ORGANIGRAMAS Ing Marianela Portillo Benavidez ORGANIGRAMAS DEFINICIN DE

ORGANIGRAMAS Ing. Marianela Portillo Benavidez

ORGANIGRAMAS.

DEFINICIÓN DE ORGANIGRAMA Son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría. Esquemática: Técnica comunicológica que facilita la construcción de esquemas, representaciones simplificadas y abstractas de fenómenos, estructuras ó procesos en forma simultanea y sincrónica; con ausencia de imágenes y mínima presencia de texto. Aplicables a construcción de diagramas, cartogramas, histogramas, organigramas y sociogramas.

Representación gráfica Representación simplificada de un hecho administrativo, que se utiliza administrativo, que se como instrumento de trabajo yy de comunicación. de Gráfica que representa la estructura formal de autoridad y de la división especializada del trabajo de una organización, por niveles jerárquicos. Diagrama Organigrama Órgano o unidad administrativa DEFINICIONES GENERALES Nivel Cargo Está relacionada con los contactos funcionales que se producen en la organización, típicamente, en aquellos Está relacionada los contactos puntos en donde secon necesita información o funcionales que se producen en lase asesoría especializada, y en donde organización, típicamente, en realiza algún tipo de supervisiónaquellos funcional. puntos en donde se necesita información o asesoría especializada, y en donde se realiza algún tipo de supervisión funcional Autoridad formal Elemento organizativo básico de las estructuras orgánicas, la que se le estructuras orgánicas, a laaque se le confieren competencias propias, atribuciones y responsabilidades específicas. Elemento organizativo básico de las Elemento organizativo estructuras orgánicas, a la que le se le estructuras orgánicas, a lase que confieren competencias propias, atribuciones y responsabilidades específicas Conjunto de actividades desempeñadas por un Conjuntoque de actividades desempeñadas porelun funcionario tiene una posición definida en funcionario que tiene una posición definida organigrama, esto es, un nivel jerárquico en unen el organigrama, esto Las es, un nivel jerárquico en un determinado órgano. personas que ocupan determinado órgano. Las personas que ocupan esos cargos pueden ser denominados esos cargos pueden. Jefes, ser denominados Gerentes, Directores, etc. Gerentes, Directores, Jefes, etc. Es el. Esderecho el derecho que tiene una persona, por su nivel jerárquico, a exigir de otra el el cumplimiento responsable de los de deberes los deberes que le haleasignado, ha asignado, en condición de de subordinado suyo

UTILIDAD E IMPORTANCIA o Proporcionan una imagen formal de la organización. o Constituyen una fuente de consulta oficial. o Facilitan el conocimiento de la organización o Representan un elemento valioso para el análisis organizacional. o Muestran las líneas de Autoridad y Responsabilidad. o Muestran los niveles de jerarquía. o Muestran la división del trabajo existente.

Limitaciones de los Organigramas o Solo ilustran algunas relaciones de la organización. o Omite múltiples relaciones informales que se dan en una organización. o Las personas pueden confundir las relaciones de autoridad con la posición en la estructura. o Tiende a crear en las personas el sentimiento de ser superiores o inferiores y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensación de "propiedad". o Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o solían ser, y no cómo son en realidad.

Diseño de un Organigrama 1. 1. Autorización. 2. 2. Integración de Equipo de Trabajo. 3. 3. Tipo de organigrama a elaborar. 4. 4. Procedimiento para la elaboración y/o actualización de 5. 6. organigramas. Clasificación, registro y análisis de información • Los datos. • Registro de datos. • Análisis de datos. 6. 5. Diseño del organigrama 7. 6. Difusión interna y externa por los medios que se 8. consideren convenientes.

Criterios para la preparación de un Organigrama ü Precisión ü Sencillez ü Uniformidad ü Presentación ü Vigencia

CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS POR SU NATURALEZA. Microadministrativos: Representa una parte de la organización. Macroadministrativos: Involucra a toda una organización. Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.

POR SU AMBITO. Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

Específico Generales GERENCI A DIR. GENERAL DIRECCIÓ N DEPT O DIRECCIÓ N DIRECCI ÓN DEPT O. DEPTO. DEPT O. OFICIN A DEPTO. OFICIN A

POR SU CONTENIDO. Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes. DIR. GENERAL 1. 0 DIRECCIÓ N 1. 2 1. 1 1. 3 DEPT O. 1. 1. 1. 2. 1 1. 2. 2 1. 2. 3 1. 3. 1 1. 3. 2

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

POR SU PRESENTACIÓN. Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos Vertical/Horizontal: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base. DIR. GENERAL DIRECCIÓN A DIRECCIÓN B DIRECCIÓN C DIRECCIÓN D DEPTO. A DEPTO. B DEPTO. C DEPTO. D DEPTO. E DIRECCIÓN E

Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras. G Ad erenc min ia istr de aci ón Gerencia General de cia ón i ren Ge ducc Pro nto Departame ” Producto “A Gerencia Comercial De p Pro arta du men cto t “B” o 6 De de par Mi tam no en ris to tas Sección de Servicios de n ó s i cc rista e S yo Ma 7 2 13 8 1 5 3 12 9 4 ento m a t ar as Dep Compr de 11 10

Simbología para diseñar organigramas UNIDAD ORGANIZATIVA LINEA DE ASESORIA ______ Nivel Político LINEA AUTORIDAD FORMAL Nivel Directivo UNIDAD O PROCESO TRANSITORIO Nivel Departamental LINEA DESCONCENTRACION ADMINISTRATIVA DESCONCENTRACIÓN MÍNIMA Y MÁXIMA Elaborado por …………………. A p r o b a d o p o r. . . e n o f i c i o …………… de fecha ………… Colores Instancias Asesoría _ _ _ Consejo Órganos Desconcentrados

Simbología Básicas Correcto Figuras empleadas Rectángulo Línea Incorrecto

Simbología: Tipos de Relación en el organigrama Relación Principal de Autoridad. (Relación lineal) Relación de Autoridad Funcional Relación de Asesoría (línea Staff) Relación de Coordinación Relación con órganos desconcentrados

Ejemplo de Relación de Autoridad Funcional

Ejemplo de Relación de Asesoría

Ejemplo de organigrama de coordinación Vertical Horizontal

Ejemplo de Relación con los órganos desconcentrados SECRETARIO SUB SECRETARIA OFICIALÍA MAYOR ÓRGANO DESCONCENTRADO RELACIÓN DE AUTORIDAD RELACIÓN DE COORDINACIÓN Y/O COLABORACIÓN SEPARACIÓN ENTRE ÓRGANOS CENTRALES Y DESCONCENTRADOS

Bibliografía. Archivo facilitado por la Ing. Claudia Morales Trejos.

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