PA 2 0 Nya system och arbetsstt inom

PA 2. 0 Nya system och arbetssätt inom personaladministrationen

Bakgrund Regeringens beslut • Alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter och anslutningarna ske under 2015– 2019 • Göteborgs universitet arbetar för att en anslutning ska göras under 2016 Avsiktförklaringen i februari 2015 • Statens servicecenter ska leverera tjänster inom löneadministration samt rese- och utläggsadministration • Anslutningen sker genom en verksamhetsövergång – ett kontor öppnar i Göteborg • Berörda medarbetare inom universitetets löne-, rese och utläggsadministration erbjuds anställning på det nya kontoret Nya system och arbetssätt införs • Avtalet för det nuvarande personaladministrativa systemet Palasso löper ut 2016 och ett nytt system, Primula, införs • En anpassning av det nya systemet görs med Statens servicecenter, vilket sparar universitetet arbetsinsatser, tid och kostnader • Det nuvarande rekryteringsverktyget E-rek avvecklas och ett nytt verktyg, Reach. Mee, införs för att effektivisera rekryteringsarbetet • Systembytena innebär att ett antal verksamhetsprocesser och arbetssätt inom universitetets personaladministration behöver förändras – ansvar och roller kommer att förtydligas

Tidplan 2015 JAN FEB MAR APRIL MAJ JUNI JULI AUG SEP OKT Definiera Utvärdera Januari – februari 2015: En avsiktsförklaring skrevs om vilka tjänster som ska levereras samt verksamhetsövergång. NOV DEC Implementera April – juni/augusti 2015: En definition av vilka tjänster som ska levereras och en GAP-analys görs nu. En överenskommelse om anslutning ska undertecknas. Juni/augusti 2015 – juni/augusti 2016: Processer och arbetsätt anpassas efter nya system. 2016 JAN FEB Implementera MAR APRIL MAJ JUNI JULI AUG SEP OKT NOV Stabilisera Driftsätta Juni/augusti 2016: Leverans av tjänsterna startar. Juni/augusti 2016 – De nya arbetssätten överförs till universitetets linjeorganisation. Drift av de nya systemen utförs av Statens servicecenter. DEC

Projektorganisation inom Göteborgs universitet Styrgrupp Ordförande i styrgruppen Anna Lindholm, områdeschef, Området för administrativt stöd Christina Nilsson, HR-chef, Personalenheten Sören Ehrnberg, IT-chef, IT-enheten Anette Gillek, sektionschef, IT-enheten Laura Ojanen Prytz, ekonomicontroller, Området för administrativt stöd Lena Rogström, prefekt, Institutionen för svenska språket Göran Liljedal, administrativ chef, Sahlgrenska akademin Projektcontroller Ylva Wridell, projektsamordnare, Projektkontoret Projektledare Karin Berglind, konsult, Sigma Projektresurser Johan Augustsson, verksamhetsarkitekt, Processkontoret Karoline Axelson, kommunikatör, Området för administrativt stöd

Delprojektledare från Göteborgs universitet Verksamhetsövergång: Tommy Christensen, personalspecialist, Personalenheten Integration och datalager: Ola Lundgren, konsult, IT-enheten Organisationshantering: Ola Lundgren, konsult, IT-enheten Reach. Mee: Roger Haglund, personalspecialist, Personalsenheten Verksamhet: Staffan Gunnarsson, sektionschef/systemansvarig, Personalenheten Projektorganisation med Statens servicecenter Styrgrupp Ordföranden i styrgruppen Charlotte Johansson Ahlström, Statens servicecenter Christina Nilsson, HR-chef, Personalenheten Hans Tynelius, Statens servicecenter Anna Lindholm, områdeschef, Området för administrativt stöd Projektledare Statens servicecenter Susanne Lindestam Öktem, Statens servicecenter Projektledare Göteborgs universitet Karin Berglind, konsult, Sigma

Information Så här får du information om projektet § Webbsida i Medarbetarportalen med information om projektet och nyheter § Nyheter i Medarbetarportalen § Informationsbrev via e-post § Universitetsdirektörens nyhetsbrev § Rektors nyhetsbrev

Kontakt Har du frågor? om projektet i sin helhet Christina Nilsson, HR-chef, Personalenheten christina. kicki. nilsson@gu. se Staffan Gunnarsson, sektionschef/systemansvarig, Personalenheten staffan. gunnarsson@gu. se Karin Berglind, projektledare/konsult karin. berglind@gu. se om verksamhetsövergången Tommy Christensen, personalspecialist, Personalenheten tommy. christensen@gu. se om integration och datalager samt organisationshantering Ola Lundgren, konsult, IT-enheten ola. lundgren@gu. se om Reach. Mee Roger Haglund, personalspecialist, Personalenheten roger. haglund@gu. se