ORGANIGRAMAS SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLE FEBRERO 2014 Integrantes

ORGANIGRAMAS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE FEBRERO 2014

Integrantes • • • Navarro Landa Mónica Denisse Otero Bonilla Mónica Sunelly Peña Gómez Laura Daniela Salamanca de los Santos Susana Iveth Sánchez Mejía Yessenia

CONCEPTO Ilustración de la organización que muestra líneas formales de autoridad, las posiciones oficiales de la autoridad y la división de las labores.

VENTAJAS • Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad. • Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización. • Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.

La idea básica de los organigramas es que todo individuo en la organización pueda identificar a su jefe y las líneas de autoridad. Los organigramas pueden clasificarse de acuerdo con su: 1. Contenido 2. Aplicación 3. Presentación

1. CONTENIDO A) ESTRUCTURAL Conformado por los entes estructurales que permiten cumplir con los objetivos previstos en el Reglamento General que rige y orienta su acción, y misión. Director General Gerente A Gerente C Gerente B Departamento

B) FUNCIONAL Determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. Esto significa que la organización no cumple con el principio de unidad de mando. Gerente General 1. Coordinar a las gerencias. 2. Vigilar el cumplimiento de objetivos 3. Cumplir acuerdos Gerente compras Gerente Finanzas 1. Formular Presupuestos. 2. Disminuir deudas. Gerente ventas

C) INTEGRACIÓN DE PUESTO Destacan dentro de cada unidad de los diferentes puestos establecidos, así como el numero de plazas existentes y requeridas. E R Gerente A 2 2 Suplente 2 2 Jefe de área 5 5 E R Gerente General 1 1 Asistente 1 1 Secretarias 2 2

2. APLICACIÓN A) GENERAL Presenta toda la organización y sus interrelaciones. Se le conoce también como carta maestra. Gerente General Gerente A Gerente B Departamento Gerente C Gerente D

B) ESPECÍFICO Representa la organización de un departamento o sección de la empresa. Gerente B Departamento Área Departamento

3. PRESENTACIÓN A) VERTICAL Representa toda la organización ramificando las unidades de arriba hacia abajo, colocando a un titular en el nivel más alto.

B) HORIZONTAL Representa las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando al titular al extremo izquierdo.

C) MIXTO Representa la estructura utilizando combinaciones horizontales y verticales.

D) BLOQUE Variante del tipo vertical que sirve para representar un número mayor de unidades en espacios.

ELEMNTOS BÁSICOS DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1. División del trabajo 2. Jerarquización 3. Departamentalización 4. Coordinación

1. DIVISION DEL TRABAJO Las organizaciones, al crecer o al aumentar sus funciones, se les hace necesario distribuir las actividades entre las personas idóneas, delegándoles con claridad y precisión la responsabilidad y autoridad correspondiente para su ejecución.

2. JERARQUIZACIÓN Disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

3. DEPARTAMENTALIZACIÓN División y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Tipos de departamentalización: • Funcional. • Por territorio o gráfica. • Por producto. • Por cliente. • Por proceso.

A) DEPARTAMENTALIZACIÓN FUNCIONAL Agrupa a los empleados en unidades de acuerdo con sus ámbitos de competencia y con los recursos de que echan mano para realizar un conjunto común de tareas.

B) DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TERRITORIO O GRÁFICA Agrupa la mayor parte o todas las funciones relacionadas con los clientes en cierta zona geográfica, en lugar de dividir las funciones entre los distintos gerentes o agrupar todas as tareas en una ubicación central.

DIRECTOR GENERAL. Director de combustibles Mercadotecnia Compras Producción Calidad Investigación Director de productos químicos. C) DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTO Director de medicamentos. § Permite hacer cambios rápidos en las líneas de productos. § Ofrece claridad en la línea de productos. § Promueve el interés en las necesidades de clientes. § Define las responsabilidades de cada línea de productos. § Permite a los gerentes concentrarse en las líneas funcionales.

D) DEPARTAMENTALIZACIÓN POR CLIENTE § § Fomenta el enfoque del cliente. Identifica con claridad los clientes clave. Permite la comprensión de las necesidades del cliente. Desarrolla gerentes y empleados para que se vuelvan defensores del cliente. GERENTE DE VENTAS Representante de ventas para el sector educativo. Representante de ventas para la vivienda. Representante de ventas para negocios.

E) DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESO • Se construye usualmente alrededor de una maquina o de un grupo de equipos interrelacionados. • Diversas etapas de fabricación de un producto. GERENTE DE PRODUCCIÓN. Departamento de corte Departamento de lijado Departamento de pintura

4. COORDINACIÓN Proceso de integrar los objetivos y actividades de las diversas unidades funcionales, con el fin de alcanzar eficientemente los objetivos organizacionales.

MODELOS BÁSICOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

1. Organización Lineal. 2. Organización funcional. 3. Organización Staff. 4. Organización por Comités. 5. Organización por proyectos. 6. Organización matricial.

1. Organización lineal La autoridad se concentra en una sola persona, quien toma las decisiones es generalmente el director o gerente general. Se asigna y distribuye el trabajo del jefe a los subalternos. VENTAJAS: • Sencilla y clara. • Implanta disciplina laboral. • Existe rapidez de acción. • No hay disputas por la autoridad. • Las responsabilidades están bien determinadas. DESVENTAJAS: • Poca o nula especialización. • Poca flexibilidad. • Dificultad para que los jefes dominen todos los aspectos a coordinar. • Cargas de trabajo grandes. • Gran dependencia del recurso humano.

ESQUEMA Gerente General Gerente de producción Gerente de ventas Depto. de ventas Gerente de ventas Depto. de crédito Depto. de contabili.

2. Organización funcional Diferencia las actividades de una empresa en técnicas comerciales, financieras, contables y administrativas. Se basa en la naturaleza de las actividades a realizar. Se dividen en unidades, de manera que cada una de ellas contenga un conjunto de obligaciones y responsabilidades. VENTAJAS: • Se aprovecha la especialización. • Permite separar las actividades en sus elementos más simples. • Estructura para la producción de bienes y servicios. • La división del trabajo es planeada, no accidental. • Rápida adaptación. • Proporciona a los gerentes un mayor control. DESVENTAJAS: • Dificulta definir la autoridad y la responsabilidad de cada jefe. • Se duplica el mando. • Se reduce la iniciativa. • Al crecer la empresa surgen problemas de control y coordinación.

Servicio Publicidad Gerencia de producción Ventas Manofactura Calidad Gerencia de compras Desarrollo Abastecimient. Compras Gerencia de finanzas importaciones Finanzas Contaduría Auditoría ESQUEMA Gerente General Gerencia de comercialización

3. Organización Staff Se utiliza como consecuencia de la expansión de los grandes organismos del avance tecnológico. En esta modalidad existen asesores en aspectos concretos y determinados. Cabe resaltar que no pueden dar órdenes. VENTAJAS: • Se basa en la especialización. • Permite la especialización de los asedores. • Compensa el costo adicional con el aumento de eficiencia en las operaciones. • Proporciona conocimientos especialiazados a quienes toman las decisiones. DESVENTAJAS: • Confusión respecto de las funciones y posición de los asesores. • Los asesores pueden ser poco efectivos. • Los punto de vista de los asesores pueden ocasionar dificultades.

ESQUEMA Gerente General Asesoría Administrativa Asesoría Jurídica Gerencia de ventas Gerencia de finanzas Gerencia de compras

4. Organización por comités Formados por grupos de personas a los cuales se les asignan diversos asuntos administrativos, y se encargan de discutir y decidir la resolución del o los problemas que puedan presentarse. VENTAJAS: • Aclara y produce muchos puntos de vista. • Se pueden delegar asuntos entre los miembros del comité. • Se fomenta la participación y la cooperación. • El director o gerente general está libre de críticas. DESVENTAJAS: • Puede haber un gran número de miembros. • Lentitud para poner en práctica las soluciones. • Exceso de reuniones. • Las acciones pueden ser superficiales por falta de tiempo.

ESQUEMA

5. Organización por proyectos Utilizado por empresas de carácter técnico que requieren una intensa investigación, planeación, y coordinación. Se necesita de mucha responsabilidad de parte de los encargados y comunicación formal. El tiempo en el que se realiza suele ser limitado. VENTAJAS: • Promueve el establecimiento de estrategias de crecimiento. • Se adapta a los cambios en el ambiente. • Proporciona datos objetivos y concretos. • Se utiliza al personal con las mejores aptitudes DESVENTAJAS: • Costo elevado • Dificultada para contratar personal especializado por corto tiempo. • Complicación en la ejecución de los proyectos cuando intervienen dos o mas unidades funcionales.

ESQUEMA

6. Organización matricial Es una combinación entre la estructura de la organización funcional y por proyectos. Se obtiene personal de la organización funcional en la matriz solo por un tiempo para cumplir con determinadas actividades dentro de un proyecto. VENTAJAS: • permite atender simultáneamente diferentes proyectos. • Facilita la coordinación, concentración y especialización relacionada con los proyectos. • Ayuda a la adaptación al ambiente • Permite la utilización de recursos comunes. • Permite el aprendizaje a los recursos humanos DESVENTAJAS: • No se adapta a organizaciones que requieren estabilidad. • Dificultad de comprensión de las tareas. • Existen objetivos y responsabilidades opuestos. • Costoso • Lucha de poder.

ESQUEMA