Organisasi dan Personil Pengelolaan Installasi Komputer Organisasi dan

Organisasi dan Personil Pengelolaan Installasi Komputer

Organisasi dan Personil Topik yang akan dibahas dalam Organisasi dan Personil adalah: ❑ Konsep Penggunaan Organisasi Pengolahan Data ❑ Posisi Organisasi Pengolahan Data ❑ Struktur Organisasi Instalasi Komputer ❑ Jabatan Personil Instalasi Komputer April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 2

Organisasi dan Personil Konsep Penggunaan Organisasi Pengolahan Data: Organisasi pengolahan data mengikuti konsep-konsep yang digunakan organisasi lain. Namun organisasi pengolahan data mempunyai karakteristik yang unik yang tidak ditemukan dalam kegiatan-kegiatan organisasi lain. Ada beberapa hal yang mempengaruhi konsep penggunaan organisasi pengolahan data: • Konsep dasar kegiatan organisasi • Konsep khusus untuk kegiatan pengolahan data • Tujuan Unit Pengolahan Data • Tipe-tipe lingkungan April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 3

Organisasi dan Personil Posisi Organisasi Pengolahan Data: Posisi unit pengolahan data dalam organisasi besar adalah hal yang sangat penting. Tiga dasar alternatif diberikan dibawah ini dan variasi yang prinsip dari setiap alternatif dasar diterangkan. Alternatif ini hanya sebagai model umum dan dalam prakteknya kesesuaian terhadap lingkungan merupakan faktor yang paling menentukan: Tiga dasar pendekatan tersebut adalah: • Posisi unit pengolahan data diletakkan dalam kelompok customer (pemakai jasa utamanya) • Posisi unit pengolahan data diletakkan dalam kelompok unit pendukung (Service Group) • Posisi unit pengolahan data diletakkan sebagai departemen-departemen yang lain, sehingga mempunyai wewenang yang cukup untuk mampu melayanai semua departemen. April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 4

Organisasi dan Personil Struktur Organisasi Instalasi Komputer: Dalam struktur organisasi instalasi komputer harus diperhatikan mengenai: • Model struktur dasar organisasi • Pola pengembangan sistem • Operasi-operasi dalam organisasi • Pendukung teknis organisasi • Manajer Jabatan Personil Instalasi Komputer: Kriteria untuk jabatan personil instalasi komputer mencakup jenis pekerjaan: Sistem-sistem, Programming, Pengoperasian, Pendukung Teknis, Administrasi dan Manajemen. April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 5

Konsep Dasar Kegiatan Organisasi Setiap Organisasi mempunyai: 1. Pengakuan terhadap lingkungan tempat kegiatan tersebut berada dan terhadap tujuan khususnya. 2. Garis kekuasaan dan pelaporan yang jelas. 3. Terbuka dan ada jalur komunikasi yang jelas pada aktifitas di dalam dan di luar organisasi. 4. Rentang kendali yang tak terlalu luas sehingga memperlemah otoritas, atau terlalu sempit sehingga pengawasan menjadi terlalu berlebihan. 5. SDM dan peralatan yang ada digunakan seefektif mungkin. ←back April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 6

Konsep Khusus Untuk Pengolahan Data Kuncinya adalah kemampuan teknis dan manajerial dari manajer pengolahan data. Konsepnya sebagai berikut: 1. Unit Pengolahan Data perlu diletakkan sedemikian rupa sehingga dapat melayani bagian lain dengan sebaik-baiknya. 2. Hubungan yang efektif dengan user harus dikembangkan. 3. Dengan teknologi yang terus berkembang maka keinginan staf untuk mengembangkan pengetahuan harus didorong. 4. Struktur organisasi harus ditata sehingga mampu mengikuti perkembangan teknologi. 5. Struktur organisasi harus memberikan peran penting untuk perencanaan, skedul, dan fungsi kontrol. 6. Adanya keahlian tersendiri untuk mengkombinasikan situasi dan kondisi. 7. Fungsi dan tanggung jawab proses pengolahan data harus terorganisir. ←back ■ ■ April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 7

Tujuan Unit Pengolahan Data 1. 2. 3. 4. Dukungan terhadap pengembangan suatu proyek. (contoh: rancang bangun pesawat, konstruksi jembatan-jembatan, penelitian reaktor nuklir, software dan perkembangannya). Dukuangan untuk kegiatan operasi. (contoh: pelayanan tiket pesawat terbang, pengawasan manufaktur, permintaan pinjaman uang, pengendalian, dan kontrol). Dukungan untuk manajer. (contoh: manajeman sistem informasi, manajemen sistem keuangan, anggaran, dan pengawasan biaya). Penyediaan fasilitas komputer untuk semua user yang memerlukan. ←back April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 8

Tipe-Tipe Lingkungan Empat contoh lingkungan yang mempengaruhi model organisasi: 1. Dukungan manajemen dan administrasi (dukungan pelayanan pengolahan data) biasanya berukuran dari kecil ke menengah yang memberikan jasa penggajian, pembelian, rekening, pengawasan informasi keuangan, sampai persediaan. 2. Dukungan pengembangan proyek. Permintaan user untuk pengembangan sangat tinggi. 3. Penyediaan fasilitas. Tujuannya menyediakan pelayanan umum komputer untuk user. 4. Dukungan kegiatan operasi. Database adalah penting karena merupakan bagian integral dari sebuah organisasi. ←back ■ April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 9

Lokasi Operasi April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 10

Lokasi dalam groups service April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 11

Kantor Regional April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 12

Struktur Organisasi ■ Manajerial, yang termasuk dalam tingkat ini adalah para pengambil keputusan, para pengatur, termasuk didalamnya pemimpin atau penanggung jawab proyek dan supervisor. ■ System Development, yang berada dalam tingkat ini adalah sistem analis, programmer, para spesialis perangkat lunak, maupun perangkat keras. ■ Staf Oprasional, para operasi komputer, staf penyimpanan data, dan karyawan bagian kontrol. ■ Administrasi, berbagai satuan kerja dengan ragam kepandaian untuk mendukung administrasi dapat masuk pada tingkat ini. April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 13

Model Struktur Organisasi April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 14

Pola Pengembangan Sistem April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 15

Operasi-Operasi April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 16

Pendukung Teknis April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 17

Fungsi Manajer April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 18

Keuntungan & Kerugian ■ ■ Keuntungan ■ Departemen mempunyai pengontrolan langsung terhadap fasilitas operasi pengolahan data. ■ Setiap fasilitas pengolahan data hanya memerlukan peralatan yang minimum sesuai kebutuhan departemennya. ■ Pertanggung jawaban sebagai posisi pusat laba ditekankan, sehingga user dapat lebih efisien dalam pemakaian sumber daya perusahaan. Kerugian ■ Mungkin terjadi pemborosan dalam sumber daya manusia dan peralatan, misalnya bila ada departemen yang memerlukan informasi yang sama ataupun metode pemrosesannya sama. ■ Fungsi intergrasi pengolahan, pengembangan database, dan koordinasi perencanaan menjadi lebih sulit. ■ Standarisasi kebijaksanaan maupun praktek perusahaan menjadi lebih sulit. ■ Tindakan-tindakan khusus diperlukan untuk mengontrol aplikasi pengolahan data oleh departemen, karena departemen mempunyai kontrol penuh atas semua tahap pengolahan.

Keuntungan & Kerugian ■ ■ Keuntungan ■ Semua departemen memberikan perhatian yang sama terhadap departemen pengolahan data. ■ Kekuatan komputer yang unggul dapat menyediakan semua tipe dan ukuran bagi user. ■ Perencanaan sistem informasi dan pengembangan bisa terpusat dan terintegrasi dengan baik. ■ Pengontrolan TOP manajer terhadap pengolahan data dan pemakaiannya menjadi lebih mudah. Kerugian ■ Diperlukan pemusatan staf mulai dari perancangan sistem pengolahan data sampai pemrograman. ■ Jika tidak ada chargeback untuk servis, para user mungkin banyak menghabiskan tempat pada pusat departemen. ■ Membuat prioritas diantara para user adalah masalah yang sulit dan sensitif. ■ Sumber-sumber perencanaan dalam departemen pengolahan data menjadi tidak efektif, jika kebutuhan user berjangka panjang.

Sistem-Sistem ■ ■ ■ Sistem Analis ■ Mengumpulkan dan menganalisis informasi untuk pengembangan dan modifikasi sistem pengolahan data. Sistem Disainer ■ Mengubah penentuan persyaratan olah sistem analis menjadi logis, ekonomis, dan praktis dalam perancangan sistem. Penganalis Sistem Informasi Manajemen ■ Perencanaan, perancangan dan pemasangan integrasi database dan sistem pengolahan yang digunakannoleh manajer dalam membuat keputusan. Penganalis Operasi Penelitian ■ Aplikasi dari teknik matematika mengenai analisis operasional dan simulasi dalam solusi perancangan sistem yang sulit. Konsultan Sistem ■ Membantu user sistem pengolahan data dan melayani pembuatan dan perencanaan sistem persyaratan. Penganalis Metode & Prosedur ■ Mengembangkan seluruh kemajuan dari sistem.

Programming ■ Programmer Aplikasi, menyiapkan program-program untuk sistem pengolahan data yang aplikasinya diperlukan oleh user. ■ Programmer Pemeliharaan, melakukan pemeliharaan dan modifikasi program-program yang ada. April 2010 Created by Wahyu Nurjaya WK 22

Operasi ■ ■ ■ Konsul Operator ■ Mengoperasikan komputer dan menjalankan pengawasan unjuk kerja sistem. Master Terminal Operator ■ Mengurangi pengontrolan yang berlebihan terhadap data base atau sistem komunikasi data. Operator Mengenai Peralatan ■ Membantu konsul operator dalam mengoperasikan komputer. Operator Peralatan Pemasukkan Data ■ Merubah bentuk dokumen data menjadi bentuk yang diterima mesin komputer. Skeduler ■ Mempersiapkan dan merencanakan penjadwalan produksi. Koordinator Produksi ■ Mengkoordinir arus kerja produksi.

Pendukung Teknis ■ ■ ■ Pengelola Data ■ Merancang dan menjamin integritas databas organisasi. Penganalis Komunikasi ■ Merencanakan, memasang jaringan kerja jarak jauh. Programmer Sistem ■ Membuat sistem pengoperasian instalasi software serta modifikasi, melaksanakan, melakukan pelatihan. Manajer Konfigurasi ■ Menyusun dan melaksanakan program monitoring. Pengontrol Standar Pengolahan Data ■ Menyusun dan melaksanakan program standar pengolahan data untuk organisasi dan para user.

Administrasi ■ ■ Pendukung Produksi ■ Karyawan bagian kontrol ■ Input pengolahan komputer. ■ Job setup clerk ■ Membuat file dan bahan-bahan untuk pekerjaan individu. ■ Operation librarian ■ Pemeliharaan Tape & Disk. ■ Supply clerk ■ Memelihara inventaris persediaan. ■ Computer aide ■ Mendukung produksi. Pengembangan Sistem ■ Tehnical Librarian ■ Memelihara perpustakaan dokumen sistem. ■ Programming aide ■ Membantu pengembangan sistem.

Manajemen ■ Manajer pengolahan data ■ ■ Manajer pengembangan sistem ■ ■ Melakukan kegiatan pengembangan sistem langsung. Manajer operasi ■ ■ Merencanakan langsung semua kegiatan pengolahan data. Pengoperasian langsung semua peralatan pengolahan data. Manajer pendukung produksi ■ Pengoperasian langsung akan perencanaan, penjadwalan, input/output dan kegiatan pendukung lain.