ORGANISASI DAN SI A Ridwan Siregar ORGANISASI DAN

ORGANISASI DAN SI A. Ridwan Siregar

ORGANISASI DAN SI • SI dan organisasi saling mempengaruhi satu sama lain • Di satu sisi, SI harus disesuaikan dengan organisasi untuk menyediakan informasi bagi kelompok penting di dalam organisasi • Di sisi lain, organisasi harus sadar dan membuka diri terhadap pengaruh SI untuk mengambil manfaat dari teknologi baru SIM Modul-3 2

ORGANISASI DAN SI • Interaksi antara TI dan organisasi sangat kompleks dan dipengaruhi oleh sejumlah faktor penengah termasuk struktur organisasi, SOP, politik, budaya, lingkungan sekitar, dan keputusan manajemen SIM Modul-3 3

HUBUNGAN ANTARA ORGANISASI DAN TI Faktor Mediasi: Organisasi SIM Struktur Organisasi Prosedur Operasi Standar Politik Budaya Lingkungan Keputusan Manajemen Perubahan Modul-3 Teknologi Informasi 4

ORGANISASI DAN SI • Kita tidak dapat mendesain sistem baru atau mengerti sistem berjalan tanpa memahami organisasi • Manajer memutuskan: – sistem apa yang akan dibangun, – apa yang akan dilakukan oleh sistem tersebut, dan – bagaimana sistem tersebut diimplementasikan, dan seterusnya SIM Modul-3 5

DEFINISI TEKNIS ORGANISASI Organisasi adalah suatu struktur sosial yg stabil dan formal yg mengambil sumberdaya dari lingkungannya dan memerosesnya untuk menghasilkan keluaran • Stabil: bukan grup informal, dalam arti usia panjang dan bersifat rutin • Formal: sbg entitas hukum (legal entity), dengan aturan dan prosedur internal yg sesuai dengan hukum • Struktur sosial: terdiri dari elemen-elemen sosial SIM Modul-3 6

DEFINISI TEKNIS ORGANISASI Organisasi Masukan dari lingkungan Keluaran thd lingkungan Proses produksi SIM Modul-3 7

DEFINISI PERILAKU Organisasi adalah suatu kumpulan hak-hak, hak istimewa, kewajiban, dan tanggung-jawab yang berimbang dalam suatu kurun waktu melalui konflik dan pemecahan konflik Orang yg bekerja dalam organisasi membangun cara bekerja secara umum; terkait dgn hubungan yg ada; dan membuat pengaturan dgn atasan dan bawahan ttg bgm pekerjaan dilakukan, sebanyak apa yang akan dilakukan, dan dalam persyaratan bgm. Sebagian besar aturan tsb tidak terdapat di dalam buku aturan formal SIM Modul-3 8

PANDANGAN PERILAKU THD ORGANISASI FORMAL Struktur Hirarki Pembagian tenaga kerja Aturan, prosedur Proses bisnis (urusan) Sumberdaya Lingkungan SIM Proses Hak/kewajiban Hak istimewa/tanggung-jawab Nilai-nilai Norma Manusia Modul-3 Keluaran Lingkungan 9

FITUR UMUM ORGANISASI Max Weber (1911): Menyebut organisasi sebagai birokrasi yang memiliki ciri-ciri “struktural” Birokrasi: Suatu organisasi formal dengan pembagian tenaga kerja yang jelas, peraturan dan prosedur abstrak, dan pengambilan keputusan yang tidak memihak yang menggunakan kualifikasi teknis dan profesionalisme sebagai dasar untuk mempromosikan pekerja SIM Modul-3 10

CIRI-CIRI STRUKTURAL ORGANISASI Max Weber: • Pemisahan tenaga kerja yang jelas • Hirarkis • Peraturan dan prosedur yang tegas • Penilaian yang tidak memihak • Kualifikasi teknis untuk jabatan • Efisiensi organisasi yang maksimal Ciri-ciri Tambahan dari ilmuwan lain: • Mengembangkan SOP • Politik, dan • Budaya SIM Modul-3 11

PROSEDUR OPERASI STANDAR (SOP) Aturan ringkas, prosedur-prosedur, dan praktek yang dikembangkan oleh organisasi untuk mengatasi dengan sebenarnya semua situasi yang diharapkan Sebagian dari aturan dan prosedur adalah tertulis, kebanyakan “rules of thumb” untuk diikuti pada situasi tertentu Mengubah SOP tidak mudah, bahkan kemungkinan organisasi harus menghentikan sementara produksi SIM Modul-3 12

POLITIK ORGANISASI Di dalam organisasi, orang-orang menempati posisi yg berbeda dgn keahlian, perhatian, dan perspektif yg berbeda Akibatnya, mereka memiliki pandangan yg berbeda ttg bgm sumberdaya, penghargaan dan hukuman didistribusikan Shg bermuara pada perjuangan politik, kompetisi dan konflik di dalam organisasi Resistensi politik mrpk salah satu kesulitan besar dalam melakukan perubahan organisasi terutama dalam pengembangan SI baru SIM Modul-3 13

BUDAYA ORGANISASI Serangkaian asumsi dasar tentang produk apa yang seharusnya dihasilkan oleh organisasi, bagaimana dan dimana organisasi seharusnya menghasilkannya, dan untuk siapa produk tersebut dihasilkan Budaya organisasi merupakan hambatan yg kuat thd perubahan terutama perubahan teknologi Perubahan teknologi yg mengancam asumsi budaya yg dimiliki secara umum akan menyebabkan resistensi SIM Modul-3 14

FITUR UNIK ORGANISASI • Walaupun semua organisasi memiliki karakteristik yang umum, tetapi tidak ada dua organisasi yang identik. • Organisasi memiliki struktur, sasaran, konstituen, gaya kepemimpinan, tugas-tugas, dan lingkungan sekitar, yang berbeda SIM Modul-3 15

JENIS ORGANISASI (Mintzberg, 1979) Ø Entrepreneurial: Struktur sederhana dikelola oleh seorang enterprenir bisnis awal Ø Birokrasi mesin: Manajemen dan pengambilan keputusan terpusat perusahaan manufaktur ukuran menengah Ø Birokrasi divisional: Kombinasi bbrp birokrasi mesin, satu markasbesar terpusat holding company Ø Birokrasi profesional: Berbasis pengetahuan, didominasi oleh para kepala bagian dengan kewenangan terpusat yang lemah firma hukum, rumah sakit, sistem sekolah Ø Adhocracy: “Satuan tugas” kelompok spesialis dalam tim multidisiplin dgn manajemen pusat yg lemah perusahaan konsultan SIM Modul-3 16

ORGANISASI DAN LINGKUNGANNYA Sumberdaya Lingkungan dan Kendala Organisasi Pemerintah Kompetitor Pelanggan Lembaga Keuangan Budaya Pengetahuan Teknologi SIM Sistem Informasi Modul-3 17

FITUR PENTING ORGANISASI SIM Fitur Umum: Fitur Unik: Struktur formal SOP Politik Budaya Jenis Organisasi Lingkungan Tujuan Kekuasaan Konstituen Fungsi Kepemimpinan Tugas Teknologi Proses Bisnis Modul-3 18

PERUBAHAN PERAN SI DALAM ORGANISASI • SI telah menjadi perangkat integral, online, dan interaktif yang terlibat secara mendalam operasional dan pengambilan keputusan menit-ke-menit dari suatu organisasi • Telah terjadi perubahan peran SI dalam organisasi • SI dibentuk oleh interaksi antara organisasi dan TI SIM Modul-3 19

INFRASTRUKTUR TI Infrastruktur TI dirancang untuk membuat aliran informasi melintasi perusahaan yg meliputi link ke pelanggan, vendor dan infrastruktur publik, termasuk Internet Setiap organisasi menentukan bagaimana konfigurasi infrastruktur tersebut SIM Modul-3 20

Siapa yg akan merancang, membangun dan memelihara infrastruktur IT organisasi? Keputusannya menentukan bagaimana pelayanan IT akan disediakan Unit organisasi formal yang bertanggungjawab adalah bagian sistem informasi SIM Modul-3 21

BAGIAN SISTEM INFORMASI Unit orgnisasi formal yg bertanggungjawab untuk memelihara perangkat keras, perangkat lunak, penyimpanan data, dan jaringan yang merupakan infrastruktur IT (fungsi SI) organisasi SIM Modul-3 22

PELAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI ORGANISASI Manajemen senior Pengguna akhir Bagian Sistem Informasi Infrastruktur IT Perangkat keras Perangkat lunak Penyimpanan data Jaringan SIM Spesialis Sistem Informasi CIO Manajer Analis Sistem Desainer Sistem Programmer Spesialis Jaringan Administrator Database Tenaga Klerikal Modul-3 23

SPESIALIS SISTEM INFORMASI CIO: Manajer senior yang bertanggung-jawab thd fungsi SI di dalam organisasi Manajer Sistem Informasi: Pimpinan berbagai spesialis pada bagian sistem informasi SIM Modul-3 24

Analis Sistem: Spesialis yg menerjemahkan masalah dan kebutuhan organisasi ke dalam kebutuhan informasi dan sistem, bertindak sbg penghubung antara bagian sistem informasi dan organisasi Programmer: Spesialis teknis berkeahlian tinggi yang menulis instruksi-instruksi perangkat lunak komputer SIM Modul-3 25

BAGAIMANA SI BERDAMPAK PADA ORGANISASI Bgm perubahan TI mempengaruhi organisasi? Utk memperoleh jawabannya kita melihat pada hasil penelitian dan teori yg berbasis pada pendekatan ekonomi dan perilaku SIM Modul-3 26

TEORI EKONOMI TI dipandang sbg suatu faktor produksi yg dapat disubsitusikan secara bebas thd modal dan tenaga kerja Dengan demikian, TI seharusnya menghasilkan pengurangan sejumlah manajer menengah dan pekerja klerikal karena TI menggantikan tenaga kerja SIM Modul-3 27

TEORI PERILAKU TI dapat mengubah hirarki pengambilan keputusan dalam organisasi dengan menurunkan biaya pemerolehan informasi dan memperluas distribusi informasi TI dapat mengangkut informasi langsung dari unit-unit operasi kepada manajer senior, shg menghilangkan manajer menengah dan pekerja klerikal pendukungnya SIM Modul-3 28

INTERNET DAN ORGANISASI Internet memberikan pengaruh besar terhadap hubungan antara organisai dengan entitas eksternal Internet meningkatkan pengaksesan, penyimpanan, dan pendistribusian informasi dan pengetahuan bagi organisasi Internet menurunkan biaya transaksi dan perantara yang dihadapi oleh kebanyakan organisasi SIM Modul-3 29

FAKTOR-FAKTOR PENTING DALAM PERENCANAAN SISTEM BARU • • Lingkungan organisasi Struktur organisasi (hirarki, spesialisasi, SOP) Budaya dan politik organisasi Jenis organisasi Gaya kepemimpinan Dukungan dan pemahaman dari manajemen puncak Kelompok berkepentingan yg terpengaruh oleh sistem Jenis tugas, keputusan, dan proses urusan di mana SI dirancang untuk membantunya • Sentimen dan sikap pekerja di dalam organisasi yg akan menggunakan SI • Sejarah organisasi: investasi IT yl, ketrampilan yg ada, program-program penting, dan SDM SIM Modul-3 30

• TERIMA KASIH SIM Modul-3 31