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Organizar una teleconferencia

¿Qué es una teleconferencia? • Una teleconferencia es una reunión “electrónica” llevada a cabo por tres o más personas separadas geográficamente. • Las teleconferencias pueden incluir una, o alguna combinación, de tres tipos de comunicación: audio, video y datos (documentos, imágenes, archivos de computadora, etc. ).

¿Por qué organizar una teleconferencia? • Desarrollo Profesional • Colaboración en programas e iniciativas departamentales, regionales o nacionales • Educación y aprendizaje a distancia • Intercambio de ideas • Comunicación de reglas, regulaciones, expectativas, etc. • Consultas con expertos

¿Por qué organizar una teleconferencia? (cont. ) • Conexiones entre participantes • Mayor exposición de un orador importante, ceremonia de premios, reunión anual, etc. • Abogacía/defensa • Reuniones entre colegas separados por grandes distancias

¿Cuándo organizar una teleconferencia? • Cuando viajar no es factible debido a las condiciones, tiempo y/o gastos. • Cuando se desea involucrar un grupo amplio de personas. • Cuando deben realizarse reuniones de forma frecuente entre personas ubicadas en diversos lugares.

¿Cuándo organizar una teleconferencia? (cont. ) • Cuando es esencial para el propósito de la conferencia que los participantes visualicen y/o manipulen archivos de computadoras mientras la conferencia se lleva a cabo. • Cuando se debe tomar una decisión inmediata y se necesitan convocar a las personas de forma oportuna.

¿Quién debe organizar la teleconferencia? Los promotores pueden ser: • Organismos financiadores • Agencias estatales • Hospitales u otros centros de capacitación y prácticas • Colegios y universidades • Asociaciones profesionales nacionales o estatales • Agencias de liderazgo que colaboran con diferentes comunidades • Consultores profesionales o proveedores que han sido contratados por alguna de las entidades anteriores para brindar capacitación, evaluación, equipo, programas informáticos e instrucciones para su uso u otros servicios a participantes en el trabajo comunitario y la salud

¿Quién debe organizar la teleconferencia? Los sitios anfitriones pueden ser: • Organizaciones comunitarias locales • Sucursales locales de agencias estatales • Clínicas u hospitales • Escuelas, colegios y universidades • Delegaciones locales de asociaciones profesionales

¿Cómo organizar una teleconferencia? • Determinar la finalidad y tema de la conferencia • Identificar la audiencia • Seleccionar la tecnología • Organizar los sitios anfitriones • Escoger una fecha y hora

¿Cómo organizar una teleconferencia? (cont. ) • Hacer arreglos con un proveedor de servicios • Asegurar la coordinación técnica tanto del promotor como de los sitios anfitriones • Darle publicidad a la conferencia • Reclutar e inscribir a los participantes • Preparar los sitios

¿Cómo organizar una teleconferencia? (cont. ) • Darles la bienvenida a los participantes y hacer el papeleo • Llevar a cabo la teleconferencia, alentando la participación y el uso del “chat” en línea • Evaluar la teleconferencia • Dar seguimiento