Organizao Sistemas e Mtodos Prof Helmar Andrade Proexis

Organização, Sistemas e Métodos Prof. Helmar Andrade Proexis 2010@gmail. com

FLUXOGRAMA � Diagrama que representa a solução algorítmica de um problema, de uma série de operações etc; diagrama de fluxo.

ALGORITIMO � Método ou procedimento geral para se resolver determinado tipo de problema em um número finito de etapas, segundo regras predefinidas e uma série de operações (ger. repetidas) numa ordem estipulada � Sequência finita e não ambígua de instruções computáveis que, aplicadas a um conjunto de dados, conduzem à solução de um problema ou permitem realizar certa tarefa. �

FLUXOGRAMA �A Técnica mais conhecida e mais utilizada no estudo de processos administrativos é a elaboração de fluxogramas. � Gráfico de procedimentos; � Gráfico de processos; � Gráfico de sequência; � gráfico de processamento; � Flow-chart � Etc.

FLUXOGRAMA �O fluxograma , de maneira geral procura apresentar o processo passo a passo, ação por ação � Representa uma seqüência de trabalho qualquer, de forma detalhada (pode ser também sintética), onde as operações ou os responsáveis e os departamentos envolvidos são visualizados no processo.

OBJETIVOS � Uma padronização na representação dos métodos e os procedimentos administrativos; � Pode-se descrever com maior rapidez os métodos administrativos; � Pode facilitar a leitura e o entendimento das rotinas administrativas; � Pode-se identificar os pontos mais importantes das atividades visualizadas; � Permite um um melhor grau de análise.

POSSIBILITA. . . � Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresariais. � Identificação das atividades críticas para o sucesso. � Conhecimento da seqüência e encadeamento das atividades dando uma visão do fluxo do processo. � Documentação do processo para análises futuras.

FLUXOGRAMA � “É importante ressaltar que os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas são feitas, e não o modo pelo qual o chefe diz aos funcionários que a façam; não a maneira segundo o qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o Manual de normas e procedimentos manda que sejam feitas. ” Eles são, portanto, uma fotografia real de uma situação estudada. ” OLIVEIRA (2001).

ESTRATÉGIA PARA ESTUDO DE PROCESSO. � A) Escolha do processo a estudar; � B) Coleta dos passos e sua representação gráfica; � C) Análise dos métodos empregados no procedimento atual; � D) Implantação de novo processo; � E) Manualização do processo.

ANÁLISE FEITA PELO FLUXOGRAMA � Perguntas �O básicas: que é feito nesta fase? Para que serve? � Por que esta fase é necessária? � Onde esta fase deve ser feita? � Quando deve ser feita? A sequência está correta? � Quem deve executar? � Como a fase está sendo executada?

FLUXOGRAMA VERTICAL � Vantagens: � Formulário padronizado. � Rapidez de preenchimento. � Maior clareza de apresentação. � Facilidade de leitura. � Constituição (colunas): � Símbolos convencionais. � Descrição do método atual. � Profissional ou unidade responsável.

SIMBOLOGIA DO FLUXOGRAMA VERTICAL

FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA (SIMBOLOGIA)

USO DOS SÍMBOLOS � Terminais: � Documento: � Emissão de documento:

USO DOS SÍMBOLOS

USO DOS SÍMBOLOS

USO DOS SÍMBOLOS

USO DOS SÍMBOLOS

USO DOS SÍMBOLOS

USO DOS SÍMBOLOS

Recomendações � Eliminar passos é uma das alternativas na simplificação de processos – Não é a única. Existem outras: � Ex. Criar passos, alterar sequencia dos passos. �A omissão do registro de um passo pode acarretar prejuízo no resultado final do estudo. � Processos não existem de forma compartimentada, isto é, haverá reflexos em outros.

Recomendações � Vincular o estudo do processo a um estudo de arranjo físico ( layout ) é uma conveniência que pode resultar em bons resultados. �A elaboração de manuais de serviço ou procedimentos é uma decorrência natural da análise e estudo de processos.

EXERCÍCIO � Desenhe um Fluxograma, de recebimento e solicitação de uma peça, fazendo uso apenas dos símbolos:

EXERCÍCIO � Descrição da rotina: � A empresa não tem um estoque informatizado e o os pedidos ao estoque ocorrem da seguinte forma: O estoquista ao receber uma solicitação de peça, verifica na listagem do estoque a disponibilidade da mesma. Caso esteja disponível, a peça é entregue ao solicitante e em seguida, é efetuada a baixa no estoque. Caso a peça não esteja disponível, verifica-se junto aos fornecedores de peças*, o tempo de entrega. Informa-se o tempo necessário ao solicitante. Caso este (solicitante) ainda deseje a peça, o pedido ao fornecedor é efetuado imediatamente. Aguarda-se a chegada da peça e a sua entrada no estoque. Em seguida ela é entregue ao solicitante e é efetuada a baixa no estoque.