Organisation de la comptabilit Procdures de classement Traitement

Organisation de la comptabilité Procédures de classement Traitement des pièces comptables

Caractéristiques de l'entreprise fictive Raison sociale : ALEXIS DUBOIS Adresse fictive : Ch. des Cèdres 33, 1004 Lausanne Activités : Menuiserie et agencement Propriété : Immeuble occupé par la menuiserie + locaux commerciaux loués à M. Assin Etat des titres : No utilisés : 5 obligations Canton de VD 3 1/4% 2003 25 actions Publicitas SA, (cours env. 530. -) CCP 10 -15001 -0 BCV 303. 975. 10 Compte courant BPS 525 -10 -215. 520. 0 Crédit 525 -10 -215. 520. 1 Hypothèque TVA 123 321

Le classement dans l’entreprise Correspondance Classement minimum Contrats Correspondance reçue + double de l’envoyée. Classement alphabétique Dans des chemises pour éviter les perforations ! Pièces comptables Chaque pièce est numérotée. Classement par objet, voir plus loin…

Les pièces comptables

La comptabilisation des flux n’est qu’une des opérations dans l’organisation comptable de l’entreprise. En fait, l’organisation commence par le traitement des documents justificatifs des flux. Comptabilité Réception Examen Analyse Saisie Classement Facturation

Opération no 1 Séparer les documents reçus des documents émis par l’entreprise.

Opération no 2 Numérotation des pièces et pré-classement chronologique des documents

Opération no 3 Organisation du classement Factures non échues – Classement mensuel Débiteurs Factures échues – Classement par rappels Encaissés – Classement alphabétique À payer – Classement par l’échéance Fournisseurs Payés – Classement alphabétique ou par genre de dépenses (marchandises – frais de personnel) À payer – Classement par l’échéance Autres factures Divers Documents comptables Clôture Payés – Classement alphabétique Caisse Poste Trésorerie Banque Classement antichronologique Titres

Conservation Les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans. Le stockage numérique ou sur microfilms est admis à condition que l’information puisse être lue en tout temps.

Précédures de traitement - Opération no 4 Nos factures - Opération no 5 a Factures comptabilisées - Opération no 5 b Factures non-comptabilisées

Protocole pour le parcours des factures émises par l’entreprise : Opération no 4 Facturation Trésorerie Comptabilité Factures à nos clients : Enregistré le …, no … Classement provisoire Encaissé* le … Classement alphabétique Facture Classement chronologique Versement * Encaissé au sens large ! = payé par le débiteur

Protocole pour le parcours des factures fournisseurs et achats à crédit : Opération no 5 a Réception Trésorerie Comptabilité Factures des fournisseurs et achats à crédit : Reçu le … Enregistré le …, no … Classement provisoire Payé le … Classement alphabétique Facture Classement chronologique Paiement

Opération no 5 b Protocole pour le parcours des autres factures à 30 jours. Réception Trésorerie Comptabilité Documents à traiter … (ordre chronologique) Factures payées : Reçu le … Payé le … Classement alphabétique Facture Classement chronologique Paiement

Opération no 6 Recher les informations sur les factures : 1 1. Nom et adresse de l’émetteur 2. Nom et adresse du destinataire 3 3. No d’assujettissement TVA 2 4. Date d’émission 5 4 5. No unique permettant d’identifier la facture 6 6. Description et quantités des biens ou services livrés 10 7. Montant brut 9 11 7 8. Montant net 9. Taux TVA 12 13 8 10. Escompte, rabais, remise… 11. Conditions de paiement 12. No compte postal ou bancaire 13. No de référence pour BVR