Participativno budetiranje Metodologija PROJEKAT REFORME LOKALNIH FINANSIJA MEHANIZAM

Participativno budžetiranje Metodologija PROJEKAT REFORME LOKALNIH FINANSIJA

MEHANIZAM PB • Učešće javnosti u radu lokalne samouprave jedan je od temeljnih principa dobre demokratske prakse i dobrog upravljanja lokalnom zajednicom, koje je temelj održivog razvoja. • Participativno budžetiranje (PB) podrazumeva učešće javnosti u budžetskom procesu , koje počiva na pravu građana da učestvuju u donošenju odluka i politika koje utiču na njihove živote. • To je proces koji uključuje građane i ostale zainteresovane strane u određivanje prioriteta i donošenje planova potrošnje u okviru budžeta lokalne samouprave.

DOBROBITI OD PB: • Povećava transparentnost javne administracije i efikasnost javne potrošnje. • Osnažuje učešće građana u procesu donošenja odluka , raspodeli i nadzoru nad javnim fondovima. • Podrazumeva veću odgovornost lokalne vlasti, kako lidera tako i službenika. • Omogućava kolektivnu prioritetizaciju i rukovođenje javnim resursima. • Utiče na veći stepen poverenja između građana i vlasti. • Jača demokratsku kulturu i društvenu strukturu u okviru lokalne zajednice.

FAZE PB: 1. Učiniti proces pravno-legitimnim: Doneti Odluku o realizaciji Participativnog budžetiranja 2. Definisati sve učesnike i ciljne grupe procesa 3. Napraviti detaljan finansijski plan za realizaciju procesa i plan svih aktivnosti do kraja godine 4. Analizirati mogućnosti i definisati visinu dostupnih sredstava podložnih PB 5. Kreirati medijsku kampanju i plan komunikacije sa građanima i drugim važnim akterima procesa 6. Faza prikupljanja predloga od građana/OCD/javnih institucija 7. Prioritetizacija prikupljenih predloga 8. Organizacija i realizacija ankete među građanima 9. Objava rezultata u okviru nacrta odluke o budžetu 10. Organizacija i realizacija javne rasprave o budžetu 11. Produkcija i distribucija Građanskog vodiča kroz budžet 12. Praćenje realizacije projekta u okviru PB

1. Učiniti proces pravno-legitimnim: Doneti Odluku o realizaciji PB • Odluka može biti doneta na godišnjem nivou, na početku svake nove budžetske godine. • Odluka bi trebalo da sadrži kraći spisak PB aktivnosti i nadležnih službi koje ih realizuju. • Odluku je potrebano dostaviti svim odsecima/odeljenjima koja će na bilo koji način učestvovati u procesu. Uz Odluku treba dostaviti i Metodologiju PB sa vremenskim rasporedom gde je opisan detaljniji prikaz aktivnosti sa ulogama. • Vreme: januar-mart tekuće godine • Nadležni organi: Odluku može doneti Kabinet gradonačelnika, Gradsko veće, Skupština grada (ovo je najlegitimnija i najbolja varijanta).

2. Definisati sve učesnike i ciljne grupe procesa • Doneti Odluku/Rešenje o formiranju Tima za participativno budžetiranje (Radna grupa, Savet ili Komisija) kojom se određuju obaveze svakog odseka odnosno osobe člana tima, hijerarhija donošenja odluka kao i vremenske odrednice za pojedine aktivnosti. Najčešće bi Tim za PB trebalo da čine: - Jedan ili više članova gradskog veća - Predstavnik/ca Kabineta gradonačelnika/ce - Osoba zadužena za komunikacije/PR - Osoba/e iz Odseka za budžet i finansije - Osoba zadužena za IT aktivnosti - Po jedan predstavnik/ca najrelevantnijih odeljenja, odbora, lokalnih institucija i javnih preduzeća (npr. Odbor za socijalna pitanja ili za izgradnju grada, lokalna škola. . . – u zavisnosti od razvojnih potreba i potencijala grada) - Nekoliko građana, odnosno predstavnika najaktivnijih organizacija civilnog društva uključujući i OCD marginalizovanih grupa - Predstavnici malih i srednjih lokalnih preduzeća i velikih kompanija - Lokalni mediji

3. Napraviti detaljan finansijski plan za realizaciju procesa i plan svih aktivnosti do kraja godine Treba isplanirati troškove za sledeće stavke: • Dizajn, priprema za štampu, oglase i adaptacija za online formulare • Štampa 5000 upitnika za prikupljanje ideja i posle za anketu • Štampanje 2 oglasa/upitnika (prikupljanje i anketa) u lokalnim štampanim medijima • Info-posteri • Štampanje roll-up-a • Štampanje građanskog vodiča kroz budžet, 1000 komada • Snimanje TV reklame i njena adaptacija za radio • Emitovanje reklame u lokalnim medijima • Emitovanje radio spota • Online kampanja • Dizajn i štampa promotivnog štanda (bilo bi bolje više štandova koji bi bili postavljeni u javnim institucijama i na ulicama)

3. Napraviti detaljan finansijski plan za realizaciju procesa i plan svih aktivnosti do kraja godine Dodatne stavke (u skladu sa finansijskim mogućnostima opštine/grada): • Ketering za sastanke; osveženje za Lokalni budžetski forum • Fotograf, kamerman • Dodatni promotivni material: olovke, bedževi, majice; bilbordi, roll wall i drugi OOH promo materijali (autobuska stajališta)… • Priprema i štampanje nacrta budžeta za Lokalni budžetski forum • Dnevnice za volontere/promotere Vreme: decembar prethodne godine – kako bi se sredstva za kampanju takođe isplanirala u budžetu. Nadležni organi: Procenu troškova PB kampanje odobrava Tim za PB, finalna procena sredstava treba da bude inkorporirana u nacrt budžeta i odobrena od strane Skupštine.

4. Analizirati mogućnosti i definisati visinu dostupnih sredstava podložnih PB 3. Napraviti finansijski plan za realizaciju procesasastanaka i plan svihsaaktivnosti do • Tim zadetaljan PB bi trebalo da kroz nekoliko konsultativnih kraja godine korisnicima budžeta, a uz pomoć službenika odseka za budžetska pitanja odredi visinu sredstava za PB projekat. Preporuka je da u okviru nacrta budžeta ova suma bude jasno iskazana u liniji Participativno budžetiranje. • Moguće lobirati i za veća sredstva od onih koje je opština/grad spremna da odvoji za određene projekte. Naime, moguće je napraviti „zajedničko ulaganje“ u PB, u saradnji sa lokalnim kompanijama ili privatnim preduzećima. Vreme: do početka kampanje (avgust, septembar), treba znati konačnu sumu za PB projekat/projekte Nadležni organi: Procenu troškova koje je moguće izdvojiti za PB projekat/projekte pravi Tim za PB sa spoljnim saradnicima, načelno je odobrava Gradsko veće/Odsek za budžet, ali finalnu cifru će odobriti Skupština u okviru izglasavanja budžeta.

5. Kreirati medijsku kampanju i plan komunikacije sa građanima i drugim važnim akterima procesa • Kampanju je potrebno planirati u skladu sa finansijskim mogućnostima i raspoloživim resursima za sve faze PB. • Potrebno „pokriti“ sve ciljne grupe – različiti kanali komunikacije – lokalni i regionalni mediji za emitovanje TV i radio spota i gostovanja predstavnika lokalne samouprave; štampani dnevnici, mesečnici i časopisi; društvene mreže; posteri; lifleti; bilbordi itd. • Lokalna administracija je u prednosti, jer može da koristi i sve javne ustanove za objavljivanje PB informacija kroz postere. • Određeni deo medijskog prostora za mnogo manje sredstava nego što bio slučaj sa komercijalnim kampanjama • Prezentacija Komunikacijski alati u projektu PB (podeljena u sklopu IT radionice u aprilu 2015. ) • Kampanja traje tokom cele godine!

5. Kreirati medijsku kampanju i plan komunikacije sa građanima i drugim važnim akterima procesa • Vreme: decembar prethodne godine – kako bi se sredstva za kampanju takođe isplanirala u budžetu. Ukoliko ovo nije moguće, napraviti plan komunikacije što ranije u toku godine i „rezervisati“ moguća raspoloživa sredstva za kampanju koja počinje na jesen. • Nadležni organi: Kampanju kreira i mahom realizuje Odsek za PR uz pomoć ostalih članova Tima za PB. Sredstva za kampanju odobrava Skupština u sklopu budžeta, ili, ako je ad-hoc druga nadležna tela (Kabinet, Gradsko veće, Načelnik odseka za budžet)

6. Faza prikupljanja predloga od građana/OCD/javnih institucija 1. Prikupljanje ideja od građana (ograničena ili neograničena oblast) 2. Odabir predloga projekata interno, u okviru opštinskih/gradskih institucija Treba privući pažnju medija i od njih napraviti saveznike u kampanji! – konferencija za medije, radni doručak, saopštenja Za gradjane – informacije u okviru info-sheet-a, gostovanje u medijima, saopštenja, uz poziv građanima da podnesu svoje predloge potencijalnih PB projekata. Formular treba da sadrži osnovne informacije o PB, vremenskom ograničenju prikupljanja ideja (do kada tačno traje prikupljanje), mestima za ubacivanje listića, internet adresu (eventualno FB, TW) sa dodatnim informacijama o PB, kontakt podatke odgovornih lica (i-mejl adresu, broj

6. Faza prikupljanja predloga od građana/OCD/javnih institucija Prikupljanje ideja moguće je realizovati na nekoliko načina: −Putem interneta (potrebni su određeni tehnički uslovi), u online anketi. Komunikacija sa građanima putem interneta obrađena je u nekoliko priručnika −Štampani formulari za prikupljanje ideja treba da budu postavljeni na prometnim mestima na nekoliko punktova u gradu. O tome gde se sve nalaze punktovi za ubacivanje listića, takođe treba jasno informisati građane na vreme, i svaki dan u toku trajanja akcije, kroz ranije odabrane kanale komunikacije. −Štampanje ankete u lokalnim i/ili regionalnim štampanim medijima, u vidu oglasa koji je moguće iseći, popuniti i odložiti na određenim, jasno definisanim mestima.

6. Faza prikupljanja predloga od građana/OCD/javnih institucija • Posebnu pažnju treba usmeriti na komunikaciju sa organizacijama civilnog društva (OCD – nevladine organizacije i druga udruženja) koje su zainteresovane za neposredno učešće u realizaciji PB. • OCD resurse takođe je moguće koristiti za promociju PB, o čemu se treba dogovoriti na početku planiranja kampanje. Osim toga, ove organizacije jako dobro poznaju lokalnu sredinu i specifične potrebe svojih ciljnih grupa. • Za ovu fazu potrebano je izdvojiti bar tri nedelje! • Vreme: septembar-oktobar tekuće godine • Nadležni organi: Odsek za PR uz pomoć ostalih članova Tima za PB.

7. Prioritetizacija prikupljenih predloga • Od svih pristiglih predloga treba odabrati „najrealnije“ u pogledu mogućnosti njihove realizacije u idućoj godini i u skladu sa razvojnom strategijom grada. Po potrebi, mogu se konsultovati i drugi odesci i javna preduzeća, pogotovu u fazi procene izvodljivosti predloženih projekata. • Stoga izvođači preliminarno treba da procene u kom obimu će se kretati realizacija predloženih projekata, što bi trebalo da bude jedan od kriterijuma za konačnu listu. • Jedan od načina je da se u okviru Tima za PB napravi neki širi spisak potencijalnih PB projekata, od 10 -15 interesantnih pristiglih ideja, a onda taj spisak poslati svim OCD da glasaju kojih 5 od ovih projekata ide na konačnu PB listu za anketu.

7. Prioritetizacija prikupljenih predloga • Drugi način za prioritetizaciju je da uvidom u strateška dokumenta i akcione planove za razvoj opštine, Tim za PB odabere projekte koji će se naći na anketnom listiću. Ovaj pristup je manje transparentan i manje participativan, i treba mu pribeći samo kada postoje velika ograničenja za gornji pristup. • Potrebno je napraviti Komisiju za PB koja bi, osim Tima za PB, obuhvatala i druge predstavnike javnog sektora – predsednike različitih skupštinskih odbora, direktore javnih preduzeća i predstavnike OCD • Opštine i gradovi se za ovaj pristup često opredeljuju jer mnogi već planirani projekti ne mogu svi biti finansirani određene godine, bez obzira što se nalaze u strateškim planovima. Stoga je kroz PB moguće napraviti prioritetizaciju već planiranih projekata, i na taj način građane uključiti u donošenje odluka.

7. Prioritetizacija prikupljenih predloga • Potrebno je revnosno voditi evidenciju – o pristiglim predlozima, proceni troškova, zapisnik sa sastanaka i dr. • Takođe, tabelu sa svim predlozima potrebno je „okačiti“ na sajt opštine, sa obrazloženjima zbog čega je neki predlog prihvaćen odnosno odbijen. Ovu tabelu moguće je proslediti i drugim odsecima i institucijama, kako bi imali uvid u specifične probleme i potrebe sugrađana i eventualno pronašli alternativna rešenja za „izbačene“ projekte. Ukoliko se ankete organizuju u mesnim zajednicama, deo Tima za PB treba da budu predsednici mesnih zajednica koji su onda ujedno i vođe timova za PB unutar svoje mesne zajednice. Napraviti konsenzus oko toga da li se sredstva za PB odnose na neki projekat od koga će imati koristi svi građani, ili se sredstva opredeljuju za svaku mesnu zajednicu posebno, u skladu sa čim se onda organizuje i kampanja prikupljanja predloga i kasnije anketiranje. • Vreme: oktobar tekuće godine • Nadležni organi: Tim za PB uz pomoć relevantnih odseka i predstavnika javnih institucija i OCD.

8. Organizacija i realizacija ankete među građanima • Napraviti detaljan plan organizacije ankete i dogovoriti se sa javnim institucijama i drugim predstavnicima javnih prostora o mogućoj saradnji – za postavljanje postera, info-pulta i za prikupljanje anketa (zdravstvene ustanove, uslužni i informativni centri, pošte, pijace, tržni centri, fakulteti. . . ) • Anketiranje građana potrebno je najaviti 3 -5 dana unapred. Opet treba pripremiti sve relevantne informacije o PB, s tim što se ovog puta daju i logističke informacije – gde će se realizovati anketa, kako glasati putem interneta, koliko će trajati anketa, koji su predlozi projekata. • Ukoliko u finansiranju ili realizaciji projekta učestvuje i neki predstavnik biznis zajednice (mala, srednja preduzeća, kompanije. . . ) promociju treba planirati zajedno sa njihovim PR/CSR sektorom.

8. Organizacija i realizacija ankete među građanima Podela/Prikupljanje anketnih listića: 1. „Na licu mesta“ – info-pultovi na različitim prometnim delovima grada – trgovi, pijace, javne ustanove, prostorije mesnih zajednica • Potrebno je angažovati volontere (iz OCD saradnica na procesu PB, iz mesnih zajednica ili Kancelarije za mlade) • Potrebno je nabaviti/odštampati info-pultove sa obeležjima opštine/grada, i sa jasnim informacijama da je to punkt za glasanje za PB • Potrebno je nabaviti kutije za ubacivanje popunjenih listića • Glasanje treba omogućiti u toku celog dana, i u toku radnog vremena, ali i van njega, bar do 19. 00 h. Treba iskoristiti i vikende, jer se građani tada najčešće šetaju po centru i imaju više vremena. Anketa treba da je dostupna građanima minimum 10 dana, a poželjno je i duže. 2. Kroz dnevnu štampu ili nedeljnike, u formi oglasa koji je moguće popuniti i iseći. Obavezno obratiti pažnju na informacije GDE se i DO KADA listići mogu predati 3. Podela anektnih listića zajedno sa računima ili kroz opštinske informatore 4. Online anketa putem Interneta (na sajtu opštine, ili preko zvaničke FB stranice). U ovom slučaju postoje tehnički preduslovi koje je potrebno ispuniti, i nije moguće u potpunosti obezbediti anonimnost. Anonimnost nije uslov za glasanje i u suštini nije neophodna, ali treba posebno o tome obavestiti sugrađane na mestu gde je na sajtu postavljen upitnik. Preko FB anonimnost ne može biti obezbedjena.

8. Organizacija i realizacija ankete među građanima • Već je naglašena važnost učešća OCD i drugih aktera (biznis zajednica npr) u svim fazama PB, pa tako i u ovoj. Na vreme se treba dogovoriti o mogućnostima saradnje i stavljanja njihovih resursa na raspolaganje opštini, kako bi se ceo proces kvalitetnije realizovao. • Neophodno je obezbediti transparentnost glasanja i osigurati glasove u skladu sa dobrom demokratskom praksom. Ovo se postiže nadzorom nad listićima i iz tog razloga je neophodno angažovati volontere i druge saradnike koji će stajati pored info-pultova i objašnjavati građanima principe PB i paziti da se ispoštuju pravila glasanja. Takođe, kutije za ankete potrebno je zapečatiti, i otvoriti pred celim Timom za PB koji broji glasove i pravi zapisnik. • Vreme: novembar tekuće godine • Nadležni organi: Tim za sprovođenje PB, zainteresovane strane

9. Objava rezultata u okviru nacrta odluke o budžetu • Rezultate glasanja objaviti na sajtu grada/opštine, društvenim mrežama i poslati saopštenje svim medijima. • Pobednički projekat/te (najviše 3 sa najvećim brojem glasova) treba uvrstiti u nacrt odluke o budžetu koji će biti predstavljen na javnoj raspravi posvećenoj nacrtu budžeta. • Pripremiti osnovne informacije o projektima koji su izglasani – npr. mesto realizacije projekta, predviđen početak i kraj radova, mesto projekta u razvojnoj strategiji grada, očekivani rezultati finansiranja i realizacije tog projekta. . . • Posebno treba informisati sve direktno i indirektno uključene aktere o rezultatima ankete. • Nacrt odluke o budžetu predstaviti u formi PP prezentacije ili PDF dokumenta, uz vizuelnu podršku i dodatna objašnjenja za pojedine stavke iz budžeta. • Nacrt je potrebno „okačiti“ na sajt opštine/grada i informaciju o tome postaviti na društvenim mrežama i poslati medijima i svim zainteresovanim akterima u saopštenju • Trebalo bi građanima omogućiti da ga komentarišu i predlažu izmene, a posebno građane treba pozvati da prisustvuju javnoj raspravi o budžetu, javno iznesu svoje stavove i diskutuju sa sugrađanima i predstavnicima lokalne administracije.

10. Organizacija i realizacija javne rasprave o budžetu • Javnu raspravu treba najaviti na vreme, 3 -7 dana unapred, u zavisnosti od medija/kanala komunikacije. Eventualne komentare i predloge građana na nacrt budžeta koji bi trebalo da bude unapred dostupan, treba prikupiti i pripremiti za raspravu. • Na raspravu treba pozvati sve građane putem medija, društvenih mreža i direktnim pozivima poštom/i-mejlom. • Tehnička oprema i logistika sale • Predstavnik/ca odseka za budžet i finansije trebalo bi da prezentuje nacrt i dodatno pojasni građanima određene stavke budžeta. • Omogućiti diskusiju • Izvan radnog vremena, ne duže od 2 sata. • Isplanirati vreme za davanje izjava predstavnicima medija • Odrediti jednu osobu koja će voditi javnu raspravu i jednu koja će voditi zapisnik; brifovati sve govornike (javna preduzeća i drugi odseci) • Pripremiti liste za upisivanje i listiće za postavljanje pitanja • Izveštaj

11. Produkcija i distribucija Građanskog vodiča kroz budžet Osim najvažnijih informacija o planiranom budžetu za 2017. godinu, ovaj dokument treba da pruži i informacije o okolnostima i smernicama kojima se uprava vodila prilikom sastavljanja budžeta. • Osnovni elementi koje bi ovaj dokument trebalo da obuhvati su: üporuka predsednika opštine/gradonačelnika, üvizija zajednice i njeni ključni elementi, kao i ciljevi, prioriteti i smernice kreiranja budžeta, kao na primer razvoj infrastrukture, ekonomski razvoj, ili očuvanje životne sredine, üaktivnosti i projekte od posebnog značaja, ütransparentnost - proces izrade budžeta uz uključivanje javnosti i njene konkretne doprinose pri čemu je uvek poželjno koristiti grafikone i druge vizuelne elemente kada je moguće na taj način prikazati određene delove i ünaredne aktivnosti u budžetskom procesu sa akcentom na one u kojima se planira dalje učešće javnosti.

11. Produkcija i distribucija Građanskog vodiča kroz budžet Elektronsko izdanje – promocija putem Interneta i direktno slanje e-mejlom Štampano izdanje: • Najaviti njegovo plasiranje u na sajtu lokalne samouprave, u medijima, i obavestiti građane na koji način mogu da preuzmu svoj primerak i šta on sve sadrži. • Organizovati volontere koji bi delili Vodiče na udarnim mestima u opštini/gradu; ukoliko postoji mogućnost, tokom podele Vodiča, neko iz Tima za PB može prisustvovati i davati detaljnije informacije građanima. • Postaviti primerke u Uslužnom centru, mesnim zajednicama, javnim ustanovama. Organizovati sastanak sa predstavnicima lokalnih organizacija civilnog društva/građanima/medijima/predstavnicima biznis zajednice, upoznati ih sa Vodičem i dostaviti im primerke. Takođe, informisati ih o planu realizacije izabranih projekata i dati im mogućnost da tu realizaciju prate. • Vreme: februar naredne godine • Nadležni organi: Tim za sprovođenje PB

12. Praćenje realizacije projekta u okviru PB • Lokalna samouprava treba da pruži mogućnost svim zainteresovanim stranama da u svakom trenutku dobije informacije o fazama i koracima sprovođenja projekata, kao i da samounicijativno i ažurno obaveštava u postavljenim vremenskim intervalima o procesu. • Iako je veći deo ovog procesa završen, treba nastaviti sa konsulatativnim sastancima koji se tiču isključivo participativnog budžetiranja. • Vreme: do realizacije izabranih projekata i do početka sledećeg ciklusa • Nadležni organi: Tim za sprovođenje PB

PRIMERI DOBRE PRAKSE Istraživanjem platformi/ online rešenja u gradovima i državama širom sveta, došli smo do tri vrste pristupa: • Lokalno rešenje – neke lokalne samouprave su se odlučile da angažuju sopstvene resurse i kreiraju svoja, unikatna rešenja. Neka od tih rešenja su «state of the art» , poput onog koje je razvio grad Pariz, neka kombinuju više postojećih online alata (Toronto), a veliki broj malih lokalnih samouprava je prosto kombinovao Facebook i email/newsletter liste. • Postojeće online platforme – gotova, ali prilagodiva rešenja poput Participare i Open. Budgets mogu biti odlične opcije za pojedinačne gradove i opštine ili za zajednički pristup grupe lokalnih samouprava. Open. Budgets je open-source rešenje koje je finansirala EU kako bi građanima i novinarima omogućila alat za jednostavnu analizu budžeta, ali se sada razvija u pravcu proizvoda za participativno budžetiranje. Participare, sa druge strane, je višejezično rešenje koje je razvio portugalski startap i koje već ima iskustvo u više od 30 lokalnih samouprava. • Razvoj potpuno novog rešenja za potrebe gradova i opština u Srbiji.

PRIMERI DOBRE PRAKSE Koji god pristup da bude izabran, važno je da rešenje pokriva sledeće opcije: • Jednostavna registracija uz poštovanje zaštite podataka o ličnosti • Višejezička podrška • Jednostavna za korišćenje (formiranje projektnih predloga uz korišćenje fotografija, video snimaka i sl) • Povezivanje sa društvenim mrežama radi promocije predloga projekata u zajednici • Moguća diskusija i vezano za konkretne predloge i generalno. • Jednostavan i siguran sistem glasanja. • Podrška za mobilne uređaje. • Pregled i upoređivanje predloga projekata po raznim kriterijumima i kategorijama. • Mapiranje predloga projekata na mapi lokalne samouprave.

HVALA NA PAŽNJI! Kalina Simić programski koordinator BIRN Srbija Kalina. simic@birn. eu. com 063 525 462

KONTAKT: 29