PENERAPAN DOKUMEN ELEKTRONIK Pendidikan Administrasi Perkantoran 2015 B

PENERAPAN DOKUMEN ELEKTRONIK Pendidikan Administrasi Perkantoran 2015 B Afifiya Arum Ningtyas Luxfiati Nahdiyah Aprivilia F Disusun 15080314004 15080314038 15080314064 Oleh Rahmat Hidayat Ajeng Zaskia Meidya Dwi Novitasari 15080314022 15080314052 15080314088

Pengertian Dokumen Secara Umum Dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, di sediakan atau untuk disebarkan. Dokumen ialah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun keterangan.

Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli Menurut Louis Gottschalk “ 1986: 38” 1. Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari pada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan-petilasan arkeologis. 2. Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian, udang-undang, hibah dan konsesi. 3. Dokumen dalam arti luas merupakan proses pembuktian yang didasark -an atas sumber jenis apapun, baik yang bersifat tulisan, gambaran atau arkeologis.

Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli Menurut G. J Renier “University Collage London 1997: 104” 1. Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja, baik tertulis maupun lisan. 2. Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja. 3. Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.

Pengertian Dokumen Elektronik DOKUMEN ELEKTRONIK adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya”.

Tempat Penyimpanan Dokumen Elektronik Menurut Quible, ada tiga system penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan sesuai dengan keadaan organisasi, yaitu 1. penyimpanan terpusat (sentralisasi), 2. penyimpanan desentralisasi, dan 3. kombinasi kedua sistem (Sukoco, 2007: 96). Dengan merujuk kajian teori tentang sistem penyimpanan yang telah dijabarkan, maka dapat disimpulkan bahwa pemilihan system penyimpanan dokumen sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan kemauan dari organisasi itu sendiri.

Perangkat, Peralatan dan Perlengkapan Perangkat yang digunakan dibagi menjadi dua, yaitu 1. hardware (perangkat keras) dan 2. software (perangkat lunak) Pemilihan peralatan dan perlengkapan dokumen elektronik sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan tujuan organisasi yang dituju.

Cara Pemeliharaan Dokumen Elektronik Berikut ini tata cara pemeliharaan dokumen elektronik. 1. Pengamanan Informasi 2. Pemeliharaan Fisik Dokumen Elektronik

Cara Pemeliharaan Dokumen Elektronik Berikut ini tata cara pemeliharaan dokumen elektronik. 1. Pengamanan Informasi pengamanan informasi dalam dokumen elektronik adalah sebagai berikut: • Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak. • Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware) dan melakukan penyesuaian teknologi secara berkala. • Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan melakukan penyesuaian secara berkala.

Cara Pemeliharaan Dokumen Elektronik Berikut ini tata cara pemeliharaan dokumen elektronik. 2. Pemeliharaan Fisik Dokumen Elektronik Berikut cara pemeliharaan fisik dokumen elektronik tersebut: • Penggunaan perangkat keras (komputer, laptop, hardisk, flashdisk), dengan baik sesuai prosedur. • Menggunakan software asli (bukan bajakan). • Mem. Back up data secara berkala. • Menyimpan dokumen elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air. • Menjaga kestabilan suhu tempat dokumen tersebut berada, rata-rata antara 11 -22 C dan kelembapan antara 45 -65% RH.

Manfaat, Kelebihan dan Kelemahan Dokumen Elektronik Keuntungan Dokumen Elektronik • • Meningkatkan bisnis proses menjadi lebih cepat Pemberian informasi yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih cepat; Layanan dokumen yg lebih baik Mengurangi waktu yang dibutuhkan petugas dokumen dalam mencari informasi; Memudahkan dalam pertukaran informasi antar unit atau organisasi, dan memudahkan dalam penggunaan kembali informasi dokumen; Menekan biaya dan memberikan kemampuan untuk menyediakan informasi secara akurat, cepat, dan transparan; Mempunyai persiapan akan bisnis dan resiko yang mungkin terjadi dan meningkat-kan keberlangsungan bisnis; Penekanan biaya karena berkurangnya penciptaan, penyimpanan, temu kembali, dan pengelolaan atas media kertas.

Manfaat, Kelebihan dan Kelemahan Dokumen Elektronik • Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara; • Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain; • Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.

Penerapan Metode Dokumen (arsip) Elektronik Dalam Suatu Badan/Perusahaan Prosedur pengelolaan arsip statis dalam media elektronik yg diterapkan Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Jawa Timur bidang arsip statis dibagi menjadi tiga tahapan. 1. Proses yang pertama adalah mengakuisisi dari SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang ada di Provinsi Jawa Timur, serta dari Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah, perorangan, maupun instansi lain yang arsipnya memiliki nilai informasi penting yang harus diselamatkan dilestarikan. 2. proses kedua adalah pendeskripsian umum untuk mengetahui isi dan materi yang terkandung dalam arsip, dengan mencatat dan memberi keterangan setiap arsip. 3. Setelah mengetahui isi dari arsip, tahapan terakhir untuk arsip dengan kondisi yang rusak dan untuk menjaga kelestarian arsip tersebut maka dilakukan kegiatan preservasi.