OTOMATISASI PERKANTORAN MENGURAIKAN CARA MENGOPERASIKAN MICROSOFT EXCEL 2013

OTOMATISASI PERKANTORAN MENGURAIKAN CARA MENGOPERASIKAN MICROSOFT EXCEL 2013 Disusun oleh : Rika Maharani, Risma Susanti, Rizal Ary Pratama

KI/KD KI. 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam lmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan dan peradaban terkait fenomena dan kejadian serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI. 4 : Mengolah, menalar dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metode sesuai kaidah keilmuan KD 3. 3 : Menguraikan cara mengoperasikan Microsoft Excel

TUJUAN PEMBELAJARAN 1. Peserta didik dapat menjelaskan tata cara operasi dasar perangkat lunak Windows dan Ms. Excel (membuka lembar kerja, mengaktifkan sel, membuat range, menutup lembar kerja dan keluar dari Ms. Excel) 2. Peserta didik dapat memahami dan menguraikan cara menggunakan perintah-perintah pada menu dan ikon di program Microsoft Excel untuk membuat dokumen 3. Peserta didik dapat menjelaskan dan memahami cara menyunting data (memformat sel, menghapus sel, baris kolom). 4. Peserta didik dapat mengetahui dan menjelaskan cara pengoperasian dalam pengolahan database dan pembuatan grafik

PENGERTIAN MS. EXCEL Microsoft Exel adalah program aplikasi lembar kerja (worksheet) atau program aplikasi pengolah angka (spreadsheet). Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2013 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2013.

MENGAKTIFKAN MS. EXCEL Anda dapat melakukannya dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Click tombol Start yang berada pada sebelah kiri Taskbar 2. Pilih All Program, sehingga tampil menu baru di sebelah kanan program 3. Pilih sub menu Microsoft Office kemudian click pada Menu Microsoft Excel 2013

MENU PADA MS. EXCEL 1. Menu Bar 3. Scroll Bar

TOOLBAR PADA MS. EXCEL 1. Toolbar Standar 2. Toolbar Formating

MENGOPERASIKAN LEMBAR KERJA MS. EXCEL 1. Pointer (Penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Ada tiga bentuk dasar pointer yang harus diketahui: Untuk melakukan blok (range) Pengcopyan data/formula dengan melakukan dragging atau dengan double click jika di sampingnya telah ada data hingga baris tertentu. Dapat juga difungsikan untuk penomoran series Memindahkan data yang diblock

Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer) Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri Shift + Enter Pindah satu sel ke atas Home Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih Ctrl + Home Pindah ke sel A 1 pada lembar kerja yang aktif Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan Pg. Up Pindah satu layar ke atas Pg. Dn Pindah satu layar ke bawah Alt + Pg. Up Pindah satu layar ke kiri Alt + Pg. Dn Pindah satu layar ke kanan Ctrl + Pg. Up Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya Ctrl + Pg. Dn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya

2. Worksheet File dokumen hasil dari penyimpanan data di program Excel disebut Workbook atau buku kerja. a. Menambah Worksheet Penambahan sheet dilakukan melalui menu: Insert – Worksheet b. Mengganti Nama Sheet Penggantian nama sheet dapat dilakukan melalui : 1. Klik sheet yang akan diganti namanya 2. Pilih menu Format – Sheet – Rename 3. Ketik nama sheet yang diinginkan, lalu tekan Enter c. Menghapus Sheet 1. Klik sheet yang akan diganti namanya 2. Pilih menu Edit – Delete Sheet Ø Menggunakan mouse : 3. Arahkan mouse ke sheet yang akan diganti namanya, lalu klik kanan Pilih Delete

PENGOPERASIAN LEMBAR KERJA MS. EXCEL 1. Memasukkan data a. Aktifkan atau klik sel yang akan diisi data b. Ketik data (data yang diketik akan tampil di sel aktif dan Formula bar) c. Tekan enter 2. Membuat data series a. b. c. d. e. Masukkan 2 angka pada sel pertama dan sel kedua Blok kedua sel yang berisi angka Arahkan pointer di kanan bawah range sel hingga berubah menjadi tanda + Drag mouse ke bawah hingga sel terakhir yang diinginkan, misalnya hingga sel A 11 Lepaskan drag mouse

3. Memperbaiki data a. Klik sel yang akan diperbaiki b. Klik mouse pada formula bar c. Perbaiki data yang salah, lalu tekan Enter 4. Menghapus data a. Klik sel atau range sel yang akan dihapus isinya b. Tekan tombol Delete di keyboard

FORMAT TAMPILAN LEMBAR KERJA MS. EXCEL 1. Tampilan Data Angka a. Desimal Untuk menghindari kesalahan data desimal, penulisan tanda desimal sebaiknya menggunakan tombol titik (. ) pada bagian numeric key (keyboard sebelah kanan). Tanda desimal akan ditampilkan secara otomatis di sel, bisa berupa titik (. ) atau koma (, ) tergantung regional setting di komputer.

b. Ribuan Penulisan angka ribuan, jutaan, atau yang lebih besar, sebaiknya angka diketik langsung tanpa pemisah titik atau koma. Sedangkan untuk menampilkan pemisah ribuan pada angka, dilakukan pengaturan tersendiri melalui menu Format angka : Format – Cells – Pilih Number

LANGKAH MERUBAH TAMPILAN ANGKA MENJADI BENTUK RP 1. 2. 3. 4. 5. Klik sel atau blok beberapa sel yang format angkanya ingin dirubah Pilih menu : format cell-pilih number Akan muncul menu seperti disamping Pilih accounting pada bagian category Pilih Rp Indonesian pada bagian Symbol

BEBERAPA JENIS FORMAT ANGKA YANG SERING DIGUNAKAN 1. General untuk format standart merupakan bentuk angka semula ketika diketik sebelum diformat 2. Number untuk format angka a. Accounting untuk format angka dalam akuntansi merubah bentuk angka dengan tambahan huruf dan jumlah desimal b. Date, untuk format data tanggal penulisan tanggal format standar adalah bulan/tanggal/tahun c. Percentage, untuk format persen untuk merubah decimal ke bentuk persen (%) dan jumlah desimalnya

2. Tampilan bentuk sel a. Menyisipkan Sel, Baris (Row) dan Kolom (Colomn) 1. Menyisipkan sel a) Tempatkan kursor di salah satu sel yang akan anda sisipkan sel baru b) Klik menu Insert kemudian arahkan dan klik pada Cells § Shift cells right: Menyisipkan sel di sebelah kanan sel aktif § Shift cells down: Menyisipkan sel di bagian bawah sel aktif § Entire row: Menyisipkan baris di bagian bawah sel aktif § Entire column: Menyisipkan kolom di sebelah kanan sel aktif c) Klik Ok setelah selesai menentukan Pilihan

2. Menyisipkan baris, Caranya : § Tempatkan kursor pada baris yang akan disisipkan baris baru § Klik menu Insert kemudian arahkan dan klik pada pilihan ROW kemudian klik Ok 3. Menyisipkan kolom, Caranya : § Tempatkan kursor pada kolom yang akan disisipkan kolom baru. § Klik menu Insert kemudian arahkan dan klik pada pilihan COLUMNS kemudian klik OK 4. Menghapus sel, baris dan kolom § Tempatkan kursor pada sel yang akan dihapus § Klik menu EDIT kemudian arahkan dan klik pada pilihan DELETE

5. Menghapus baris § Tempatkan Kursor pada sel yang akan dihapus § Klik menu EDIT kemudian arahkan dan klik pada pilihan DELETE § Tentukan pilihan Anda pada kotak dialog penghapusan, kemudian klik OK 6. Menghapus kolom § Tempatkan Kursor pada sel yang akan dihapus § Klik menu EDIT kemudian arahkan dan klik pada pilihan DELETE § Tentukan pilihan Anda pada kotak dialog penghapusan, kemudian klik OK

MENGGABUNGKAN SEL (MERGE CELLS) Langkah penggabungan sel : Blok sel-sel yang akan digabungkan Klik ikon merge & center Ulangi cara diatas untuk menggabungkan sel-sel yang lain Contoh tampilan bentuk sel sebelum dan sesudah merge cell

PERATAAN DATA (ALIGNMENT) ATAU PENGATURAN POSISI DATA PADA SEL a. Perataan horizontal Untuk mengatur perataan data secara horisontal pada sel seperti gambar dibawah, caranya adalah pilih sel-sel yang akan diberi perataan horizontal, kemudian klik ikon: Align Left Center Align right : Membuat data rata kiri : Menengahkan data : membuat rata kanan Perataan vertikal Klik sel yang akan diberi perataan vertikal Pilih menu : format cell Pada bagian vertical pilih menu perataan yang diinginkan b.

BINGKAI TABEL (BORDER) Cara memberikan border pada range sel tertentu dapat dilakukan melalui: Ikon border Menu : format cell – border Langkah-langkah membuat sel border : Blok sel-sel yang akan diberi border Pilih menu : format cells – border Pilih tampilan garis yang diinginkan - Style untuk memilih jenis garis - Warna untuk memilih warna garis Membuat border dari tampilan presets - Klik outline untuk memberi garis batas bagian luar tabel - Klik inside untuk memberi garis batas bagian dalam tabel Dialog untuk Border

MENYIMPAN LEMBAR KERJA MS. EXCEL 1. Klik file pada menu bar, kemudian pilih SAVE AS 2. Pada kotak SAVE IN tentukan di direktori mana akan disimpan file tersebut. Ketikkan nama file pada kotak FILE NAME, tentukan type penyimpanan pada kotak SAVE AS TYPE. Klik SAVE bila sudah selesai.

MENUTUP LEMBAR KERJA MS. EXCEL Untuk menutup lembar kerja (worksheet) dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu: 1. Dengan klik pada FILE kemudian pilih CLOSE 2. Dengan klik pada icon x yang terletak di pojok kanan atas 3. Dengan menekan tombol ALT+F 4

MEMBUKA LEMBAR KERJA MS. EXCEL Dapat dilakukan cara berikut: 1. Klik pada Icon yang ada pada Toolbars standar 2. Klik pada menu FILE lalu arahkan pada NEW, maka akan nampak layar kerja (worksheet) baru.

SOAL LATIHAN

PENILAIAN KD 3. 3 1. Microsoft excel merupakan program aplikasi. . . a. Spreadsheet b. Wordprosesor c. Presentation d. Animasi e. Video

2. Berikut ini yang tidak dapat digunakan untuk menjalankan excel adalah. . . a. Shortcut excel di dekstop b. Start menu c. File excel d. Dokumen word e. Mengetik ‘excel’ pada fasilitas run

3. Tombol yang digunakan untuk menjalankan sebuah perintah disebut. . . a. Taskbar b. Menu bar c. Toolbar d. Statusbar e. Formula bar

4. Toolbar yang ditampilkan secara default dijendela excel adalah toolbar. . . a. Shape dan standart b. Standart dan chart c. Formating dan standart d. Chart dan Formating e. Standart

5. Mengatur tanda rupiah untuk data yang berupa uang dilakukan di kotak dialog. . . a. Options b. Format cells c. Print d. Page setup e. Borders

6. Menu yang harus dipilih untuk memperlebar atau mempersempit ukuran kolom pada worksheet adalah. . . a. Insert Sheet Coloumn b. Insert Sheet c. Borders d. Row Height e. Coloumn Widht

7. Secara default, dalam lembar kerja MS Excel akan menampilkan. . . a. 1 Sheet b. 2 Sheet c. 3 Sheet d. 4 Sheet e. 5 Sheet

8. Salah satu cara menyimpan wordbook pada excel adalah dengan menggunakan. . . a. Ctrl+B b. Ctrl+P c. Ctrl+C d. Ctrl+S e. Ctrl+V

9. Perintah yang digunakan untuk menampilkan angka dengan format tampilan menggunakan lambang adalah : a. Currrency b. Percent Style c. Comma Style d. Dollar e. Date

10. Untuk mengakhiri Excel dapat menekan tombol : a. Alt+F 5 b. Alt+F 4 c. Ctrl+F 4 d. Alt+F 2 e. Ctrl+F 2

PENGAJARAN BERAKHIR SEKIAN TERIMAKASIH