ORGANISASI DAN MANAJEMEN II Topik 10 PERENCANAAN STRATEGIK

ORGANISASI DAN MANAJEMEN II Topik 10 : PERENCANAAN STRATEGIK II TUJUAN INSTRUKSIONAL MATERI PERKULIAHAN

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM Setelah selesai mengikuti perkuliahan ini diharapkan mahasiswa dapat mengetahui PERENCANAAN STRATEGIK II Klik di sini untuk melanjutkan

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS 1. Mahasiswa dapat menyebutkan pengertian PERENCANAAN STRATEGIK II, penyusunan Visi, Misi, Tujuan, program kerja 2. Mahasiswa dapat menguraikan TEKNIK PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIK II : tahapan penyusunan Visi, Misi, Tujuan, program kerja 3. Mahasiswa dapat menguraikan TEKNIK RENCANA STRATEGIK II tahapan penyusunan Visi, Misi, Tujuan, program kerja Klik di sini untuk melanjutkan

PERENCANAAN STRATEGIK II Bagian MIK

Business plan Srategic Management Sytems Tujuan Sasaran Program Kerja Kegiatan

Rencana Bisnis (Business Plan) • Suatu perencanaan strategis perusahaan (rumah sakit) yang disusun berdasarkan analisa pasar dalam upaya mencapai tujuan • Merupakan bagian dari sistem perencanaan RS Sistem manajemen strategis (Srategic management systems) •

Tahapan penyusunan Business Plan 1. Ringkasan eksekutif (Executive summary) 2. Visi, misi dan nilai-nilai (vission, mission and value) 3. Latar belakang RS (Background) 4. Kondisi pasar & Pemasaran (Market analysis) 5. Analisis lingkungan (Environment analysis) 6. Kondisi manajemen & operasional (Management and operating) 7. Kondisi keuangan RS (Finance)

Tahapan…. . 8. Issue Strategis (Strategic Isues) 9. Kepuasan pelanggan internal (internal costomer satisfaction) 10. Tujuan bisnis (Goal) 11. Sasaran, standar & Target ( Objectives, Standard, and Target) 12. Strategi bisnis (Businesss Strategies) 13. Indikator balans scorecards (Indicators)

Manajemen strategik • Adalah sekumpulan keputusan dan tindakan yang menghasilkan rumusan rencana-rencana yang dirancang untuk mencapai sasaran 2 RS. • Penetapan sasaran dan tujuan jangka panjang sebuah perusahaan dan arah tindakan serta alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran dan tujuan (Alfred Andrew 1971)

Manajemen strategik…. • Suatu proses yang melibatkan seluruh manajer di segala tingkatan untuk menyusun bersama - sama : • Formulasi strategik • Alternatif strategik • Aplikasi strategik

Pertimbangan dalam membuat keputusan strategik • Isue strategik membutuhkan keputusan manajemen puncak • Isue startegik membutuhkan sumber daya • Isue strategik mempengarui kesejahteraan jangka panjang perusahaan • Isue startegik berorientasi ke masa deppan • Isue startegik mempunyai konsekuensi multi fungsi dan multi bisnis • Isue startegik mengharuskan organisasi mempertimbangkan lingkungan internal dan eksternal

Manfaat manajemen strategik • Keterlibatan secara aktif semua manajer disemua lini • Adanya Komitmen yang tinggi dalam membentuk budaya organisasi • Merubah perilaku individu sesuai budaya organisasi • Meningkatkan kerjasama tim

Keterampilan manajerial yang diperlukan dalam penyusunan & penerapan manajemen strategik 1 Kepemimpinan (leadership) 2. Manajemen perubahan (management of change) 3. Manjemen konflik (conflict management) 4. Tehnik pendekatan dan kemampuan lobi ( communication and rethorical) 5. Pembentukan komitmen ( commitment building) 6. Cara menyusun rencana stratejik (Startegic planning / business plan)

Siapa saja yang terlibat ? • Direksi • Kepala Bidang • Kepala Instalasi • Ketua Komite Medik

Perencanaan Strategik • Menjelaskan out come apa yang ingin dicapai/ ditargetkan yang diperlukan untuk mencapai misi organisasi. Membutuhkan perspektif waktu 3 -5 tahun Perencanaan Taktis : Menjelaskan kegiatan 2 secara menyeluruh, pencapaian akhir seluruh kegiatan yang dapat diukur, siapa bertanggungjawab atas apa, waktu yang diperlukan untuk pencapaian, sasaran. Perencanaan untuk waktu yang lebih pendek (rencana kerja tahunan)

• PERENCANAAN PROYEK : Menjelaskan kegiatan secara sangat rinci/detil, tanggung jawab dan target yang akan dicapai untuk menyelesaikan proyek tertentu PERENCANAAN KEGIATAN Jabarannya lebih rinci lagi dari perencanaan taktis, komponennya sama tetapi masing 2 komponen di breakdown lagi

Bagimana cara menyusun Perencanaan Strategis ? Fase 1. Tentukan dimana organisasi kita sekarang berada Fase 2 : Tentukan kemana kita ingin membawa organisasi kita Fase 3 : susun cara pendekatan untuk mencapai target organisasi

1. Bagaimana cara menilai dimana organisasi kita sekarang berada ? • Pendekatan analisis SWOT (Streng, Weakness, Opportunity, Threat) Kekuatan, Kelemahan, Peluang , Ancaman KEKUATAN (Streng) Nilai tambah atau sifat-sifat positif yang ada dalam organisasi dan pada stakeholders

Stakeholders • Orang-orang atau kelompok orang atau organisasi lain yang akan terpengaruh secara positif atau negatif oleh kesuksessan atau kegagalan organisasi kita Klien/ pelanggan, pesaing, mitra / suppliers

KELEMAHAN (Weakness): Sifat-sifat negatif atau hal-hal yang menghambat yang ada dalam organisasi atau pada stakeholders PELUANG (Opportunity) Hal-hal yang positif atau keuntungan yang menyediakan kesempatan bagi organisasi untuk membuka hal-hal baru yang inovatif

ANCAMAN (Threats) Resiko 2 atau keadaan-keadaan yang mungkin akan menghambat atau menggagalkan pencapaiaan tujuan atau kesuksesan organisasi

INTERNAL KEKUATAN • Kebersamaan • Sifat sosial • Loyalitas • Peralatan canggih • Program pengembangan • Pertemuan kaur, dg bid reguler • Keinginan untuk maju • Sistim informasi KELEMAHAN : - Jumlah TENAGA kurang - Kualitas TENAGA kurang - Banyak tenaga baru - Turn over tinggi - Gaji rendah - Disiplin tinggi - Rigiditas tenaga senior - Jenjang karir tidak jelas - Job deskripsi tdk jelas

EKSTERNAL PELUANG - Sosek pelanggan meningkat - Demand mendapatkan pelayanan yang bermutu - Akreditasi - Clinical pathway ANCAMAN - Globalisasi - Kemajuan IPTEK - Pelanggan semakin kritis - UU Kesehatan No 23 Malpraktek Denda - Pembajakan tenaga - Pasien tidak mampu

SWOT Analysis INTERNAL POSITIF NEGATIF EXTERNAL STRENGTHS OPPORTUNITIES WEAKNESSES THREATS

2. Bagaimana menentukan kemana kita ingin membawa organisasi kita ? • VISI : Suatu potret mental tentang bagimana serharusnya gambaran organisasi dimasa depan, bagaimana seharusnya organisasi tersebut “terasa” dan berinteraksi dengan stakeholders Seperangkat ide yang memungkinkan stakeholders ikut memberikan saran untuk mendapatkan jawaban kemana organisasi akan dibawa.

Pendekatan / pola pikir untuk menciptakan VISI : • DARI SEKARANG • KE - • KE MASA DEPAN MELIHAT KE DEPAN • MELIHAT KEMASA LALU KEADAAN SEKARANG • SUKSES YG INGIN DICAPAI DIMASA DEPAN ASUMSI SAAT INI YANG MENYEBABKAN KESUKSESSAN MASA LALU • ASUMSI YANG DITEGAKKAN AGAR TERCAPAI SUKSES DIMASA DATANG

RS X CONTOH VISI • Menjadi RS terdepan dalam pelayanan Indonesia • MISI: • Melaksanakan pelayanan pendidikan dan penelitian yang bermutu tinggi di bidang pelayanan kes.

Bagian MIK • Contoh VISI • Pelayanan MIK di Rumah Sakit x yang terdepan di Indonesia

Misi • Merupakan pernyataan yang bersifat formal dan permanen tentang arah organisasi dimasa datang yang konsisten dengan nilai , dan tujuan dari kelompok stakeholders. • Menjelaskan lingkup operasional produk , pasar dan sekaligus merefleksikan nilai 2 & prioritas dari organisasi tersebut dalam upaya mencapai visi

Contoh : Misi Bagain MIK • Menyelenggarakan pelayanan MIK yang akurat, efektif dan efisien sehingga dapat memberikan kontribusi terhadap pelayanan kesehatan di RS secara menyeluruh. • Misi Fuji Film ‘Mewujudkan kenangan” • Misi NIKE : “Just do it”

NILAI (VALUE) / Filosofi / Budaya organisasi • Hal dasar yang dipercayai organisasi • Prinsip dasar yang “mendasari” visi organisasi, strategi, rencana, kebijakan dan kegiatan organisasi • Nilai adalah sesuatu yang harus dipegang teguh agar arah oganisasi tidak dikacaukan oleh anggota yang berbeda nilai SMILE

3. Bagaimana menyusun pendekatan untuk mencapai target ? • a. Tegakkan asumsi kritis • Beberapa asumsi pokok yang mendasari kemana organisasi akan dibawa. • Contoh asumsi kritis : • -Tidak akan ada perubahn misi org selama 2 tahun • Anggaran akan berkurang 20 % / tahun selama 3 tahun mendatang • Perekonomian Ind akan meningkat 10 % / tahun dan inflasi tidak melebihi 3 % selama 3 tahun kedepan

b. Tentukan faktor sukses: Beberapa area dengan prioritas tinggi yang harus dicapai • Beberapa area terpilih harus berjalan sesuai rencana bila org ingin sukses • Ciri / keadaan / variabel 2 bila berjalan dengan benar dan dilaksanakan sesuai rencana dampak positif terhadap kesuksessan organisasi

d. Tentukan pencapaian akhir : • pencapaian yang dapat dilihat dan diukur • e. Tentukan kegiatan 2 yang dilakukan untuk mencapai faktor sukses

Penyusunan POA (Plan of action) • • • 1. Uraikan Proyek apa 2. Tentukan goal dan tujuan 3. Tentukan waktu 4. Tentukan kapan setiap tujuan akan dicapai 5. Tentukan penangung jawab setiap kegiatan 6. Tentukan kegiatan 2 unt mencapai tujuan

PENUTUP • Langkah-langkah: 1. Menentukan misi bagian MIK (dari visi RS) 2. Identifikasi faktor internal organisasi bidang keperawatan (tanggung jawab & kewenangan) dalam bentuk unsur/faktor kekuatan & kelemahan

3. Identifikasi faktor eksternal organisasi bagian MIK dalam bentuk “peluang = opportunities” adalah kebutuhan, keinginan, harapan yang harus diolah dan mendatangkan suatu keuntungan atau manfaat yang besar dan “ancaman = threats” adalah suatu kondisi yang dapat menghalangi bahkan menimbulkan resiko kegagalan dalam mencapai sesuatu yang diinginkan atau diharapkan.

4. Penentuan faktor keberhasilan, faktor kunci dan peta posisi kekuatan 5. Perumusan tujuan sesuai peta kekuatan 6. Penetuan sasaran dan kinerja (indikator keberhasilan) 7. Merumuskan strategi dan rencana kegiatan

8. Implementasi strategi ke dalam kebijakan, program dan kegiatan Rencana strategik: Bagian MIK RS. X No Tujuan Sasaran Startegi Kebijakan Program Kegiatan

9. Menyusun rencana kegiatan, mencakup: kegiatan, PJ, waktu, biaya, target kinerja 10. Menetapkan monitoring dan evaluasi

LATIHAN SOAL Jawablah latihan soal topik 10 yang terdapat di : http: //elearning/portal/univ/mahasiswa SELAMAT BEKERJA