PEMBERKASAN ARSIP oleh Ir Setyo Edy Susanto S

PEMBERKASAN ARSIP oleh Ir. Setyo Edy Susanto, S. Th. I. , M. Pd. 081218114781, 0817194619 (wa) 29 November 2020 setyosu@ipb. ac. id

BIODATA NIP Jabatan : 196711221993031003, Pembina, IV/a : Arsiparis Madya / Kabid Layanan Arsip & Pembinaan Kearsipan TTL : Lebak, 22 Nopember 1967 RIWAYAT PENDIDIKAN S 1 FATETA IPB, Jur. Mekanisasi Pertanian 1991 S 2 UNPAK Bogor, Administrasi Pendidikan 2016 S 3 UNPAK Bogor, Manajemen Pendidikan (Sem 3) RIWAYAT PEKERJAAN Kabid LAPK 2014 – sekarang Wakil Sekjen AAI 2016 – sekarang Direktur LDP – AAI 2017 – sekarang Kepala SMPIT An Naba 2017 – sekarang Ketua Forum Pengelola Arsip IPB 2017 - sekarang RIWAYAT PRESTASI Pegawai Administrasi Umum ke 1 tingkat IPB, 2011 Arsiparis Berprestasi ke 1 tingkat IPB, 2014, 2015 Arsiparis Teladan ke 3 tingkat nasional 2016 Arsiparis Teladan ke 1 tingkat nasional 2017 RIWAYAT SERTIFIKASI Sertifikasi Pengelolaan Arsip Dinamis, 2015 Sertifikasi Pengelolaan Arsip Statis, 2015 Sertifikasi Jenjang jabatan Arsiparis Madya, 2016 Sertifikasi Tim Penilai Arsiparis, 2016 29 November 2020 RIWAYAT NARASUMBER Workshop Pembentukan Record Center di IPB 2013 Sosialisasi Akreditasi Lembaga Kearsipan dan SIKS 2013 Workshop pengembangan SDM Kearsipan 2014 Workshop Penyusunan POB Kearsipan 2014 Sosialisasi & Advokasi Peranan dan Pentingnya Arsip 2014 Diklat Tata Persuratan dan Kearsipan di IPB 2015 Bimtek Finalisasi JRA di Universitas Brawijaya, 2015 Bimtek di PT Migas 2015 Bimtek Pengelolaan Arsip Vital di ANRI 2015 Pelatihan Kearsipan di IAIN Rd Intan Lampung 2016 Bimbingan Penyusunan NSPK di UPI Bandung 2016 Fasilitasi Mitra Kerja Bidang Kearsipan di BPAD Yogya 2016 Bimtek Pengelola Kearsipan di DAPD Kab. Bogor 2017 Workshop Pedoman PAD di STIE Kesatuan Bogor 2017 Workshop Kearsipan di Universitas Negeri Lampung 2017 Workshop Kearsipan di Unikom Bandung 2017 Bimtek PAD Unsyiah Aceh di IPB Bogor 2017 Bimtek Kearsipan di UPI Bandung 2017 Workshop Pengisian SKP di IPB 2017 Penguatan Tenaga Arsiparis di Unimed Medan 2017 Pelatihan Kearsipan di PT Angkasa Pura I di Jakarta 2017 Seminar Nasional Jabatan Fungsional 2018 Seminar Kearsipan untuk guru SMK Kab Bogor 2018 Bimtek penyusutan arsip di Dept Biokim FMIPA IPB 2018 Sosialisasi sistem SKP di Dinas Arsip Kab Sukabumi 2018 Bimtek implementasi JRA di Unila 2018 setyosu@ipb. ac. id

Kategori Keahlian ASN Jabatan Pimpinan Tinggi Jabatan Fungsional Jabatan Administrasi Kategori Keterampilan Penyelia Madya Mahir Muda Terampil Pertama Pemula 29 November 2020 Utama setyosu@ipb. ac. id

KOMPETENSI Kompetensi Manajerial Kompetensi Sosial Kultural Kompetensi Teknis Kompe -tensi ASN Tugas Pokok Arsiparis Per Unit Kerja dan Per Jenjang Jabatan Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) Pengelolaan Arsip Statis (PAS) Pembinaan Kearsipan (PK) 29 November 2020 setyosu@ipb. ac. id Pengolahan dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi (PPAMI)

Kompetensi Kearsipan • Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) ? • Pengelolaan Arsip Statis (PAS) ? • Pembinaan Kearsipan (PK) ? • Pengolahan dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi (PPAMI) ? 29 November 2020 setyosu@ipb. ac. id

Pedoman Dasar Pengelolaan Arsip Dinamis Tata Naskah Dinas Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Program Arsip Vital 29 November 2020 Pedoman dasar yang harus dibuat untuk pengelolaan arsip dinamis Jadwal Retensi Arsip setyosu@ipb. ac. id Klasifikasi Arsip

PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan - Tata Naskah Dinas - Klasifikasi Arsip - Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Penciptaan Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Dokumentasi Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Penyediaan Alih media Pemanfaatan Kepentingan pemerintah dan masyarakat Penggunaan Klasifikasi Arsip, JRA, SKKAA PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif Pemeliharaan Terjaga dan Umum Penyimpanan Arsip Alih Media Arsip Jadwal Retensi Arsip (JRA) Penyusutan 29 November 2020 Program Arsip Vital Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan Penyelamatan & Pemulihan Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi

v Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip. v Indeks adalah kata tangkap atau kata kunci yang merupakan representasi isi suatu unit informasi. v Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah. 29 November 2020 setyosu@ipb. ac. id

29 November 2020 setyosu@ipb. ac. id

Sarana Prasarana Pemberkasan • Perangkat keras ü Folder ü Guide/Sekat ü Map gantung ü Filing cabinet ü Label ü Out Indicator • Perangkat lunak ü Pola klasifikasi ü Kode klasifikasi ü Indeks ü Tunjuk SIlang 29 November 2020 setyosu@ipb. ac. id

FOLDER 8 cm 2 cm 35, 5 cm 24 cm Folder dengan tab di atas TAB

GUIDE ATAU SEKAT FOLDER TERTIER SEKUNDER PRIMER

Prosedur Pemberkasan • Memeriksa ketepatan tujuan dan kelengkapan arsip serta memisahkan jika terdapat duplikasi • Menganalisa arsip untuk menentukan indeks atau judul berkas • Menentukan klasifikasi sesuai skema klasifikasi • Meregistrasi arsip sesuai dengan format daftar isi berkas • Menyiapkan sarana penyimpanan arsip aktif • Menuliskan judul berkas (indeks) pada kertas label dan lekatkan pada tab folder • Menuliskan kode klasifikasi pada sekat • Memasukan arsip ke dalam folder dan disusun secara berurut sesuai kronologis waktu dan arsip termuda diletakkan di urutan terdepan. • Arsip yang disimpan dalam satu berkas harus mencerminkan satu proses kegiatan • Membuat tunjuk silang bila ada • Mengisi informasi tunjuk silang pada formulir tunjuk silang • Menyusun daftar berkas dan daftar isi berkas 29 November 2020 setyosu@ipb. ac. id

29 November 2020 setyosu@ipb. ac. id

Budiyanto Abdullah, Wahab KP. 02 PROMOSI KP KEPEGAWIAN KP. 02. 00 KENAIKAN PANGKAT

29 November 2020 setyosu@ipb. ac. id

ARSIP DI UNIT KERJA (setelah ditata)

Pemberkasan arsip dengan KLASIFIKASI 22

29 November 2020 setyosu@ipb. ac. id

Pemberkasan file digital • DL DL. 00. 00 file 1 file 2 file 3 file 4 • PP PP. 07. 01 file 2 file 3 file 4 • PN PN. 00. 00 29 November 2020 PN. 00. 00 file 1 file 2 setyosu@ipb. ac. id

Daftar Berkas Nomor Berkas Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas Kurun Waktu Jumlah Ket. Daftar Isi Berkas Nomor Berkas 29 November 2020 Nomor Item Arsip Kode Klasifikasi Uraian Informasi Arsip Tanggal setyosu@ipb. ac. id Jumlah Ket.

Daftar Arsip Aktif 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 29 November 2020 Nomor Berkas Nomor Item Arsip Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas Uraian Informasi Arsip/Item Tanggal Kurun Waktu Jumlah Lokasi Simpan Retensi Aktif Musnah/Permanen Tanggal Lengkap/Close Tangal Mulai Aktif Tanggal Mulai Pindah 16. Sifat Arsip 17. Tingkat Perkembangan 18. Lokasi File pdf 19. Tunjuk Silang 20. Vital/tidak setyosu@ipb. ac. id

Daftar. Arsip Aktif 29 November 2020 setyosu@ipb. ac. id

Contoh Jadual Retensi Arsip (JRA)

29 November 2020 setyosu@ipb. ac. id

Tentukan Klasifikasi dan retensinya 1. Peminjaman ruangan untuk diklat teknis pemberkasan arsip --- Surat dari Kadep TIN ke Kepala Perpus --- 12/10/15 2. Rencana evaluasi mahasiswa terhadap dosen --- Surat dari Kadep TIN ke seluruh dosen TIN --- 8/10/15 3. Undangan peserta diklat teknis pemberkasan arsip --- Surat dari Kadep TIN keseluruh kepala unit kerja di IPB --- 14/10/15 4. Undangan pertemuan di Auditorium Fateta untuk sosialisasi evaluasi dosen tgl 20 Oktober 2015 --- Surat dari Kadep TIN ke seluruh mahasiswa semester 5 --13/10/15 5. Contoh Sertifikat diklat teknis pemberkasan arsip --- 20/10/15 6. Daftar Hadir sosialisasi evaluasi dosen --- 21/10/15 7. Proposal Penelitian (proposal skripsi) --- Surat dari Agus Handoko (mhs TIN) ke dosen pembimbing (tembusan kepada Kadep TIN) – 16/10/15 8. Daftar Hadir diklat teknis pemberkasan arsip --- 20/10/15 9. Laporan hasil evaluasi dari mahasiswa terhadap dosen Departemen TIN --- Surat dari Kadep TIN ke Dekan Fateta --- 23/10/15 10. Persetujuan proposal penelitian --- Surat dari Kadep TIN ke Agus Handoko --21/10/15 29 November 2020 setyosu@ipb. ac. id

Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan) No No Ber kas No Item Arsip 1 1 1 DL. 00 Diklat Pemberkasan Surat peminjaman ruangan untuk diklat 15/11/ 15 2 1 2 DL. 00 Diklat Pemberkasan Surat undangan peserta diklat 15/11/ 15 3 1 3 DL. 00 Diklat Pemberjkasan Contoh sertifikat diklat pemberkasan 15/11/ 15 4 1 4 DL. 00 Diklat Pemberkasan Daftar hadir diklat teknis pemberkasan 15/11/ 15 5 2 1 PP. 07. 01 Evaluasi terhadap dosen Surat rencana evalluasi terhadap dosen 05/11/ 15 6 2 2 PP. 07. 01 Evaluasi terhadap dosen Undangan kepada mhs untuk evaluasi dosen 05/11/ 15 7 2 3 PP. 07. 01 Evaluasi terhadap dosen Daftar hadir sosialisasi evaluasi dosen 05/11/ 15 8 2 4 PP. 07. 01 Evaluasi terhadap dosen Laporan hasil evaluasi mhs terhadap dosen 05/11/ 15 9 ? ? PN. 00. 00 Proposal Penelitian Surat penganta ptoposal penelitian / skripsi 27/10/ 15 10 ? ? PN. 00. 00 Proposal Penelitian Surat persetujuan proposal penelitian 27/10/ 15 29 November 2020 Kode Klasifikasi Retensi Arsip Musnah/ Permanen Uraian Informasi Berkas setyosu@ipb. ac. id Uraian Informasi Arsip Tgl Close Tgl Mulai Aktif Tgl Mulai Pindah

Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan) No No Ber kas No Item Arsip 1 1 1 2 1 3 Retensi Arsip Musnah/ Permanen DL. 00 1 Musnah Diklat Pemberkasan Surat peminjaman ruangan untuk diklat 15/11/ 15 2 DL. 00 1 Musnah Diklat Pemberkasan Surat undangan peserta diklat 15/11/ 15 1 3 DL. 00 1 Musnah Diklat Pemberjkasan Contoh sertifikat diklat pemberkasan 15/11/ 15 4 1 4 DL. 00 1 Musnah Diklat Pemberkasan Daftar hadir diklat teknis pemberkasan 15/11/ 15 5 2 1 PP. 07. 01 2 Permanen Evaluasi terhadap dosen Surat rencana evalluasi terhadap dosen 05/11/ 15 6 2 2 PP. 07. 01 2 Permanen Evaluasi terhadap dosen Undangan kepada mhs untuk evaluasi dosen 05/11/ 15 7 2 3 PP. 07. 01 2 Permanen Evaluasi terhadap dosen Daftar hadir sosialisasi evaluasi dosen 05/11/ 15 8 2 4 PP. 07. 01 2 Permanen Evaluasi terhadap dosen Laporan hasil evaluasi mhs terhadap dosen 05/11/ 15 9 ? ? PN. 00. 00 2 Musnah Proposal Penelitian Surat penganta ptoposal penelitian / skripsi 27/10/ 15 10 ? ? PN. 00. 00 2 Musnah Proposal Penelitian Surat persetujuan proposal penelitian 27/10/ 15 29 November 2020 Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas setyosu@ipb. ac. id Uraian Informasi Arsip Tgl Close Tgl Mulai Aktif Tgl Mulai Pindah

Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan) No No Ber kas No Item Arsip 1 1 1 2 1 3 Retensi Arsip Musnah/ Permanen DL. 00 1 Musnah Diklat Pemberkasan Surat peminjaman ruangan untuk diklat 15/11/ 15 01/01/ 16 01/01/ 17 2 DL. 00 1 Musnah Diklat Pemberkasan Surat undangan peserta diklat 15/11/ 15 01/01/ 16 01/01/ 17 1 3 DL. 00 1 Musnah Diklat Pemberjkasan Contoh sertifikat diklat pemberkasan 15/11/ 15 01/01/ 16 01/01/ 17 4 1 4 DL. 00 1 Musnah Diklat Pemberkasan Daftar hadir diklat teknis pemberkasan 15/11/ 15 01/01/ 16 01/01/ 17 5 2 1 PP. 07. 01 2 Permanen Evaluasi terhadap dosen Surat rencana evalluasi terhadap dosen 05/11/ 15 01/01/ 16 01/01/ 18 6 2 2 PP. 07. 01 2 Permanen Evaluasi terhadap dosen Undangan kepada mhs untuk evaluasi dosen 05/11/ 15 01/01/ 16 01/01/ 18 7 2 3 PP. 07. 01 2 Permanen Evaluasi terhadap dosen Daftar hadir sosialisasi evaluasi dosen 05/11/ 15 01/01/ 16 01/01/ 18 8 2 4 PP. 07. 01 2 Permanen Evaluasi terhadap dosen Laporan hasil evaluasi mhs terhadap dosen 05/11/ 15 01/01/ 16 01/01/ 18 9 ? ? PN. 00. 00 2 Musnah Proposal Penelitian Surat penganta ptoposal penelitian / skripsi 27/10/ 15 01/01/ 16 01/01/ 18 10 ? ? PN. 00. 00 2 Musnah Proposal Penelitian Surat persetujuan proposal penelitian 27/10/ 15 01/01/ 16 01/01/ 18 29 November 2020 Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas setyosu@ipb. ac. id Uraian Informasi Arsip Tgl Close Tgl Mulai Aktif Tgl Mulai Pindah

Mari kita manfaatkan! Terima Kasih 29 November 2020 setyosu@ipb. ac. id