Passerelle logiciel informatique destin aux associations partenaires de

Passerelle : logiciel informatique destiné aux associations partenaires de la BAPIF Présentation des principes et fonctionnalités Décembre 2011 – Version 1. 6

Passerelle en quelques mots… Gratuit pour les associations et les BA • Aucune participation financière demandée • Pas de coût d’équipement informatique supplémentaire (hors PC standard et éventuels périphériques) • Les associations sont libres d’accepter ou de refuser de s’équiper. Facultatif mais fortement recommandé • Néanmoins, Passerelle facilite : • Le fonctionnement général de l’association • Le calcul des indicateurs Etat et leur transmission à la BA • Gestion des stocks • Gestion des bénéficiaires Fonctionnalités principales • Suivi de la distribution • Statistiques • Administration / paramétrage Fonctionne sur le PC de l’association Passerelle est un outil sur mesure, créé spécialement pour les associations partenaires des BA Toutes les fonctionnalités ont été validées par un Comité Associations, réunissant associations et BA • Assurance de la confidentialité des données • Internet pas nécessaire mais recommandé pour les échanges de fichiers avec l’outil de la BA (VIF) P. 2

Contexte : l’Etat a débloqué une enveloppe budgétaire pour permettre la modernisation informatique des associations distribuant l’aide alimentaire • Gestion simple de la liste des bénéficiaires Stock Passerelle est au service des associations et remplace GPSto • Gestion de stock simplifiée mais précise • Suivi de la traçabilité des produits le plus longtemps possible • Suivi de la distribution, soit au global, soit par bénéficiaire • Accès à l’ensemble des informations dans un seul et même outil L’Etat subventionne Passerelle qui lui permettra de mieux appréhender la réalité du terrain • La connaissance de l’Etat concernant l’aide alimentaire est très limitée à ce jour. • L’Etat demande donc aux Associations de lui transmettre quelques indicateurs à caractère général et non nominatifs (volumes distribués, etc). Passerelle n’a pas vocation à remplacer les rapports humains avec les bénéficiaires P. 3

Pourquoi les associations ont-elle un intérêt à s’équiper de Passerelle ? Avantages de Passerelle Conçu en étroite collaboration avec les associations et les BA, il améliore la gestion de l’activité des associations : 1 - Gestion des stocks simple et rigoureuse - Centralisation des données sur les bénéficiaires - Suivi simple de la distribution pour tout type d’association (repas, colis, E. S) Il permet de répondre facilement aux demandes de l’Etat : 2 - Calcul automatique des indicateurs Etat et transmission électronique à la BA - Gestion simplifiée de la traçabilité des produits Il fournit immédiatement aux associations toutes les informations dont elles ont 3 besoin (mouvements et stocks de produits PEAD / PNAA, bénéficiaires inscrits et passés, statistiques de distribution, etc. ). 4 Il n’entraine pas de coût et représente une charge de travail acceptable pour les associations. P. 4

Le respect de la confidentialité des données de Passerelle est garanti Les données des associations ne sont visibles que des associations • Toutes les données sont stockées sur le PC de l’association. • Seuls les indicateurs Etat seront transmis à l’Etat (non nominativement). BA (VIF) Les échanges de fichiers avec le système des BA (VIF) sont limités et sous contrôle de l’association Envoi Mise à jour Passerelle BL électroniques Référentiel de produits Indicateurs Etat Envoi L’association déclenche elle-même la réception des BL, la réception du référentiel d’articles, ainsi que la transmission des indicateurs Etat. P. 5

INDICATEURS ÉTAT SUR LES VOLUMES DISTRIBUES trimestriels et annuels P. 6

INDICATEURS ETAT SUR LES BENEFICIAIRES trimestriels et annuels P. 7

INDICATEURS ETAT SUR LE FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION annuels P. 8

Passerelle est souple : chaque association peut définir le niveau d’utilisation qu’elle souhaite en avoir Beaucoup de fonctionnalités sont facultatives ou paramétrables • Inscription ou non des bénéficiaires dans le logiciel • Gestion nominative ou anonyme des bénéficiaires • Plusieurs méthodes de suivi de la distribution (par bénéficiaire ou au global) • Utilisation ou non de la caisse pour les épiceries sociales • Etc. Les associations peuvent choisir d’utiliser certaines fonctionnalités selon : Exemples de fonctionnalités sélectionnées en fonction du type de distribution • Leur mode de distribution (colis, repas, épicerie sociale, maraude, etc. ). • Leurs effectifs • Leurs préférences de manière générale Gestion des stocks Repas anonyme Epicerie Sociale Colis Inscription des bénéficiaires Suivi de la distribution au global Caisse P. 9

Il existe 3 profils utilisateurs dans Passerelle, ce qui permet de limiter les droits d’accès sur des fonctionnalités à certains utilisateurs 1 Profil « Responsable de l’association » • A tous les droits sur le logiciel • Même droits que le responsable de l’association sauf : • Paramétrage de Passerelle 2 Profil « Utilisateur » • Création de nouveaux utilisateurs • Clôture de la distribution avec le suivi des passages • Validation d’un inventaire • Envoi des indicateurs Etat à la BA (il peut quand même préparer les indicateurs) 3 Profil « Utilisateur avec droits restreints » • Accès aux stocks (sauf inventaire) • Accès au suivi de la distribution (sans accès aux fiches bénéficiaires) Il n’est pas possible de créer un profil spécifique en lui attribuant certaines fonctionnalités (au choix de l’association) P. 10

Les associations peuvent inscrire et gérer les bénéficiaires dans Passerelle, ce qui leur permet de gagner du temps Les grandes fonctions de gestion des bénéficiaires dans Passerelle sont : La gestion des bénéficiaires dans Passerelle est facultative et personnalisable Le respect de la confidentialité est total 1 Inscrire les bénéficiaires et noter les informations les concernant 2 Réaliser des recherches sur les bénéficiaires (par nom, par ville, etc. ) 3 Enregistrer les informations de passage (date, paiement…) 4 Consulter le calendrier des droits d’accès à l’aide des bénéficiaires • Les associations ont le choix d’utiliser ou non cette fonctionnalité. • La saisie dans l’outil des informations plus « sensibles » est facultative. • Les associations peuvent inscrire les bénéficiaires sans les nommer (identification possible par le n° de dossier). • La non diffusion des données des associations à des tiers est garantie. • Pas de constitution d’un « fichier des pauvres » au niveau national. P. 11

La gestion des stocks dans l’outil est simplifiée au maximum Fonctions de gestion de stock : Le BL électronique simplifie les entrées de stock des produits distribués par la BA 1 Enregistrer des entrées et des sorties de stock 2 Consulter l’état des stocks et les mouvements de stock passés 3 Réaliser des inventaires réguliers et des régularisations de stock Par l’association Par la BA Chargement des produits Envoi du BL électronique à l’association BL électro nique Par l’association oui L’association accepte-t-elle le BL électronique ? non Enregistrement automatique de l’entrée de stock dans Passerelle Saisie manuelle de l’entrée de stock sur la base du BL papier Note 1: la BA continuera de fournir un BL papier à l’association, lors de la distribution Note 2 : pour des raisons techniques, l’envoi des BL est réalisé tous les jours à 14 h 00 pour l’ensemble des BA (impossible d’envoyer les BL à la volée). En cas de contrôle (de France. Agri. Mer notamment), les associations ont immédiatement toutes les informations à disposition P. 12

Les associations utilisent le même référentiel de produits que la BA, et peuvent l’enrichir avec de nouvelles références Passerelle permet de gérer tous les produits, même non alimentaires. Familles F 1 Sous-familles Articles Ambiant … Viande réfrigérée 3 niveaux Viande Réfrigéré Porc réfrigéré Volaille réfrigérée … Surgelé … Pourquoi un référentiel commun ? • Les associations reprennent un référentiel complet, déjà créé. Les unités de mesure sont fixes • Produits alimentaires : kg net (avec une gestion possible par unité en parallèle) La gestion du référentiel de produits sera souple • Cela facilite les échanges entre BA et associations. • Produits non alimentaires : à l’unité • Les associations pourront créer de nouveaux articles si elles le souhaitent. • Elles pourront également désactiver les références produit inutilisées. P. 13

Les associations pourront choisir leur propre mode de suivi de la distribution, en fonction de leur organisation et de leurs contraintes Suivi simplifié au global 3 modes de suivi de la distribution sont possibles • Liste des bénéficiaires servis • Enregistrement des informations de passage Suivi par bénéficiaire Suivi avec la caisse (épiceries sociales) Le suivi des passages par bénéficiaire est réalisé dans une seule page et permet une saisie en masse • Nombre de bénéficiaires servis au total • Liste des bénéficiaires servis • Enregistrement des informations de passage dont la liste des produits emportés par bénéficiaire Nom Date de Infos des 4 passages fin des précédents droits Hélène Dupont 31 oct. 2010 Henri 10 janv. Michelin 2011 Reste à payer Confirmer passage Produits Dû et payé limités emportés 12/10 Café 1€ Huile Dû : 1€ Payé : 1€ 14/10 Lessive 0€ Vinaigre Dû : 2, 5€ Payé : 2€ … Données informatives (pas de saisie) Seules données à cocher / saisir Les associations ayant plusieurs modes distribution pourront les gérer simultanément dans une même version de Passerelle P. 14

Pour les épiceries sociales : le suivi de la distribution peut être réalisé via un outil de caisse éditant des tickets de caisse Principes de la caisse • Prix à payer par le bénéficiaire = somme du prix de chaque produit emporté • Prise en compte du taux de participation demandé par l’association (ex : 10%) • Enregistrement des produits emportés • Calcul de la contribution à régler par le bénéficiaire Fonctionnalités disponibles • Affichage des informations bénéficiaires 12/06/2010 xxx 6€ xxx 3€ xxx 2€ • Edition d’un ticket de caisse • Scan avec douchette des produits et cartes bénéficiaires La caisse met automatiquement à jour les modules stocks et bénéficiaires • Les produits enregistrés via la caisse génèrent une sortie de stock quotidienne. • Les informations sur les bénéficiaires sont enregistrées automatiquement. P. 15

Passerelle propose toutes les statistiques dont les associations ont besoin, notamment pour communiquer auprès de leurs partenaires et financeurs Stocks Le logiciel contient des rapports prédéfinis Les fonctions standard de traitement de rapport seront disponibles • Etat des stocks • Liste des mouvements de stock passés • Liste des entrées de stock par fournisseur • Liste des derniers inventaires Bénéficiaires • Indicateurs sociodémographiques • Historique des participations collectées Distribution • Indicateurs généraux (au global et par commune) • Détail des produits distribués • Camembert nutritionnel des produits distribués • Liste des bénéficiaires aidés • Génération de fichiers Excel (pour retravailler le document, faire des graphiques, etc. ) • Génération de fichiers PDF • Impression de documents P. 16

Passerelle permet aux associations de transmettre facilement les indicateurs demandés par l’Etat La transmission des indicateurs est demandée par l’Etat, afin qu’il connaisse mieux la réalité de la distribution de l’aide alimentaire en France Les indicateurs concernent : Fréquence d’envoi : trimestrielle Les associations peuvent choisir leur propre méthode pour remonter les indicateurs • Les volumes distribués • Les bénéficiaires de l’aide • Le fonctionnement des associations • Quelques indicateurs doivent être envoyés tous les trimestres. • Une liste plus longue doit être envoyée tous les ans. • Via Passerelle si l’ordinateur est connecté à internet recommandé • Par e-mail / fax / courrier / téléphone à la BA charge aux BA de saisir ces indicateurs de manière informatique La majorité des indicateurs Etat sont calculés automatiquement dans Passerelle P. 17

La gestion de la traçabilité des produits (demandée par l’Etat) est très simple pour les associations 1 Disposer d'un système qui leur permette d'identifier le ou les fournisseurs directs de leurs produits 2 Etablir un lien «fournisseur-produit» La Loi oblige les associations à : Un n° de lot est créé par la BA pour chaque produit qu’elle reçoit et redistribue La gestion de la traçabilité ne génère aucune surcharge de travail pour les associations savoir quels produits proviennent de quels fournisseurs Ce numéro de lot est utile en cas d’alerte alimentaire sur un produit BA Associations Alerte sur un produit Recherche du produit incriminé (avec n° de lot) Identification et destruction du produit • Le n° de lot de chaque produit est automatiquement enregistré lors de l’import du BL électronique. • Il n’est pas demandé aux associations de savoir quels sont les numéros de lot des produits qu’elles distribuent au quotidien. P. 18

Annexe 1 : Schéma des échanges entre VIF et Passerelle BL élec. Envoi si accepté par asso Ref. produits Envoi si accepté par asso BL élec. Envoi Ref. produits Envoi Ref. Asso Envoi AMS (plateforme d’échanges) Passerelle VIF DWH VIF pour données internes BA Envoi par asso via Passerelle Indicateurs Etat Contrôle de cohérence par BA Envoi dès validation par BA Indicateurs Etat INFOCENTRE FFBA pour indicateurs Etat Envoi trimestriel Asso non équipées de Passerelle Envoi par asso via mail, fax… et saisie par la BA Indicateurs Etat Reporting DGCS

Annexe 2 : Exemple de définition du reste à vivre de la FFBA Reste à vivre par = pers. et par mois ressources – charges incompressibles fixes du foyer Détail des ressources • • Salaires Prestations (RMI, AHAA…) Retraite Pension alimentaire Pôle emploi Bourse si étudiant Revenu foncier et ou immobilier Pécule financier versé par assoc type CHRS Nb de pers. dans le foyer Détail des charges incompressibles fixes • • • Loyer/crédit habitation Assurance (sauf vie) Chauffage (fioul, bois…) Téléphone internet Loisirs Scolarité (étude, cantine…) Mutuelle santé Pension alimentaire Mode de garde Transport Crédit à la consommation Impôt Pour l’épicerie sociale, il faut faire attention que le reste à vivre soit suffisant pour que la personne puisse participer financièrement P. 20

Annexe 3 : quelques images de Passerelle Page d’accueil Liste des modules disponibles Fonctionnalités d’un module P. 21

Annexe 3 : quelques images de Passerelle Gestion des bénéficiaires – page de consultation Critères de recherche Résultats P. 22

Annexe 3 : quelques images de Passerelle Statistiques – mouvements de stocks sur les produits du PEAD / PNAA Ce rapport est utile en cas de contrôle de France. Agri. Mer P. 23

Annexe 3 : quelques images de Passerelle Statistiques – camembert nutritionnel des produits distribués Ce rapport est utile pour connaître l’équilibre nutritionnel de la distribution P. 24