Overblik implementeringsplan Ng DP Maj 2020 Myndighedsforlb Overblik

Overblik implementeringsplan Ng. DP Maj 2020

Myndighedsforløb Overblik over faserne i det generelle myndighedsforløb Opstart Myndighedsforløb Opstart implementering Go Live Ng. DP Alle systemer peger på den nye løsning Ng. DP fuldt implementeret Ophør på to-årig overgangsperiode, hvor myndigheder kan omlægge til Me. Mo Opstart og forberedelse Analyse og vurdering Omlægning og klargøring Opsætning og ibrugtagning 1. Kvartal 2020 2 2. Kvartal 3. Kvartal 4. Kvartal 1. Kvartal 2021 2. Kvartal August 2023

Faser i myndighedsforløb Introduktion til de overordnede faser i implementeringsforløbet Indhold Opstart og forberedelse Forberede organisationen til implementering, herunder etablering af implementeringsgruppe, governance, kommunikation mv. Beskrivelse • Organisering af implementeringsgruppe i myndigheden på plads • Governance for projektet på plads (forandringsejer, styregruppe mm. ) • Intern kommunikation om projektet gennemført • Myndighedstilpasset plan for projektet udarbejdet Analyse og vurdering Analysere nuværende situation og vurdere ibrugtagning af de nye muligheder i Digital Post-løsningen • Analyse af muligheder i Me. Mo for understøttelse af myndighedens strategi for modtagelse og afsendelse af post gennemført Omlægning og klargøring Omlægge og klargøre egne systemer og egen organisation til ibrugtagning, herunder fx opmærkning af breve, test af systemer mv. Opsætning og ibrugtagning Opsætte Digital Post-løsningen, tilpasse Administrativ Adgang og overgå til drift, herunder igangsætte intern uddannelse • Tekniske tilpasninger af modtagerog afsendersystemer gennemført • Tilslutningsaftale for den nye løsning indgået • Test af systemer indenfor scope gennemført • Opsætning af afsender- og modtagersystemer i Administrativ Adgang færdiggjort • Vurdering af minimumskravenes påvirkning på myndigheden gennemført • Opmærkning af breve indenfor scope gennemført • Myndighedens nuværende og fremtidige systemlandskab kortlagt og designet • Eventuel omlægning af arbejdsgange ifm. ibrugtagning af Me. Mo gennemført • Opsætning af den nye kontaktstruktur i Administrativ Adgang færdiggjort • Identificering og validering af eventuelle optimeringsmuligheder ift. kontakthierarkiet gennemført • Planlægning af intern uddannelse gennemført • Uddannelse i løsningen til relevante medarbejdere igangsat • Eventuel etablering af lokal supportfunktion gennemført • Eventuel ibrugtagning af nye arbejdsgange påbegyndt • Ambitionsniveau for go live 2021 & 2023, scope for projektet, herunder tekniske tilpasninger af modtager- og afsendersystemer, besluttet 3 Omlægning og klargøring • Opsætning af roller og rettigheder i Administrativ Adgang færdiggjort • Eventuel lokal supportfunktion aktiveret

Implementeringsplan Myndighedsforløb Opstart og forberedelse Go Live Ng. DP Alle systemer peger på den nye løsning Analyse og vurdering Ng. DP fuldt implementeret Ophør på to-årig overgangs-periode Omlægning og klargøring Opsætning og ibrugtagning 00 Kommunikation 01 Implementeringsopstart 02 Potentiale og opmærkning med Me. Mo 03 Afsendersystemer 04 Modtagersystemer Analyse og vurdering 05 Kontaktstruktur 06 Roller og rettigheder Omlægning og klargøring 07 Opsætning og tilslutning 08 Test af afsender- og modtagersystemer Opsætning og ibrugtagning 09 Uddannelse 10 Support 3. Kvartal 2020 4 4. Kvartal 1. Kvartal 2021 2. Kvartal August 2023

Overblik over opgavepakker 01 00 Implementeringsopstart Kommunikation • Kommunikationspakke til intern kommunikation Kommunikation til front office (borger virksomhed) • • • 04 03 • • Analyse og tilpasning af afsendersystemer Afdækning af afsendersystem(er) Teknisk vurdering til indstilling om beslutning for scope for Me. Mo Generiske elementer i teknisk opsætning i afsendersystemer 07 • • 08 Opsætning og tilslutning • • 5 Analyse og tilpasning af modtagersystemer Afdækning af modtagersystem(er) Teknisk vurdering til indstilling om beslutning for scope for Me. Mo Generiske elementer i teknisk opsætning i modtagersystemer • • Opsætning af afsender- og modtagersystemer i Administrativ Adgang Etablering af ny kontaktstruktur i Administrativ Adgang • • • Analyse af nuværende kontakthierarki Etablering af den kommende kontaktstruktur for myndigheden for effektivisering af modtagelse af post Roller og rettigheder • • Afdækning af indhold og muligheder ift. roller og rettigheder i den nye løsning Ledelsesmæssig beslutning om fremadrettet organisering af opgaven omkring digital post Opsætning af roller og rettigheder i FBRS 10 Uddannelse • Afdækning af forretningsmæssigt potentiale Ledelsesmæssig beslutning ift. strategi og ambitionsniveau for Me. Mo på kort og lang sigt Proces forretningsmæssig opmærkning og evt. re-design af breve 06 09 Teknisk klargøring til test Tilslutningstest, herunder vejledning til brug af testcases Test af integrationer Potentiale og opmærkning med Me. Mo Kontaktstruktur Test af afsender- og modtagersystemer • • Implementeringskoncept, herunder organisering, opgavepakker, rapporteringsværktøj og samarbejdsaftale Ledelsespjece med overblik over beslutninger hos den enkelte myndighed i implementeringsforløbet 05 Modtagersystemer Afsendersystemer 02 Lokal strategi for undervisning i og introduktion til løsningen Evt. justering af vejledninger Support • • Introduktion til support setup for løsningen Forslag til lokale supportstrukturer