PARTICIPACIN RECOMENDACIONES PARA LA ACTUALIZACIN DEL INVENTARIO SISTEMA

PARTICIPACIÓN

RECOMENDACIONES PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO SISTEMA INSTITUCIONAL DE CONTROL DE INVENTARIOS INVENTARIO FÍSICO ANUAL

FINALIZACIÓN DE TRÁMITES INCONCLUSOS

Plazo para registro de adquisiciones Conciliación en movimientos AFIN SICI

Trámite de Alta

Trámites de alta en estatus “Aprobado” Concentrado – Red Universitaria [NOMBRE DE CATEGORÍA] [PORCENTAJE] [NOMBRE DE DE CATEGORÍA] [NOMBRE DE [PORCENTAJE] CATEGORÍA] [PORCENTAJE] [NOMBRE DE CATEGORÍA] [PORCENTAJE] Trámites de alta en estatus “Aprobado” 2012 2013 [NOMBRE DE CATEGORÍA] [PORCENTAJE] [NOMB RE DE CATEG ORÍA] [PORCE NTAJE] [NOMBRE DE CATEGORÍA] [PORCENTAJE] 34 25 2014 2015 2016 2017 2018 2019 TOTAL 21 33 60 81 129 575 958

Trámites de alta en estatus “Aprobado” Centros Universitarios Temáticos ENTIDAD CUCS CUCEA CUCBA 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 TOTAL 3 5 3 15 7 12 36 82 163 9 6 5 2 9 23 20 21 95 18 9 8 2 4 5 2 48 96 1 55 56 1 3 9 8 25 54 CUCEI CUAAD CUCSH 1 3 1 1 2 11 5

Trámites de alta en estatus “Aprobado” Centros Universitarios Regionales ENTIDAD 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 TOTAL 1 2 24 30 18 11 86 1 2 2 2 7 17 1 2 16 19 2 8 12 21 22 23 23 4 8 CUCOSTA 8 8 CUCSUR 3 3 CUTONALA CUALTOS 2 1 CULAGOS 2 CUVALLES CUSUR 1 CUNORTE CUCI 1 3

Trámites de alta en estatus “Aprobado” ENTIDAD 2012 2013 2014 2015 2016 SEMS 1 4 2 SUV AG 2 1 2017 3 2018 2019 TOTAL 32 214 253 5 5 21 29 2

ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS El resguardo es el documento que consigna la responsabilidad que tiene un trabajador universitario sobre la conservación, mantenimiento y custodia de un bien. Los resguardos deben actualizarse periódicamente en favor de las personas que tienen la custodia del bien para el cumplimiento de sus actividades diarias. Es importante conservar estos resguardos impresos, firmados y sellados en el archivo de la dependencia.

SISTEMA INSTITCIONAL DE CONTROL DE INVENTARIOS EXPEDIENTE DEL BIEN HERRAMIENTAS ÚTILES BÚSQUEDAS POR FILTROS EXPORTADOR DE INFORMACION MI INVENTARIO ETIQUETAS CON CODIGO QR INVENTARIO FISICO ANUAL

EXPEDIENTE DEL BIEN Se cuenta con un expediente de cada uno de los bienes en donde se almacena información más detallada para una mejor identificación y seguimiento.

HERRAMIENTAS ÚTILES • Vinculación de bienes • Replicar captura de campos • Historial en trámites y bienes • Detalle de trámites relacionados

BÚSQUEDAS POR FILTROS • • • Estatus Tipos de bien Origen Datos particulares Fechas

EXPORTADOR DE INFORMACIÓN Desde el exportador es posible generar un archivo en formato de Excel de todo el inventario de una dependencia. EXPORTADOR La información se exporta segmentada en tipos de bienes para facilitar su manejo. Es posible elegir entre cualquiera de las dependencias a las que el usuario tiene derechos para el acceso.

Menú : Exportar Listado Elegir SI para exportar toda la entidad seleccionada Tipo de bienes: MOBI: Mobiliario EQUI: Equipo …

MI INVENTARIO • El módulo de Mi inventario, es una herramienta de SICI, en la que cada usuario puede consultar los bienes bajo su resguardo. • La consulta de bienes de este módulo es generada sin restricción de seguridad, es decir, muestra todos los bienes asignados a un usuario en toda la red universitaria. • Para tener acceso a esta funcionalidad solo es necesario contar con credenciales para ingreso en SIIAU.

El ingreso a Mi inventario es la misma plataforma de SICI.

La información solo esta disponible para consulta e impresión.

IMPRESIÓN DE ETIQUETAS EN FORMATO QR El etiquetado de bienes juega un papel muy importante en el proceso de control, ya que a través de ellas es posible identificarlos y reconocerlos como parte del patrimonio de la Institución.

Ventajas – Etiquetas QR ü Obtención de mayor información referente a las características del bien, sin especificar ubicación y resguardante con el fin de evitar el re-etiquetar en cada cambio de información. ü Mayor durabilidad en papel autoadherible Aplicaciones Lectoras Recomendadas Actualmente en el mercado, existen muchas aplicaciones gratuitas para utilizarlas como lectoras QR, en cualquier dispositivo. Las recomendadas para cada sistema operativo: *i. OS *Android

APP DE SICI ü Lectura del código QR desde cualquier dispositivo móvil (celular, ipad, tablet) ü Creación de insumos para realizar cruces de información entre existencias físicas VS registros en sistema. ü Agilidad y rapidez en el levantamiento físico de los inventarios. CODIGO QR ID: 90427 CLAS: CONCENTRADOR DESC: CONCENTRADOR PARA ZONA EN AULAS MARC: HUBSTACK MOD: SEH-2 N/S: 1134460244040 CF

INVENTARIO FÍSICO ANUAL Impresión de reporte inicial de Bienes: • Activos , En Edición y En Trámite Revisión y verificación de bienes marcados como “No localizados” Verificar existencias Comparación de resultados: *Utilizar nuevas etiquetas Existencias VS Registros SICI 1 2 3 4 Registro de Bienes no localizados 5

Seguimiento a los bienes No localizados 2016 – 2017 – 2018 ü Los bienes que se encuentran contenidos en algún trámite de alta o traslado, al finalizar automáticamente cambiarán su condición a "Localizado: SI". ü Se podrá cambiar su condición, al modificar el resguardante, los comentarios y/o su ubicación, desde la opción del menú expediente de cada bien. ü No se podrán incluir bienes en un trámite de baja que se encuentren como "No localizado“ con excepción en los siguientes tipos: Robo, Entrega-recepción, Duplicidad, Negativa pago seguro y Reposición.

Los bienes identificados como No localizados, no son objeto de baja automática, es necesario realizar el trámite según corresponda en cada situación.