PELAN PENGURUSAN RISIKO 2017 INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN

PELAN PENGURUSAN RISIKO 2017 INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PENYELIDIKAN Nama / Punca Risiko Insiden Risiko Kajian tidak dapat Penyelidik disempurnakan mempunyai dalam tempoh komitmen lain yang dipersetujui Plagiarism dalam kalangan penyelidik Tahap Risiko Ekstrem(16) Penyelidik Rendah (4) kurang memberi penekanan kepada etika dalam membuat kajian Strategi Penyelesaian Kaedah kawalan Tanggung jawab Kajian Semula Pemantauan dan Jadual bimbingan pemantauan dan berkala bimbingan Borang status pelaksanaan kajian Jawatankua 3 bulan sa Teknikal sekali Penyelidika n Pendidikan Mentor Penyelidik Pemantauan Prosedur penyelidikan Mentor Penyelidik Pembaca/P enilai Borang penilaian 2 kali (Kertas cadangan kajian; Laporan kajian)

PENTAKSIRAN Nama / Insiden Risiko Skor pentaksir tidak tekal Peserta NPQEL tidak cegas Punca Risiko Tahap Risiko Strategi Penyelesaian Kaedah kawalan Tanggung jawab Kajian Semula Kurang latihan Ekstrem (16) kepada pentaksir peringkat negeri Latihan kepada JU dan Pentaksir Peringkat Negeri Audit Pentaksiran Instrumen Pentaksiran Patuh SOP Pentaksiran Jabatan 6 bulan Pentaksiran sekali Pemimpin Pelapis Pendidikan Peserta NPQEL Ekstrem (16) tidak ditaksir Ujian Kecergasan Instrumen NPQEL Pentaksiran Audit Pentaksiran SOP Ujian Kecergasan Jabatan 6 bulan Pentaksiran sekali Pemimpin Pelapis Pendidikan

PENGURUSAN ICT Nama / Punca Risiko Insiden Risiko Tiada capaian ke Kerosakan LAN, WAN (Internet) peralatan dan Vo. IP (komunikasi suara) Peralatan usang dan tidak mampu menampung keperluan pertambahan pengguna Tahap Risiko Melaksanakan penyenggaraan peralatan ICT dan rangkaian Tinggi (12) Kegagalan mewujudkan Kumpulan Pakar dalam pengoperasian rangkaian Strategi Penyelesaian Melaksanakan pengganti atau menaiktaraf peralatan ICT dan rangkaian Membangunkan Kumpulan Pakar dalam pengoperasian rangkaian melalui program latihan dan pemindahan teknologi secara berterusan Kaedah kawalan Tanggung jawab SOP penyenggaraan TPP dan pemantauan KP PPT pelaksanaan Pendaftar KJ JPRSM Penggantian/ Pegawai penaiktarafan Aset Meja Program latihan dan TOT Kajian Semula 6 bulan sekali

PENGURUSAN ICT Nama / Punca Risiko Insiden Risiko Gangguan Terdapat ralat (bugs) Perkhidmatan dalam sistem aplikasi Sistem Aplikasi Gangguan Perkhidmatan Pangkalan Data Tahap Risiko Strategi Penyelesaian Kaedah kawalan Tanggung jawab Kajian Semula Meningkatkan Program latihan dan TPP 6 bulan kompetensi TOT KP PPT sekali pembangun sistem Pendaftar aplikasi KJ JPRSM Kegagalan Pegawai Tinggi (12) pengintegrasian Mengadakan Penyelarasan antara Meja antara sistem kerjasama dengan Bahagian KPM dan Bahagian-bahagian IAB KPM Borang pemantauan Tidak mempunyai Pematuhan Dasar Pembentukan TPP 6 bulan mekanisma bagi Keselamatan ICT, Jawatan kuasa KP PPT sekali menghalang polisi dan garis keselamatan ICT Pendaftar pencerobohan dan panduan ICT KJ JPRSM sabotaj dari pihak Penyediaan SOP dan Jawatan luar atau dalam Pelaksanaan prosedur keselamatan kuasa Keselamatan Tinggi (9) prosedur kerja dan yang mantap Tidak mempunyai prosedur ICT antivirus yang keselamatan Perlaksanaan mampu menghalang Program awareness serangan Perlaksanaan virus/worms program kesedaran keselamatan ICT

PENGURUSAN ICT Nama / Insiden Risiko Kehilangan data Punca Risiko Tidak melaksanakan salinan pendua (backup) secara berkala Tahap Risiko Strategi Penyelesaian Perlaksanaan salinan pendua bagi data Kaedah kawalan Tanggung jawab Kajian Semula Penyediaan SOP dan TPP 6 bulan prosedur KP PPT sekali keselamatan bagi Pendaftar data KJ JPRSM Menyediakan DRC Jawatan Tinggi (8) Data Recovery Centre kuasa Kegagalan Keselamatan menyediakan Data ICT Recovery Centre (DRC)

SUMBER MANUSIA Nama / Insiden Risiko Pengisian perjawatan tidak mengikut kepakaran dan pengalaman Pegawai Kurang Kompeten Punca Risiko Tahap Risiko Strategi Penyelesaian Pemilihan pegawai Tinggi (12) tidak memenuhi Perlu standard diberi perhatian Proses oleh pengambilan tidak pengurusan selaras atasan Agihan tugas / handholding Sikap Kurang Perkongsian Ilmu Kandungan Kursus Tidak Mantap Tinggi ( 12) Perlu diberi perhatian oleh pengurusan atasan Kaedah kawalan Tanggung jawab Kajian Semula Mesyuarat panel perjawatan Pendaftar 6 bulan Melaksanakan coaching / mentoring Latihan / teambuilding / motivasi TP Profesional dan TP Latihan 6 bulan Semakan semula SKT Latihan / Kursus Pemantauan Postmortem Mematuhi SOP pengambilan

PASUKAN PEMIKIR Nama / Insiden Risiko Kekurangan pensyarah/pegawai yang pakar dalam bidang berkaitan Pegawai yang mewakili IAB ke mesyuarat Bahagian/KPM kurang sesuai dengan keperluan mesyuarat Punca Risiko Tahap Risiko Strategi Penyelesaian Penempatan pegawai tidak mengambilkira kepakaran Tinggi (12) Kenalpasti kepakaran pegawai Pegawai yang sepatutnya mewakili Bahagian mempunyai komitmen lain Tinggi (9) Kaedah kawalan Pengkalan Data kepakaran pegawai Kenalpasti Minit curai pegawai lain yang sesuai dengan keperluan mesyuarat Tanggung jawab Kajian Semula Timbalan Pengarah Ketua Pusat 6 bulan Timbalan Pengarah Ketua Pusat Setiap kali selepas mesyuarat

REPUTASI Nama / Insiden Risiko Perspektif negatif oleh pelanggan dan stakeholder terhadap perkhidmatan IAB Perspektif negatif oleh pelanggan dan stakeholder terhadap tugas pensyarh/ pegawai IAB Punca Risiko Tahap Risiko Kurang promosi Tiada panduan penggunaan Ekstrem(15) Kompentensi pegawai rendah Tugas yang pelbagai Tinggi (9) Strategi Penyelesaian Kaedah kawalan Tanggung jawab Kajian Semula - Penggunaan pelbagai media - Menggunakan modul pelaksanaan - Jadual promosi mengikut zon - Panduan penggunaan Pengarah Timbalan Pengarah 6 bulan - Menganjurkan program kerjasamairan - Mengadakan latihan kemahiran staf - Mengemaskini kriteria pemilihan staf - TOT - Struktur semula - Need requirement analysis Pengarah Timbalan Pengarah 6 bulan

PENGURUSAN PEPERIKSAAN Nama / Punca Risiko Insiden Risiko Peperiksaan tidak Kehilangan dapat dijalankan kecurian atau sebab lain kertas soalan tidak sampai ke IAB Cawangan Tahap Risiko Strategi Penyelesaian Rendah (3) Pemantauan dan Peme Audit Pemantauan Peperiksaan Kaedah kawalan Borang pemantauan Tanggung jawab Bahagian Profesional Kajian Semula 3 bulan

PENERBITAN Nama / Insiden Risiko Proses Penerbitan lambat Bahan Penerbitan daripada bahan diplagiat Punca Risiko Tahap Risiko Strategi Penyelesaian Kaedah kawalan Tanggung jawab Pindaan manuskrip pada saat akhir Tinggi (9) Prosedur penerbitan Borang semakan penerbitan KP PDSP Tiada etika dalam penulisan Sederhana Prosedur penulisan penerbitan Peraturan penerbitan KP PDSP Etika penulisan Kajian Semula

PENGURUSAN PENTADBIRAN Nama / Insiden Risiko Punca Risiko Tahap Risiko Strategi Penyelesaian Kaedah kawalan Kajian Semula Ekstrem (16) Prosedur kawalan keselamatan IAB. Kursus integriti dan Had akses kepada keselamatan, pegawai yang dilantik Catatan rekod akses maklumat. Pentadbiran 6 bulan Pejabat sekali Pendaftar Prosedur mengguna fail Pentadbiran 6 bulan Pejabat sekali Pendaftar Pencerobohan/ Sabotaj/ Serangan Kelonggaran tapisan keselamatan Kebocoran/ Kecurian Kerahsiaan Tiada integriti Kehilangan fail Kecuaian Tinggi (9) Tidak mengikut peraturan Tinggi (12) Kuat kuasa Kad Keluar/Masuk Tanggung jawab Pentadbiran 6 bulan Pejabat sekali Pendaftar Borang kebenaran Masuk Borang penggunaan/ pinjaman

PENGURUSAN PENTADBIRAN Nama / Insiden Risiko Punca Risiko Tahap Risiko Strategi Penyelesaian Kaedah kawalan Tanggung jawab Kajian Semula Kesilapan merekod Kurang latihan Tinggi (12) dan kepakaran Hadiri Latihan untuk meningkatkan pemahaman Semua kakitangan yang terlibat UPSM diwajibkan menghadiri kursus 4 Bulan Kehilangan Buku Rekod Perkhidmatan Kecuaian Setiap buku Rekod di buat pendua . Rekod pergerakan BPK di UPSM dalam buku daftar pergerakan 6 bulan Data Kerajaan (BPK) diceroboh Tiada kerahsiaan Menyimpan data Sederhana (6) di dalam bilik dan Kabinet yang berkunci Hadkan maklumat kepada pegawai UPSM yang terlibat sahaja. Rujuk kepada Buku Arahan Keselamatan 6 bulan Tinggi (9)

KONSULTASI Bil. Nama Risiko (Risk Area/Risk Name) 1. Kursus Konsultasi tidak dapat dijalankan 2 Punca Risiko (Sources of Risk) Penyelarasan bajet kewangan Tahap Risiko (Risk Severity) 6 Strategi Penyelesaian (Mitigation Strategy) Penyelarasan kursus konsultasi Kaedah Kawalan (Key Controls) Takwim kursus Tanggung jawab (Risk Owner) KPOP KJ Coaching Mentoring Kajian Semula (Review of Risk) 6 bulan

PENGURUSAN DOMESTIK Nama / Insiden Risiko Keracunan makanan Punca Risiko Tahap Risiko Penyediaan makanan tidak sempurna Ekstrem (20) Strategi Penyelesaian Prosedur penyediaan makanan Prosedur bahan makanan Tempahan makanan tidak mengikut prosedur yang sepatutnya Kecuaian Ekstrem (16) Tidak mengikut peraturan Prosedur dan peraturan tempahan makanan Kaedah kawalan Tanggung jawab Kajian Semula Jadual hidangan makanan Borang Pemeriksaan bahan masakan Unit domestik 4 bulan sekali Borang tempahan makanan Unit Domestik 4 bulan sekali

PENGURUSAN DOMESTIK Nama / Insiden Risiko Haiwan pembawa penyakit Punca Risiko Pelanggaran kontrak perjanjian Strategi Penyelesaian Tahap Risiko Tinggi (10) Kaedah kawalan Prosedur Kontrak Borang Pemantauan kerja. Dokumen kerja kawalan perjanjian Kontrak Vektor Tanggung jawab Kajian Semula Unit Domestik 4 bulan sekali Menyediakan label Unit had pengambilan domestik makanan 4 bulan sekali Makanan tidak mencukupi Tiada kawalan/ Pemantauan rapi Tinggi (10) Penambahbaikan borang pemantauan

Borang Daftar Potensi Risiko REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN PROGRAM LATIHAN (PK-OP-01) Bil. Nama Risiko (Risk Area/Risk Name) 1. Pukal yang hilang semasa penyerahan kepada PDSP Kecuaian pegawai Tidak ikut prosedur Kompetensi Pensyarah yang tidak mencapai tahap minimum (82%). Sikap pensyarah yang tiada inisiatif untuk membangunkan kompetensi masing. Tiada tindakan daripada pihak pengurusan untuk membangunkan kompetensi pegawai masing-masing. 2. Punca Risiko (Sources of Risk) Tahap Risiko (Risk Severity) Tinggi Sangat Tinggi Strategi Penyelesaian (Mitigation Strategy) Pdfkan pukal latihan dimuat naik dalam Repositiri IAB. Menghantar pegawai menjalani kursus komunikasi, kepimpinan dan pengurusan, dan kejurulatihan. Kaedah Kawalan (Key Controls) Tanggung jawab (Risk Owner) Kajian Semula (Review of Risk) Borang pengesanan penyerahan pukal oleh UPP perlu disimpan oleh kedua-dua penyerah dan penerima. Penyelaras Program PDSP 6 bulan sekali Pantau INSYST untuk memastikan semua pensyarah mendapat maklumat berkaitan pencapaian 82%. Memo dan BK 23 perlu dikemukakan kepada pensyarah yang mendapat markah di bawah 80%. Pendaftar Ketua Jabatan Ketua Pusat Pensyarah berkaitan 6 bulan sekali

Borang Daftar Potensi Risiko REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN PROGRAM LATIHAN (PK-OP-01) 3. Sasaran peserta kursus rintis tidak menepati sasaran Tidak mengikut prosedur kualiti Tinggi Wujudkan Garis Panduan Pelaksanaan Kursus Rintis dan Pengubahsuaian Reka bentuk Kursus (AKX) Pastikan verifikasi sasaran pesertasemas a mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Latihan dan Pembangunan (JKTLP). Ketua Jabatan 6 bulan sekali Penggubal Pengurus Kursus

MATRIKS KEBARANGKALIAN/ IMPAK Kebarangkalian Impak Tiada kesan Kecil Sederhana Besar Bencana 1 2 3 4 5 5 Hampir pasti 5 10 15 20 25 4 Kemungkinan tinggi 4 8 12 16 20 3 Ada kemungkinan 3 6 9 12 15 2 Kemungkinan rendah 2 4 6 8 10 1 Jarang 1 2 3 4 5 Adaptasi dari: Standards Australia Risk Management AS/NZS 4360: 2004

TAHAP RISIKO SKALA TAHAP RISIKO PENERANGAN TAHAP RISIKO E 13 -25 Risiko sangat tinggi, pelan tindakan terperinci diperlukan H 8 -12 Risiko tinggi, diberi perhatian oleh pengurusan atasan Kementerian M 4 -7 Risiko sederhana, diurus dan diberi perhatian oleh pihak yang dipertanggungjawabkan L 1 -3 Risiko rendah, diuruskan mengikut prosedur sedia ada.

MATRIKS MENENTUKAN STRATEGI Impak 5 Kebarangkalian 4 3 Hampir pasti Kemungkinan tinggi Ada kemungkinan Tiada kesan Kecil Sederhana Besar Bencana 1 2 3 4 5 Mitigasi Cegah atau pindah Elak, cegah atau pindah (5) (10) Elak atau cegah atau pindah Mitigasi (4) (8) Terima atau mitigasi (3) 2 1 Kemungkinan rendah Jarang Terima atau mitigasi (2) Mitigasi (6) Mitigasi (4) Terima atau mitigasi (1) (2) (15) (20) (25) Elak atau cegah atau pindah Cegah atau pindah (12) (16) Pindah atau Mitigasi Cegah atau pindah (9) (12) (15) Pindah atau Mitigasi Pindah (8) (10) Pindah (4) (5) (6) Terima atau pindah atau Mitigasi (3) (20)