Pencatatan Barang Milik SekolahMadrasah 1 Tujuan Setelah mengikuti

Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah 1

Tujuan Setelah mengikuti sesi ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan… • pentingnya melakukan pencatatan barang milik daerah yang dikelola oleh sekolah/madrasah (selanjutnya disebut barang milik sekolah/madrasah atau BMS); • pencatatan penerimaan dan penggunaan barang habis pakai; dan • pencatatan dan penempatan barang tidak habis pakai dan memberikan kode barang untuk inventarisasi barang milik sekolah/madrasah. 2

Pokok Bahasan 1. Latar Belakang dan Pengertian Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah. 2. Penanggungjawab dan Jenis Barang Milik Sekolah/Madrasah. 3. Pencatatan Penerimaan, Penyimpanan dan Penggunaan Barang Milik Sekolah/ Madrasah. 4. Penulisan Kode Barang.

Dasar Hukum Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah? • PP 6/2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah dan PP 38/2008 tentang Perubahan atas PP 6/2006. • Permendagri 17/2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah (Pasal 3, Pasal 6 Ayat 5, dan Lampirannya) • Peraturan Menteri Keuangan 29/PMK. 06/2010 tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara.

Mengapa penting dilakukan Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah? Ø Sebagai proses inventarisasi kekayaan daerah dimana BMS merupakan salah satu unsurnya. Ø Menjaga kondisi BMS guna memastikan pelayanan pendidikan dapat berjalan secara normal. Ø Sebagai bentuk pengamanan barang daerah yang dikuasakan penggunaannya kepada sekolah. Ø Dasar penyusunan Neraca daerah karena BMS adalah bagian dari barang daerah.

Apa yang dimaksud dengan Barang Milik Sekolah/Madrasah …merupakan barang milik daerah yang dikelola oleh sekolah, terdiri dari: • Barang habis pakai – yaitu barang habis dipakai dalam pelaksanaan belajar mengajar di sekolah dengan masa pakai kurang dari satu tahun (contoh: kapur tulis, ATK dll) • Barang tidak habis pakai – yaitu barang yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun dapat digunakan berulangkali (contoh: meja, kursi, komputer, mesin tik, dll)

Sumber Barang Milik Sekolah/Madrasah • Pembelian yang dilakukan sekolah/madrasah. • Sumbangan dari: – Pemerintah – Provinsi – Kabupaten/Kota – Perusahaan – Hibah donor – Masyarakat – Lainnya.

Siapa yang Bertanggungjawab atas Barang Milik Sekolah? Ø Kepala Sekolah sebagai kuasa pengguna barang daerah atau yang kemudian mendelegasikannya kepada kepala tata usaha atau yang ditunjuk oleh kepala sekolah sebagai penanggung jawab pengelola barang milik sekolah.

Tanggung Jawab Kepala Sekolah sebagai Kuasa Pengguna dalam Pengelolaan BMS Ø Pencatatan administrasi barang inventaris, pemberian kodefikasi, Ø Inventarisasi dengan cara menerbitkan dan memasang daftar inventaris ruangan, Ø Membuat laporan mutasi barang, Ø Membuat laporan pengadaan barang inventaris secara berkala (per triwulan), Ø Mengawasi segala jenis perbaikan/pemeliharaan barang inventaris.

Alur Pencatatan Penerimaan dan Penggunaan/Penempatan Barang Sekolah Penerimaan, penyimpanan dan penempatan/ penggunaan barang milik sekolah merupakan satu rangkaian kegiatan dalam rangka tertib administrasi pengelolaan barang milik sekolah. Penerimaan Pencatatan Penyimpanan/ Penempatan/ Penggunaan

Penerimaan Barang 1. Dilakukan oleh kepala tata usaha atau penanggung jawab barang yang ditunjuk. 2. Dasar penerimaan barang ialah surat perintah kerja/surat perjanjian kontrak/kontrak pengadaan barang yang ditandatangani oleh kepala sekolah. 3. Barang yang diterima harus disertai dokumen yang menyatakan macam/jenis, jumlah, harga, dan spesifikasi barang. 4. Barang diterima jika sesuai isi dokumen pada poin 3 diatas. 5. Jika ada kekurangan maka barang ditolak atau buat tanda terima sementara yang memuat sebab-sebab penerimaan sementara barang. 6. Pernyataan penerimaan barang sah apabila berita acara penerimaan barang telah ditanda tangani oleh kepala tata usaha.

Contoh Kartu Penerimaan Barang Sekolah/Madrasah: Jl…………………. . No: Tanggal: KARTU PENERIMAAN BARANG No Jenis Kuantitas Harga Sumber Referensi / Unit Dibukukan Di Tanggal Yang Menerima (TT dan Nama Jelas)

Penyimpanan dan Pemakaian Barang Habis Pakai Ø Menggunakan sistem kartu barang guna pemantauan persediaan dan penggunaan barang Ø Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu barang Ø Kartu barang disimpan dalam kotak atau file khusus, dan diurutkan secara alfabetis sesuai dengan nama barang. Ø Setiap ada perubahan jumlah logistik, baik karena adanya pemasukan barang maupun pengeluaran barang harus secepatnya dicatat Ø Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan persediaan barang pada saat itu. Ø Bukti-bukti pemasukan barang disimpan dalam satu tempat atau map khusus yang berisi bukti-bukti penerimaan logistik secara berurutan sesuai tanggal penerimaan.

Contoh Kartu Barang Habis Pakai Nama Sekolah: Alamat: Nama Barang: No Tgl. Referensi Uraian Kuantitas/Unit Masuk Keluar Sisa

Penyimpanan Barang Tidak Habis Pakai Pelaksanaan penyimpanan barang tersebut meliputi: 1. Menyimpan, mengatur, dan merawat. 2. Mencatat secara tertib dan teratur penerimaan barang, pengeluaran barang, dan keadaan persediaan barang ke dalam buku barang menurut jenisnya: a. kartu inventaris tanah b. kartu inventaris mesin dan peralatan c. Kartu inventaris gedung dan bangunan d. Kartu Inventaris aset tetap lainnya. 3. Membuat laporan berkala.

Contoh 1 - Kartu Inventaris Tanah

Contoh 2 - Kartu Inventaris Mesin/Peralatan

Penting Untuk Diperhatikan Kartu Inventaris Mesin/Peralatan ini digunakan juga untuk mencatat: a. Alat-alat angkutan: alat angkutan darat bermotor, alat angkutan darat tak bermotor, dll. b. Alat-alat bengkel dan alat ukur: alat bengkel bermotor, alat bengkel tak bermotor, dll. c. Alat-alat kantor dan rumah tangga: alat kantor, alat rumah tangga, dll. d. Alat-alat laboratorium: unit alat laboratorium, alat peraga/praktek sekolah, dll.

Contoh 3 - Kartu Inventaris Gedung Kartu Inventaris ini digunakan untuk mencatat setiap inventaris banguna gedung.

Contoh 4 - Kartu Inventaris Aset Tetap Lainnya

Penting Untuk Diperhatikan: Kartu Inventaris Aset Tetap Lainnya digunakan untuk mencatat: a. Buku dan perpustakaan Buku seperti Buku Umum, Filsafat, Agama, IPS, Ilmu Bahasa, Matematika dan IPA, Ilmu Pengetahuan Praktis, Arsitektur, Kesenian, Olahraga, Geografi, Biografi, Sejarah, dll. b. Barang bercorak kesenian/kebudayaan Barang bercorak kesenian/kebudayan seperti: pahatan, lukisan, alat-alat kesenian, alat olahraga, tanda penghargaan, dll. c. Hewan/ternak dan tumbuhan Hewan seperti binatang ternak, binatang unggas, binatang melata, ikan, dll sejenisnya. Tumbuhan-tumbuhan seperti pohon jati, pohon mahoni, pohon kenari, pohon asem dan lain -lain sejenisnya termasuk pohon ayoman/pelindung.

Pemakaian/Penempatan Ø Pemakaian dilakukan melalui kegiatan penempatan atau pengiriman barang dari gudang/tata usaha ke unit kerja sekolah (kelas, kantor guru, ruang kesenian, perpustakaan, dll). Ø Fungsi penempatan adalah menyelenggarakan pengurusan pembagian/pelayanan barang secara tepat, cepat dan teratur sesuai dengan kebutuhan Ø Barang-barang yang telah ditempatkan/dikirim harus dicatat di dalam Kartu Inventaris Ruang.

Kartu Inventaris Ruang ini ditempatkan di setiap ruang dan digunakan untuk mencatat inventaris yang berada di masing-masing ruangan.

Kapan Kartu Inventaris Diperbaharui? Semua kartu inventaris harus diperbaharui (update) secara rutin minimal setiap enam bulan sekali atau setiap ada barang baru yang masuk ke sekolah.

Penulisan Kode Barang Tidak Habis Pakai 0 0 0 Kode golongan Kode bidang Kode kelompok Kode sub kelompok Kode Sub sub Kelompok Nomor register 0 0 0 0 x x

Contoh Penulisan Kode Barang Sekolah membeli 2 unit Pesonal Computer. Penulisan kode barang untuk PC tersebut adalah: PC 1: 02. 06. 03. 02. 01. 003 PC 2: 02. 06. 03. 02. 01. 004 Kode barang mengandung arti: 02: Kode golongan peralatan dan mesin 06: Kode bidang alat kantor 03: Kode kelompok komputer 01: Kode sub-kelompok personal komputer 01: Kode sub-kelompok PC unit 0003 dan 0004: Kode Register Kode golongan dapat dilihat dalam referensi bahan bacaan.

Nomor Register Ø Nomor urut pencatatan dari setiap barang, pencatatan terhadap barang yang sejenis, tahun pengadaan sama, besaran harganya sama seperti meja dan kursi jumlahnya 150, maka pencatatannya dapat dilakukan dalam suatu format pencatatan dalam lajur register, ditulis: 0001 s/d 0150. Ø Nomor register juga bisa diambil dari nomor rangka/ nomor produksi yang melekat pada barang yang dibeli. Misalnya: untuk komputer, bisa dilihat nomor unik yang tercantum di unit komputer tersebut dan dijadikan nomor register (cukup diambil 3 -4 angka terakhir). Ø Nomor register ini dicetak dan ditempel pada barang tidak habis pakai yang relevan.

Tanya Jawab dan Penutup