ORGANIZACIN TCNICA DE ARCHIVOS DEL SECTOR PBLICO CASO

ORGANIZACIÓN TÉCNICA DE ARCHIVOS DEL SECTOR PÚBLICO: CASO CONSEJO DE LA JUDICATURA 10/09/2020 1

Contenido: 1. - Marco legal referencial 2. - Breve historia de la Secretaría General del Consejo de la Judicatura 3. - Situación inicial de los archivos del Consejo de la Judicatura 4. - Organización del Archivo General 5. - Situación actual- Experiencias del Archivo General 6. - Perspectivas. - Organización de los archivos judiciales. 10/09/2020 2

1. - MARCO LEGAL REFERENCIAL 10/09/2020 3

Marco legal referencial Derecho a la información Constitución de la República Art. 18 Todas las personas, en forma individual o colectiva, tienen derecho a: 1. Buscar, recibir, intercambiar, producir y difundir información veraz, verificada, oportuna, contextualizada, plural, sin censura previa acerca de los hechos, acontecimientos y procesos de interés general, y con responsabilidad ulterior. 1. Acceder libremente a la información generada en entidades públicas, o en las privadas que manejen fondos del Estado o realicen funciones públicas. No existirá reserva de información excepto en los casos expresamente establecidos en la ley. En caso de violación a los derechos humanos, ninguna entidad pública negará la información. 10/09/2020 4

Marco legal referencial Función Judicial- Consejo Judicatura Constitución de la República Art. 177. - La Función Judicial se compone de órganos jurisdiccionales, órganos administrativos, órganos auxiliares y órganos autónomos. . . Art. 178. - El Consejo de la Judicatura es el órgano de gobierno, administración, vigilancia y disciplina de la Función Judicial. La Función Judicial tendrá como órganos auxiliares el servicio notarial, los martilladores judiciales, los depositarios judiciales y los demás que determine la ley. La Defensoría Pública y la Fiscalía General del Estado son órganos autónomos de la Función Judicial. 10/09/2020 5

Marco referencial CORTE NACIONAL DE JUSTICIA CORTES PROVINCIALES UNIDADES JUDICIALES Órganos jurisdiccionales CONSEJO DE LA JUDICATURA Órgano de administración FISCALÍA DEFENSORÍA PUBLICA Órganos autónomos NOTARÍAS MARTILLADORES JUDICIALES DEPOSITARIOS JUDICIALES Órganos auxiliares 10/09/2020 6

2. - BREVE HISTORIA DE LA SECRETARÍA DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA 10/09/2020 7

BREVE HISTORIA DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL CJ Creación: 1998 Congreso Nacional Consulta popular y período de transición Consejo de la Judicatura (período actual) 10/09/2020 1998 - julio 2011 Período de Transición Agosto 2011 - Enero 2013 Actual Consejo de la Judicatura 23 enero 2013……… Creación Secretaría General Inicio organización Archivo General Plan estratégico de la Función Judicial Fortalecimiento Secretaría General 8

BREVE HISTORIA DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL CJ RESOLUCIÓN 100 CJ (4 JUNIO 2014) EL ESTATUTO INTEGRAL DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS QUE INCLUYE LA CADENA DE VALOR, SU DESCRIPCIÓN, EL MAPA DE PROCESOS, LA ESTRUCTURA ORGÁNICA Y LA ESTRUCTURA DESCRIPTIVA DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DE NIVEL CENTRAL Y DESCONCENTRADO 10/09/2020 Estructura Secretaría General SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE GESTIÓN DE PROCESOS DEL PLENO SUBDIRECCIÓN NACIONAL CERTIFICACIÓN Y REGISTRO SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL 9

3. - Situación inicial de los archivos del Consejo de la Judicatura 10/09/2020 10

Situación inicial de los archivos del Consejo de la Judicatura Consecuencias del estado de los archivos: • Inaccesibilidad, Pérdida de documentos, (favorece a la corrupción) • Malestar en los ciudadanos, en operadores de justicia y en los propios servidores judiciales • Demora en trámites administrativos • Indefensión de los ciudadanos y de la institución • Patrimonio documental en riesgo, expuesto a todos los factores potencialmente destructivos (físicos, químicos, biológicos, humanos). 10/09/2020 11

4. - Organización del Archivo General. 10/09/2020 12

Medidas adoptadas Organización técnica del archivo general Tiempo de ejecución: Tres meses (período de Transición) Componentes del proyecto: 1. Organización documental: 1100 metros lineales limpieza, clasificación, ordenamiento, instalación, conservación y normalización 2. Digitalización (selectiva) 5% del volumen documental total aprox. 550 mil hojas 3. Prototipo de un sistema de gestión documental. 10/09/2020 13

Primeros resultados Logros: • Recuperación de la información y mejorar la accesibilidad • Mejorar la calidad del servicio prestado a los usuarios internos y externos • Establecimiento de directrices para la adecuada conservación de los documentos del CJ. • Mejorar la autoestima del servidor judicial. 10/09/2020 14

5. - Situación actual - Experiencias en el Archivo General 10/09/2020 15

Servicios que presta el Archivo General • • 10/09/2020 Referencia Consultas Préstamos Reprografía Asesorías Inspecciones Capacitación técnica archivística Los recursos que se ponen a disposición de los usuarios son, entre otros: fotocopiadora, escáner, internet, correo electrónico. 16

Datos actuales del Archivo General Solicitudes atendidas 3746 640% incremento 582 AÑO 2012 780 AÑO 2013 AÑO 2014 Fuente: estadísticas AG-CJ Elaboración: AG-CJ 10/09/2020 17

Servicios Tiempo máximo de respuesta a solicitudes (minutos): 5 DOCUMENTOS CONTABLES EXPEDIENTES DE SESIONES CORRESPONDENCIA VARIAS UNIDADES 2 2 3 3 3 EXPEDIENTES DE SELECCIÓN EXPEDIENTES DE EVALUACION EXPEDIENTES DE CONTRATACION PUBLICA EXPEDIENTES DE PAGO EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS EXPEDIENTES LABORALES 2 2 2 Fuente: estadísticas AG-CJ Elaboración: AG-CJ 10/09/2020 18

Administración topográfica 10/09/2020 19

Digitalización-estándares ADECUACIÓN USABILIDAD OPTIMIZACIÓN ESCANEADO (CAPTURA) IDENTIFICACIÓN (CODIFICACIÓN) Documentos digitalizados: 1, 300, 000 (12% v. total) 10/09/2020 METODOLOGÍA PROPUESTA POR IMAGINAR 20

Digitalización – almacenamiento usabilidad 10/09/2020 21

Digitalización - metadatos 10/09/2020 22

6. - Perspectivas Organización de los archivos judiciales 10/09/2020 23

Transformación de los archivos judiciales - El trabajo no se detiene - 2014 año de los archivos - Nueva normativa - Cambios en la forma, organización, procedimientos, gestión de los archivos - Se han mejorado los tiempos de recuperación de la información (bajo los 5 minutos) - 20 archivos intervenidos a nivel nacional - Nuevo rostro de los archivos judiciales. 10/09/2020 24

Un archivo organizado garantiza el respeto a los derechos de los ciudadanos 10/09/2020 25

La organización del Archivo General del Consejo de la Judicatura demuestra que es posible aplicar la teoría archivística a la práctica cotidiana 10/09/2020 26

¡Cambiar los archivos ecuatorianos sí es posible! 10/09/2020 27