OTOMASI KEARSIPAN BIODATA Nama Pendidikan Jabatan Telp Email

OTOMASI KEARSIPAN

BIODATA Nama Pendidikan Jabatan Telp Email : : : Irwanto Eko Saputro, ST, MMSI S 2 Sistem Informasi, Universitas Gunadarma Pranata Komputer Madya 0812 -9380103 ekoaaq@yahoo. com Pengalaman Kerja : - Dosen pada STMIK Bani Saleh – Bekasi (2001 – Sekarang) - Arsip Nasional RI (2006 – Sekarang)

Pengaruh Perkembangan TIK terhadap Pengelolaan Arsip

FAKTOR UTAMA PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK 1. Kebijakan dan Peraturan (komitmen pimpinan) 2. Kelembagaan dan Proses Kerja 3. Sumber Daya Manusia 4. Pembiayaan 5. Pemeliharaan 6. Sistem Pendukung Terkait 7. Manajemen Perubahan

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK) Internet Client/Server ( LAN ) Personal Computer ( PC ) Mainframe

Mengapa komputer dipakai? Kecepatan Ketepatan Daya tampung data yang besar Andal, terutama untuk proses yang berulang-ulang

BENTUK BARU ARSIP • • • E-mail Website Internet Basisdata Dokumen Multimedia Spread Sheet, dll.

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI ( TIK ) TERHADAP MANAJEMEN ARSIP Komunikasi/ Diseminasi Preservasi Pemindahan/ Transfer Akses Penciptaan Penilaian Cara Penyimpanan Media Penyimpanan

KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP • Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual • Dari gedung ke server • Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (Disket, USB flash, hard disk, optical disc, CD, DVD, dll. )

KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP • Penemuan kembali yang efisien • Kontrol akses • Akses jarak jauh • On-line Finding Aid

PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI TERHADAP KEARSIPAN Kearsipan Teknologi Informasi & Komunikasi Otomasi Pengelolaan Arsip Elektronik PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

MODEL PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI PROSES KEGIATAN dilakukan MANUAL secara MANUAL & ELEKTRONIK menghasilkan ARSIP NON-ELEKTRONIK SISTEM PENGELOLAAN ARSIP HIBRIDA ARSIP ELEKTRONIK (berbasis TIK) SISTEM PENGELOLAAN ARSIP MANUAL SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

SASARAN OTOMASI KEARSIPAN a. Terkelolanya arsip dinamis secara efektif dan efisien; b. Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat, mudah dan murah; c. Terwujudnya khasanah arsip statis penyelenggaraan negara yang lengkap, otentik dan reliabel; d. Terkelolanya arsip statis secara efektif dan efisien; e. Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan (nasional dan internasional) serta terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya apresiasi masyarakat terhadap manfaat dan pentingnya arsip baik sebagai dukungan bagi manajemen, bukti akuntabilitas dan sumber informasi.

TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN ARSIP Ø Penciptaan dan pengelolaan arsip dinamis adalah tanggung jawab bersama dari seluruh unit pada lembaga pencipta arsip dan dilaksanakan oleh seluruh pegawai lembaga, apa pun tingkatannya. Ø Pengelolaan dan preservasi arsip statis adalah tanggung jawab bersama antara lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan statis (Arsip Nasional RI, Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota).

MANFAAT OTOMASI KEARSIPAN 1. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen. 2. Memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan proses kerja. 3. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas. 4. Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server). 5. Meningkatkan pelayanan publik.

MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK 6. Mendukung pembangunan information society dan dengan demikian bidang spesialis informasi (information specialist), termasuk arsiparis di dalamnya, akan berkembang. 7. Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih akuntabel menuju good governance.

PROSES MANAJEMEN ARSIP DINAMIS 1) Penentuan dokumen yang akan “dimasukkan” (captured) ke dalam sistem kearsipan 2) Penentuan berapa lama arsip harus disimpan 3) “Pengambilan” (capture) arsip ke dalam sistem 4) Pencatatan / registrasi 5) Klasifikasi 6) Penyimpanan dan penanganan 7) Akses 8) Pelacakan (kegiatan dan lokasi arsip) 9) Pelaksanaan penyusutan 10) Dokumentasi proses manajemen arsip

INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS A. INSTRUMEN PRINSIP: 1) Klasifikasi Arsip 2) Jadwal Retensi Arsip 3) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip B. INSTRUMEN TAMBAHAN KHUSUS: 1) Thesaurus 2) Glosari Istilah atau Sarana Kontrol Kosa Kata Lainnya C. INSTRUMEN TAMBAHAN UMUM: 1) Analisis Kerangka Kerja Regulasi 2) Analisis Resiko ‘Bisnis’ 3) Aturan Pendelegasian 4) Daftar Pegawai dan Perijinan Pengguna Sistem

POLA KERJA ADMINISTRASI SECARA MANUAL Pegawai/unit kerja bekerja secara manual, belum menggunakan komputer, dan menyimpan arsip bermediakan kertas secara sendiri.

PEMANFAATAN KOMPUTER DAN LOCAL AREA NETWORK ( LAN ) UNTUK KEPERLUAN ADMINISTRASI SECARA UMUM SERVER Komputer sudah dipergunakan baik secara “stand-alone” ataupun dalam sebuah jaringan, namun belum sampai pada penggunaan secara sistematis sebagai sarana penciptaan dan pengelolaan arsip. Arsip bermediakan kertas ataupun dalam format elektronik masih dikelola oleh masing-masing pegawai/unit kerja.

PEMANFAATAN “LAN” UNTUK PENERAPAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS Komputer sudah digunakan sebagai sarana TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI penciptaan dan pengelolaan arsip dalam berbagai format, termasuk arsip elektronik. Arsip dikelola secara sistematik, sebagai “aset instansi”, tidak lagi sebagai “milik” pegawai/unit kerja. SERVER

MODUL PENGELOLAAN ARSIP AKTIF Caraka / Pos (masuk) UNIT PENGOLAH Penyimpanan Arsip Konvensional ital an pai ko ig pi d yam Pen i& i eg R Digitasi Kontrol Operasi Registrasi UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA Caraka / Pos (keluar) Peng n aa un g ng ip Pe Ars APLIKASI KEARSIPAN Penyimpanan Arsip Elektronik urus an s non- urat / do elekt k ronik umen INTERNET as str komunikasi kedinasan elektronik PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Re gis tra si ng & gu Ar na sip an Pe Surat elektronik (e-mail) UNIT PENGOLAH

MODUL PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF Penyimpanan Arsip Non-elektronik penggunaan manual nc pe PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF APLIKASI KEARSIPAN pe . la ng gu ktr Digitasi untuk preservasi/ akses on PENGGUNA an n ya m ad ele UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA n& a ari na ik PENYERAHAN ARSIP STATIS an PEMUSNAHAN ARSIP kontrol PENGGUNA UNIT KEARSIPAN LEMBAGA PENCIPTA ARSIP

MODUL PENGELOLAAN ARSIP STATIS Penyimpanan Arsip Statis Non-elektronik penggunaan manual pen PENYERAHAN ARSIP STATIS . adm APLIKASI KEARSIPAN pen ele UNIT KEARSIPAN LEMBAGA PENCIPTA ARSIP n& ia car ggu ktro Digitasi untuk preservasi dan akses an lay nik PENGGUNA an SISTEM JIKN naa n kontrol PENGGUNA UNIT KERJA LEMBAGA KEARSIPAN STATIS Pengumpulan; Penyimpanan; Perawatan; Penyelamatan; Penggunaan

Terima Kasih Semoga Bermanfaat