Pengambilan Keputusan Standar Kompetensi Mahasiswa memahami konsep proses

Pengambilan Keputusan

Standar Kompetensi • Mahasiswa memahami konsep, proses, dan teknik pengambilan keputusan pendidikan • Mahasiswa mampu menggunakan berbagai teknik pengambilan keputusan untuk menghasilkan keputusan yang efektif.

Strategi Perkuliahan • Teori Konsep, proses, dan teknik-teknik pengambilan keputusan pendidikan (UTS) • Praktek q Mengidentifikasi permasalahan pendidikan di sekolah/dinas) dalam 8 bidang garapan AP. q Mendeskripsikan proses pengambilan keputusan masalah dan solusi yang diambil. q Mengkritisi proses pengambilan keputusan pendidikan q Mengembangkan proses pengambilan keputusan dan solusi yang efektif (UAS)

PENGANTAR PK v dilakukan apabila pimpinan menghadapi masalah, mencegah timbulnya masalah, atau untuk meningkatkan prestasi organisasi melampaui target yang telah direncanakan v pemilihan alternatif terbaik dari berbagai alternatif untuk pemecahan masalah v pendekatan sistematis terhadap hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif yang dihadapi dan pengambilan keputusan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat

PENGANTAR PK, lanjutan… § tidak berlangsung dalam suasana vakum § berlangsung dalam rangka kehidupan organisasi § berkaitan langsung dengan pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi yang telah ditentukan sebelumnya § menyangkut berbagai model, teknik, dan prosedur yang universal, akan tetapi diterapkan dengan memperhitungkan situasi, kondisi, waktu, dan tempat § dalam analisis terakhir diukur dengan implementasinya

PENGANTAR PK lanjutan… merupakan kegiatan sentral dari manajemen merupakan kunci kepemimpinan sebagai inti kepemimpinan sebagai suatu karakteristik yang fundamental sebagai jantung kegiatan administratif suatu saat kritis bagi tindakan administratif kegiatan yang paling penting dari semua kegiatan karena di dalamnya manajer terlibat q merupakan pertanggungjawaban utama dari semua administrator melalui suatu proses keputusan dibuat dan dilaksanakan q q q q

DASAR-DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN q Setiap keputusan harus dapat dilaksanakan dipertanggungjawabkan oleh pengambil keputusan, yang lebih ditekankan pada sifat kepemimpinan dari pengambil keputusan tersebut. q Pengambilan keputusan pada dasarnya merupakan inti dari kepemimpinan; kepemimpinan inti dari manajemen; manajemen merupakan inti dari administrasi; dan pengambilan keputusan itu sendiri memiliki inti hubungan kerja sama antarmanusia

Pengantar • Pembuatan Keputusan merupakan kegiatan kunci: – Eksekutif /Administrator – Manajer – Leader – Karyawan – Setiap manusia dalam kehidupannya

DASAR-DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN Administra si Manajeme n Kepemimpina n Pengambilan keputusan Hubungan manusia (human relation)

Bahan diskusi… • Apakah pengambilan keputusan hanya dilakukan oleh pimpinan organisasi? Berikan pendapat anda, rasionalitas disertai contoh di sekolah. • Apakah pengambilan keputusan? • Mengapa pengambilan keputusan perlu dilakukan? Contoh konkret dampak positif/negatif suatu PK. Pengambilan keputusan hanya dilakukan oleh pimpinan. Namun, ada pertimbangan dari staf. Kebijakan yang harus dipilih untuk meningkatkan keefektifan organisasi. Guru? ? ? Semua orang bisa mengambil keputusan (1, 8) Leader/manajer

Pengambilan keputusan hanya dilakukan oleh pimpinan. Namun, ada pertimbangan dari staf. Kebijakan yang harus dipilih untuk meningkatkan keefektifan organisasi. Guru? ? ? Semua orang bisa mengambil keputusan (1, 8) Leader/manajer • Pengambilan keputusan perlu dilakukan untuk mengatasi masalah organisasi, • Pengambilan keputusan tidak selalu mengatasi masalah, namun sebagai kebijakan untuk payung masalah.

• Distribusi kewenangan pengambilan keputusan … Bagaimana implementasi pengambilan keputusan distributif • Pimpinan • Pengambilan keputusan yang luas harus pimpinanbukan bawahan. • Dalam organisasi multi pimpinan (kelompok 2, 76) • Mengapa perlu dilakukan pengambilan keputusan?

• Siapa pengambil keputusan? Siapakah pemimpin dan apa bedanya dengan manajer? Siapa non manajer or non pemimpin. • Mengapa pengambilan keputusan perlu dilakukan dalam organisasi? • Siapa yang bisa membantu pencapaian keefektifan organisasi? • Upaya apa yang perlu dilakukan untuk pengambilan keputusan yang efektif.

KONSEP PK • Pembuatan keputusan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan (Hani Handoko). • Decision making can be defined as the selection based on some criteria of one behavior alternative from two or more possible alternative. (G. R. Terry) • PK adalah proses memilih suatu alternatif cara bertindak dengan metode yang efisien sesuai situasi untuk menemukan dan menyelesaikan masalah organisasi (J. Salusu, 1996)

Pengantar • Pengambilan keputusan adalah suatu proses penentuan keputusan yang terbaik dari sejumlah alternatif untuk melakukan aktivitas pada masa yang akan datang (Malayu S. P. H).

• Keputusan yang tidak diberlakukan/ditindaklanjuti BUKAN lah keputusan, namun suatu niat/maksud. Sehingga … PK mencakup penetapan tujuan dan implementasi keputusan untuk mencapai tujuan.

Human Relation merupakan penentu Kesuksesan PK • Sinkronisasi antara tujuan organisasi dan tujuan masing anggota organisasi • Suasana dan iklim kerja yang menyenangkan • Hubungan kerja informal dan formal • Perlakuan yang humanis; manusia bukan mesin • Mengembangan kemampuan bawahan • Pekerjaan yang menantang • Pengakuan dan penghargaan terhadap prestasi • Kemudahan dalam melaksanakan pekerjaan • The right man on the right place • Kesejahteraan pegawai

MENGAPA MENGAMBIL KEPUTUSAN • Adanya Masalah : kondisi yang menyimpang atau tidak sesuai dengan yang diinginkan. • Perbaikan/Pengembangan: upaya meningkatkan hasil melebihi daripada yang direncanakan

JENIS KEPUTUSAN/PK 1. Pengambilan keputusan stratejik ketidakpastiannya besar berorientasi masa yang akan datang/rencana jangka panjang 2. Pengambilan keputusan taktik rencana jangka pendek dan alokasi sumber-sumber daya guna mencapai sasaran stratejik Contoh: penyusunan anggaran belanja, problem-problem personalia, riset dan pengembangan, dan sebagainya. 3. Pengambilan keputusan operasional penetapan standar-standar yang bersifat deterministik mengusahakan agar tugas-tugas spesifik diimplementasikan dengan cara yang efektif dan efisien memerlukan perintah-perintah spesifik untuk mengawasi pekerjaan-pekerjaan spesifik

Jenis Keputusan • Optimasi Pengambilan keputusan yang memperhitungkan semua faktor yang terkait dengan keputusan yang akan diambil. • Satisficing = rasio terbatas Keputusan yang didasarkan pada informasi dan data yang terbatas sehingga rasionalitas keputusan menjadi terbatas

Tingkat-tingkat Keputusan • Keputusan otomatis • Keputusan berdasarkan informasi yang diharapkan • Keputusan berdasarkan berbagai pertimbangan • Keputusan berdasar ketidakpastian ganda

Decision-Making Conditions The decision maker faces conditions of. . . Certainty Risk Uncertainty Level of ambiguity and chances of making a bad decision Lower Moderate Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. Higher Figure 9– 22 9. 1

Jenis Keputusan • Keputusan terprogram (terstruktur)/standing decisions – Dibuat menurut kebiasaan, aturan, prosedur; tertulis maupun tidak – Bersifat rutin, berulang-ulang • Keputusan tak terprogram (tidak terstruktur) – Mengenai masalah khusus, khas, tidak biasa – Kebijakan yang ada belum menjawab – Mis. Pengalokasian sumber daya

KONDISI PENGAMBILAN KEPUTUSAN Kepastian yaitu hasil dari setiap alternatif telah diketahui. Resiko yaitu probabilitas/kemungkinan hasil tertentu dari alternatif-alternatif dapat diperkirakan.

KONDISI PENGAMBILAN KEPUTUSAN Ketidakpastian yaitu hasil alternatif-alternatif tidak dapat diperkirakan/tidak pasti. Maksimaks : memaksimalkan hasil maksimum yang mungkin. Maksimin : memaksimalkan hasil minimal yang mungkin. Minimaks : meminimalkan “penyesalan” (keuntungan yang diperoleh jika dipilih strategi yang berbeda).

DIAGRAM PROSES KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI Tujuan dan Sasaran Organisasi Kriteria Keberhasilan Program/Kegiatan Identifikasi Permasalahan Alt 1 Alt 2 Alt 3 Alt 4 Keputusan (memilih alternatif terbaik Pengujian Pelaksanaan keputusan dan Pengedalian Alt 5 Umpan balik perbandingan dan pembetulan jika terjadi penyimpangan

PEDOMAN UMUM CARA PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG EFEKTIF § Mengetahui penyebab masalah sesungguhnya § Mengetahui akibat kalau masalah dibiarkan berlarut-larut § Merumuskan masalah dengan jelas § Tujuan keputusan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi secara keseluruhan § Melibatkan bawahan dalam proses pengambilan keputusan § Memiliki keyakinan terhadap keputusan yang diambil § Menilai hasil pelaksanaan keputusan § Pendekatan keputusan yang fleksibel

CARA PENGAMBILAN KEPUTUSAN Berdasarkan rasio, asumsinya: masalah jelas dan tidak bermakna ganda sasaran tunggal yang didefinisikan harus dicapai seluruh alternatif dan akibat diketahui preferensi jelas preferensi konstan dan stabil tidak ada kendala waktu dan biaya pilihan terakhir akan memaksimalkan hasil.

CARA PENGAMBILAN KEPUTUSAN • Dapat dilaksanaan jika: masalah sederhana, sasarannya jelas dan alternatifnya terbatas tekanan waktu sedikit dan biaya untuk mencari dan mengevaluasi alternatif rendah budaya organisasi mendukung inovasi dan pengambilan resiko hasil-hasil relatif konkrit dan dapat diukur. • Dalam pengambilan keputusan yang rasional, manajer bersikap obyektif dan logis; konsisten dan memaksimalkan nilai, dengan kendala tertentu.

CARA PENGAMBILAN KEPUTUSAN Berdasarkan rasio yang terbatas, rasional berdasarkan parameter proses pengambilan keputusan yang dipagari atau dibatasi oleh kemampuan seseorang untuk memproses informasi. Karena tidak menganalisis semua informasi dalam semua alternatif, maka keputusan sekedar memenuhi syarat bukannya memaksimalkan: menerima solusi yang “cukup baik”. Para manajer menjadi rasional di dalam batas (pagar) kemampuan mereka di bidang pemrosesan informasi.

CARA PENGAMBILAN KEPUTUSAN Berdasarkan intuisi, pengambilan keputusan bawah sadar berdasarkan pengalaman dan pertimbangan yang sudah terkumpul. Lima aspek intuisi: pengalaman, nilai atau etika, mental bawah sadar, perasaan, kognisi. Eskalasi Komitmen, peningkatan komitmen terhadap keputusan sebelumnya walaupun ada bukti bahwa keputusan itu mungkin keliru.

Rumus Keputusan Efektif Effective Decision = Quality (Q) x Acceptability (A) • Quality diketahui dari tingkatan faktor teknis dan rasionalitas yang tinggi • Acceptability diketahui dari tingkatan dukungan dan kepatuhan terhadap keputusan yang dibuat

Tiga Jenis Keputusan • D : Q/A Keputusan berkualitas, tapi penerimaan rendah • D : A/Q Penerimaan tinggi, tapi kualitas rendah • D: A=Q Penerimaan tinggi, kualitas tinggi

The Classical Model of Decision Making • obtain complete When faced with a and perfect information decision situation, • eliminate uncertainty managers should. . . • evaluate everything rationally and logically Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 9– 35 . . . and end up with a decision that best serves the interests of the organization. Figure 9. 2

Steps in the Rational Decision-Making Process Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 9– 36 Table 9. 1 a

Steps in the Rational Decision-Making Process (cont’d) Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 9– 37 Table 9. 1 b

Evaluating Alternatives in the Decision-Making Process Is the alternative feasible? Yes Is the alternative satisfactory? Yes Are the alternative’s consequences affordable? No No No Eliminate from consideration Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. Yes Retain for further consideration Figure 9– 38 9. 3

The Administrative Model of Decision Making • use incomplete and When faced with a decision situation managers actually… imperfect information • are constrained by bounded rationality • tend to satisfice Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. . and end up with a decision that may or may not serve the interests of the organization. Figure 9– 39 9. 4

Rule of thumb • Pengalaman, kejadian yang pernah dialami yang selalu dijadikan referensi • Stereotype, orang bali, jawa adalah pekerja yang baik • Anchoring, membandingkan sesuatu dengan yang ada di dalam otak. Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 9– 40

Keputusan berdasar pengalaman Keputusan berdasar nilai/budaya Keputusan berdasar perasaan/emosi INTUISI Keputusan berdasar alam bawah sadar Keputusan berdasar kognitif: pengetahuan, keahlian, pelatihan

Faktor Penghalang Pengambilan Keputusan yang Efektif • Relaxed Avoidance : tidak bersedia bertindak karena tahu konsekuensi tidak terlalu besar. • Relaxed Change : baru bertindak setelah memahami konsekuensinya cukup serius. Memilih alternatif yang pertama kali ditemukan, belum optimal • Defensive Avoidance : membiarkan orang lain mengerjakan keputusan dengan menanggung konsekuensi keputusan tersebut. Memilih alternatif yang paling aman. • Panic : mengambil keputusan yang tidak rasional atau tidak realistis. Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 9– 42

Teknik PK Terprogram • Tradisional – Kebiasaan – Mengikuti prosedur baku – Saluran informasi disusun dengan baik • Modern – Menggunakan teknik “operation research”: • Formula matematika • Simulasi komputer – Berdasarkan pengolahan data berbantu komputer

Teknik PK Tak Terprogram • Tradisional – Kebijakan intuisi berdasarkan kreativitas – Coba-coba – Seleksi dan latihan para pelaksana • Modern – Teknik pemecahan masalah yang diterapkan pada : • Latihan pembuatan keputusan • Penyusunan program komputer empiris

Teknik Pengambilan Keputusan Kualitatif • • • Curah Gagasan (Brainstorming/Brainwriting) Teknik Kelompok Nominal Teknik Delphi Teknik Fish Bowling Heuristik Kelompok Mutu (Quality Circles) Kuantitatif Research Operation

MATRIKS TOWS STREGHTS Susun daftar kekuatan WEAKNESSES Susun daftar kelemahan OPPORTUNITIES Susun daftar peluang Pakai kekuatan untuk manfaatkan peluang (STRATEGI SO) Tanggulangi kelemahan dan memanfaatkan peluang (STRATEGI WO) THREATS Susun daftar ancaman Pakai kekuatan untuk menghindari ancaman (STRATEGI ST) Perkecil kelemahan dan hindari ancaman (STRATEGI WT)

PENYEBAB KEPUTUSAN BURUK • Perhatian pada masalah yang salah • Tidak memberi kesempatan peran serta • Desakan dari pilihan-pilihan yang terpaksa (vested interest) • Memaksakan diri karena desakan waktu dan stress. • Terlalu banyak menggunakan intuisi dan penghakiman

PENYEBAB KEPUTUSAN BURUK Mempraktekkan pengambilan keputusan dogmatis Gagal memberi perhatian pada nilai-nilai/keyakinan Masalah dalam membuat estimasi subyektif Gagal menggunakan analisis Masalah dalam mengkomunikasikan hasil-hasil analitis • Melalaikan etika • • •

Pembuatan keputusan secara kelompok : Keunggulan Adanya pengetahuan yang lebih luas Pencarian alternatif keputusan lebih luas Adanya kerangka pandangan yang lebar Resiko keputusan ditanggung kelompok Karena keputusan kelompok, setiap individu termotivasi untuk melaksanakan • Dapat terwujudnya kreativitas yang lebih luas, karena adanya berbagai pandangan • • •

Pembuatan keputusan secara kelompok : kelemahan Lempar tanggung jawab mudah terjadi Memakan waktu dan biaya lebih Efisiensi pengambilan keputusan menurun Keputusan kelompok dapat merupakan kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok • Bila ada anggota yang dominan, keputusan bukan mencerminkan keinginan kelompok • •

Advantages and Disadvantages of Group and Team Decision Making Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. Table 9– 51 9. 2

Proses pembuatan keputusanpendekatan rasio • Identifikasi dan pendefinisian masalah – Pergunakan analisis sebab-akibat • Pengumpulan dan analisis data yang relevan • Pengembangan alternatif-alternatif – Berdasarkan data, disusun beberapa alternatif – Untuk setiap alternatif susun pro & kontra, konsekuensi, resiko – Semua alternatif harus feasible

Alat bantu Pengambilan keputusan • Decision Tree • Metode operation research – Linear programming, queuing theory – Network analysis (ie. CPM) – Game theory • Bantuan komputer – Information System, Expert System, DSS, EIS

Proses pembuatan keputusan (2) • Evaluasi Alternatif-alternatif – Nilai efektivitas dari setiap alternatif, tolok ukur • Realistik bila dihubungkan dengan tujuan & sumber daya organisasi • Seberapa jauh memecahkan masalah • Pemilihan alternatif terbaik – Berdasarkan alternatif, alternatif terbaik dipilih atau pilih kompromi dari beberapa alternatif • Implementasi keputusan – Susun rencana untuk menerapkan keputusan – Disiapkan mekanisme laporan periodik – Bila perlu bangun sistem peringatan dini • Evaluasi hasil keputusan

Decision Tree $100 M A B $10 M $200 M -$20 M

Linear Programming X = jumlah motor yg diproduksi Y = jumlah mobil yg diproduksi Profit = 800 X + 1500 Y Batasan Biaya produksi: 1000 X + 2000 Y <= 200. 000 Batasan jumlah motor : X >= 50 Berapa X & Y agar Profit maksimum ?

Strategi • Tujuan, sasaran jangka panjang, dan serangkaian tindakan dan alokasi sumber daya yang diperlukan • Pola keputusan yang membentuk dan menampilkan tujaun dan sasaran organisasi • Tindakan yang dipakai guna mengimbangi tindakan potensial yang diperkirakan muncul dari pesaing-pesaingnya

Strategi • Kebijakan yang luas, komprehensif, dan holistik yang menggambarkan tentang produk barang dan jasa

Strategi • Suatu pola keputusan yang konsisten, menyatu dan integral • Menentukan dan menampilkan tujuan organisasi: sasaran jangka panjang, program bertindak, dan prioritas alokasi sumber daya • Menyeleksi bidang yang akan digeluti • Mencoba mendapatkan keuntungan yang mampu bertahan lama, dengan memberikan respon yang tepat terdapat peluang dan ancaman dari lingkungan ekstrenal organisasi, dan kekuatan serta kelemahan. • Melibatkan semua tingkat hierarki dari organisas.