PANDUAN PENYUSUNAN SOP UPM IPDN Pedoman Penyusunan SOP

PANDUAN PENYUSUNAN SOP UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 1

Tulisan pada Header Dibuat oleh: No. Dokumen Revisi Tanggal Berlaku Halaman Disetujui oleh: : : KETERANGAN LOGO NAMA PERUSAHAAN/ UNIT KERJA NAMA PROSEDUR Kolom “dibuat oleh” diisi oleh nama yang membuat dan paraf Kolom “disetujui oleh” diisi oleh nama yang menyetujui dan paraf Kolom “No Dokumen” diisi oleh nomor dokumen Kolom “Revisi” diisi oleh jumlah revisi yang telah dilakukan Kolom “Tanggal Berlaku” diisi oleh tanggal Prosedur dilaksanakan Kolom “Halaman” diisi oleh nomor Halaman UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 2

KANTOR DINAS X ADMINISTRASI UMUM PROSEDUR KEARSIPAN Dibuat oleh: No. Dokumen Revisi Tanggal Berlaku Halaman Disetujui oleh: : PAU-7 -03 : 0 : 1 Februari 2011 : 1 dari 14 3

Halaman pertama Berisi lembar Pengesahan, disertai kolom untuk tanda tangan pejabat terkait: DIBUAT OLEH Diisi Nama Pembuat MENYETUJUI MENGETAHUI Diisi Nama dan Jabatan Diisi tanggal 4

AN : P H SI O T AR N E CO P K SO LEMBAR PENGESAHAN PROSEDUR KEARSIPAN DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI Asep Suhada 13 Januari 2011 Hasan Oki Siddik MBA Kabag Administrasi Umum 19 Januari 2011 Robin Suryanto, SE, MM, MBA Kepala Dinas 21 Januari 2011 5

Halaman Selanjutnya Daftar Isi �Daftar Isi merupakan gambaran dari unsur-unsur SOP yang dijelaskan nomor halamannya. �Melalui Daftar Isi dapat diketahui apa saja yang dimuat dalam SOP 6

AN : P H SI O T AR N E CO P K SO UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 7

Halaman lebih lanjut. . Pendahuluan berisi tentang latar belakang mengapa SOP ini disusun 2. Maksud dan Tujuan Menjelaskan untuk apa dan mengapa SOP tersebut disusun 3. Definisi Menjelaskan pengertian-pengertian dari istilah yang dianggap tida lazim atau tidak dikenali secara umum. Tujuannya agar semua pihak yang membaca SOP akan mengetahui artinya 1. UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 8

AN : P H SI O T AR N E CO P K SO 1. Pendahuluan Dalam rangka melestarikan rekaman kegiatan perusahaan dan memenuhi kebutuhan informasi bagi perusahaan, dalam jangka waktu tertentu maka diperlukan suatu sistem pengelolaan kearsipan yang sekaligus dapat memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. Kegiatan kearsipan di Kantor Dinas X dilaksanakan secara desentralisasi menurut masing-masing departemen namun dikelola menurut standar Kantor Dinas X. Prosedur ini diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip serta manfaat bagi kelancaran operasi perusahaan, yang meliputi: penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip sesuai dengan hukum yang berlaku. Dalam SOP ini ditetapkan pula Jadwal Retensi Arsip sehingga seluruh unit kerja baik di pusat maupun cabang memiliki panduan masa wajib pemeliharaan dan penyimpanan arsip serta tata cara pemusnahan arsip. 9

AN : P H SI O T AR N E CO P K SO 2. Maksud dan Tujuan a. Menciptakan kesamaan persepsi dalam menentukan jenis dan macam arsip (klasifikasi). b. Mewujudkan kemudahan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang tersimpan. c. Mewujudkan efisiensi tempat dan ruang penyimpanan. d. Mewujudkan penyaluran dan pemusnahan arsip secara berkala dalam program retensi arsip sesuai dengan hukum yang berlaku. UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 10

AN : P H SI O T AR N E CO P K SO UPM IPDN - Pedoman Penyusunan SOP 11

Referensi Berisi dokumen atau sumber yang menjadi rujukan dalam penyusunan SOP 5. Prosedur Operasional Berisi rangkaian aktivitas dari awal hingga akhir yang disusun secara tetap urutannya, karena itu SOP sering pula disebut PROTAP (Prosedur Tetap). Biasanya Prosedur operasional digambarkan dengan 4. UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 12

AN : P H SI O T AR N E CO P K SO 3. Referensi a. Kitab Undang-undang Hukum Perdata. b. UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan. c. UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. d. PP No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. e. PP No. 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mirofilm atau Dokumen lainnya dan Legalisasi. UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 13

3. Prosedur Operasional AN : P H SI O T AR N E CO P K SO UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 14

Petunjuk Operasional Menguraikan secara kalimat, Flow Chart yang digambarkan pada Prosedur operasional 7. Daftar Dokumen Berisi Daftar Terkait dengan Prosedur dimaksud 8. Daftar dan Alur Distribusi Memuat Nama atau Unit Kerja terkait dengan SOP yang sedang disusun 9. Lampiran-lampiran Memuat Dokumen/Formulir terkait SOP UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP yang sedang disusun 6. 15

AN : P H SI 3. O T AR N E CO P K SO Petunjuk Operasional 6. 1. Uraian Tugas Unit Kerja 1. Menerima/membuat arsip 2. Menyimpan arsip di follow up file untuk sementara, selama arsip tersebut belum ditindaklanjuti. 3. Dst. . . UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 16

7. Daftar Dokumen AN : IP H O RS T N EA O C PK SO NO 1. 2. 3. NAMA DOKUMEN Daftar Arsip Inaktif FUNGSI PENANGGUNG JAWAB Unit Kerja Alat kontrol terhadap arsip inaktif yang disimpan di gudang arsip Surat Tugas Dasar hukum President Pembentukan pembentukan Director Tim Penilaian tim. (Kantor dan Pusat) atau Pemusnahan Branch Arsip Manager (Kantor Cabang) Berita Acara Alat bukti Tim Pemusnahan pemusnahan Penilaian Arsip arsip dan Pemusnahan Arsip UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP PENANDA DISTRIBUSI TANGAN Unit Kerja Unit terkait President Director (Kantor Pusat) atau Branch Manager (Kantor Cabang) Ketua dan Anggota Tim Unit Terkait Tim 17

7. Daftar Alur Distribusi N A : IP Seluruh Bagian di Kantor Pusat dan Kantor Cabang H S O R T A N E Dapat juga berupa daftar, seperti: CO P K SO No Departemen/Bagian Personel Tanda Tangan Tanggal 1 Kepala Dinas Kepala Kantor Wakil Kepala Kantor 2 Kepala Bagian 3 Kepala Urusan 4 Staf Kepala Bagian Adm Umum Kepala Bagian Kepegawaian Kepala Bagian Perlengkapan Kepala Bagian perijinan dst Manajer Urusan Kearsipan dst Staf Administrasi Umum dst UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 18

AN : P H SI O T AR N E CO P K SO UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 19

Making “The Leap” is where you do it every single night. It’s expected of you, and you do it Not one game, not two games. It’s consistent Michael Jordan UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 20