PARTENAIRE DIGITAL AU SERVICE DE LA SANT DES

PARTENAIRE DIGITAL AU SERVICE DE LA SANTÉ DES FRANCILIENS Système d’information des établissements et services sociaux et médicaux-sociaux (ESMS) Réunion d’information 12 octobre 2018 SESAN est une marque du GCS D-SISIF 1

Ordre du jour Présentation générale du projet Retours d’expérience Un marché cadre régional. 2

Présentation générale du projet Les origines du projet 2016 2017 Etude de cadrage sur les « SI liés aux parcours Autonomie » (grand-âge et handicap) sur 3 territoires de la Seine-et-Marne avec la contribution du CD 77 et de l’ARS dans le cadre du dispositif « Réponse Accompagnée Pour Tous » Création d’une Commission « SI des ESMS » pour proposer des solutions concrètes Identification d’un projet soutenu par l’ARS pour faciliter la modernisation ou l’équipement de SI Patient / Usager des ESMS • Démarche de mutualisation / groupement apportant des leviers d’équipement aux ESMS de la région mobilisant les leviers fonctionnel, économique et méthodologique • Favoriser l’intéropérabilité des outils internes avec les outils de santé partagés régionaux • Renforcer la qualité et la sécurité des systèmes d’information Lancement du projet 3

Présentation générale du projet Le projet Formalisation d’un cahier des charges générique Dossier Patient/Usager ESMS Élaboration d’un kit méthodologique d’accompagnement au projet DPU ESMS et réalisation d’un pilote Contrat cadre éditeurs multi attributaires Marché subséquent par ESMS Offre de service globale fourniture produit + accompagnement 4

Présentation générale du projet Les travaux réalisés Une étape charnière dans le projet • Une expression de besoins commune à l’ensemble des ESMS de la région • Un cahier des charges qui doit permettre de « tirer vers le haut » les SI des ESMS • Un cahier des charges qui n’est pas « hors sol » • Un engagement de l’ARS à soutenir un dispositif d’accompagnement par l’intermédiaire du GCS. ✓ Rédaction d’un cahier des charges standard ✓ Revue de l’offre des principaux éditeurs Déc. Juin Accompagnement de structures pilotes Préparation de l’accord cadre Capitalisation méthodologique Consultation et sélection des éditeurs … Juin 2019 Janv. 2019 5

Retours d’expérience Les deux pilotes accompagnés Publics accompagnés Autorisations portées FH, FV, FAM, MAPHA, appartements PH adultes et adultes vieillissants, ESAT, CAVT protection de l’enfance, en structure, à SAJ domicile et en hébergement particulier SAVS MECS et Centre maternel PH enfants et adultes, en structure et à Médico-social : ESAT, FAM, FH, SAVS domicile Social et accueil du jeune enfant 6

Association HEVEA: Notre expérience en tant que Pilote Présentation de notre association Association Loi 1901, né de la Fusion de 3 associations en 2013 Présent uniquement dans le département du Val d’Oise (95) Intervient dans les champs de la protection de l’enfance et du handicap Environ 280 ETP 7

Association HEVEA: Notre expérience en tant que Pilote Présentation de notre association FV : Foyer de Vie FH : Foyer d’Hébergement SAJ : Service d’Accueil de Jour FAM : Foyer d’Accueil Médicalisé FHT : Foyer d’Hébergement Temporaire MECS : Maison d’Enfants à Caractère Social CAVT : Centre d’Adaptation à la Vie et au Travail SAVS : Service d’Accompagnement à la Vie Sociale ESAT : Etablissement et Service d’Aide par le Travail MAPHA : Maison d’Accueil pour Personnes Handicapées Agées 8

Association HEVEA: Notre expérience en tant que Pilote Notre engagement dans le projet avec SESAN Participation aux réunions de la Commission régionale des SI de l’URIOPSS depuis début 2017 Volonté de mettre en place un DIU depuis quelques années Profiter des compétences du GCS en matière de sécurité, innovations numériques, respect des normes… Pas de DSI dans notre structure, nécessité de s’informer et de prendre conseil auprès de professionnels Partage d’expérience avec d’autres associations 9

Association HEVEA: Notre expérience en tant que Pilote Les avantages de l’accompagnement dont nous bénéficions Des accompagnants professionnels du secteur avec des connaissances et compétences profitables pour notre association Un regard extérieur sur notre fonctionnement et nos outils Une planification réaliste du projet Une organisation réfléchie et optimale (COPIL, Groupes, Réunions par thèmes…) Des outils de travail très précieux (Kit méthodologique, trames, cahier des charges…) 10

Association HEVEA: Notre expérience en tant que Pilote Notre avancement dans la démarche Nous avons terminé la phase: « expression des besoins fonctionnels » qui s’est déroulé autours de: Thématiques pilotes (Architecture de l’outil): Dossier Administratif Dossier Accompagnement Dossier Médico Soignant Module Extérieur/familles Module Reporting Thématiques spécifiques: Référentiel qualité Systèmes d’informations Organisation? Sous formes de réunion de travail animées par les pilotes et les consultants. Les participants et pilotes ont été choisis par les directions d’établissement (membres du COPIL ) en fonction de leur poste, aptitudes, secteur afin d’avoir des groupes de travail homogènes Restitutions ensuite auprès du COPIL et des consultants Nous finalisons actuellement la rédaction du cahier des charges 11

Association HEVEA: Notre expérience en tant que Pilote Notre avancement dans la démarche: prochaines échéances ETAPES ECHEANCES Finalisation du cahier des Charges D’ici fin Octobre 2018 Communication aux participants groupes de travail D’ici fin Octobre 2018 Consultation des éditeurs A partir de Décembre 2018 Sélection de l’éditeur 1 er Trimestre 2019 Contractualisation Fin du 1 er Trimestre 2019 Déploiement A partir du 2ème Trimestre 2019 12

Association des Cités du Secours Catholique (ACSC) Présentation de l’association • Association Loi 1901, créée en 1990, premiers établissements ouverts en 1954, membre du Réseau Caritas France • Présente sur 6 régions administratives (Ile de France, Pays de la Loire, Centre Val de Loire, Occitanie, Nouvelle Aquitaine, PACA) • Secteurs d’intervention : • Social (Hébergement urgence & insertion, accompagnement dans le logement, logement accompagné, insertion professionnelle) • Médico-social (handicap, publics spécifiques) • Etablissements d’Accueil du Jeune Enfant (crèche) • Organisme de formation (pré-orientation, accès direct à l’emploi, formation continue pour les professionnels du secteur social et médico-social & publics en insertion) • Environ 1 000 ETP

Association des Cités du Secours Catholique (ACSC) Présentation de l’association – Branche Handicap 19 Cités 14 5 SOCIAL HANDICAP • Dispositifs du handicap : • Foyer d’Accueil Médicalisé • Foyer de Vie • Esat, SA Esat & secteur Hébergement (Foyer, FHSA, SAVS) • Entreprise Adaptée

Association des Cités du Secours Catholique (ACSC) Le contexte • Logiciel du dossier de l’usager utilisé depuis plusieurs années sur le secteur social, mais pas adapté pour les établissements du secteur du handicap • Décision d’aller vers un standard du marché répondant aux besoins des établissements (modules administratif, éducatif, facturation, soin) • Des consultations larges d’éditeurs, évolution de l’expression du besoin • Participation à la commission SI de l’Uriopss • Expérience récente de déploiement d’un logiciel sur la Qualité / Sécurité (déploiement réussi, basé sur une analyse fine des besoins fonctionnels et l’établissement d’un cahier des charges) • Logiciel DU Handicap : nécessité de consolider le cahier des charges avant la contractualisation avec un éditeur

Association des Cités du Secours Catholique (ACSC) Les avantages de l’accompagnement dont nous bénéficions • Vision globale du projet dans toutes ses phases (jusqu’à réversibilité / transférabilité) • Approche complémentaire de l’expression du besoin (notamment sur les dimensions techniques) • Formalisation des engagements réciproques • Soutien au cadrage de la mise en œuvre et à la structuration de l’organisation projet • Evolution dans la relation avec l’éditeur (offre standard projet personnalisé et contractualisé)

Résultats du questionnaire en ligne Les répondants et leur niveau d’équipement 111 répondants au questionnaire : • Pour les 2/3 intervenant dans le champ PH, et ¼ dans le champ PA (le reste dans les deux champs) • 54 ESMS représentant une quinzaine d’autorisations différentes • 57 organismes gestionnaires • 2 intervenant uniquement dans le champ PA • 38 intervenant uniquement dans le champ PH • 14 intervenant dans les champs PA et PH • Représentant au moins 281 structures PH et 89 structures PH 17

Résultats du questionnaire en ligne Les répondants et leur niveau d’équipement • Cette proportion est identique l’on parle des ESMS ou des OG • Les OG intervenant dans les deux champs sont généralement dotés d’un logiciel pour chacun des deux • Un équipement plus fréquent dans les ESMS et OG PA • Les ESMS et OG PH : plus de la moitié déclarent n’être pas ou seulement partiellement dotés d’un logiciel • Les ESMS et OG PA déclarent être équipés à plus de 80 %, et aucun n’a indiqué n’être pas doté de SI 18

Résultats du questionnaire en ligne Les perspectives pour le projet • Une part importante d’ESMS et d’OG qui envisagent de changer de logiciel de gestion du dossier usager, et ce en grande majorité d’ici 3 ans • Plus des 2/3 des ESMS et OG PH l’envisagent • Près de la moitié des ESMS et OG PA et mixtes PA et PH l’énvisagent également • Près des 2/3 envisagent de le faire dans le cadre d’un marché régional, en particulier dans le champ du handicap. Cela représente : • 14 ESMS autonomes • 21 Organismes gestionnaires réunissant près de 200 structures (180 PH / 14 PA) 19

Résultats du questionnaire en ligne Un besoin d’accompagnement également nettement exprimé En écho aux retours d’expérience des deux associations pilotes ayant démarré leur projet, un besoin d’accompagnement qui porte sur différents aspects 20

Le dispositif d’accord cadre régional Un outil au service d’objectifs stratégiques Trois objectifs clés : • Accompagner le secteur médico-social dans la transformation numérique. • Inscrire pleinement les ESMS dans la logique d’e-Parcours et d’Espace Numérique Régional en Santé • Accélérer la mutation de l’offre des éditeurs et industriels du secteur médico-social L’accord cadre est un outil qui permet de répondre à ces trois objectifs : • En définissant un niveau d’exigences élevé, partagé par l’ensemble des « utilisateurs » du contrat cadre, et ce sur tous les plans (fonctionnel, de sécurité, de service, etc. ) • En sécurisant les éditeurs et industriels sur le potentiel économique pour qu’ils réalisent les investissements nécessaires 21

Le dispositif d’accord cadre régional Le fonctionnement d’un accord cadre régional Marché public porté par le GCS SESAN couvrant le maximum de situations possibles et définissant les clauses contractuelles opposables aux éditeurs. Les éditeurs retenus au niveau de l’accord cadre seront les seuls à pouvoir être sollicités ensuite. Les éditeurs retenus le sont sur la base de critères de prix et de qualité de la réponse / capacité à faire. Accord cadre Marché subséquent … Marchés publics porté par les ESMS / OG, avec remise en concurrence des éditeurs retenus à l’accord cadre. Chaque marché subséquent précise les exigences définies dans l’accord cadre pour les adapter aux besoins de l’ESMS / OG. Certaines exigences sont néanmoins non négociables (interopérabilité notamment). Le contrat est signé et la « solution » financée par l’ESMS / OG. 22

Les missions du GCS • Rôle de pilote de la maîtrise d’ouvrage opérationnelle francilienne dans le domaine de l’ « e -santé » . • Assure la conduite opérationnelle des projets du Schéma Directeur de l’ARS IF • Il a pour objet d’améliorer les conditions d’activité de ses membres en facilitant : • l’interopérabilité et la mutualisation au sein des systèmes d’information de santé d’Ile-de-France ; • le portage administratif, juridique et financier ; • la maîtrise d’ouvrage opérationnelle des projets. • Il développe une réflexion sur la mutualisation interrégionale des projets de conception et de développement de systèmes d’information. • Assure la présidence de l’Association Pléiades qui regroupe 6 (nouvelles) régions • Il travaille en étroite collaboration avec l’ARS IF 23

Les types de solutions mises en place par le GCS • Le GCS ne développe rien, toute solution fait l’objet d’une mise en concurrence respectant le code des marchés publics • Les offres de services mises à disposition : • Le GCS contractualise avec un industriel puis met à disposition de l’adhérent qui le souhaite le contrat. Cette mise à disposition fait l’objet d’une convention signée entre le GCS et l’adhérent • Suivant les solutions l’adhérent contractualise directement avec l’industriel (facturation directe), ou à travers le GCS (refacturation à l’euro) • Exemples : S-PRIM, externalisation, ORTIF, ROSe. S • Les solutions construites par le GCS : • Le GCS est propriétaire de la solution et passe un marché de Tierce Maintenance Applicative pour les évolution et la maintenance de la solution • Exemples : portail, Cerveau, ROR, SRI 24

Une plateforme avec une cohérence globale Cerveau, Prédictif Des outils de pilotage Des services métiers Modèle économique Cadre juridique Sécurité Une plateforme d’interopérabilité LISA, Via-Trajectoire, SPRIM, ORTIF, Terr-esanté… Terr-esanté (SI locaux adhérents, ORTIF, SPRIM, …) Un socle de référence SRI, ROR, REPSIF, SIG… Des infrastructures Infogérance, Roses (1 et 2), Portail, EAI, … Suivi des usages 25

ACHAT GROUPE DE SOLUTIONS DE SYSTEMES D’INFORMATION Une bonne stratégie d’achat de système d’information passe par : • Une bonne connaissance des prérequis nécessaires à l’installation d’un SI • Un accompagnement fort en interne à la mise en place de la solution • Une expression de besoins claire et partagée • Une bonne connaissance des offres des industriels • Compatible avec les capacités de l’acheteur • Rentable pour l’industriel Un outil adapté au mieux aux besoins des utilisateurs La mise en place d’une démarche projet Un budget maîtrisé Un périmètre de projet lisible • Qui correspond aux attentes et s’inscrit dans le temps • Compatible avec les capacités des industriels 26

Structure contractuelle définie Le GCS établit un contrat cadre avec un nombre déterminé d’industriels • Qui détermine l’ensemble des clauses génériques du marché (services attendus, capacités, réversibilité, tarifs, pénalités, …) Les adhérents passent avec le GCS un contrat d’adhésion au projet qui porte la mise à disposition de l’accord cadre • Qui détermine notamment le rôle de chacun et le calendrier Les adhérents sélectionnent un industriel de l’accord cadre et passent un marché subséquent avec l’opérateur choisi • Qui détermine l’ensemble des clauses particulières à l’adhérent : services utilisés, délais de mises en œuvre, adaptations spécifiques … GCS Contrat Cadre Opérateur 1 Contrat d’adhésion Adhérent Opérateur 2 Opérateur 3 Marché subséquent Processus de sélection 27

Les marchés subséquents : des attentes réciproques Les adhérents attendent : • Un projet adapté aux besoins • Un planning respecté • Des interlocuteurs compétents doivent : • • • Aide à la contractualisation des adhérents Facilite les échanges entre le titulaire et les établissements S’assure de l’avancement du programme et du bon déroulement des projets des établissements Le GCS Évaluer leurs besoins Mettre en œuvre les évolutions techniques nécessaires Constituer une équipe projet L’opérateur attend : • • • doit : • • • Une définition des besoins détaillés Le respect des pré-requis techniques Des ressources disponibles Respecter le planning du programme et des projets S’assurer de la disponibilité de ses ressources Fournir une offre adéquate pour chaque projet 28

L’accord cadre C’est un achat commun, avec pour objectif : • De définir (et relever) les exigences par rapport aux opérateurs • De contrôler le prix, en fonction des niveaux d’exigences • De s’assurer du respect des bonnes pratiques, et notamment les normes et standards • De sélectionner des solutions compatibles avec les environnements régionaux Un accord cadre réussi passe notamment par : • Une expression des besoins exhaustive et réaliste • Un périmètre de marché lisible pour les industriels • Un processus de choix 29

En résumé : pour bien utiliser l’accord cadre il faut… Être titulaire d’une autorisation médico-sociale Avoir son siège social en Ile de France Être adhérent de SESAN Initier une démarche projet Sélectionner un opérateur de l’accord cadre Déployer ! 30

Eléments de calendrier … 15/11/18 Expression des besoins Travail commun GCS/ESMS 07/01/19 Consultation GCS 01/03/18 Sélection Travail commun GCS/ESMS Marchés subséquents ESMS 31

GCS SESAN Merci de votre attention 32