PELAKSANAAN MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK 2 Irman Hariman MT

PELAKSANAAN MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK 2 Irman Hariman, MT. LPKIA Lecture - Sessi 10 -

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK BA HA SA N MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI 2 WAKTU MANAJEMEN PROYEK P/L – IF 015 - 3 SKS

9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK (SUMBER: SCHWALBE, I. T. PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING, 2006 dengan modifikasi) KEBUTUHAN & HARAPAN MANAJM CAKUPAN PROYEK MANAJM WAKTU PROYEK MANAJM BIAYA PROYEK MANAJM MUTU PROYEK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK STAKEHOLDER MANAJM SDM PROYEK MANAJM KOMUNIKASI PROYEK MANAJM RESIKO PROYEK PIRANTI & TEKNIK PROYEK BERHASIL MANAJM PEMBELIAN PROYEK 3 N SA HA BA FAKULTAS TEKNOLOGI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF 015 - 3 SKS

Proses-proses dalam manajemen Komunikasi proyek KLP PROSES PERENCANAAN KLP PROSES PELAKSANAAN 1 Perencanaan komunikasi 2 Pendistribusian informasi 3 Pelaporan kinerja KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN FAKULTAS TEKNOLOGI 4 4 Mengelola stakeholder MANAJEMEN PROYEK P/L – IF 015 - 3 SKS

Proses DISTRIBUSI INFORMASI Pengertian umum: Kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi stakeholder dengan tepat waktu Dalam melakukan pendistribusian informasi perlu memperhatikan MASUKAN antara lain: Rencana manajemen komunikasi (bisa berupa tabel semacam analisis komunikasi, tetapi disajikan urut tanggal)5 FAKULTAS MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI P/L – IF 015 - 3 SKS

Piranti & Teknik DISTRIBUSI INFORMASI 1. Ketrampilan berkomunikasi 2. Sistem pengambilan (retrieve) informasi 3. Metode-metode distribusi informasi 4. Proses-proses sesuai pengalaman FAKULTAS TEKNOLOGI 6 MANAJEMEN PROYEK P/L – IF 015 - 3 SKS

Distribusi informasi 1 Ketrampilan berkomunikasi Pengirim informasi punya tanggung jawab tentang: § Kejelasan § Tidak membingungkan § Lengkap Penerima informasi punya tanggung jawab dalam: § Memastikan bahwa informasi difahami dg benar 2 Sistem pengambilan informasi : Sistem yang memfasilitasi penggunaan informasi secara bersama. Contoh: sistem file manual; basisdata FAKULTAS 7 MANAJEMEN PROYEK teks; P/L manajemen proyek; sistem TEKNOLOGI P/L – IF 015 - 3 SKS

Distribusi informasi 3. Sistem distribusi informasi, misalnya: – Pertemuan/rapat; – Distribusi dokumen fisik; – Akses ke basisdata lewat jaringan; – Fax; – E-mail; – Voice mail; – Video conferencing FAKULTAS TEKNOLOGI 8 MANAJEMEN PROYEK P/L – IF 015 - 3 SKS

Hasil DISTRIBUSI INFORMASI 1. Aset proses organisasional, berupa: – Pengalaman – Rekaman proyek – Laporan proyek – Presentasi – Umpan balik dari stakeholder – Informasi untuk stakeholder 2. Permintaan perubahan : Permintaan ini yang mendasari perubahan rencana FAKULTAS 9 MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI P/L – IF 015 - 3 SKS komunikasi

PERTEMUAN – 10/2 PELAKSANAAN MANAJEMEN PEMBELIAN PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF 015 - 3 SKS 10

Proses-proses dalam Manajemen Pembelian Proyek 1 Perencanaan pembelian & penerimaan KLP PROSES PERENCANAAN 2 Perencanaan kontrak KLP PROSES PELAKSANAAN 3 Penawaran 4 Seleksi KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN KLP PROSES FAKULTAS PENUTUPAN PROYEK TEKNOLOGI 11 5 Administrasi kontrak 6 Penutupan MANAJEMEN (akhir)PROYEK kontrak P/L – IF 015 - 3 SKS

Proses PENAWARAN • Penawaran menyangkut mendapatkan informasi berupa penawaran dan usulan dari pemasok prospektif yang memuat bagaimana kebutuhan proyek dapat dipenuhi. • Biaya untuk proses ini dikeluarkan oleh penawar. FAKULTAS TEKNOLOGI 12 MANAJEMEN PROYEK P/L – IF 015 - 3 SKS

Masukan PENAWARAN 1. Aset proses organisasional: Contoh: Daftar pemasok prospektif dan yang pernah lolos seleksi beserta prestasinya. Ini merupakan calon yang akan dikirimi penawaran 2. Rencana manajemen pembelian: menjelaskan bagaimana pembelian akan dilakukan. Memuat a. l. tentang tipe kontrak; evaluator; dokumen standar proposal/penawaran; teknik evaluasi; jadwal pembelian; dll 3. Dokumen pembelian: Dokumen lelang (tender) yang memuat ketentuan mengikuti FAKULTAS 13 MANAJEMEN PROYEK pelelangan; Format permintaan penawaran TEKNOLOGI P/L – IF 015 - 3 SKS

Piranti & Teknik PENAWARAN 1. Pertemuan penjelasan lelang : Dihadiri calon pemasok yang berhak memasukkan penawaran 2. Advertensi 3. Menyusun daftar pemasok yang memenuhi syarat: Sering kali diambilkan dari daftar yang dimiliki perusahaan berdasarkan penyaringan dulu. FAKULTAS TEKNOLOGI 14 MANAJEMEN PROYEK P/L – IF 015 - 3 SKS

Hasil PENAWARAN 1. Daftar pemasok yang lolos pra kualifikasi: Pemasok inilah yang berhak memasukkan penawaran 2. Paket dokumen pembelian: Disiapkan oleh proyek dan diserahkan pada penawar yang berhak. Memuat Kerangka Acuan Kerja (TOR=term of reference) dan Rencana Kerja dan Syarat. Dokumen ini menjadi acuan penulisan proposal 3. Usulan (proposal): Disiapkan oleh pemasok, 15 MANAJEMEN PROYEK disusun sesuai ketentuan dalam dokumen P/L – IF 015 - 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI

Proses SELEKSI • Pemilihan pemasok menyangkut kegiatan: – penerimaan penawaran atau proposal, dan – penerapan kriteria evaluasi untuk memilih penawar. • Umumnya proses ini tidak langsung selesai: • HARGA: yang murah belum tentu jaminan biaya terkecil, misalnya bila waktu yang diperlukan lebih panjang. • PROPOSAL: – Umumnya dibagi atas teknis dan komersial, yang masing-masing dievaluasi terpisah. FAKULTAS 16 MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI – IF 015 - 3 SKS – Untuk barang yang sifatnya kritis, ada. P/Lbaiknya

Masukan SELEKSI 1. Aset proses organisasional : memuat kebijakan umum dalam evaluasi proposal 2. Rencana manajemen pembelian 3. Kriteria evaluasi: dapat mencakup contoh produk pemasok, masukan dari perusahaan yang pernah menggunakan, dll 4. Paket dokumen pembelian: pada paket ini dimuat kriteria evaluasi 5. Proposal. 6. Daftar pemasok yang masuk kualifikasi 7. Rencana manajemen proyek: Berisi a. l. yang sudah dibuat FAKULTASrencana-rencana parsial 17 MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI P/L – IF 015 - 3 SKS

Piranti & Teknik SELEKSI 1. Sistem pembobotan: masing-masing komponen yang dinilai diberi bobot sesuai pentingnya komponen tersebut 2. Estimasi-estimasi yang independen, seperti HPS (harga perkiraan sendiri) 3. Sistem penyaringan: Ada persyaratan minimal tentang satu atau beberapa hal yang bila tidak dipenuhi akan menggagalkan pemasok 4. Negosiasi kontrak: dilaksanakan dalam 18 MANAJEMEN PROYEK penyusunan kontrak antara proyek dengan P/L – IF 015 - 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI

Piranti & Teknik SELEKSI 5. Sistem ‘rating’ bagi pemasok: Rating ini menggunakan kinerja pemasok di masa lalu, seperti dalam hal mutu, jadwal penyerahan pekerjaan, ketaatan terhadap kontrak, dll 6. Pertimbangan ahli 7. Teknik-teknik evaluasi proposal : Berbagai teknik evaluasi bisa diterapkan, obyektif maupun dikombinasikan dengan subyektif sesuai pendapat ahli. FAKULTAS TEKNOLOGI 19 MANAJEMEN PROYEK P/L – IF 015 - 3 SKS

Hasil SELEKSI 1. Pemasok terpilih 2. Kontrak 3. Rencana manajemen kontrak, Ø memuat: kegiatan-kegiatan administrasi kontrak selama masa kontrak 4. Ketersediaan sumber daya 5. Rencana manajemen pembelian (terevisi) FAKULTAS 20 MANAJEMEN PROYEK 6. Permintaan perubahan TEKNOLOGI P/L – IF 015 - 3 SKS

Kontrak: Berupa PO atau dokumen yang lengkap, Memuat: § § § § § Judul SOW Jadwal Periode pelaporan Kinerja Peran & tanggung jawab Harga & pembayaran Penyesuaian thd inflasi Kriteria penerimaan Jaminan FAKULTAS Dukungan thd produk TEKNOLOGI Batas pertanggung jawaban § Nilai kontrak § Nilai tanggungan § Penalti § Insentif § Asuransi § Performance bonds § Persetujuan ttg subkontraktor § Penanganan perubahan § Mekanisme penyelesaian 21 MANAJEMEN PROYEK masalah. P/L – IF 015 - 3 SKS §

SEKIAN FAKULTAS TEKNOLOGI 22 MANAJEMEN PROYEK P/L – IF 015 - 3 SKS