PEMBELAJARAN ADMINISTRASI PERKANTORAN KOMPETENSI DASAR 3 3 MENGURAIKAN

PEMBELAJARAN ADMINISTRASI PERKANTORAN KOMPETENSI DASAR 3. 3: MENGURAIKAN PERAN, RUANG LINGKUP, DAN TUGAS DOKUMENTASI >> START << UNIVERSITAS NEGERI MALANG S 1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN ! 2019 TIM PENGEMBANG

TIM PENGEMBANG KELOMPOK 13 Rari Nitya Nirmala (160412607107) Refine Ariestaningrum (160412607065) Regita Cahyanti I. (160412607072) Mata Kuliah Pengembangan Media Pengajaran Berbasis Tik OFFERING AA, S 1 PADP 2016

KOMPETENSI INTI (KI) KOMPETENSI DASAR (KD) TUJUAN Mengolah, menalar dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. Menguraikan dokumentasi. peran, ruang lingkup, dan tugas 1. Siswa dapat menguraikan peran dokumentasi. 2. Siswa dapat menguraikan ruang lingkup dokumentasi. 3. Siswa dapat menguraikan tugas dokumentasi dengan mengerjakan soal yang diberikan. MATERI AJAR PENILAIA SOAL N KUNCI JAWABAN

MATERI PEMBELAJARAN A. Peran Dokumentasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan, yaitu mengumpulkan, mengklasifikan dan meneruskan menyebarluaskan dokumen-dokumen kepada yang membutuhkan. Perlu diketahui, bahwa dokumentasi merupakan sumber informasi. Dokumentasi dapat membantu mengingatkan seseorang mengenai sesuatu masalah yang menyangkut pembuktian keterangan. Adapun peranan dokumentasi adalah sebagai berikut ( Mardiana dan Setiawan, 1995: 19) : 1. Memberikan Pelayanan dalam Bidang Dokumentasi merupakan suatu pekerjaan, yakni memberikan pelayanan di bidang dokumentasi. Adanya pelayanan yang baik dan benar akan membantu pihak yang memerlukan dokumen dalam membuat keputusan ataupun penyelesaian suatu pekerjaan. 2. Menerbitkan Jurnal Publikasi Dokumentasi yang berisikan hasil pengumpulan data, penyusunan data, serta penyelidikan dan penelitian yang benar – benar telah terjadi akan membantu seseorang atau petugas untuk menyelesaikan suatu karya yang diterbitkan sebagai sarana komunikasi, misalnya bentuk Jurnal Publikasi.

Lanjutan. . . 3. Menyelenggarakan Konferensi atau Seminar Ilmiah Bidang Dokumentasi Adanya sumber dokumentasi realistis yang berdasarkan data yang benar, maka dokumen tersebut perlu diketahui oleh berbagai pihak. Pelaksanaanya dapat dilakukan melalui konferensi atau seminar bagi badan yang memerlukan. 4. Mengembangkan Sistem Pengolahan Dokumen Ditemukanya berbagai sumber dokumen, dapat memberi kemudahan dalam melayani berbagai pihak yang membutuhkan keterangan. Adanya sumber dokumen, seorang atau kelompok orang dapat menyampaikan informasi yang benar. Dari hasil pengolahan dokumen akan dapat mengembangkan sistem pengolahan dokumen yang lebih baik, lebih matang serta merupakan perwujudan informasi yang objektif dan terpercaya. 5. Menerbitkan dan Mengembangkan Katalog Perkembangan ilmu pengetahuan untuk meningkatkan mutu pelayanan dalam pelaksanaan aktivitas pekerjaan.

B. Ruang Lingkup Dokumentasi 1. Museum, kegiatan dokumentasi yang mengelola dokumen berupa benda-benda ( dokumen Korporil). 2. Perpustakaan, kegiatan dokumentasi yang mengelola dokumen-dokumen yang berupa buku-buku (dokumen literel). 3. Kearsipan, dokumentasi yang mengelola dokumen yang berupa surat-surat. Contoh kegiatan organisasi (dokumen privat). C. 1. Tugas Dokumentasi Menyimpan Dokumen Seluruh dokumen harus disimpan ditempat yang aman dan nyaman serta menggunakan sistem tertentu yang menunjang ditemukanya dengan tepat apabila diperlukan. 2. Memelihara dan Mengendalikan Dokumen pemeliharaan dokumen dapat dilakukan dengan meyediakan sarana dan prasarana yang memadai. Selain melakukan pmeliharaan, dokumentasi harus mampu mengendalikan dokumentasi dengan cara membuat catatan sehingga dokumen benar-benar terkendali.

Lanjutan. . . 3. Penyusutan dan Pemusnahan Dokumen Penyusutan dokumen adalah proses pengurangan atau pemindahan dokumen pasif ke unit pusat, serta pemusnahan dokumen yang sudah tidak mempunyai niali guna lagi. 4. Penemuan Kembali Dokumen yang telah disimpan dengan sistem yang tepat serta pencatatan yang tertib akan mempermudah penemuan dokumen yang diperlukan. D. Jenis-Jenis Dokumen 1. Berdasarkan Kegiatannya a. Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh : Akta Kelahiran, KTP, dan Ijazah. b. Dokumen Niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan transaksi jual beli. Contoh : Cek, Nota, Kwitansi. c. Dokumen Pemerintah, yaitu dokumen yang berisi informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU da PP

2. Berdasarkan Bentuk Fisiknya a. Dokumen Literel, yaitu dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam biasanya disimpan di perpustakaan. Contoh : Buku, Film, Majalah. b. Dokumen Korporil, yaitu dokumen berupa benda bersejarah (patung, fosil) c. Dokumen Privat, yaitu dokumen berupa surat/arsip dan biasanya dimpan dengan sistem kearsipan. Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan. 3. Berdasarkan Fungsinya a. Dokumen Dimanis, yaitu dokumen yang digunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Terdapat : - Dokumen dinamis aktif - Dokumen dinamis semi aktif - Dokumen dinamis inaktif b. Dokumen Statis, yaitu dokumen yang tidak digunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

4. Menurut Jenisnya a. Dokumen fisik, yaitu dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana. b. Dokumen intelektual, yaitu dokumen yang mengacu pada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian, dan sebagainya. 5. Menurut Dokumentasi a. Dokumen Primer, yaitu dokumen yang berisi informasi mengenai hasil penelitian asli/langsung dari sumbernya. Contoh : Penelitian, Laporan, Disertasi. b. Dokumen Sekunder, yaitu dokumen yang berisi tentang literatur primer. Biasanya disebut dengan dokumen Bibliografi. c. Dokumen Tersier, yaitu dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder. Contoh : buku, teks panduan literatur.

PENILAIAN 1 2 3 4 5 10 9 8 7 6 SOAL ESAI

PENILAIAN 1. Mengumpulkan, mengklasifikasikan dan meneruskan menyebarluaskan dokumen-dokumen kepada yang membutuhkan merupakan pengertian dari …. a Peran dokumentasi d Macam-macam dokumentasi b Fungsi dokumentasi e Jenis dokumentasi c Tujuan dokumentasi

PENILAIAN 2. Salah satu peranan dokumentasi menurut Mardiana dan Setiawan 1995: 19 adalah …. a Memberikan informasi dan komunikasi di bidang b dokumentasi c Menerbitkan buku-buku dokumentasi d Menerbitkan jurnal publikasi e Menyelenggarakan rapat membahas dokumen penting Membuat katalog

PENILAIAN a b c d e

PENILAIAN 5. Di bawah ini merupakan kegiatan dokumentasi, kecuali …. a Menyimpan b Memelihara c Pemusnahan d Penemuan kembali dokumen e Menduplikat dokumen

PENILAIAN a c b d e

PENILAIAN 7. Tugas utama dari dokumentasi literal adalah …. a Mencari, mengumpulkan benda kuno b Mengumpulkan buku, majalah dan bahan pustaka c Mengumpulkan warkat/arsip yang berguna d Mengumpulkan laporan-laporan penelitian e Mengumpulkan literatur primer

PENILAIAN 8. Di bawah ini yang tidak termasuk dokumen privat, kecuali …. a Buku b Majalah c Koran d Surat e Film

PENILAIAN 9. Bidang perpustakaan disebut juga sebagai …. a Dokumen tertutup d Dokumen sekunder b Dokumen primer e Dokumen perusahaan c Dokumen publik

PENILAIAN a d b e c

SOAL 1 Sebut dan jelaskan macam-macam peran dokumentasi! 2 Berikan contoh jenis-jenis dokumen menurut sifatnya! 3 Sebutkan 5 fungsi dokumentasi! 4 Jelaskan tugas dokumentasi. 5 Sebut dan jelaskan jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya!