Organizzazione dei servizi in ALMA Antonio Scolari Servizio

Organizzazione dei servizi in ALMA Antonio Scolari Servizio SBA 23 -01 -2018

I servizi da Aleph ad Alma • La migrazione ad Alma è un’occasione di ripensamento dei servizi • Rispetto ad Aleph Alma propone una nuova organizzazione dei materiali e delle collezioni • In particolare per la circolazione: ü Revisione dei tipi di prestito ü Aggiunta di nuovi servizi ü Maggiore automazione dei flussi di lavoro 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 2

Struttura di Aleph vs Alma ALEPH ALMA RECORD BIBLIOGRAFICO ITEM RECORD DI HOLDING (MARC 21) ITEM 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 3

Contenuto della holding 852 8_ $b SCIA $c SCIA 4 $h DEP 30 -C-63 Collocazione Biblioteca Localizzazione Biblioteca BTM 23/01/2018 Prestabile 1 settimana Organizzazone Servizi in Alma DEP 30 -C-63 4

Contenuto dell’item (copia) L’item contiene: üIl barcode üDati di numerazione (+ vol, periodici) üTipo materiale üNumero e data di ingresso üPolicy di copia (eventuale) 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 5

Localizzazione e politica di circolazione ØLa politica di circolazione è determinata dalla Localizzazione (= Collezione di Aleph) ØTutte le holding DEVONO avere una localizzazione, sottocampo $c ØTutte le copie (Items) che fanno parte di una localizzazione CONDIVIDONO la medesima politica di circolazione (possibili solo limitate eccezioni) ØLe modifiche inserite in Aleph nei mesi scorsi sono servite a rendere coerente la situazione in Alma 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 6

Tipi di collezione in Alma • In Alma è possibile avere delle collezioni: a. di tipo fisico: es. scaffale aperto/ scaffale chiuso / magazzino remoto / sala periodici / sala materiale didattico …. . b. di tipo logico: riferite alla politica di circolazione del materiale, es. materiale prestabile / materali non prestabili / materiali a prestito limitato • Nella nostra configurazione abbiamo scelto il tipo logico, perché non era possibile usare quello legato al tipo fisico 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 7

Tipi di localizzazioni previste Nella nostra configurazione UNIGE abbiamo 5 tipi di location 1. Prestabile (Regular) 2. Prestabile – Non rinnovabile – Non prenotabile (Limited) 3. Prestabile una settimana (Short Loan) [ma 10 gg. per weekend] 4. Solo consultazione (Not for loan) 5. Non consultabile (solo per materiale non disponibile) Tutte le copie di tutte le biblioteche devono appartenere a una di queste localizzazioni. NON TUTTE LE BIBLIOTECHE PREVEDONO TUTTI I 5 TIPI 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 8

Esempi di Biblioteche e collezioni 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 9

Le eccezioni nelle localizzazioni • All’interno delle localizzazioni è possibile avere dello eccezioni • L’eccezione è gestita a livello di policy di copia • Sono possibili queste eccezioni: 1. Prestabile in giornata (ex 01 e 02 di Aleph) 2. Prestabile in weekend (ex 08 di Aleph) 3. Prestabile 1 settimana ( ex 43 di Aleph), ma 10 gg. • Solo queste policy di copia PREVALGONO sulla politica della location 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 10

Item policy migrazione e a regine • Tutte le copie migrate hanno (per ora) l’item policy, ma üNelle nuove copie create su Alma non si metterà item policy se non per le eccezioni ü Gli item policy diversi dai 3 citati sono INUTILI perché non hanno alcuna influenza sulla circolazione 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 11

Esempi di Politica di circolazione • Esempio 1 – Una copia con ØLocalizzazione holding: Prestabile ØItem policy: 92 (Non prestabile) • La copia è PRESTABILE • Esempio 2 – Una copia con ØLocalizzazione holding: Prestabile ØItem policy: 08 (Prestabile wekend) • La copia è PRESTABILE per weekend 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma Prevale la location, perché l’item policy non è un’ eccezione Prevale l’item policy, perché l’item policy è un’ eccezione 12

Termine di Utilizzo (TOU) • La circolazione si compone: ü delle location (+ eccezioni) ü delle tipologie di utenti • La medesima copia può essere prestabile: • per un dipendente per 60 giorni • per uno studente per 21 giorni • Le categorie di utenti sono le medesime di ALEPH 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 13

Categorie utenti • • • • Biblioteca Dipendenti Dottorandi/Post-doc/Perfez. /Bors. /Master/TFA/PAS Esterni accreditati Ex dipendenti Singoli percorsi formativi Studenti Erasmus non piu' in regola Studenti post laurea non piu' in regola Utente Sistema Bibliotecario Urbano 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 14

I risultati attesi ü Riduzione e razionalizzazione delle tipologie di prestito ü Semplificazione e maggiore chiarezza per utenti ü Maggiore facilità gestionale, perché si possono fare cambiamenti a livello di localizzazione, cioè di gruppi anche molto consistenti di copie, e non più a livello della singola copia 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 15

Novità: eliminazione della stampa ricevute • Viene eliminata la stampa delle ricevute di prestito, agli utenti viene inviata una mail di ricevuta. • È importante verificare (almeno per i primi tempi) la presenza della mail nella scheda dell’utente ed eventualmente aggiungere quella corretta • È utile anche verificare / aggiungere il numero di cellulare, prossimamente alcune comunicazioni saranno inviate per SMS • L’operatore al prestito può comunque vedere sul singolo utente tutte le comunicazioni inviate all’utente 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 16

Novità: la riserva dei materiali ( «booking» ) • Viene introdotta – accanto alla prenotazione – la possibilità per gli utenti di «riservare» (booking) del materiale sia per la lettura che per il prestito • La riserva di materiale può essere fatta direttamente da Uno per Tutto (o anche dall’operatore) su tutto il materiale sia a prestito che non a prestito (la prenotazione vale solo per il materiale in prestito) • La riserva prevede l’indicazione di un periodo temporale entro cui l’utente verrà a ritirare il materiale. • L’utente può riservare il materiale con una settimana di anticipo 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 17

L’utilità della riserva ( «booking» ) • La riserva del materiale consente agli utenti di essere certi di trovare in biblioteca il materiale di interesse • Può semplificare la prese del materiale in magazzino, perché note in anticipo • Consente di tracciare anche la consultazione di materiale che non viene prestato e di fare emergere servizi «nascosti» della biblioteca • Potrebbe essere estesa anche a materiali non bibliografici, ad. esempio in qualche università è usata per riservare portatili o tablet messi a disposizione degli utenti 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 18

Novità: copie digitali • È possibile (esclusivamente per docenti e personale dell’Ateneo) richiedere copie digitali di articoli o monografie • La richiesta è visibile da Uno per Tutto solo per le categorie di utenti citati. La richiesta può anche essere creata dall’operatore del prestito • Nella richiesta è specificato che la copia deve essere nell’ambito dei limiti del 15%. • Si tratta esclusivamente di copie di materiale posseduto dalle biblioteche e per solo uso personale. • Consente di tracciare richieste di copie di fare emergere servizi «nascosti» della biblioteca 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 19

Novità: solleciti e rinnovi • I solleciti vengono ora gestiti in automatico da Alma e inviati ogni giorno • Sono state create delle regole, che potranno subire modifiche quando vedremo la applicazione pratica: • 3 giorni prima della scadenza viene mandata una mail in cui si ricorda la data di scadenza • se il libro è rinnovabile (es. non ci sono richieste) viene rinnovato in automatico • Per i prestiti brevi (prestabili in giornata, weekend, 10 giorni) viene inviato un sollecito il giorno dopo la scadenza 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 20

Solleciti – 2° parte 1. Viene inviata una richiesta di restituzione prima che il libro sia dichiarato perduto: • 21 giorni dopo la scadenza per gli studenti e gli esterni • 50 giorni dopo la scadenza per i dipendenti, i dottorandi, gli esterni accreditati 2. Viene inviata la notifica di smarrimento del libro e la richiesta di riacquistarlo • 40 giorni dopo la scadenza per gli studenti e gli esterni • 60 giorni dopo la scadenza per i dipendenti, i dottorandi, gli esterni accreditati 3. All’invio della seconda notifica il libro viene in automatico segnato come perduto e non più disponibile 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 21

Blocchi • Non sono previsti blocchi locali, ma solo blocchi globali che si applicano a tutte le biblioteche • I blocchi sono quelli ereditati da Aleph: • • • Studente laureato (triennale) Studente laureato (specialistica – magistrale) Fine rapporto Richieste verifiche dalla tua biblioteca Sospensione definitiva per gravi motivi OVERDUE 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma 22