijakan alternatif. – Memberikan alternatif penyelesaian masalah organisasi. Bersama Teritorial membuat konsep dan pengawasan akreditasi KAMMI Daerah. Dalam menjalankan tugasnya, biro PO dapat mengangkat staff. Bertanggung jawab terhadap Sekretaris Jenderal. TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Struktur Administrasi KAMMI Daerah Ketua Umum KAMMI Daerah Sekretaris Umum Biro Kesekretariatan & Kerumahtanggaan Bendahara, Ketua Departemen & Ketua LSO/BKM TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Persuratan • Fungsi Surat : Media komunikasi (tulisan) external dan internal • Jenis Surat : – Surat Resmi/Dinas format terikat aturan – Surat Pribadi bebas • Yang dibahas khusus aturan persuratan KAMMI berdasarkan Pedoman Pengelolaan Kesekretariatan dari KAMMI Pusat TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Bagian-bagian Surat • Kop Surat • Tanggal • Nomor, Hal & Lampiran • Tujuan • Salam Pembuka • Isi Surat • Salam Penutup • Pengirim (Tanda tangan) • Inisial Konseptor TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Bagian-bagian Surat • Kop Surat Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia font Tahoma, size 18 (Bold), The Action Grup of Indonesia Moslem Student Tahoma, size 12 (Bold) (KAMMI) KOMISARIAT UMI Times New Roman 22 (Bold) Alamat Sekretariat Times New Roman, size. . TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Bagian-bagian Surat • Tanggal • Nomor, Hal & Lampiran • Tujuan TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Bagian-bagian Surat • Salam Pembuka • Isi Surat • Salam Penutup TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Stempel 1. Stempel KAMMI Daerah sama dengan stempel KAMMI PUSAT 2. Stempel Komisariat meletakkan nama daerahnya (lihat contoh). 3. Ukuran stempel, penulisan huruf, dan bentuk stempel; diseragamkan 1. Tulisan KAMMI mengunakan (Times New Roman Bold/Tebal) 2. Tulisan Pengurus KAMMI Pusat, Daerah, Komsat dan Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia menggunakan (Tahoma ) Bold/Tebal) 4. Mengenai warna tinta stempel, di tetapkan menggunakan warna biru tua 21 mm TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007 62 mm

Bagian-bagian Surat • Pengirim Surat (Tanda-Tangan) • Inisial konseptor ZF TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Proposal • Proposal adalah satu bentuk surat yang bertujuan untuk menawarkan sesuatu kepada pihak lain. • Karena itu syarat-syarat komunikasi tertulis juga berlaku, antara lain : – Bahasanya jelas dan mudah dimengerti – Deskriptif – Persuasif TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Proposal • Isi Proposal : – Nama, Latar Belakang, Tujuan, Sasaran, Pelaksana dan Penanggungjawab Kegiatan – Informasi Pelaksanaan • Tempat • Waktu (hari, tanggal) • Susunan Acara – Tawaran yang Diberikan – Lampiran : • Susunan Panitia • Anggaran yang Dibutuhkan TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Laporan Pertanggungjawaban • Laporan pertanggungjawaban adalah laporan lengkap tentang proses jalannya suatu kegiatan atau organisasi. • Laporan ini biasanya dibuat pada saat sebuah kegiatan telah selesai • Diberikan kepada pihak-pihak yang telah berpartisipasi/membantu TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Laporan Pertanggungjawaban • Faktor-faktor penting dari Laporan Pertanggungjawaban : – Mengandung fakta yang lengkap dan benar. – Memberikan gambaran menyeluruh tentang kegiatan tersebut. – Menyediakan data untuk pelaksanaan kegiatan. – Memiliki evaluasi sehingga dapat terjadi penyempurnaan kegiatan selanjutnya. – Menyampaikan kesimpulan atau saran atau gagasan untuk perbaikan kegiatan selanjutnya. TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007

Laporan Pertanggungjawaban • Format – Nama, Latar Belakang, Tujuan dan Sasaran Kegiatan – Informasi Pelaksanaan • Tempat, Waktu (hari, tanggal) • Kronologis Acara – Rincian : • Susunan Panitia • Dana yang digunakan – Ucapan Terima Kasih – Kesimpulan & Saran TDO KAMMI UMI – 17 Mei 2007