Otpis i revizija knjinine grae Gradska knjinica Zadar

Otpis i revizija knjižnične građe Gradska knjižnica Zadar, Matična služba za narodne i školske knjižnice Doroteja Kamber-Kontić Zadar, 1. srpnja 2008.

l l Izgradnja knjižničnog fonda izravno je povezana s revizijom i otpisom KAKO? Knjižnica

l Poslovanje knjižnice odvija se u krugu s koji čine: l l l Nabava Posudba Otpis

Posudba knjižnične građe Nabava knjižnične građe Otpis knjižnične građe

l Nabava: l Plan nabave l Istraživanje potreba korisnika l Odabir građe l Korištenje l Čuvanje građe, kako i koliko (ovisno o vrsti knjižnice, ulozi koju ima u zajednici, financijskim i ostalim mogućnostima)

l Posudba, korištenje knjižnične građe l l l Određeno Pravilnikom o radu knjižnice pravila posudbe za knjižnu građu (duži rok posudbe, broj primjeraka, produženje roka zaduženja) pravila posudbe za neknjižnu građu (CD, CD-ROM, audio kazeta, video kazeta) l Ovisno o broju jedinica pojedinih vrsta građe, slobodnom pristupu, mogućnosti korištenja u knjižnici i sl. )

Značenje termina: l l otpis građe: trajno uklanjanje građe iz fonda knjižnice izlučivanje građe: premještanje građe na drugo mjesto (privremeno premještanje građe s polica, npr. u spremište)

l Mjerila za izlučivanje (odnose se na sve vrste knjižnične građe): l l l fizičko mjerilo sadržajno mjerilo upotrebljivosti

Fizičko mjerilo: l l l l oštećena, spaljena, previše osušena, pljesniva, izgrižena, zgužvana, raspuknuta, savijena, izblijedjela, izgrebana građa loš tisak (mala slova, previše blijed tisak, loše ilustracije lomljiva građa (listovi) suvišan broj primjeraka (posebno se odnosi na stara izdanja, a dostupna su nova) nepotpuna, izgubljena građa jezik - neakutalan, manje poznat pismo - ćirilica, gotica, japansko, arapsko pismo

Sadržajno mjerilo: l l l neodgovarajući sadržaj (zastarjele znanstvene informacije npr. iz fizike, biologije i sl. ) povijesna građa s lošim ilustracijama zastarjeli udžbenici zastarjela referalna građa (npr. enciklopedije iz 60 -tih godina u kojima su informacije o nekim državama potpuno neprihvatljive) almanasi i godišnji izvještaji

Mjerilo upotrebljivosti l l frekvencija posudbe (koliko je puta određeni primjerak posuđen? ) upotreba nosioca zapisa (ako je riječ o neknjižnoj građi)

Specifična mjerila l Za pojedine vrste građe u obzir uzimamo i specifična mjerila za izlučivanje: l l l l periodičke publikacije bez kazala periodičke publikacije koje više ne izlaze filmska traka, zvučna kazeta s izbrisanim ili oštećenim zapisom video kazeta oštećena, istrošena, s iskidanom trakom, disketa ogrebana, s urezima CD-ROM razvijen, ispucan, iskrivljen itd. (ovisno o vrsti knjižnice)

Pravilnik o reviziji i otpisu knjižnične građe (NN 21/2002. )

Revizija l l rev+videre (lat. ) = opet pogledati Sustavan pregled knjižničnog fonda radi utvrđivanja njegovog stvarnog stanja i usporedbe sa stanjem u inventarnim knjigama i katalozima

Revizijom… l l l Utvrđujemo što nedostaje od inventarizirane građe Pronalazimo građu koja je oštećena i zato neupotrebljiva (nedostaju stranice u knjigama, oštećen CD ili CD-ROM, video kazeta itd. ) Utvrđujemo materijalnu vrijednost knjižničnog fonda

Važnost revizije: l l Planiranje nabave i vođenje nabavne politike knjižnice Izgradnja fonda Analiza poslovanja knjižnice Zaštita knjižničnog fonda

Vrste revizije 1. Redovna revizija (u skladu s Pravilnikom o reviziji i otpisu, obuhvaća cijeli fond) 2. Izvanredna revizija (elementarne nepogode, novi djelatnik) 3. Djelomična revizija (obuhvaća dio fonda i provodi se kada nema uvjeta za potpunu reviziju) 4. Revizija smještaja (kontrola smještaja građe na policama dnevno ili najmanje tjedno)

Revizija se obvezno provodi l l Prilikom preseljenja u novi prostor Prelaskom na strojnu obradu građe Dolaska novog djelatnika U izvanrednim situacijama

Pravilnik o reviziji i otpisu (NN 21/2002. ) Članak 2. “Knjižnice su obvezne provoditi redovite revizije svojih fondova knjižnične građe periodično, ovisno o obimu knjižnične građe i to:

Pravilnik o reviziji i otpisu (NN 21/2002. ) Broj jedinica knjižnične građe Period obveznog provođenja revizije Do 10 000 jedinica Do 50 000 jedinica Do 100 000 jedinica Do 250 000 jedinica Do 500 000 jedinica Svake 4 godine Svakih 6 godina Svakih 8 godina Svakih 10 godina Svakih 12 godina

Pravilnik o reviziji i otpisu (NN 21/2002. ) Članak 2. Knjižnice s više od 500 000 jedinica knjižnične građe, reviziju provode kontinuirano, tako da se cjelokupni fond obuhvati revizijom tijekom 20 godina. ”

Pravilnik o reviziji i otpisu (NN 21/2002. ) Članak 7. Količina otpisane građe trebala bi se, u odnosu na cjelokupni fond knjižnice kretati u granicama sljedećih postotaka: do 2% za uništenu građu do 1% godišnje za dotrajalu građu do 2% godišnje za zastarjelu građu

Pravilnik o reviziji i otpisu (NN 21/2002. ) Članak 7. Otpis neknjižne građe trebao bi se kretati u granicama sljedećih postotaka: do 30% godišnje za igračke do 10% za kompakt-diskove 10 -20% godišnje za audio-vizualnu građu. Postotak otpisa može biti i veći u slučajevima iz članka 3. stavka 1. ovog Pravilnika.

Otpis knjižnične građe l Knjižnice su dužne i bez prethodno provedene revizije po potrebi izdvajati građu za godišnji otpis l l l Dotrajalu Zastarjelu Nevraćenu građu

Otpis knjižnične građe l Za svaku kategoriju izrađuje se poseban popis sa sljedećim rubrikama: l l l l Redni broj Autor Naslov Inventarni broj Cijena Signatura Napomena

Otpis knjižnične građe l l Popis se izrađuje prema listićima izvađenim iz kataloga i prema zaduženjima u evidenciji korisnika Povjerenstvo za otpis sastavlja zapisnik za svaki popis građe prema ranije navedenim kriterijima

l l l Popis mora sadržavati ukupan broj jedinica otpisane građe Vrijednost otpisane građe u kunama (prepisujemo cijenu koju smo bilježili kod inventarizacije građe) Važnost cijene kupljene i darovane građe u knjizi inventara

l l Odluku o otpisu donosi Školski odbor Popisi otpisane građe dostavljaju se županijskoj matičnoj knjižnici Označavanje građe na popisu za koju je matična knjižnica zainteresirana u roku od mjesec dana Školska knjižnica šalje popis Nacionalnoj i sveučilišnoj knjižnici u Zagrebu koja označava na popisu naslove za koje je zainteresirana

Članak 9. Pravilnika o reviziji i otpisu (NN 21/2002. ) l l Ukoliko školski knjižničar u roku od mjesec dana ne dobije odgovor smatra se da knjižnice nisu zainteresirane za ponuđenu građu Građu se može ponuditi l l Profesorima, nastavnicima, učiteljima Antikvarijatu Drugim knjižnicama Spremnici za papir

Što dalje? l l l Provođenje otpisa kroz knjigu inventara U rubrici “Napomene” uz svaki otpisani primjerak bilježi se podatak o otpisu (datum i razlog otpisa) Provođene otpisa kroz knjižnični katalog

Otpis neknjižne građe l l l Postupak revizije i otpisa ne razlikuje se od onog s tiskanom građom Zaštita građe ovisi o njenom smještaju ali i o mediju na kojem je pohranjen određeni sadržaj (CD, video kazeta, CD-ROM…) Izlučuje se i otpisuje zastarjela građa (npr. informatički priručnici na raznim medijima EXCEL 98, WORD 98 i sl. koji se više ne koriste)

l l l Pečat (5 x 2, 5 cm) Sva otpisana knjižnična građa obilježava se pečatom Pečat se sastoji od 3 polja: l l Gornje (naziv knjižnice) Donje lijevo polje (riječ OTPISANO) Donje desno polje (prazno jer se u njemu bilježi datum provedbe revizije, broj odluke o reviziji i otpisu) Pečat se stavlja uz inventarni broj

I. . . l l l nabava novih izdanja i popunjavanje knjižničnog fonda Pregledavanjem popisa utvrđuje se koje dijelove fonda treba djelomično popuniti a koje ponovno nabaviti Tek onda posao je u cijelosti kvalitetno obavljen

Stvarnost l l l Nedovoljno jasne upute za provođene revizije i otpisa (pisani priručnici za pojedine vrste knjižnice) Nepostojanje prostora za odlaganje izlučene građe Strah od “bacanja knjiga”

Preporuka l l l Revizija i otpis su zakonski utemeljen posao i obveza Pridržavati se pravila koja postoje a olakšavaju nam rad u knjižnicama Procedura propisana Pravilnikom o reviziji i otpisu (NN 21/2002) smanjuje mogućnost pogreške

Izvori i upute za provođenje revizije i otpisa: Pravilnik o reviziji i otpisu (Narodne novine 21/2002) V. Čelić-Tica V. , Premilovac S. http: //www. nsk. hr/User. Files/File/dokumenti/Otpis. doc www. knjiznicari. hr …ili iskustva drugih knjižničara…

Hvala! doroteja@gkzd. hr