ORGANIZACIJA DOGODKOV OD A DO Mitja Turk Marec

ORGANIZACIJA DOGODKOV OD A DO Ž Mitja Turk Marec 2010

VAŠA PREDSTAVITEV 1. Vaše ime in organizacija, ki jo zastopate 2. Kakšne vrste dogodkov pripravljate? 3. S kakšnimi težavami se pri tem srečujete? 4. Kaj pričakujete, da boste danes izvedeli? Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 1

VSEBINA 1. IDEJA: zakaj in za koga pripravljam dogodek 2. PRIDOBIVANJE FINANČNIH SREDSTEV: razpisi, prošnje 3. PRED ZAČETKOM PRIPRAV NA DOGODEK: zahteve, datum 4. PRIPRAVE: prijava dogodka in pridobivanje dovoljenj, najemi, koordinacija vseh sodelujočih, obveščanje javnosti 5. IZVEDBA: delegiranje nalog, plan B, koristno 6. PO KONČANEM DOGODKU: zahvale, mediji, poročila Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 2

1. IDEJA ü Za koga in zakaj delamo dogodek? ü Od ciljne javnosti je odvisna tudi: § Vsebina § Terminska umestitev § Izbira prostora Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 3

2. PRIDOBIVANJE FINANČNIH SREDSTEV ü Javni razpisi (občinski, državni, evropski): www. nevladnik. info, www. razpisi. info, spletne strani ministrstev, uradov, ambasad … ü Sponzorstva, donatorstva: § Pisanje prošnje (drugačen pristop) § Osebni stiki, poznanstva § Kompenzacije Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 4

3. PRED ZAČETKOM PRIPRAV NA DOGODEK ü Osvežiti zahteve financerja, sponzorja ü Določanje datuma dogodka: § Spremljanje napovednikov § Spremljanje spletnih strani Upravnih enot http: //e-uprava. gov. si/e-uprava/shodi. UE. euprava http: //www. upravneenote. gov. si/javne_prireditve_shodi/ Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 5

4. PRIPRAVA DOGODKA A. B. C. D. E. Marec 2010 Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE) Prijava SAZAS Najem prostora (če ne organizirate v lastnih prostorih) Koordinacija vseh sodelujočih Obveščanje javnosti ORGANIZACIJA DOGODKOV 6

A. Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE) PRIJAVA: ü O svojem dogodku obvestite pristojno policijsko postajo ü Najmanj 3 dni pred dnevom shoda oz. najmanj 5 dni pred dnem prireditve ü Upravne takse ni! ü Prijaviti je treba vse dogodke, razen: § obrede v prostorih za opravljanje verske dejavnosti § svečanosti ob rojstvu, poroki, jubileju, družinskem prazniku … § kongrese, občne zbore, druge zbore državnih organov, lokalnih skupnosti, političnih strank, sindikatov, društev (če se organizirajo v zaprtih prostorih!) Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 7

A. Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE) PRIJAVA: üDogodka ni treba prijaviti, če so organizator: § gospodarske družbe in samostojni podjetniki in posamezniki, ki dogodek izvajajo kot svojo redno registrirano dejavnost v svojih poslovnih prostorih; § državni organi, lokalne skupnosti, politične stranke, sindikati, verske skupnosti, društva ter druge organizacije, ki dogodek izvajajo kot opravljanje svoje redne dejavnosti, določene s predpisi, statutom ali pravili, v svojih poslovnih prostorih, ki so namenjeni za opravljanje te dejavnosti; § študentje, dijaki, učenci v mejah hišnega reda v šolskih prostorih. Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 8

A. Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE) PRIJAVA: ü Prijavo oddate na policijski postaji na posebnem obrazcu (http: //euprava. gov. si/storitve/pridobi. Vlogo. esju? id=119) üČe v določenem časovnem obdobju (ki pa ni daljše od šest mesecev!) na istem kraju organizirate istovrstne prireditve, ki jih je po Zakonu o javnih zbiranjih treba prijaviti, lahko prijavo podate za vse prireditve v tem obdobju hkrati. Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 9

A. Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE) DOVOLJENJE: ü izdajo ga različni pristojni organi üje sestavni del prijave üvčasih potrebno tudi, če dogodka ni treba prijaviti ünujno ga je pridobiti v naslednjih primerih: § shod na cesti; § mednarodne športne prireditve in članska tekmovanja klubov prve državne lige v kolektivnih športih; § prireditve z uporabo odprtega ognja ter predmetov/naprav, ki lahko ogrožajo življenje ali zdravje ljudi ter premoženje; § prireditve, na katerih se pričakuje več kot 3000 udeležencev. Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 10

A. Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE) DOVOLJENJE: ü Vlogo za izdajo vložite pristojnem organu (UE) najmanj 7 dni pred dogodkom üUpravna taksa znaša 17, 73 € üPOZOR! Da je vloga popolna, so obvezna dodatna zahtevana dovoljenja (glej priloge), roki za njihove vloge pa so skoraj praviloma daljši! Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 11

A. Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE) DOVOLJENJE: ü Najpogostejša dodatna dovoljenja so že v obrazcu (isti kot za prijavo): § Soglasje lastnika oz. upravljalca prireditvenega prostora (če ni vaše) § Dokazilo o pisnem soglasju lokalne skupnosti § Dovoljenje za čezmerno obremenitev s hrupom § Dokazilo o tehnični brezhibnosti naprav/predmetov na prireditvi § Dovoljenje za zaporo ceste (če organizirate na javni površini, ki za čas trajanja dogodka ne bo prevozna/prehodna) üPristojni organ lahko naloži tudi dodatne ukrepe za večjo varnost! Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 12

A. Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE) DOVOLJENJE: ü Namig: Dovoljenja začeti zbirati čim prej! ü Sankcije: globa 200 – 800 € üNadzor izvaja policija, včasih tudi pristojni organ Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 13

B. Prijava SAZAS üKaj je SAZAS: Združenje skladateljev in avtorjev za zaščito glasbene avtorske pravice Slovenije. üZakaj je potrebna prijava: dovoljenje za javno predvajanje glasbenih del. Pravna podlaga je Zakon o avtorskih in sorodnih pravicah. üKaj je javna uporaba glasbe üPomembno je vedeti: § kaj če avtor ni znan (npr. ljudske) § z nakupom originalnega CD-ja še ni pridobljena pravica za javno predvajanje § s plačilom honorarja nastopajočemu NI plačano nadomestilo za avtorja glasbe, pa čeprav jo sam izvaja § himna je izvzeta Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 14

B. Prijava SAZAS üKako izvedemo prijavo: najmanj 8 dni pred dogodkom üPrijavni obrazec Prijava prireditev – dostopen na spletni strani SAZASA http: //www. sazas. org/Uporabniki/Obrazci/tabid/79/Default. aspx üČe SAZAS ugotovi, da v programu ni zaščitene glasbe, računa ne izstavi üIzračun finančne osnove: inkaso, št. obiskovalcev, honorar izvajalcev üKaj se zgodi, če prijavo oddate: 20 % popusta (največ 50 % popust tudi pri dobrodelnih prireditev, vendar morate izpolnjevati določene pogoje üKaj se zgodi, če prijave ne oddate: plačate 15 % več üNasveti Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 15

C. Najem prostorov üNabor različnih prostorov, primernih za dogodek (zgodnje rezervacije – sploh aprila, maja, septembra) üPreverjanje prostora in infrastrukture üNajemnine (pazljivo pri zakupu in ceni) Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 16

D. Koordinacija vseh sodelujočih ZUNANJI SODELAVCI (ozvočevalci, tiskarji, komunala, moderatorji, nastopajoči, …) üDovolj zgoden stik üDogovor za ceno PRED IZVEDBO! üPreverjanje izvedbenih rokov üČasovnica opravil üNenapisano pravilo: en dan/uro PREJ! Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 17

D. Koordinacija vseh sodelujočih NOTRANJI SODELAVCI (organizacijski tim, sodelavci) ü Načrtovanje vzame 80 % priprav in izvedbe ü Jasna razdelitev nalog in prevzemanje ODGOVORNOSTI ü Vsi vedo vse ü Vloga vodje Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 18

E. Obveščanje javnosti ü Pomembnost naziva dogodka za komuniciranje ü Manj je več – pet ključnih vprašanj: § KAJ sporočamo (sindrom zlate ribice) § KOMU sporočamo (vemo, kdo bo bral? ) § ZAKAJ sporočamo (kakšen je namen, cilj? ) § KAKO sporočamo (email ali pismo? ) § KDAJ sporočamo (zvečer, zjutraj, . . . ? ) ü Vedno jezikovni pregled!!! Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 19

E. Obveščanje javnosti NAČINI VABLJENJA ü Odvisni od narave dogodka ü Ciljne skupine (strokovna javnost, sorodne organizacije, mediji, širša javnost) Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 20

E. Obveščanje javnosti MEDIJI üSporočilo za javnost (max. ena tipkana stran) – ključni poudarki označeni üNovinarska konferenca (le če je zelo zanimivo) üSMS sporočilo üPoslati dovolj prej (zaključki redakcij posameznih medijev!) üNovinarji se ne odzovejo vedno üPridobite osebne naslove novinarjev in po možnosti njihove telefone üIzjave za radio/TV naj sledijo specifičnim zahtevam medija Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 21

E. Obveščanje javnosti SORODNE ORGANIZACIJE ü Njihove spletne strani üStalna mailing lista, ki se dopolnjuje Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 22

E. Obveščanje javnosti ŠIRŠA JAVNOST ü Vabilo ü Plakat ü Oglasi (radijski, TV, časopisni, spletni) üCenovno ugodnejši načini: ünapovedniki (spletni, tiskani, lokalni, specifični, splošni - www. napovednik. com, www. sraka. com) ületaki (4 na A 4) üOglaševanje sorodnih prireditvah, tudi na svojih dogodkih Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 23

5. IZVEDBA DOGODKA üUsklajenost organizacijskega tima, dobro delegirane naloge üKontaktne številke ključnih oseb vedno pri roki üPlan B üEkipa za pospravljanje üDobro imeti pri roki: polnilec za telefon, fotoaparat, rezervne baterije, papirnate brisače, selotejp, pisala in papir, prevozno sredstvo Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 24

6. PO KONČANEM DOGODKU üPisne zahvale udeležencem üObveščanje medijev, ki o tem niso poročali üZbiranje klipinga üPisanje poročila Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 25

DOSTOPNOST GRADIVA www. nevladnik. info Gumb E-knjižnica Marec 2010 ORGANIZACIJA DOGODKOV 26