PC cyclus Het sturingsinstrumentarium van de gemeente Dordrecht

P&C cyclus Het sturingsinstrumentarium van de gemeente Dordrecht En de rol van de auditcommissie 16 maart 2010

Inhoudsopgave • De rol van de auditcommissie • P&C stukken en cyclus • De doorontwikkeling

De Rol van de auditcommissie Adviescommissie van de raad, samengesteld vanuit de raad Domein: Sturingsinstrumentarium van de raad t. b. v. de uitoefening van de kaderstellende en controlerende rol van de raad Doelen: • verbeteren/doorontwikkeling instrumentarium, en • Advisering (aan de raad) over de afzonderlijke (P&C) documenten • Kwaliteit en afstemming controleonderzoeken Belangrijk: • A-politiek gesprek • Over de sturingsinstrumenten van de raad • Om een goed politiek debat in de raad te bevorderen

P&C cyclus Kiezen, Sturen en Verantwoordelijke partij Kiezen Sturen (Bijsturen) Verantwoorden Gemeenteraad Kadernota / Meerjarenbeleid Begroting / Programma’s Bestuursrapportage Jaarverslag / Programma’s MJP College Voorstellen voor bijstelling MJP & meerjaren begroting Productenbegroting Concern Rapportage Producten. Jaarverslag Ambtelijk management Beleidsvoorstellen Jaarplan Management rapportage Jaarverslag

Kaderstelling Uitvoering P&C cyclus Programma indeling Kiezen, sturen, Verantwoorden (KSV) Kadernota Begroting Financiële beheersverordening Ambtelijke voorbereiding Jaarverslag Bestuursrapportage Auditcommissie Bestuurlijke behandeling

Kwaliteitsslag P&C Verbetertraject begroting nieuwe stijl n. a. v. rapport eindverantwoording college, rapport rekenkamer over eindverantwoording en advies van auditcommissie. Analyse: scherper op beleidstheorie (outcome/output), indicatoren (‘less is more’) en sturing (coalitieakkoord – mjp – begroting) Inhoudelijk • • • van 6 naar (ca. ) 16 programma’s Afschaffen thema’s, maar versteviging programmatisch werken (sturing) nieuwe presentatie van informatie (vlg sheet) Vorm • Bestuursrapportage i. p. v. Interimnota en 9 maandsrapportage

Begrotingsprogramma’s* * Gelijktijdig met de kaderbrief wordt de nieuwe indeling ter vaststelling aan de raad aangeboden Veiligheid Maatschap Voorz. Integratie Jeugd Onderwijs Arbeidsmarkt Economie Vrije tijd Verkeer & Vervoer Ruimtelijke ontwikkeling Wonen Stedelijk beheer Milieu & Duurzaamh. Dienstverlening Bestuur & Samenwerk. Alg. Dekkings middelen

Presentatie van cijfers via ‘programmakaart’ ‘Dashboard’ Programma Doelenboom NB: stadsprogramma ’s en projecten Indicatoren & beeldzetters • Wat willen we bereiken? • Wat gaan we daarvoor doen? • Wat mag het programma kosten? • Indicatoren: smart • Beeldzetters Kaderstellende notities • Startnotitie A • Startnotitie B GSB afspraken • Decentralisatieuitkering A • Decentralisatieuitkering B

Tijdspad 2010 • 27 april: coalitieakkoord (? ) • 25 mei: jaarverslag 2009 • 29 juni: • Kaderbrief (technisch financieel) • ‘kiezen sturen verantwoorden’ • Begrotingsindeling 2011 • 12 oktober: bestuursrapportage 2010 • 9/10 november: • MJP als uitwerking coalitieakkoord • Begroting 2011 (nieuwe stijl)

Vragen? Meer info?

De afzonderlijke documenten?

kadernota • Hoofdlijnen van het beleid voor jaar X van het MJP • Integrale afweging van beleid en middelen • ‘voorportaal’ van de begroting • NB: dit jaar financieel technische kaderbrief ipv kadernota (integrale afweging door nieuw college bij MJP / begroting 2011)

Begroting (1) Beleidsdeel: Financieel deel: Programma’s Paragrafen (verplichte opbouw) Begrotingsprogramma’s met 3 ‘w-vragen’: • Wat willen we bereiken (outcome)? • Wat gaan we daarvoor doen (output)? • Wat mag het (programma) kosten?

Begroting (2) Begrotingsprogramma’s • • • Veiligheid Sociale infrastructuur Wonen en leefbaarheid Werk en scholing Ondernemerschap en bereikbaarheid Bestuur, participatie en dienstverlening Paragrafen • • Lokale heffingen Risicomanagement en weerstandsvermogen Onderhoud kapitaalgoederen Financiering treasury Bedrijfsvoering Verbonden partijen Grondbeleid

Bestuursrapportage • ‘Tussenrapportage’ • over de voortgang van de uitvoering van de begroting (beleid, voortgang, geld) • En financiële bijstelling van de begroting • Gebaseerd op de eerste zes maanden van het lopende begrotingsjaar.

Jaarverslag • ‘Spiegel’ van de begroting • Wat hebben we bereikt • Wat hebben we daarvoor gedaan • Wat heeft het programma gekost? • Jaarrekening • Financiële verantwoording • Accountant • Ook richting de provincie

OVERIG

Organogram Dordrecht Gemeenteraad Drechtraad Griffie College Drechtstedenbestuur (DSB) Gemeentesecretaris Netwerkdirectie Drechtsteden (NDD) Directieraad Stadsbestuurs Centrum Stadsprogramma Impuls Maatschappelijke Ontwikkeling Projectmgt Sportbedrijf Stadsontwikkeling Vastgoed bedrijf NMC Weizigt Stadsbeheer Essenhof (begraafplaats) Publieks. Diensten Cultuurbedrijf Diep Cultuurbedrijf Dordts Musea Cultuurbedrijf CBK Cultuurbedrijf Kunstmin (stadsarchief) (kunstuitleen ed) Bedrijven

SBC Het SBC is als concernstaf verantwoordelijk voor de eenheid van beleid, organisatie, bedrijfsvoering en financiën in Dordrecht De activiteiten van het Stads Bestuurs Centrum zijn voornamelijk gericht op het ondersteunen van de sectoren, bedrijven, projecten en programma´s in de gemeente en de regio bij het realiseren van de inhoudelijke doelstellingen van het college. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om de inzet op rechtmatigheid, de besluitvormingsprocedures, de organisatie van de planning en controlcyclus en de ontwikkeling van het lerend vermogen van de organisatie. Maar ook voor bijvoorbeeld de sturingsarrangementen met publieke en private verbonden partijen, het ontwikkelen van kaders voor de middelenfuncties en bedrijfsvoering, de ondersteuning van Burgemeester & Wethouders, strategische toekomstverkenningen en de aandacht voor de verbetering van beleidsprocessen en –procedures. Het SBC voert zijn werkzaamheden in een steeds dynamischer omgeving uit: doordat we als Dordrecht steeds meer als één organisatie gaan werken neemt het SBC binnen de gemeente in processen steeds vaker een leidende rol omdat de zorg voor samenhang en eenheid bij uitstek onze rol is. Ook het college spreekt ons daar steeds vaker op aan. Dit geldt zeker binnen Dordrecht maar het blijkt dat er ook regionaal behoefte is aan die rol. Op dit moment zijn al veel SBC-collega´s ingezet op regionale dossiers of zelfs ingehuurd door de regio. In 2010 gaat deze ontwikkeling verder. Dat heeft gevolgen voor de drie beleidsafdelingen (strategie en beleidsprogrammering, kwaliteit en middelenstrategie en concerncontrol), maar ook het kabinet en bestuurs- en managementondersteuning ondervinden dit in hun werkprocessen.

Stadscontroller Regels omtrent de ambtelijke organisatie Artikel 23 - De positie van de stadscontroller • Er is een stadscontroller. • De stadscontroller is onafhankelijk adviseur van het College en heeft daardoor rechtstreeks toegang tot het College. • Er wordt een plaatsvervangend stadscontroller aangewezen. Artikel 24 - Taken van de stadscontroller • De stadscontroller draagt zorg voor het uitoefenen van de controlfunctie op stadsniveau en voor een adequate koppeling op stadsniveau tussen middelen en resultaten, zowel in de normstelling als in de verslaglegging. • De stadscontroller draagt zorg voor het toezicht op de rechtmatigheid en doelmatigheid van de aanwending van financiële middelen. De stadscontroller legt in dit verband rechtstreeks verantwoording af aan het College. Indien de stadscontroller bij de uitoefening van zijn taken als bedoeld in dit artikel een afwijkend standpunt inneemt ten opzichte van de Directieraad doet hij hiervan, na overleg met de Directieraad, mededeling aan het College. • De stadscontroller kan in verband met de uitoefening van zijn in het tweede lid bedoelde taken om inlichtingen vragen aan de Directeuren.