Organizational Knowledge Assessment OKA WBI The World Bank

Organizational Knowledge Assessment OKA WBI The World Bank Group Information Solutions Group

Outline • Program de GC do Blanco Mundial • Visão Geral do Projeto OKA • Método OKA • Resultados do Projeto Piloto • OKA - Estágio Atual The World Bank Group Information Solutions Group

Program de GC do Blanco • Program de GC foi iniciado em meados anos 90 – Descentralização de atividades do Banco para os países – Conhecimento como linha de negócios do Banco Mundial – Indústria do Conhecimento: segmento que mais cresce dentro da indústria de serviços • World Bank Institute – WBI e o programa de treinamento em GC – – Introduzir conceitos básicos de GC nos países Introduzir GC em programas do Banco nos países (CAS) Iniciar um programa de assistência técnica nesta área Assimilar conhecimento local para reempregar em diversos países – Auxiliar na criação e participar de comunidades interessadas em assuntos de desenvolvimento The World Bank Group Information Solutions Group

Por que Gerencia do Conhecimento? • Benefícios da GC – Resolução de problemas usando todo o capital da organização: capital estrutural, processual e humano – Maximização do uso do capital intelectual da organização – Padronização e aplicação da experiência acumulada visando melhoria de “performance”, eficiência e eficácia da organização – Aumentar capacidade de competição, sobretudo através de ideais inovativos e contínuo processo de mudança – Aumentar a capacidade de aprendizagem contínua da organização – Organizar capital humano em torno de práticas e objetivos da organização The World Bank Group Information Solutions Group

Visao geral do Projeto OKA • Gestão do Conhecimento (GC) é um princípio organizacional que objetiva utilizar informação, experiência, conhecimento e habilidades (Intellectual Assets) da Organização afim de gerar valor • O Projeto OKA foil concebido como ferramenta para acessar a capacidade e o nível de preparação de uma Organização na utilização adequada de seus ativos intelectuais. • O Projeto tem como objetivos principais: – Ser utilizado pelo WBI em seus treinamentos em GC – Ser utilizado em projetos de Assistência Técnica do WBI – Ser utilizado para avaliação de parceiros do Banco quando GC for um pré-requisito – Coletar dados para benchmark em algumas dimensões da Gestão do Conhecimento • OKA complementará o trabalho que o Banco está realizando em avaliar a economia do conhecimento dos países (Knowledge Assessment Methodology - KAM). The World Bank Group Information Solutions Group

Metodologia OKA • A ferramenta OKA inclui três elementos básicos: Pessoas, Processos e Sistemas. Cada um destes elementos inclui uma série de “Dimensões do Conhecimento” • Estas “Dimensões do Conhecimento” constituem o elemento chave da ferramenta. A ferramenta inclui 14 Dimensões. • Cada “Dimensão do Conhecimento” incorpora um número de métricas. A escolha destas métricas foi resultado de entrevistas e pesquisa na área de GC, bem como de experiência derivada do programa de GC do Banco Mundial. Setenta (70) métricas foram escolhidas para o teste da ferramenta. A estas foram adicionadas métricas demográficas. • A ferramenta foil viabilizada com um questionário composto de 183 questões (de um total inicial de 302) com “scores” associados a cada valor de cada questão. The World Bank Group Information Solutions Group

Metodologia OKA • “Dimensões do Conhecimento” – – – – Cultura e Incentivos Identificação e Criação de Conhecimento Compartilhamento do Conhecimento Comunidades de Prática e Times Aprendizado e Absorção do Conhecimento Liderança e Estratégia Alinhamento do programa/atividades de GC aos objetivos da Organizacao – Operacionalização de processos do conhecimento nos processos institucionais – Fluxos de gestão do conhecimento The World Bank Group Information Solutions Group

Metodologia OKA • Tecnologia de Informação de suporte às atividades e programas de Gestão do Conhecimento • Infraestrutura de Acesso ao Conhecimento • Tipos de Conteúdo refletindo o Conhecimento da Organização • Infra-estrutura de suporte ao Program de Gestão do Conhecimento The World Bank Group Information Solutions Group

Metodologia OKA Exemplo de uma “Dimensão do Conhecimento” Culture & Incentives Definição: • As atitudes culturais implícitas e explícitas, convicções e incentivos que existem dentro da organização para dar forma, criar suporte para o uso de recursos intelectuais visando alcançar objetivos da organização. O que está sendo medido: • O grau em que as políticas organizacionais recompensam as atividades do conhecimento (inclui mecanismos de transferência do conhecimento) • O grau de tolerância da organização relacionados com o comportamento de risco e inovação • O grau de sustentação da organização para as atividades de aprendizagem • O grau de receptividade do empregado para mudanças na organização • O grau de participação de empregado em melhorar o desempenho da organização • O grau em que a organização é receptiva quanto às idéias externas The World Bank Group Information Solutions Group

Metodologia OKA The World Bank Group Information Solutions Group

Metodologia OKA • Ferramenta utiliza Question. Pro para aplicação do survey • Uma base de dados para armazenamento dos resultados do survey e análise computacional baseados em scores associados a cada valor de cada questão do survey • Criação de um “spider diagram” que representa as “Dimensões do Conhecimento” com seus respectivos scores • Um score final mostra quão preparada uma organização está em Gestão do Conhecimento (nível de maturidade em GC) The World Bank Group Information Solutions Group

Metodologia OKA The World Bank Group Information Solutions Group

Metodologia OKA • Ferramenta foil aplicada em 56 Organizacões nos EUA e em 2 Organizacões no Brasil – Maior parte das organizacões pertencentes ao governo – O setor de saúde e militar estão muito representados, embora outros 8 setores também estejam representados (Financeiro, Consultoria, Comércio, etc) – Maior proporção de Organizações com média de 1. 000 a 10. 000 funcionários – Organizações com presença em vários países (1 -12 países) – Organizações com níveis de retenção de funcionários entre 50%70% nos últimos 5 anos – Maior parte da força de trabalho com nível superior. The World Bank Group Information Solutions Group

Metodologia OKA • A ferramenta foil aplicada com e sem “focus groups” a fim de avaliar qual a metodologia mais apropriada para derivar resultados. Os métodos testados foram: – Uma instituição com vários participantes (método preferido) • Workshop para explicação do método com principais representantes de diversos setores da organização • Resposta ao Survey e distribuição dos scores. Diferentes participantes respondem ao survey individualmente • Workshop para discussão dos resultados do survey e consolidação de definições para criar entendimento comum dos resultados entre participantes • Discussão de ações para reforço de “Dimensões” com problemas ou scores abaixo do esperado ou da média de organizaçoes já testadas – Muitas instituições com um participante de cada. Este método foil usado em Workshops de poucos dias efetuados pelo WBI The World Bank Group Information Solutions Group

Metodologia OKA The World Bank Group Information Solutions Group

Resultados do Piloto OKA • Maioria das organizações não possuem programas “formais” de GC • Das que possuem, 23% declaram sucesso dos programas • Estrutura organizacional – 23% unidade centralizada – 38% responsabilidade distribuída com coordenação – 23% somente em unidades descentralizadas • • • 75% não possuem estratégias e políticas explícitas (escritas) de GC Em 41% a Gerência Superior apoia as atividades de GC 40% das organizações não possuem Co. Ps ou estruturas semelhantes 33% das Organizações tem orçamento relacionado às atividades de GC 40% não possuem incentivos especificos para GC (20% possuem incentivos – normalmentes prêmios e recompensas não financeira) 45% tem programas formais e periodicos de aperfeiçoamento de pessoal usando lições aprendidas, AARs, ou métodos semelhantes The World Bank Group Information Solutions Group

Resultados do Piloto OKA • Mecanismos de Compartilhamento do Conhecimento – – – – Workshops – 35% Emails – 30% Comunidades – 30% Intranet – 30% Reuniões departamentais ou semelhantes – 18% Discussões Eletrônicas moderadas – 13% Video e audio conferências – 18% Almoços Informais (Brown Bags) – 11% • Tipos de conteúdo explícito: – – – Melhores Práticas – 15% Know-how – 11% Processos documentados – 20% Lições Aprendidas – 14% Conhecimento sobre clientes – 14% The World Bank Group Information Solutions Group

Resultados do Piloto OKA • 30% das organizações tem sistemas de informação para apoiar conhecimento no nível da organização (28% a nível departamental ou de unidades) • 41% ulitiliza pesadamente tecnologias de informação e comunicação (outros 28% utilizam “somewhat high”). Somente 9% não utilizam estas tecnologias suficientemente. The World Bank Group Information Solutions Group

Resultados do Piloto OKA Análise de quão preparadas estão as Organizações em GC • As “Dimensões” relacionadas a Processos e Sistemas apresentam “scores” mais baixos. A maior parte das Organizações apresentam melhores “scores” relacionados as “Dimensões” relacionadas a Pessoas • Dimensões relacionadas a Pessoas que apresentam maiores “scores: “Knowledge Content” “Knowledge Sharing”, “Knowledge Flows”, e “Knowledge Identifications and Creation”. • Em Processos, as Organizações apresentam “scores” mais baixos em : “Alignment”, “Operationalization” e “Leadership and Strategy”. • Em Sistemas, a maioria das Organizações testadas não possuem um programa “formal” de GC mas apresentam uma quantidade substancial de práticas que , se bem integradas, poderão evoluir para um program de GC. The World Bank Group Information Solutions Group

Resultados do Piloto OKA The World Bank Group Information Solutions Group

Resultados do Piloto OKA Metodologia em geral e questionário • Maior análise das Dimensões de “knowledge Learning” e “Knowledge Content” • Sugestões para eliminação e acréscimo de questões deverão ser avaliadas para contextos específicos (governo, empresas privadas, empresas de pequeno e medio porte, etc). Cerca de 60 recomendações de adições e mudanças foram feitas pelas organizações testadas. • Intervalos (“Ranges”) começam a ser possiveis de serem derivados para cada “Dimensão do Conhecimento” a partir do número de organizações já testadas • Ainda não é possível definir uma seqüência de Implementação das “Dimensões do Conhecimento”, mas trabalho indicativo já é possível com base nos resultados • Primeiros padrões associados às “Dimensões do Conhecimento” já se tornam possíveis Abordagem Administrativa • OKA parece (nesta versão) ser mais adequada para organizações maiores • OKA oferece melhores resultados quando usada dentro de uma organização usando “focus groups” e questionário combinados The World Bank Group Information Solutions Group

OKA Estágio Atual e próximos passos • Próximos 6 -8 meses: – Continuação da análise dos resultados obtidos até o momento – Derivar seqüências de implementação de programas de GC baseados nos resultados obtidos – Analizar os padrões derivados “scores” visando a definir intervalos para cada Dimensão do Conhecimento (níveis de maturidade) – Identificar parceiros para projetos visando a “estabilizar” uma versão da ferramenta • 8 -10 meses: projetos conjuntos – Uso da ferramenta em audiências diversificadas • 1 -2 anos: – Necessidade de evoluir para um esquema utilizando o método de “multi-factored weighting” The World Bank Group Information Solutions Group

COMITÊ TÉCNICO DE GESTÃO DO CONHECIMENTO E INFORMAÇÃO ESTRATÉGICA CT-GCIE HTTP: //CATIR. SOFTWAREPUBLICO. GOV. BR The World Bank Group Information Solutions Group