OUTILS PROJETS Les outils informatiques Mise jour du

OUTILS PROJETS : Les outils informatiques Mise à jour du 28 février 2021 Rémi Bachelet La dernière version de ce cours de gestion de projet est disponible en suivant le lien Cours distribué sous licence Creative Commons, selon les conditions suivantes : Source des images indiquées au-dessous ou en cliquant sur l’image Image : Source École Centrale de Lille Cité Scientifique - BP 48 F-59651 Villeneuve d’Ascq Cedex

Comment utiliser ce cours : 1. Mettre les diapos en format plein écran en cliquant sur 2. Faire défiler l’animation en cliquant sur les diapositives (attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante) Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 2

Objectifs À l’issue de ce cours, vous devez être capable d’avoir des bases des outils informatiques de projet notamment de : 1. Connaitre ces outils – Bien utiliser le Mél, Windows, se protéger des virus – Faire des cartes conceptuelles, trouver des créneaux de réunion – Exploiter internet : veille technologiques et web 2. Tirer le maximum des applications bureautiques – Word, Excel, Powerpoint et logiciels libres / cloud computing équivalents 3. Sélectionner et mettre en place un collecticiel (ou groupware) – Groove, Googlegroups, zoho, Project. Pier… Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 3

Les outils informatiques Qu’est-ce que la productivité pour un ingénieur ? – Traiter des chiffres – Définir, Planifier, gérer des projets – Animer des réunions – Verrouiller et suivre les décisions… – Communiquer à qui et quand il faut Des outils informatiques aident à réaliser efficacement ces tâches, lesquels ? Les réponses varient selon les situations Parfois ces outils sont indispensables (grands projets) Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 4

Chapitre 1/4 Bien utiliser le Mél 1. Les champs de données – et leur signification 2. Les risques • • Réputation personnelle Risques techniques Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 5

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Le mél (ou courriel ) : utilisation Les champs Sujet, A : / Cc : / cci (Bcc) : – Sujet : dire clairement de quoi il s’agit. Sujet vide [projet JEUCART] date de Rd. C ; [jeu d’entreprise] absence le 12/3 – Si je suis destinataire principal • réponse ou action attendue – Si copie carbone • pas de réponse attendue, pour information – Si cci (=copie carbone invisible) • Si liste de destinataires confidentielles ou si beaucoup de destinataires (éviter la réponse-spam) + configurez votre signature Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 7

Pour les centraliens : Votre adresse à vie @centraliens-lille. org (donnée par l’association des ingénieurs) = votre mél officiel à consulter très régulièrement : infos et communications officielles – Si vous utilisez déjà une boite autre boite, il est facile de rediriger votre courrier @centraliens-lille. org vers celle-ci Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 8

Le bétisier … ou ce qu’il ne faut pas faire sur le net, lire : Courrier électronique : halte aux abus Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 9

Le mél : dangers 1. Propager des – – 2. Un mél envoyé ne se rattrape pas ! – – 3. « Parler trop vite » politesse, orthographe Un mél peut circuler et se multiplier très vite Abuser du spam, des copies – 4. virus, spams, canulars/hoax, phishing/spoofing. « Arroser » des personnes inutilement "Exploser" la boite du destinataire avec une pièce jointe trop lourde – Une PJ de 10 Meg spammée à 100 personnes 1 giga sur le réseau de l’entreprise. – Au delà de 5 personnes, utiliser le groupware, au delà de 20 utiliser un Url sur un intranet… Le fichier est à votre disposition en cliquant ici : www. ftp. com/PJ (Cette méthode permet aussi d’actualiser le fichier). Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 10

Chapitre 2/4 Les risques de sécurité 1. Les virus • • Effet Protection 2. La protection des documents, Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 11

Les virus • dans les. exe. doc. xls. vbs des méls – Ne pas exécuter les PJ, se méfier des méls non sollicités avec un titre anglais. • en naviguant sur le web (avec IE) – Faire les MAJ régulièrement • en utilisant Outlook, Outlook express – Attention à la fenêtre de prévisualisation. . – Faire les MAJ • par des disquettes ou des clés USB • par des répertoires partagés ou windows XP – Ou simplement par le réseau paramétrer le firewall de Windows utiliser un autre firewall (Zone. Alarm. . ) Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 12

Les virus Plus un logiciel ou un système d’exploitation est répandu, plus il est source de virus. – – – Pièces jointes vbs, exe, java Word, Excel macro-virus Outlook virus mél Explorer virus à l’ouverture de pages web… Windows trous de sécurité Divers types de virus – effacent votre système, ouvrent une faille permettant de prendre le contrôle de votre PC… – Se reproduisent par votre réseau, par envoi automatique à partir de votre carnet d’adresse, peuvent rester en sommeil Toujours 1. Avoir un anti-virus à actualisation automatique avec la protection temps réél activée Avast et Avira sont gratuits. Ne pas toujours utiliser le même antivirus (sur différents PC) 2. Faire des sauvegardes régulièrement sur différents supports Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 13

Les virus Si vous ratez une remise de rapport ou une soutenance à cause d’un virus ou d’un problème technique…. … ce n’est pas le virus ou le PC qui est responsable, c’est vous ! Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 14

La protection des fichiers (1/2) La confidentialité des fichiers (documents, boites méls. . ) est garantie par des mots de passe 95% du temps ces protections sont illusoires – Access, Word et Excel 2003, On retrouve instantanément votre mpd, quelle que soit sa longueur ou le jeu de caractères utilisé. – Outlook 2000, il est possible de définir un ‘faux mdp’ pour ouvrir votre boite – En général un mdp utilisant un mot du dictionnaire est forçable quelle que soit sa longueur. En 1999, un mot de passe aléatoire de 6 caractères était forçable en … – Les méls sont très peu sûrs (non cryptés et copiés sur chaque serveur intermédiaire) – L’espionnage industriel par voie électronique est répandu (réseau Echelon) • • 1994 Airbus - Mc. Donnell Douglas, perte d’un contrant avec la Saoudians Airlines 1994 Enercon, vol d’éléments techniques pour la constructions d’éoliennes Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 15

La protection des fichiers (2/2) – Un mot de passe dérivé du dictionnaire « marcel » ou « louloute 87 » sera immédiatement trouvé – Il est faux de croire que vos données (rapport, sites fréquentés, recherches Google, mots de passe…) n’intéressent personne. – Gardez votre mot de passe en mémoire : • En utilisant un mot de passe difficile à remémorer, on risque justement de l'oublier. . . ou de le noter sur un post-it • En fait il faut en retenir un seul : le mot de passe du fichier des mots de passe. – Le mot de passe peut être à toute épreuve, cela ne sert à rien si la clé de cryptage de l’algorithme est faible (<128 bits) Il existe de nombreuses parades : – Établir une politique de mots de passe dans votre équipe si vous partagez des documents. – Access, Word et Excel => utiliser Open Office ou le paramètre ‘cryptage fort’ – Outlook 2000 => pas de solution, utiliser une version plus récente, croiser les doigts… – Firefox => c’est OK d’enregistrer vos logins/mdp, mais mettre un mdp maître. . qui expire sinon affiche en clair tous vos mots de passe mémorisés en deux clics. – Pour les méls => utiliser Pretty Good Privacy, système à clé publique+privée – Pour les disques durs => Truecrypt Pour l’IP tracking => tor Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 16

Chapitre 3/4 Exploiter les applications bureautiques 1. … et les logiciels libres équivalents – Word/s. Writer – Excel/s. Calc – Powerpoint/s. Impress 2. Autres outils Internet – Veille technologique – Organisation de réunions, mind mapping. . Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 17

Les logiciels gratuit ou Open. Source Microsoft ? ou les alternatives ouvertes et gratuites ? – Open office (ou o. Oo) équiv. MS Office compatible Windows - Linux - Mac OS – Mozilla Firefox meilleur que MS Internet Explorer – Video. LAN MS Media Player en mieux et sans espionnage de votre activité, • projet d'étudiants de l'ECP commencé en 1995. . désormais diffusé à 40 M+ d’exemplaires, repris par Google Vidéo, distribué à 150 k lycéens sur clé USB, etc… – Gannt. Project (équiv. MSproject). Un simple tableur peut aussi faire l’affaire comment créer un diagramme de GANTT avec Open. Office. org – 7 -zip, Freeplane, VUE , Foxit pdf reader – PDFCreator pour la compatibilité en lecture et l’envoi en PJ de fichiers pdf. Pour des pdf avec des lien actifs, utiliser o. Oo. – Extensions de Firefox utiles (Mouse Gestures, Customize. Google, Adblock. . ) – Zone. Alarm – …. Et bien sûr Linux Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 18

Powerpoint / Open. Office s. Impress Transparents (ou diapositives ou "Slides") • Pour animer les réunions – Attention aux photos… taille fichier (compresser les images) – Le correcteur d'orthographe fait parfois faire des fautes (d' abord au lieu de d'abord etc…) – Réserver le vidéopro à l’avance cf. guide réservation salles. – Sécuriser l’appareil (3 -5 k€) et éviter de claquer la lampe (300 -400€) en débranchant avant que le ventilateur ne soit arrêté. Le but n’est pas de faire des animations impressionnantes mais de communiquer efficacement des informations pertinentes Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 19

Word / Open. Office s. Writer Il s’agit vraiment d’un « traitement de texte » . Permet d’écrire rapidement des documents clairs Si on sait s’en servir, permet de d’élaborer un rapport à plusieurs Ø Ø http: //www. usd. edu/tlc/images/sof tware/word. jpg définir une feuille de style pour faciliter la fusion sous-documents et document-maitre pour travailler en parallèle Fonctions principales – – http: //www. psol. be/lib/2 003/1106 -word. gif Vérification d'orthographe ('F 7') Styles = {attributs de mise en forme} = (police, paragraphe…) Styles Titre 1… => Table des matières automatique Attention à la taille mémoire de vos rapports : compresser les images ou faire un pdf, NB il ne sert à rien de zipper un format compressé gif ou jpg … pour gagner en taille, il réduire sa définition) Profitez du rapport de stage G 1 pour apprendre à taper avec tous les doigts. Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 20

Excel / Open. Office s. Calc L’utilisation du tableur et de feuilles de calcul est « le pain quotidien » de l’ingénieur. Permet – – d’éditer des listes de personnes, de les filtrer sur critère de faire des calculs, des statistiques. . . de présenter des résultats et des tableaux de bord sous forme graphique d’écrire des macros qui d’automatiser l’actualisation, des fonctions qui font des calculs complexes http: //www. adeptscience. c o. uk/products/mathsim/m athcad/images/excel. gif http: //www. gams. com/sol vers/excel. gif http: //www. nebrwesleyan. edu/events/harvardrel/ima ges/excel. gif Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 http: //newt. quantumsi. co m/pm/support/doc/user/in dex_all_files/image 663. jp g Utilisation ou copie interdites sans citation 21

Publisher / Open. Office Draw • Pour le poster de présentation de votre projet à rendre en fin de G 2 • Format A 1 ou A 2 • À publier sur Centrale. Wiki au format pdf Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 22

Les raccourcis clavier à connaître Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 23

Autres outils • Doodle : organiser des rendez-vous • Freeplane : organisation Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 24

• Modèles de compte-rendu de réunion – au format. doc et Google Docs. – pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister et au format Freemind • Mind map de brainstorming de définition de projet – en pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister – éditable au format Freemind Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 25

Internet • L’Internet est aussi un outil de projet pour cher et diffuser des informations – Outils de recherche : Google desktop. – Outils cartographiques www. kartoo. com • Des outils permettent de concevoir et de mettre en ligne des sites web : Front. Page, Dreamweaver… Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 26

Chapitre 4/4 Sélectionner et mettre en place un collecticiel 1. 2. Les réunions en ligne Les collecticiels – – – Partage de fichiers basique Groove, zoho, Project. Pier, wiki proposé par le Rézoléo Des applications web 2. 0 : Googlegroups, Google documents… Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 27

Utiliser un collecticiel dans votre projet Un collecticiel ou « groupware » pour quoi faire ? 1. Permet de travailler à plusieurs plus efficacement 2. Aide à faire circuler l’information (pilote, équipe, client …) 3. Un outil de travail professionnel Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 28

Collecticiels : les fonctions 1. Faire circuler l'information – Réunions en ligne – Prendre des décisions – Les voter, les formaliser 2. Mettre à jour et archiver les documents – comptes-rendus de réunions, – Budget, Cd. C – Diagrammes. . . 3. Travailler ensemble sur les rapports à produire – Concours, rapports d'étape 4. Gérer les tâches et les échéances – Qui fait quoi pour quand, rappel. . Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 29

Collecticiels : tableau de synthèse Faire circuler l'information Réunions en ligne Google Wave archiver les documents Travailler ensemble sur les rapports Gérer les tâches et les échéances ++ Skype Google Groupes Prendre des décisions ++ + Ether. Pad Mind. Meister Dropbox + Google docs ++ Facilité d'utilisation + + ++ ++ + +++ + ++ Google Agenda Zoho Project + + Groove + + Project Pier + + Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 + + - Utilisation ou copie interdites sans citation 30

Les réunions en ligne Dès que l'on a des contraintes de distances, voire d'organisation de réunion physique – Faire la réunion sous Skype (téléconférence gratuite) – Utiliser des outils comme Google Wave Ether. Pad ou Mind. Meister pour : • Préparer l’ordre du jour • Formaliser les informations et décisions au fur et à mesure • Faire office de compte-rendu Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation Image : Source 31

Dossiers partagés sur un PC personnel • Avantages – Installation : très simple – Utilisation : très simple • Inconvénients : – – – Partage de fichiers seulement Pas de gestion des autorisations : tout le monde peut détruire les fichiers Sécurité faible : Celle de Windows - virus, piratage Accessibilité très faible : Seulement sur réseau local Si le PC qui contient le répertoire est éteint … • Variante – Compte ftp sur winscp Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 32

Dossiers partagés sur dropbox. com Ce service d’informatique dans les nuages utilise un client multi-système d'exploitation : sous Linux, Mac, Windows ainsi que sur i. Phone. • Avantages – – • La version gratuite permet de stocker jusqu'à 2 Go permet la synchronisation des fichiers stockés sur différents ordinateurs fonctionne de manière transparente (les sauvegardes et synchronisations sont automatiques) le site web permet d'accéder à une copie des fichiers, mais également à leurs versions successibles ( « versionning » ) et à une copie des fichiers détruits. Inconvénients : – – Partage de fichiers « seulement » Pas de possibilité de travailler à plusieurs sur un fichier simultanément Gratuit donc sans garantie de continuité Pour vous inscrire sur Dropbox cliquez ici Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 33

Dropbox : fonctions essentielles Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 34

Dropbox : gestion des ordinateurs Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans Image : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 35

Dropbox : versionning Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 36

Les collecticiels de Google Deviennent de plus en plus incontournables … • Google docs – Travailler à plusieurs sur un rapport • Le plus : on peut travailler simultanément à plusieurs sur le même document, permet de partager un répertoire contenant tous types de fichiers, alertes de suivi. • Le moins : 100% online (sauf gears), moins sophistiqué qu’un traitement de texte classique, alternative avec office : Microsoft Office Web Apps • Google Agenda – Agenda et todo list du projet • Le plus : simple, partage, synchronisation avec des agendas individuels, compatibles smartphones, envoie de proposition de Rv par mél, combinable avec Doodle. • Le moins : 100% online (sauf gears), pas d’attribution des tâches aux personnes, pas de planification de projet • Google Wave – Mieux que le mél pour travailler • Le plus : synchrone, addons (vote, mindmap. . ) • Le moins : 100% online • Google Groupes • Le plus : fils de discussion, surtout utile pour une mailing-list : archivage, configuration • Le moins : 100% online, assez lourd sur les fonctions de partage de fichier. Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 37

Google Groupes Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 38

Google docs Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans Image : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 39

Google Agenda Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 40

Google Wave Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans Image : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 41

Compte Google et autres applications • Conseil : ouvrir un Compte Google sur votre adresse de travail (@centralienslille. org) – Accès à d’autres applications utiles : • Pour faire rapidement un site web (en y intégrant google agenda ou des googles docs) Google Sites (voir la catégorie « groupes-projet utilisant Google Sites » ) • Pour augmenter et suivre la fréquentation de votre site web : Google analytics, Google webmasters tools • Marques-pages accessibles de partout : Google Toolbar • Recherches sur votre ordinateur : Desktop • Retouche/partage photos : Picasa • Autres outils : Reader, Blogger, Sketch. Up, Alertes, Gears • Des google apps permettent d'intégrer ces outils pour faire de la gestion de projet, par exemple Manymoon • D'autres solutions permettent de travailler avec MS office : http: //www. officelive. com/fr. FR/ ou Offi. Sync Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 42

La bonne solution ? Elle n’existe pas dans l’absolu => critères • • Accessibilité Sécurité Installation simple Utilisation complexe Fonctionnalités Fiabilité Principaux problèmes Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 43

Conclusion / Avertissement • • • Toutes ces possibilités sont gratuites pour vous, il en existe d’autres … (Zoho Project, Open. Groupware…) Les outils 2. 0 se développent : Teambox Attention aux pertes d’information et autres virus… cela arrive et vous arrivera sauvez régulièrement À noter : un outil qui n’a jamais été utilisé dans la communication sur le projet (par exemple avec les encadrants, le partenaire) : le blog. Il peut avantageusement remplacer une newsletter. Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 44

• Vous pouvez donner votre avis sur ce site et les cours/documents mis à disposition, • Il est aussi possible de vous inscrire pour être prévenu lors de la mise en ligne de nouveaux cours et modèles. Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 45

Pour en savoir plus Mes autres cours de management de projet : • • • en vidéo (diapos + son des commentaires) : – Fondamentaux de la gestion de projet et Animation d’équipe-projet et motivation en diapositives animées : – – – – Fondamentaux de la gestion de projet Les bases des outils d'organisation projet Groupware et outils informatiques de gestion de projets Introduction à l'analyse stratégique en management de projet Comment animer un Brainstorming et 4 topos de Méthodes de Résolution de Problèmes Cours d'analyse fonctionnelle Introduction à la gestion des risques Démarche de gestion des risques et plan de prévention Enfin, voici des cartes conceptuelles résumant certains des cours Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 46

Rémi BACHELET Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille Mon CV est disponible ici. Mes principaux cours à Centrale Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données, prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et Centrale. Wiki, formation au coaching pédagogique et à l'encadrement, référencement et SEO Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 47

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Groove www. groove. net (version gratuite d’essai disponible, inclus dans certaines versions de windows vista) – – • Accessibilité bonne toute personne peut être invitée, même totalement extérieure Sécurité : ultra-forte logiciel p 2 p => Pas de serveur – Il est judicieux d’avoir un PC allumé en permanence pour avoir la version la plus récente de l’espace de travail. • Fonctionnalités : Le plus complet – – – • Problèmes : – – – • fichiers partagés, liste de tâches, calendrier, discussions, messagerie instantanée… lenteur Installer Groove En anglais à part un invité, n‘importe qui peut détruire un fichier Limites de la version gratuite (3 espaces, enregistrer pour utilisation perso ou 90 jours seulement, bande passante réduite…) Espaces de test et d’exemples …. à ouvrir à partir du forum Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille 28 février 2021 Utilisation ou copie interdites sans citation 49