PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN

PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 35 TAHUN 2012 PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

PERATURAN WALIKOTA SURAKARTA NOMOR 18 -A TAHUN 2014 PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA SURAKARTA

PERATURAN WALIKOTA SURAKARTA NOMOR 27 -C TAHUN 2016 KEDUDUKAN SUSUNAN ORGANISASI, TUGAS FUNGSI DAN TATA KERJA PERANGKAT DAERAH KOTA SURAKARTA

SOP SALAH SATU BAGIAN DARI PERWUJUDAN IMPLEMENTASI REFORMASI BIROKRASI SOP merupakan petunjuk tertulis yang menggambarkan dengan tepat cara melaksanakan tugas/pekerjaan sebagai sebuah tindakan baku. SOP akan menggambarkan secara detail cara organisasi beroperasi (bekerja). SOP mewujudkan kinerja pemerintah yang optimal Hakekat SOP adalah untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan.

MENGAPA SOP PENTING? • Pengembangan misi organisasi; • Pemantapan peraturan dan persyaratan yang mengatur pekerjaan; • Pengaturan kompleksitas peralatan dan teknik pelaksanaan pekerjaan. • Memantapkan koordinasi dan sistem pelaporan dengan pihak yang terkait.

T A H A P A N PERSIAPAN P E P N Y PELAKSANAAN U S U N A N S O IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOP ANALISI KEBUTUHAN SOP SOSIALISASI PENULISAN SOP PELATIHAN PEMAHAMAN VERIFIKASI DAN UJICOBA SOP MONITORING DAN EVALUASI

PEDOMAN Prinsip Jenis SOP • Efisiensi dan Efektifitas • Kejelasan dan Kemudahan • Keselarasan • Dinamis • Kepatuhan Hukum, dan • Kepastian Hukum • SOP Teknis • SOP Administratif • SOP disusun oleh pelaksana pekerjaan pada masing-masing unit kerja • Penyusunan SOP sebagaimana dimaksud dilakukan melalui tahapan penyusunan TAHAPAN sesuai pedoman penyusunan SOP

PEDOMAN • Membentuk TIM • Pembekalan TIM • Menyusun rencana tindakan dan sosialisasi Persiapan • Melaksanakan tahapan penyusunan SOP, menyusun rencana pelaksnaan dan sosialisasi kegiatan masing 2 SKPD Identifikasi Kebutuhan SOP • Mengidentifikasi Kebutuhan SOP sesuai Tupoksi SKPD • Menurut Tingkatan Unit Kerja sesuai Struktur Organisasi Analisis Kebutuhan • Menganalisis hasil inventarisasi SOP

PEDOMAN Syarat dan Kriteria • Mengacu Pada Perundang-Undangan • Ditulis dengan jelas, rinci dan benar • Memperlihatkan SOP lainnya • Dapat dipertanggungjawabkan • Disusun Berdasarkan Format, Nama dan Kode Nomor SOP Sesuai Lampiran Pedoman Penyusunan SOP Penulisan & • Dikoordinasikan oleh Sekretaris SKPD atau Pejabat yang membidangi Penyusunan Ketatausahaan SOP • Telah melalui proses verifikasi , uji coba dan penetapan • Adanya dukungan sarana dan prasarana • SDM sesuai kualifikasi Pelaksanaan • Telah disosialisasikan didistribusikan • Mudah diakses dan dilihat

PEDOMAN • Atasan Langsung Melakukan Pengawasan pelaksanaan SOP Pengawasan • Pengawasan pelaksanaan dilaporkan kepada kepala SKPD setiap triwulan Pelaksanaa n Pengkajian • SOP yang diberlakukan perlu dikaji ulang min. sekali dalam 2 tahun Ulang dan Penyempurn aan SOP Pelaporan • Hasil pelaksanaan SOP pada SKPD dilaporkan kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah • Hasil pelaksanaan SOP pada Pemerintah Kota Surakarta dilaporkan kepada Gubernur Jawa Tengah serta Menteri Dalam Negeri melalui Sekretaris Jenderal Kementerian Dalam Negeri

PEMERINTAH KOTA SURAKARTA OPD STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP). . . . . ALAMAT KANTOR SKPD. . .

Nomor SOP : Tanggal Pembuatan : PEMERINTAH KOTA SURAKARTA Tanggal Revisi : Tanggal Pengesahan : Disahkan Oleh : KEPALA SKPD Nama Pangkat Nip Unit Kerja Dasar Hukum Nama SOP : Kualifikasi Pelaksana 1. . . . 2. . . . Keterkaitan Peralatan /Perlengkapan . . . . 1. . . . 2. . . . Peringatan Pencatatan dan Pendataan 1. . .

URAIAN PROSEDUR No 1 1 2 3 Uraian 2 Pelaksanaan Pelaksana 1 Pelaksana 2 3 4 Mutu Baku Pelak- Persyarat Waktu sana. . an/keleng kapan 5 6 7 Ket Output 8 9

SIMBOL – SIMBOL

SIMBOL – SIMBOL

SIMBOL – SIMBOL

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN • Format SOP terdiri dari 3 bagian : 1. Halaman Judul ditulis dengan huruf KAPITAL 2. Informasi prosedur yang akan distandarkan 3. Kegiatan/Uraian prosedur yang dilengkapi dengan simbol – simbol yang sudah ditentukan • Bentuk page layout orientasi : landscape • Tidak ada spasi/jarak antara bagian atas dan bagian bawah pada informasi prosedur yang akan distandarkan • Tulisan di bawah Logo Pemkot Surakarta : 1. OPD : Di bawah Logo Hanya tulisan PEMERINTAH KOTA SURAKARTA, nama OPD ditulis di baris bawahnya sejajar dengan nama SOP di tengah, ditulis dengan huruf KAPITAL • 2. Unit Kerja dari OPD : Di bawah Logo tertulis PEMERINTAH KOTA • SURAKARTA dan dibawahnya langsung nama OPD, Nama Unit Kerja • ditulis di bariw bawahnya sejajar dengan nama SOP di tengah, ditulis • dengan huruf KAPITAL

• Dasar Hukum : disesuaikan dengan dasar hukum yang berlaku secara teknis di OPD terkait sehubungan dengan pekerjaan yang akan distandarisasikan • Kolom Keterkaitan boleh ada boleh tidak tergantung ada/tidak SOP yang terkait/berhubungan dengan SOP yang akan distandarisasikan jika ada keterkaitan ditulis urut angka • Kolom Peringatan : 1. Kemungkinan resiko yang akan timbul ketika SOP dilaksanakan/tidak dilaksanakan 2. Peringatan indikasi permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika SOP dilaksanakan dampak yang mungkin timbul 3. Penjelasan cara mengatasi resiko, masalah dan dampak yang mungkin muncul 4. Pencapaian waktu SOP dalam kondisi normal (harus ditulis) 5. Ditulis urut angka

• Nomor SOP (Lampiran II Perwali No. 18 -A Tahun 2014) : Singkatan OPD/BID_singkatan bidang/SKI_singkatan seksi/No. SOP Singkatan OPD/SEKRET/SBD_singakatan nama subbagian/No. SOP Singkatan OPD/UPT_singkatan nama UPT/No. SOP • Tanggal Pembuatan : diisi pada saat SOP dibuat pertama kali; bisa dilakukan uji coba beberapa kali jika sudah benar maka disahkan • Tanggal Revisi : diisi pada saat SOP direvisi setelah pengesahan dijalankan jika ada revisi dengan diberi kode angka, misal Belum pernah direvisi diisi angka 00 Pernah direvisi 1 kali diisi : tanggal revisi (01) dst revisi terjadi karena adanya aturan baru, penyesuaian dll • Tanggal Pengesahan : diisi pada saat SOP disahkan ditandatangani oleh Kepala OPD • Kolom tanda tangan Kepala OPD berada di tengah; kemudian nama kepala OPD diberi garis bawah, pangkat dan NIP

• Nama SOP : diisi dengan nama prosedur yang akan distandarisasikan menggunakan huruf kapital di awal kata • Kualifikasi Pelaksana : cukup ditulis kualifikasi pelaksana tanpa tambahan kata-kata lain karena sudah menunjukkan kompetensi yang dibutuhkan; didata secara urut angka • Peralatan/Perlengkapan : daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam melaksanakan pekerjaan ditulis secara urut angka • Pencatatan dan Pendataan : hal-halyang perlu didata, dicatat atau diparaf setiap pegawai yang berperan ditulis secara urut angka

• Kegiatan / Uraian Prosedur : Kolom dibuat sesuai Petunjuk di Perwali no. 18 – A tahun 2014 1. Kolom Program/Uraian prosedur ditulis Uraian 2. Kolom Pelaksana diurutkan mulai dari pelaksana terendah ke tertinggi 3. Kolom mutu baku yang terdiri dari kelengkapan, waktu dan output diisi pada setiap tahap pelaksanaan pekerjaan; tidak boleh kosong, pengecualian untuk keterangan menyesuaikan • Perhatikan simbol-simbol yang digunakan diawal dengan mulai dan diakhiri dengan selesai • Perhatikan simbol garis alir dan garis putus-putus; tidak perlu ada keterangan kata pada garis-garis tersebut • Perhatikan simbol arsip manual/file jika ada pengarsipan/penyimpanan data/file

TERIMA KASIH