OrienteringStatus kommunesammensling 237 dager igjen Formannskapet Tysfjord kommune

Orientering/Status kommunesammenslåing, 237 dager igjen Formannskapet Tysfjord kommune, den 8. mai 2019 Ørjan Higraff Prosjektleder

Status og orientering Styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing, Versjon 4 (levende dokument). Delprosjekt. Tidslinje. ROS analyse. • Politisk organisering – vedtatt • Identitet, systemer og felles kultur – i prosess • Forberedelse til kommunevalget 2019 – i prosess • Lokaldemokrati – prosjekt fornying og utvikling av lokaldemokratiet – vedtatt • Koordinering og forhandlinger med Fellesnemnda i Nye Narvik

Status og orientering • Overordnet administrativ organisering/Hovedstruktur – vedtatt • Strategisk plan – prosjektmandat 4 delprosjekt helse og omsorg, oppvekst, kultur og frivillighet og næring – rapport innen 17. mai • Kommunikasjon – i prosess • Arbeidsgiverpolitikk – i prosess (omstillingsavtale – vedtatt) • Interkommunalt samarbeid – Fagnettverk – Eierskapsmelding – i prosess • Næringsarbeid og næringsutvikling(samarbeid med Nordland fylkeskommune) – i prosess

Status og orientering • Digitalisering og IKT – vertskommunesamarbeid med Bodø kommune – i prosess • Eiendomsforvaltning – kartlegging av bygg/anlegg, inklusiv Kirkelig fellesnemnd – utarbeide en fullstendig eiendomsplan – i prosess • Tjenestestruktur og produksjon/oppgaveområder – (oppstart etter hovedstruktur) • Eiendomsskatt • Hamarøy Hamn – prosjekt og organisering – i prosess • Kraft-relaterte emner(konsesjonskraft) • Budsjett 2020 – Økonomiplan 2020 – 2023 – kjøreplan/prosess vedtatt

Status og orientering • Nytt økonomiprosjekt under vurdering Totalt 19 delprosjekt pr. 8. mai 2019. Arbeidsgrupper kommer i tillegg

Innplassering og ansettelse Ny hovedstruktur/organisasjonskart er vedtatt Gjennomføring: • Flere ledere og ansatte i nøkkelstillinger vil ved en kommunesammenslåing bli overtallige som følge av at funksjonen som ligger i stillingen kun kan eller bør innehas av en person, for eksempel rådmann, ass. Rådmann, kommunalleder oppvekst, kommunalleder helse og velferd og kommunalleder samfunnsutvikling. Kan også gjelder andre lederstillinger, for eksempel enhetsleder mv. . (jf. Tjenestestruktur) • Viktige vurderinger er: Utvelgelsesområde, rettskrav, kartleggingssamtale, stillingsanalyse/kravspesifikasjon, drøfting intervju/samtale og innplassering • Omstillingsutvalget har vedtatt innplassering: Offentliggjøres i dag

Innplassering og ansettelse Nytt organisasjonskart tjenestestruktur (gjennomføring ikke avklart) Generelt kan en si følgende; • Behov for fremtidig kompetanse og kapasitet skal danne grunnlag for en bemanningsplan • Bemanningsplan angir arbeidsmengde, antall stillinger og kompetansekrav i fremtidens organisasjonsplan • For de fleste vil sammenslåingen ikke medføre endringer • Når utvelgesområde er drøftet med de tillitsvalgte, vil det bli gitt nærmere informasjon om hvilke områder som bli berørt, og hvilke som ikke blir berørt av omstillingen • Nye rådmann sin ledergruppe blir delprosjektledere og skal lede dette arbeidet/prosessen innenfor sine områder. Prosessen skal være koordinert. Det skal utarbeides fremdriftsplaner og milepælplaner. Samarbeid med tillitsvalgte er viktig.

Andre viktige oppgaver fremover • Videreføring av Jasska i Nye Hamarøy kommune – søknad om økonomisk tilskudd fra departementet • Posisjonsnotat – økonomi/utfordringer på kort og lang sikt. Dialog /søknad om økonomisk tilskudd til FM og Departementet • Det samiske perspektiv på strategisk nivå(hele kommunen), aktivitetsplan(søknad sametinget), språkplan og opplæring. Videreføring Nye Hamarøy kommune • Kommunevalg 2019, inklusiv budsjett/økonomiplan 2020 -2023 Folkevalgtopplæring • Samarbeid med Nye Narvik – både politisk og administrativt - koordinering og dialog(avklare snarest fordeling ansatte, eks ansatte rådhusfunksjoner og teknisk • Oppfølging/dialog ansatte – tillitsvalgte. Få ny organisasjonskart på plass snarest mulig. Etablere felles arena. Personal/allmøter, kulturbygging mv

Andre viktige oppgaver fremover • Strategisk plan – oppfølging av de 4 prosjektrapportene, plattform skal gi retning – eierskap. Skal danne grunnlag for planstrategi – kommuneplan for Nye Hamarøy – nytt kommunestyre. Folkemøter, høring mv • Hvordan skal fremtidig tjenestestruktur på kort(innen 2 år)og lang sikt(innen 5 år) være? ? ? • Nye Hamarøy kommunes ledere og ansatte – kompetansebygging(planmessig organisasjonsutvikling, økonomisk omstilling, kulturbygging og digitalisering(20% IKT og 80% organisasjonsutvikling) • Nye Hamarøy kommune som omstillingskommune - næringsutvikling

Andre viktige oppgaver fremover • Informasjon og kommunikasjon. Uformelle møter med innbyggere, lag/foreninger mv • Nytt kommunevåpen – felles behandling kommunestyrene innen juni • Se hjemmesiden «Nye Hamaroy. no» • Avklare § 28 – tjenester • Fremtidig barnevern – vertskommunesamarbeid med Bodø kommune • Vi har dårlig tid – prioritering av oppgaver som må være ferdige i 2019 – vi blir ikke ferdige med alt… • Politisk organisering – reglement • Harmonisering avtaler • Tilbakemelding?

Overordnet tidslinje • Politisk behandling av strategiske delplaner • Valg av IKTplattform • Ansettelse av rådmann for nye Hamarøy • Ansettelse av kommunalsjefer/ ass. rådmann • Vedtatt hovedstruktur • Nyehamar. no lansert • Omstillingsavtale vedtatt • Valgt omstillingsutvalg • Oppstart arbeidsgrupper strategisk plan • Fire strategiske arbeidsgrupper leverer rapport • Vedta politisk organisering Januar Mars 2019 Februar • Vedtatt kommunevåpen • Tjenestestruktur vedtatt • Første del av havneplan vedtatt • Eiendomsprosjekt ferdig • Ansettelse av ledere • Avtaler med IKS ferdig • IKT-plattform iverksettes • Videre prosess med strategisk plan April Mai • Kommunestyrevalg • Siste frist for å reforhandle avtaler Juni Juli August • Eierskapsstrategi • Politikeropplæring • Økonomiplan og budsjett 20202023 • Konstituerende kommunestyremø te (28) • Bemanningsplan • Ferdig arbeidsavtaler med ansatte September Oktober November • Nye hjemmesider lanseres • Markering av ny kommune Desember 2020

Lykke til videre med arbeidet